淺析事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

張麗

隨著科學技術的發(fā)展，電子信息技術也逐漸應用到檔案管理工作中。本文通過闡述電子檔案管理的優(yōu)勢以及在事業(yè)單位的應用中存在的問題，提出提高電子檔案管理水平的幾點建議。

一、引言

信息化的時代，紙質文件已經(jīng)被電子類文件所取代，事業(yè)單位的檔案管理也逐漸走入信息化管理模式。電子檔案管理對事業(yè)單位的檔案管理有著十分重要的作用。

二、檔案管理中電子檔案的優(yōu)勢

（一）提高檔案管理工作效率

傳統(tǒng)紙質檔案的錄入、整理與歸納需要檔案管理員的書寫和整理，在信息錄入中容易出現(xiàn)書寫錯誤等問題，整理過程也十分繁瑣。加上紙質檔案由于環(huán)境、存儲方式等原因造成的破損都需要大量的工作進行修復，這極大地增加了工作量，降低了工作效率。而電子檔案則利用電子信息技術建立起電子文檔，只需要一次的工作大量投入，就可以建立起完整的檔案體系。同時在進行修改或者增補的時候也可以容易的通過信息檢索功能進行檔案調取并直接修改，減輕工作人員工作的同時極大地提高了工作效率。

（二）節(jié)約成本，檔案調取便捷

傳統(tǒng)紙質檔案在每一次的錄入、修改、編制等都需要大量的人力、物力和財力的投入，造成固定的重復投入。另外由于紙的特性，紙質檔及容易受到天氣、環(huán)境等原因產(chǎn)生一定的損壞，修復或者重新建檔都需要大量的成本投入，總成資源內的浪費。并且檔案調取時候還需要在大量的卷宗中進行翻取，檔案調取難度較大。電子檔案使得檔案變成一種虛擬的信息數(shù)據(jù)，不需要紙張等投入，大大降低了檔案管理的成本。另外在檔案調取時候可以利用信息檢索功能對檔案庫進行搜索，檔案調取便捷。

三、目前電子檔案管理應用于檔案管理存在的問題

（一）電子檔案存儲中的問題

電子檔案是基于計算機信息技術的虛擬數(shù)據(jù)處理，由于計算機技術本身所蘊含的可被入侵性，導致電子檔案管理容易面臨一定的風險，例如系統(tǒng)入侵導致的檔案被惡意篡改。事業(yè)單位往往是政府工作相關的部門，關系著人們日常工作和生活。一旦信息被惡意入侵則會造成難以預估的后果。典型案例里就是2017年5月份發(fā)生的“比特幣”勒索病毒入侵部分醫(yī)院和學校等事業(yè)單位的電子檔案庫，造成極大的惡性影響。

（二）事業(yè)單位對電子檔案管理的認知不夠，管理不力

電子檔案的管理需要有一定的專業(yè)素質和業(yè)務能力，同時還需要有較高的思想道德品質。目前大部分的事業(yè)單位對檔案管理人員素質還沒有嚴格的考核和審查制度，導致檔案管理人員素質參差不齊。而電子檔案具有很強的可操作性和修改無痕跡的特性，一方面給錯誤修改工作帶來便捷的同時也為人為操作帶來可能，從而影響檔案的真實性。因此關于檔案的真實性與原始性的管理還存在一定的問題。

四、事業(yè)單位關于電子檔案管理的建議

（一）電子檔案管理制度化與規(guī)范化

每一項工作的落實都需要嚴格的管理制度進行工作行為的規(guī)范與約束，電子檔案管理工作中也需要建立完整的檔案管理與查閱規(guī)章制度。事業(yè)單位根據(jù)自身實際工作狀態(tài)、檔案的體量以及檔案使用情況等建立符合自身的檔案管理規(guī)章制度，對電子檔案的錄入、保存、調取、查閱、修改以及特殊情況的信息備份和信息轉移等進行嚴格的制度化規(guī)定，尤其是錄入和修改以及信息轉移，需要做到嚴格審查，專人審批，責任控制等規(guī)定，確保電子檔案的真實性與安全性。另外，需要有專門的信息監(jiān)督管理隊伍，對檔案管理進行嚴格監(jiān)督，杜絕人為因素造成的檔案失誤或者惡意修改，保證檔案管理工作的質量與效率。

（二）提高電子檔案的安全性能管理

在承認電子檔案在檔案管理中的極大便利的同時也需要看到電子檔案的安全隱患，尤其是信息技術的安全隱患，包括系統(tǒng)、硬件與軟件、網(wǎng)絡的安全隱患。因此事業(yè)單位的相關部門需要加強對電子檔案管理的重要性認識，加強單位的網(wǎng)絡使用環(huán)境的安全和硬件使用安全的管理。需要對單位網(wǎng)絡服務器進行定時的檢查與維護，及時更換老化破損線路及設備，保證服務器的正常與穩(wěn)定運行。針對檔案管理的計算機進行定期的全面檢測，對防火墻等殺毒軟件也做到及時的更新優(yōu)化，避免外部的惡意入侵。同時對電子檔案進行嚴格的備份管理，確保檔案存儲硬盤的安全。

（三）提高檔案管理人員的素質

事業(yè)單位的檔案管理隊伍需要兩方面人才的培養(yǎng)。意識具有專業(yè)檔案管理能力的人才。對檔案管理能夠進行科學化高效化的管理方式的運用，并且能夠有效地利用信息技術提高方案管理的效率。另一方面是專業(yè)的計算機人才，為單位的電子檔案管理提供有力的技術支持，能夠根據(jù)檔案管理的需要制作相關的程序等，提高方案管理的專業(yè)性和規(guī)范性。

五、結語

綜上所述，事業(yè)單位的電子檔案管理工作的推進與應用，大幅提高了檔案管理工作的效率，一定程度上保證了檔案的安全性和真實性。同時事業(yè)單位需要認識到電子檔案管理工作中仍然存在許多不足之處，需要加強度電子檔案管理工作的規(guī)章制度建設，提高管理水平，改進管理方法，確保電子檔案管理的高質高效，推動事業(yè)單位的發(fā)展。（作者單位：河北省衡水市桃城區(qū)人力資源和社會保障局）