事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑探討

摘要：近些年來(lái)事業(yè)單位檔案管理方面逐漸的向信息化方向發(fā)展，并且檔案管理體系也在不斷的更新發(fā)展，從而使得事業(yè)單位在檔案管理方面的信息化程度也在不斷的提升。相對(duì)于傳統(tǒng)意義上的事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)講，信息化的管理從而使得具體的管理工作更為的便捷以及規(guī)范化。本文主要針對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑進(jìn)行了有效的探究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化;建設(shè)

事業(yè)單位在日常的管理過(guò)程中，檔案管理屬于其中較為重要的一部分，因?yàn)楝F(xiàn)階段事業(yè)單位的改革與發(fā)展，在工作過(guò)程中所需進(jìn)行管理的檔案數(shù)量也逐漸的增加，同時(shí)檔案內(nèi)所涉及的檔案信息量也相對(duì)較大。因此仍然傳統(tǒng)的手段進(jìn)行對(duì)檔案的管理將會(huì)消耗大量的人力與物理資源，同時(shí)由于工作量相對(duì)較大，傳統(tǒng)形式的管理方式很容易由于工作人員的精力問(wèn)題出現(xiàn)差錯(cuò)。面對(duì)此種情況事業(yè)單位檔案管理采取信息化的管理方式能夠使得檔案管理工作效率得到大幅提升，同時(shí)還能夠有效確保檔案的準(zhǔn)確性與完整性。

一、當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中所存在的不足

1.1檔案信息資源為得到有效開(kāi)發(fā)

結(jié)合近些年來(lái)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的具體情況進(jìn)行分析可以了解到，當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位對(duì)于檔案資源信息開(kāi)發(fā)方面處于相對(duì)較為落后的情況。在以往對(duì)于檔案管理方面其主要工作內(nèi)容側(cè)重于對(duì)檔案信息的收集還有存儲(chǔ)為主，為能夠?qū)崿F(xiàn)形成一個(gè)相對(duì)較為完整地對(duì)檔案資源地有效開(kāi)發(fā)。對(duì)于此種情況的長(zhǎng)期存在的一方面原因在于檔案信息所涉及的內(nèi)容相對(duì)較多在具體處理的過(guò)程中相對(duì)困難程度相對(duì)較大，然而事業(yè)單位的檔案資源絕大多數(shù)所涉及的內(nèi)容重要程度相對(duì)較高，對(duì)于事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展與改革具有重要的影響，同時(shí)還存在有較為重要的相關(guān)文獻(xiàn)資源對(duì)于事業(yè)單位甚至整個(gè)區(qū)域的發(fā)展具有重要的影響。面對(duì)此種情況事業(yè)黨委在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)采取有效的措施進(jìn)行對(duì)檔案資源的科學(xué)合理地開(kāi)發(fā)，從而確保檔案資源能夠取得進(jìn)一步發(fā)展，使得檔案資源能夠得到充分地利用。

1.2檔案信息內(nèi)容安全問(wèn)題

現(xiàn)階段，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案資源的管理過(guò)程中，由于檔案資源所所及的內(nèi)容重要程度相對(duì)較高，甚至部分檔案資源涉及到國(guó)家機(jī)密，一旦該方面的信息被泄露出去，將會(huì)使得我國(guó)國(guó)家利益遭受嚴(yán)重的損失，以至于我國(guó)的發(fā)展與安全方面受到嚴(yán)重的影響。然而在實(shí)際的管理過(guò)程中存在部分事業(yè)單位對(duì)于檔案資源安全問(wèn)題重視程度性對(duì)較低的情況存在，為能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案資源的重要性，通常體現(xiàn)在對(duì)于進(jìn)行公開(kāi)的相關(guān)檔案信息的審查方面嚴(yán)謹(jǐn)程度不夠充分以及相關(guān)符合檔案資源管理的工作人員在主觀意識(shí)上對(duì)于保密方面的理解程度相對(duì)較低等等因素。結(jié)合現(xiàn)階段我國(guó)具體的發(fā)展情況來(lái)講，事業(yè)單位關(guān)于檔案信息管理信息化的建設(shè)處于快速發(fā)展的階段，然而在具體的建設(shè)過(guò)程中將信息化技術(shù)進(jìn)行與檔案信息的管理進(jìn)行有機(jī)地結(jié)合的過(guò)程中，監(jiān)管使得管理工作變得更為便捷與高效，同時(shí)也使得檔案信息管理方面的安全問(wèn)題受到了巨大地挑戰(zhàn)。信息化技術(shù)主要是建立在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上的，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開(kāi)放性使得在日常管理的過(guò)程中部分不法分子能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段進(jìn)行對(duì)檔案管理系統(tǒng)的破解從而取得保密程度較高的檔案資源。

