淺談新時期事業(yè)單位檔案管理員應具備的素養(yǎng)

楊恩敏

摘要：檔案管理工作在事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，它工作進展的好壞直接影響著事業(yè)單位工作的效率和質量。在網(wǎng)絡信息化快速普及的今天，檔案管理工作也面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，這對于檔案管理人員的素養(yǎng)提出了更高的要求。當前在事業(yè)單位的檔案管理工作進行過程中仍然存在著一些問題需要解決。本文通過對事業(yè)單位中檔案管理工作的現(xiàn)狀進行分析，針對實際問題給出相應的解決措施，希望可以提升檔案管理員檔案管理的效率，為事業(yè)單位的發(fā)展做出貢獻。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;素養(yǎng)

引言

檔案是單位或者企業(yè)在進行日常的工作管理過程中所產(chǎn)生的原始材料，具有十分重要的意義。檔案管理工作在我國的每個行業(yè)領域都發(fā)揮著不可忽視的作用。在新的時代背景下，要確保檔案資料的安全性，就要提升檔案人員的綜合素質從而提升檔案管理工作的質量。事業(yè)單位作為我國的重要社會服務組織對于檔案管理的要求更為嚴苛，這就要求檔案管理員要順應時代的潮流不僅嚴格地按照相關的規(guī)章制度開展工作，而且要自身進行學習充電，使自己的能力符合時代的需求，從而對中國檔案事業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

一、當前事業(yè)單位檔案管理員在檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理沒有統(tǒng)一的標準

檔案管理的工作職責是收集、整理、歸類事業(yè)單位各個部門全部的文件資料，但在開展檔案管理工作時，由于檔案管理標準不一，導致在實際的操作過程中對檔案收集、整理、歸類會出現(xiàn)這樣或者那樣的問題。另外，由于沒有建立起統(tǒng)一的檔案管理制度，導致檔案管理員在工作過程中經(jīng)常處于混亂狀態(tài)，有的檔案管理員對檔案進行管理時只是做到了將文件放到檔案柜中而沒有對這些檔案資料進行全方位的整理、分類和歸檔，從而導致經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料缺失、破損等現(xiàn)象。這不僅對于檔案的系統(tǒng)化管理產(chǎn)生了不良影響，而且也造成檔案不能得到有效的利用。

（二）檔案管理隊伍不夠穩(wěn)定

目前來看檔案管理工作的受重視程度不高，從而導致檔案管理人員的隊伍建設不足，檔案管理人員的專業(yè)素質不高。但檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，要求專業(yè)對口的檔案管理人員來從事這份工作。但實際上很多事業(yè)單位的檔案管理人員都是半路出家，自身的專業(yè)知識和技能的掌握并不高，很難滿足當前檔案管理工作的需要。與其他部門的從業(yè)人員相比較，檔案管理人員的薪資水平較低，而且缺乏有效的激勵機制，從而導致從事檔案管理工作的人員在對重復繁雜的管理工作和與之不相匹配的工作進行對比后容易產(chǎn)生心理的不平衡，從而導致檔案管理人才的流失。

（三）檔案利用率較低

當前檔案管理人員在進行檔案管理工作時亟待解決的問題便是檔案的利用率較低。主要表現(xiàn)在單位不能夠充分的利用檔案信息展開工作，也不知道如何利用檔案去開展工作。實際上，檔案記錄了一個單位在進行各項經(jīng)濟活動和業(yè)務活動時所產(chǎn)生的的真實數(shù)據(jù)，本身具有十分重要的保存價值。如果可以對檔案資料進行充分地利用，南無對于單位未來的發(fā)展將會起到積極地推動作用。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理人員需要具備的條件

（一）檔案管理人員需要具有較高的管理意識

1檔案管理人員要具備服務管理意識

檔案管理人員的工作內容不僅僅是將已經(jīng)存在的檔案進行收集、整理和歸類，更重要的是要明確為檔案資料需求者提供所需的服務才是檔案管理工作更為重要的目的。因此作為檔案管理人員要熟知所管理的檔案信息，以便在有人需要查閱檔案資料時及時地提供有效的信息，讓檔案資料發(fā)揮出應有的價值。

