信息化時代提升檔案管理水平的策略與方法分析

宋寶杰 長白朝鮮族自治縣公路管理段

檔案管理信息化可以顯著提升管理的效率，為后期的決策做出有效的數(shù)據(jù)支撐，尤其是在現(xiàn)代化管理的背景之下，檔案管理可以和人力資源管理、財務(wù)管理整合在一起，共同為決策的優(yōu)化進(jìn)行做出有效的建設(shè)。目前，建設(shè)信息化檔案管理模式最大的問題就是數(shù)據(jù)冗余的問題，只有解決該問題才能提高檔案管理科學(xué)化水平。

一、大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作現(xiàn)狀

信息化背景下，數(shù)據(jù)資源越來越豐富、越來越完善，給檔案管理工作帶來了很多的機(jī)遇，也提出了很大的挑戰(zhàn)。檔案管理工作應(yīng)該實現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)的升級，且由于數(shù)據(jù)信息資源過多，檔案信息資源管理系統(tǒng)的存儲容量亟待擴(kuò)容。

（一）實現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)的升級

在檔案管理工作領(lǐng)域，如何提升此項工作的質(zhì)量和效率是十分重要的。實現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)的升級，將為檔案管理工作的開展提供全新的機(jī)遇。特別是在當(dāng)下的大數(shù)據(jù)時代背景當(dāng)中，相當(dāng)多的行業(yè)均基于高效管理的目的，從而以此提升自身的綜合化管理水平，并且達(dá)到信息資源高速共享的目的。借助對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案管理系統(tǒng)的升級，確保檔案管理人員結(jié)合檔案數(shù)據(jù)處理工作的實際要求對檔案信息數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)高效、快捷的處理，最終達(dá)到提升檔案管理工作水平的目的。大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷成熟，使得云計算技術(shù)實現(xiàn)了迅速的發(fā)展，面對這一情況，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計算技術(shù)，對現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)升級，以此來提升系統(tǒng)的運(yùn)算能力，并且以能夠讓檔案管理部門對檔案信息資源的數(shù)據(jù)維護(hù)成本得到降低。

（二）檔案信息資源管理系統(tǒng)的存儲容量亟待擴(kuò)容

在大數(shù)據(jù)時代背景之下，信息資源的生成速度十分驚人，由此便直接加大了檔案管理工作的強(qiáng)度與負(fù)荷，如若未能給予這一問題以認(rèn)真地應(yīng)對和解決，則勢必延緩檔案管理工作的效率與進(jìn)程，有鑒于此，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段實現(xiàn)對檔案信息資源管理系統(tǒng)的存儲容量擴(kuò)容，以此讓系統(tǒng)的存儲器能夠容納盡可能多的檔案信息數(shù)據(jù)資源，如此也將大大提升系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

二、信息化時代提升檔案管理水平的價值

首先，做好檔案管理工作，可以提高人們對于檔案的認(rèn)識程度，尤其是提高數(shù)字化管理的能力，進(jìn)行高效的電子檔案錄入，并對檔案信息進(jìn)行科學(xué)的采集。其次，做好檔案管理工作，可以方便民眾對檔案信息進(jìn)行快速的查詢，并對檔案信息進(jìn)行共享等其他方式的利用，這樣的數(shù)字化管理方式可以進(jìn)行電子檔案的全面維護(hù)，應(yīng)用信息化的管理軟件等等，建設(shè)更加科學(xué)的檔案歸類。最后，建設(shè)信息化的檔案管理方式，提升檔案管理的水平，還可以避免由于資源不足或者資源冗余的問題，從而造成檔案資源的浪費(fèi)。

三、信息化時代提升檔案管理水平的策略

（一）建立科學(xué)化的檔案管理體系

第一，管理層增加檔案管理的法律法規(guī)及規(guī)章制度的建立，將檔案管理作為一項重要事項實施。管理層借鑒國家法律法規(guī)，進(jìn)行落實宣傳。公司內(nèi)部建立檔案管理規(guī)章制度，并將其列入培訓(xùn)計劃，告知所有人檔案管理不可逾越的紅線。第二，公司內(nèi)部各部門將檔案管理列入重點(diǎn)工作計劃，在實踐探索中完善檔案管理制度。檔案管理部門，落實部門職能職責(zé)，精進(jìn)崗位職責(zé)。檔案管理增設(shè)專職人員，實行分級建檔集中統(tǒng)一管理。第三，建立檔案管理考核制度。根據(jù)檔案管理的職能及職責(zé)，建立檔案管理考核機(jī)制。為促進(jìn)檔案管理科學(xué)化建立，公司應(yīng)建立獎懲制度，鼓勵檔案管理人員，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。

（二）加信息化方法

檔案管理在進(jìn)行科學(xué)化管理路徑中，公司需要增加軟件及硬件的投入。大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)檔案管理信息化。檔案管理需要增加計算機(jī)檔案管理方法，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。電子計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和推進(jìn)，實現(xiàn)檔案管理的電子化和自動化。公司應(yīng)增加檔案管理的電子信息技術(shù)投入，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息的有效控制。例如，某建筑公司為了提高檔案管理的科學(xué)化，使用檔案管理軟件系統(tǒng)。檔案管理軟件系統(tǒng)，具有圖紙管理功能?；ヂ?lián)網(wǎng)的信息技術(shù)發(fā)展，檔案管理軟件系統(tǒng)已經(jīng)能實現(xiàn)錄入的圖紙等信息幅面和精度的需要。其中檔案管理系統(tǒng)具有，能實現(xiàn)公司機(jī)密數(shù)據(jù)管理權(quán)限增設(shè)功能。技術(shù)上有檢索查詢的功能，實現(xiàn)檔案管理的自動化操作。檔案管理人員通過計算機(jī)系統(tǒng)操作，實現(xiàn)檔案的輸入、存儲、修改、刪除的功能。

（三）加強(qiáng)入庫管理的數(shù)字化建設(shè)

入庫管理主要是按照檔案的類別來進(jìn)行分析。一方面，在檔案入庫之前要按照文檔類型來建設(shè)不同的文檔保密盒子，例如，待處理文件和歸類成卷文檔，就要放在不同的管理類別當(dāng)中，避免混放在一起，影響實際的檔案查詢效果，按照統(tǒng)一化的原則，來對這些檔案進(jìn)行分門別類的處理，如果后續(xù)還要對檔案進(jìn)行升級，則需要放置在更大容量檔案這個類別當(dāng)中，從而方便后期管理減少管理的冗余。另一方面，在檔案管理的過程當(dāng)中，要按照歸類入檔案袋、歸類入檔案和未歸檔庫、已歸檔庫來進(jìn)行分門別類的管理，按照數(shù)字化管理原則，來對檔案信息進(jìn)行編目，從而方便后期查詢工作順利開展，在立卷的基礎(chǔ)之上，來操作數(shù)據(jù)庫的管理工作，尤其是要按照不同用戶的需求和不同管理部門的需求，標(biāo)定好不同的檔案數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用信息。

四、結(jié)語

檔案作為重要的參考資料，服務(wù)公司實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)價值。系統(tǒng)化的管理檔案，規(guī)范化的要求檔案管理人員，促進(jìn)公司實現(xiàn)科學(xué)管理路徑。加快公司文化信息的建設(shè)，引進(jìn)科學(xué)的方法進(jìn)行檔案管理。檔案管理要充分發(fā)揮人的主觀作用，不斷創(chuàng)新科學(xué)管理方法。面對新形勢的發(fā)展趨勢，信息服務(wù)功能在各行各業(yè)的滲透，提高檔案管理的科學(xué)化水平路徑越來越重要。