1.3管理人員綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

由于近些年來(lái)事業(yè)單位發(fā)展相對(duì)較快，使得其檔案管理工作量也在大幅度地增加，因此所需要的人力資源也相對(duì)較多，然而由于人力資源分配存在一定的不足從而是的人力資源出現(xiàn)了結(jié)構(gòu)方面的問(wèn)題，并且工作人員在專業(yè)方面存在一定的欠缺，以至于出現(xiàn)了人員流動(dòng)較大的情況出現(xiàn)，同時(shí)在信息化建設(shè)方面缺乏計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)人才。結(jié)合現(xiàn)階段事業(yè)單位從事檔案管理的相關(guān)工作人員的具體情況進(jìn)行分析，可以了解到很大一部分工作人員進(jìn)入到檔案管理工作的時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)，并且其文化水平也相對(duì)較低，同時(shí)大部分事業(yè)單位在專業(yè)方面的培訓(xùn)存在短板，該些因素的存在使得事業(yè)單位檔案管理工作受到極大程度的影響。

二、事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的有效途徑

2.1進(jìn)一步提升參與檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理工作所涉及的內(nèi)容相對(duì)較多，并且在其信息化程度也在不斷的提升，因此對(duì)于從事事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)人員的專業(yè)化要求也相對(duì)有了大幅度提升。因此在日常檔案管理的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重對(duì)參與具體的檔案管理工作的相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行有效地提升，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)不斷提升該部分人員的信息化技術(shù)。在此過(guò)程中能夠采取定時(shí)組織相關(guān)職業(yè)技能培訓(xùn)的方式，從而使得事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)水平的提升。

2.2完善檔案管理的軟件與硬件

想要進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理效率上的提升，則需要采用性能相對(duì)良好的，并且抗干擾性較強(qiáng)的硬件與軟件設(shè)備。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講其應(yīng)當(dāng)極大對(duì)檔案管理信息化方面的資源的投入，并且對(duì)其相關(guān)設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格地審核，保障相關(guān)設(shè)備在運(yùn)行過(guò)程中的穩(wěn)定性，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化管理人員對(duì)于相關(guān)結(jié)束設(shè)備的正確應(yīng)用方法，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行有效的技術(shù)方面的培訓(xùn)。通過(guò)此種方式確保檔案管理工作能夠得以順利的開(kāi)展。信息化技術(shù)對(duì)于信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與處理以及管理方面有著重要的影響，其能夠有效提升檔案信息的分析以及處理能力，并且能夠有效提升檔案信息的安全性。

2.3實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展使得數(shù)字化技術(shù)得到了相對(duì)較為廣泛的應(yīng)用，同時(shí)數(shù)字化屬于近些年來(lái)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中極為重要的一部分，然而現(xiàn)階段部分事業(yè)單位僅僅職能將傳統(tǒng)形式的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化。由于事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)資源的問(wèn)題以及在專業(yè)人才方面存在一定的不足，以至于檔案數(shù)字化建設(shè)受到嚴(yán)重的影響。面對(duì)此種情況應(yīng)當(dāng)首先進(jìn)行對(duì)價(jià)值相對(duì)較高的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，同時(shí)建立起良好的管理系統(tǒng)從而使得檔案管理實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)字化建設(shè)。

三、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注重對(duì)工作人員的專業(yè)化素質(zhì)的提升。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理過(guò)程中檔案的重要性，在確保檔案資源安全的前提下進(jìn)行對(duì)信息化程度的不斷提升。

參考文獻(xiàn)

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[2]王春霞.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)路徑探討[J].卷宗，2018，（27）.

作者簡(jiǎn)介：喻苗（1989年10月）女，漢，湖北省襄陽(yáng)市，當(dāng)前職務(wù)：辦公室副主任，當(dāng)前職稱：助理館員，學(xué)歷：大學(xué)本科，研究方向：檔案信息化建設(shè).