關(guān)于如何推進(jìn)企業(yè)文檔管理工作的思考

王桂新

摘要：隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，國(guó)內(nèi)企業(yè)只有加強(qiáng)對(duì)自身的管理和創(chuàng)新，才能保證能夠跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，從而提升企業(yè)的綜合實(shí)力和經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)在社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。 在現(xiàn)代企業(yè)中，企業(yè)文檔是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，其管理工作是企業(yè)的重要組成部分，工作的內(nèi)容包括對(duì)企業(yè)核心資料的管理和利用，如果出現(xiàn)問(wèn)題會(huì)對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)行產(chǎn)生的一定影響，因此需要加強(qiáng)完善和創(chuàng)新企業(yè)的管理工作。 本文主要針對(duì)如何推進(jìn)企業(yè)文檔管理工作這方面進(jìn)行系統(tǒng)的分析，研究結(jié)果僅供相關(guān)人士參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè);文檔;管理工作

文檔管理主要指的是文件檔案的歸檔管理系列工作。文檔管理工作是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分， 主要針對(duì)保證企業(yè)文檔的安全性和穩(wěn)定性，避免出現(xiàn)泄漏信息的情況，甚至有威脅企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)的情況， 因此企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)文檔的管理工作，增加對(duì)科學(xué)技術(shù)的利用，能夠有效提升企業(yè)的管理水平， 加強(qiáng)完善和創(chuàng)新企業(yè)運(yùn)行機(jī)制的監(jiān)督管理，有助于提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，占據(jù)社會(huì)市場(chǎng)的一席之地，促進(jìn)企業(yè)文檔管理工作的業(yè)務(wù)水平得到有效的提升。 根據(jù)社會(huì)發(fā)展情況的調(diào)查了解，企業(yè)從生產(chǎn)到管理方面加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)國(guó)內(nèi)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展。

一、國(guó)內(nèi)企業(yè)文檔管理工作性質(zhì)和內(nèi)容的變化

（一）國(guó)內(nèi)企業(yè)文檔的載體發(fā)生變化

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，國(guó)內(nèi)大部分企業(yè)已經(jīng)加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理模式， 現(xiàn)代企業(yè)管理的主要表現(xiàn)形式為電子文件，不僅能夠保證文檔的完整性，同時(shí)便于企業(yè)進(jìn)行查找和利用， 能夠有效減少管理人員的工作量，因此企業(yè)文檔管理工作已經(jīng)跟隨時(shí)代發(fā)展發(fā)生變化， 從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件到現(xiàn)代的電子文檔。同時(shí)文檔的管理和安全性程度需要加強(qiáng)，采用電子文檔加密、防火墻等技術(shù)，維護(hù)文檔的安全性和穩(wěn)定性，維護(hù)國(guó)內(nèi)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展。

（二）國(guó)內(nèi)企業(yè)文檔的分類(lèi)發(fā)生變化

國(guó)內(nèi)企業(yè)文檔管理工作中文檔的分類(lèi)工作隨著載體的進(jìn)化而產(chǎn)生新的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，便于企業(yè)文檔管理人員進(jìn)行管理和分類(lèi)，從而提高企業(yè)文檔管理工作的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。 根據(jù)社會(huì)發(fā)展情況的調(diào)查了解，以前采用部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分，便于查閱和明確責(zé)任，而現(xiàn)代企業(yè)采用信息技術(shù)，按照文檔的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，能夠有效提高文檔整理的質(zhì)量和效率，能夠有效縮短管理工作的整理時(shí)間和任務(wù)量，體現(xiàn)出現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的信息化特點(diǎn)。

（三）國(guó)內(nèi)企業(yè)文檔的保存方式發(fā)生變化

關(guān)于國(guó)內(nèi)企業(yè)文檔管理工作的變化，還體現(xiàn)在文檔的保存方式上，傳統(tǒng)的文檔管理方式， 企業(yè)內(nèi)部人員需要將文檔進(jìn)行分類(lèi)整理，進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的裝訂，然后保存在企業(yè)專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)， 從而保證文檔的安全性和完整性，而現(xiàn)代化企業(yè)的文檔管理部門(mén)在對(duì)企業(yè)進(jìn)行保存只需要進(jìn)行網(wǎng)上的操作就可以， 不需要在進(jìn)行規(guī)定專(zhuān)門(mén)的地方進(jìn)行管理，能夠有效減少企業(yè)的勞動(dòng)力、場(chǎng)地以及成本，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益得到有效的提升。

二、企業(yè)文檔管理工作的重要性

在現(xiàn)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)信息技術(shù)不斷發(fā)展的影響下，國(guó)內(nèi)企業(yè)正在逐步加強(qiáng)對(duì)企業(yè)管理模式的完善和創(chuàng)新，增加對(duì)信息化技術(shù)的利用，同時(shí)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理的科學(xué)化和合理化，保證企業(yè)在社會(huì)中的穩(wěn)定發(fā)展。 企業(yè)文檔管理是企業(yè)的重要核心部門(mén)，因?yàn)槲臋n包含了企業(yè)的核心資料和綜合實(shí)力，需要進(jìn)行安全保護(hù)，一旦泄露會(huì)給企業(yè)本身的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)，因此加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文檔的管理和保護(hù)，同時(shí)需要讓企業(yè)管理部門(mén)意識(shí)到文檔管理的重要性，促進(jìn)企業(yè)在社會(huì)中的健康發(fā)展具有重要意義。