2檔案管理人員要具備安全管理意識

相較于其他的信息資料檔案資料有它獨特的一面，部分檔案資料涉及到個人的隱私、國家和企業(yè)的機密。為了防止這些機密文檔被有心人利用，需要事業(yè)單位的檔案管理人員在為資料使用提供資料服務時，還需要具有安全意識去辨別人員。

3檔案管理人員要具備統(tǒng)籌管理能力

檔案信息化時代的到來對事業(yè)單位的檔案管理人員的素質提出了更高的要求，一味地延續(xù)傳統(tǒng)的管理模式不利于管理質量的提升。這就要求事業(yè)單位的檔案管理人員要對檔案操作技能熟練的掌握，能夠對檔案資料的立卷、整理、以及資料的鑒定和分析做到很好的統(tǒng)籌規(guī)劃，并能夠按照相關規(guī)定對檔案資料進行保存。為了提高檔案管理的品質，要在檔案管理中注重細節(jié)的變化，才能更好地服務于各部門。

4檔案管理人員要具備學習能力

網(wǎng)絡信息化的發(fā)展也帶動了檔案管理信息化的發(fā)展。在新的時期就需要檔案管理人員對自身的素質文化進行全方位的充電，不斷地更新知識結構體系，提升自身的檔案管理能力從而做到與時俱進，提高檔案管理的質量。

（二）檔案管理人員要具有過硬的政治素質

檔案資料帶有很強的政治性特征，這就要求事業(yè)單位的檔案管理人員具備較高的政治素養(yǎng)，端正自身的態(tài)度去進行檔案管理，并能承擔起管理責任。在具體的工作過程中，嚴格地遵循各類規(guī)章制度，尤其是在面對關乎國家機密的檔案資料時，在管理過程中遵守政治紀律，保證檔案資料的安全。為此，檔案管理人員要定期的進行政治理論培訓，保證自己的思想同國家的意志以及相關的規(guī)章制度保持一致。檔案管理人員政治素質提高的同時，就會更加敏感政治方面的內容，可以促使其在檔案管理工作中樹立正確的工作方向，保證檔案資料的政治安全。

檔案管理人員的政治素質的提升與管理技術水平的提高是分不開的。良好的政治思想覺悟只有落實到實際工作當中才能保證工作的順利進行。因此，事業(yè)單位的檔案管理人員要熟練掌握相關的檔案管理的理論知識，運用政治思想和理論思想進行指導實踐，在日常的工作過程中不斷地積累經(jīng)驗，總結檔案管理的工作規(guī)律，推動檔案資料的作用最大化。

（三）檔案管理人員要加強信息技術操作能力

檔案管理信息化時代的帶來，就意味著一些紙質的檔案資料要通過技術處理變成電子檔案。這時在使用傳統(tǒng)的紙質檔案的管理模式不但會效率低下還容易由于檔案資料過多而存儲不便。因此要加強檔案管理人員的信息技術操作能力，熟練掌握使用計算機對電子檔案的管理工作。在實際過程中，檔案管理人員可根據(jù)自身對計算機知識的掌握情況適時地補充學習相關的計算機知識，將網(wǎng)絡信息技術與檔案管理工作進行完美的融合。隨著檔案管理人員網(wǎng)絡信息技術知識的不斷積累，其專業(yè)技能水平也會得到明顯的提高，從而加強自身的職業(yè)素養(yǎng)，為檔案事業(yè)在新時期的發(fā)展起到助推作用。

結束語

新時期對事業(yè)單位檔案管理人員的素質有了更高的要求，檔案管理人員除了具備極高的個人素養(yǎng)之外還要學習專業(yè)的信息技術技術擴寬自己的知識面，這樣才能與時俱進保證檔案管理工作的有序進行。

參考文獻

[1]蔣勝楠. 信息化時代如何加強事業(yè)單位檔案管理[J]. 信息記錄材料，2019，20（06）：99-100.

[2]康海濤. 新時期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新及優(yōu)化[J]. 中外企業(yè)家，2020（05）：148.