三、關(guān)于企業(yè)文檔管理工作中存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)的文檔管理意識(shí)不強(qiáng)

根據(jù)社會(huì)企業(yè)發(fā)展情況的調(diào)查了解，大部分企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，片面的重視企業(yè)生產(chǎn)和營(yíng)銷(xiāo)環(huán)節(jié)， 以提高企業(yè)利潤(rùn)為發(fā)展目標(biāo)，從而忽略了對(duì)文檔的管理工作，導(dǎo)致在公司業(yè)務(wù)推進(jìn)的過(guò)程中， 公司的核心資料和業(yè)務(wù)相關(guān)資料不能及時(shí)進(jìn)行檢查和運(yùn)用，長(zhǎng)期發(fā)展下去，會(huì)影響企業(yè)發(fā)展的運(yùn)行情況，其中企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力無(wú)法得到有效的提高。

（二）企業(yè)的文檔管理分工需要加強(qiáng)

根據(jù)社會(huì)企業(yè)發(fā)展情況的調(diào)查了解，企業(yè)的文檔管理分工需要加強(qiáng)完善，現(xiàn)代社會(huì)中一部分企業(yè)沒(méi)有對(duì)企業(yè)文件進(jìn)行科學(xué)專(zhuān)業(yè)的整理，導(dǎo)致在業(yè)務(wù)推進(jìn)或企業(yè)管理的時(shí)候，資金和項(xiàng)目處于混亂狀態(tài)，不利于企業(yè)在社會(huì)中的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）企業(yè)文檔管理人員的專(zhuān)業(yè)能力不足

根據(jù)社會(huì)企業(yè)發(fā)展情況的調(diào)查了解，中小企業(yè)的文檔管理工作人員的專(zhuān)業(yè)能力不合格， 沒(méi)有認(rèn)識(shí)到文檔管理的重要性，同時(shí)管理人員不具備專(zhuān)業(yè)的技能和管理人員，無(wú)法對(duì)文檔進(jìn)行有效的管理和維護(hù)，容易出現(xiàn)失誤或錯(cuò)誤的情況，并且給企業(yè)帶來(lái)一部分的經(jīng)濟(jì)損失。

四、針對(duì)企業(yè)文檔管理工作中問(wèn)題制定有效處理措施

（一）需要加強(qiáng)提高企業(yè)的文檔意識(shí)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，需要加強(qiáng)提高企業(yè)的文檔管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文檔的管理和保護(hù)， 以此來(lái)保證企業(yè)文檔的安全性和完整性，同時(shí)增加先進(jìn)信息化技術(shù)的利用，加強(qiáng)完善和創(chuàng)新企業(yè)文檔管理工作體系，完善企業(yè)的管理理念，促使企業(yè)在社會(huì)中的穩(wěn)定發(fā)展。

（二）需要明確管理工作的責(zé)任和義務(wù)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，需要明確管理工作的責(zé)任和義務(wù)，能夠有效保證企業(yè)文檔的安全性和穩(wěn)定性， 關(guān)于文檔的管理工作進(jìn)行明確標(biāo)注，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，明確責(zé)任人進(jìn)行及時(shí)的解決，從而保證企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的有效提升，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的順利發(fā)展。

（三）需要加強(qiáng)提高文檔管理人員的綜合素質(zhì)

關(guān)于企業(yè)文檔的管理工作，企業(yè)人力資源部門(mén)在招聘環(huán)節(jié)上要加強(qiáng)對(duì)應(yīng)聘人員專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)的考核， 保證能夠跟隨時(shí)代的發(fā)展，完善和創(chuàng)新管理體系和理念，能夠有效提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，同時(shí)企業(yè)需要對(duì)文檔管理人員進(jìn)行定期考核，做的獎(jiǎng)罰分明，從而保證企業(yè)綜合實(shí)力的逐步穩(wěn)定發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展以及時(shí)代發(fā)展的影響下，企業(yè)加強(qiáng)完善和創(chuàng)新文檔管理工作，能夠有效保證企業(yè)文檔管理工作的安全性和真實(shí)性，能夠有效避免企業(yè)關(guān)鍵信息的泄露，從而促進(jìn)企業(yè)在社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的穩(wěn)定發(fā)展，提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，能夠有效促進(jìn)企業(yè)文檔管理工作的安全性和穩(wěn)定性。 關(guān)于企業(yè)文檔管理工作的發(fā)展，可以通過(guò)加強(qiáng)提高企業(yè)的文檔意識(shí)，明確管理工作的責(zé)任和義務(wù)，還需要加強(qiáng)提高管理人員的綜合素質(zhì)，能夠有效提升企業(yè)文檔管理的效率和質(zhì)量。

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