企業(yè)電子檔案管理的應用與發(fā)展

王會麗 鄒平市碼頭鎮(zhèn)人民政府

隨著計算機的普遍和5G 技術的應用，企業(yè)電子檔案管理的應用與發(fā)展有了過硬的技術支撐。一家企業(yè)要想得到長足的發(fā)展，企業(yè)檔案管理必定要放在重要的位置。與以前紙質檔案相比，電子檔案有其獨特的優(yōu)勢，與此同時，要盡量避免電子檔案中存在的不足。

一、充分認識企業(yè)電子檔案的重要性

通過筆者實地調研和走訪，發(fā)現(xiàn)不少企業(yè)尤其是中小企業(yè)缺乏專門的企業(yè)檔案管理部門和人員，沒有充分認識到企業(yè)檔案管理的重要性，普遍存在不重視企業(yè)檔案管理的現(xiàn)象。提到電子檔案管理，更是表示目前根據(jù)企業(yè)情況，暫時不會考慮。

（一）做好企業(yè)電子檔案管理，要提高責任感

僅僅認識到企業(yè)電子檔案管理的重要性，并不意味著能夠做好電子檔案管理的工作。做好企業(yè)電子檔案管理，要提高責任感。責任感首先體現(xiàn)在要熟悉檔案情況。有的企業(yè)檔案管理人員對本單位的企業(yè)流程不熟悉，不了解，這樣是做不好企業(yè)檔案管理的。一個有責任感的管理人員首先要熟悉企業(yè)的各個工作流程和工作步驟，這是做好企業(yè)檔案管理的基礎。其次，要熟悉計算機操作，把紙質檔案轉及時錄入有關計算機系統(tǒng)，建立本部門的電子檔案管理系統(tǒng)。

（二）做好企業(yè)電子檔案管理，要把好質量關

企業(yè)電子檔案管理不是一個筐，什么都要往里裝。電子檔案管理要注重篩選有價值的檔案資料進行保存。企業(yè)檔案要注重能夠反映企業(yè)價值的資料，如一些設計的初稿、重要的會議資料、人事調動、工資變動等等有關企業(yè)發(fā)展、人事、財務等方面的信息。做好企業(yè)電子檔案管理，要把好質量關，要選好用好檔案管理人員，要挑選平時工作細心、耐心，最重要的是要有職業(yè)操守的工作人員。在工作中，能夠有一顆公心，一心想為企業(yè)謀發(fā)展，而不是借工作便利，為自己謀取不正當利益。

（三）做好企業(yè)電子檔案管理，要注重團結合作

企業(yè)作為一個“大家庭”，要得到更好的發(fā)展，離不開各部門、全體工作人員的團結合作。大家勁往一起使，擰成一股繩，才能把企業(yè)這個大家庭建設得更美麗。做好企業(yè)電子檔案管理是同樣一個道理，不可能單單靠檔案管理的幾個工作人員就能做好這項工作，它需要企業(yè)內部各個部門的合作。

企業(yè)檔案資料都是由各個部門提供的，檔案管理人員把各個部門提供的資料整理匯編形成了企業(yè)檔案。不難看出，只有各個部門團結合作，才能將企業(yè)電子檔案管理做好、做細、做精。如果在提供原始檔案的環(huán)節(jié)出了問題，檔案管理人員是無法做好檔案管理工作的。

二、企業(yè)電子檔案管理應用與發(fā)展的原則

電子信息時代，效率是第一位的。企業(yè)的發(fā)展要想走在前列，要把效率放在關鍵位置上。企業(yè)電子檔案的應用與發(fā)展要把握三個方面的原則，一是及時性，二是真實性，三是精簡性。只有把握好這三方面的原則，才能促進企業(yè)電子檔案管理的長遠發(fā)展和應用。

（一）把握及時性

企業(yè)一些重要的會議和一手資料要及時保存并錄入系統(tǒng)，一方面防止資料丟失，給企業(yè)帶來不必要的麻煩；另一方面防止資料泄密，及時保存，不讓別有用心之人竊取企業(yè)發(fā)展成果。其他一些涉及公司發(fā)展、人事調動、財務信息等的資料也要及時保存。把握及時性原則，才能發(fā)揮檔案管理工作應用的價值。有些涉密資料，涉密時間長短不一，只有及時保存，才能保證其機密性。如果過了涉密期限才想起保存資料，檔案管理工作就失去了本來的意義。檔案管理人員一定要打起一百分的精神，將重要資料及時錄入系統(tǒng)，把及時性原則始終牢記在心里。

（二）把握真實性

辨別資料的真?zhèn)?，需要檔案管理人員練就一雙火眼金睛。只有真實的檔案信息，才能真正體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展軌跡以及企業(yè)發(fā)展過程中存在的問題。把握真實性也是做好電子檔案管理的重中之重。紙質檔案，人們可以通過筆跡、記錄時間、手印等明顯資料辨別檔案的真實性，而電子檔案并不具有這些有利條件。電子檔案錄入過程中，使用統(tǒng)一的電腦字體，時間等信息也可以很容易修改而不留痕跡，這些都給電子檔案的真實性帶來了不利的影響。從一定程度上說，現(xiàn)在還無法很好地辨別電子檔案的真假。檔案管理人員在錄入電子系統(tǒng)時，一定把握真實性原則，從而保證企業(yè)檔案資料的價值和真實性。

（三）把握精簡性

冗雜的檔案不利于查閱資料，而精簡的檔案更有利于有效、快捷地查閱到需要的資料。把握精簡性原則首先要做好歸檔分類，檔案資料要按照一定規(guī)則分門別類，如人事檔案、工資檔案、黨員檔案等等，要按照時間順序，建檔歸納，方便后期查找。其次要做好篩選，同樣的資料不要重復存檔，認真研究每一份檔案資料，把價值高的資料及時存檔，有些資料并沒有保存價值，這樣的資料要認真甄別，及時剔除，做好“舍”這篇大文章，才能更好做好“得”。最后要提高數(shù)據(jù)檢索能力。傳統(tǒng)紙質檔案，只能通過人工一份份翻閱，才能找到需要的資料，耗費時間、耗費人力，如果不夠仔細，有可能第一遍找不到需要的資料，需要再重新翻閱查找。企業(yè)電子檔案的應用，就能有效地避免這一問題。電子檔案的優(yōu)勢就在于，輸入檢索詞，就能快速定位到需要的資料，快捷、方便。

三、企業(yè)電子檔案管理的應用與發(fā)展方向

企業(yè)電子檔案管理是大趨勢，是未來的發(fā)展方向，各個企業(yè)要充分重視企業(yè)電子檔案管理的應用與發(fā)展。一方面要正確看待電子檔案管理的不足和弊端，積極改進。硬件設備設施要及時更新，拿出專門的資金用于購買硬件設施、維護系統(tǒng)，培養(yǎng)專門的管理人員。從近處看，電子檔案管理可能會需要資金，但從長遠看，電子檔案管理帶來的優(yōu)勢是傳統(tǒng)紙質檔案資料無法企及的。另一方面要足夠重視電子檔案管理。隨著大數(shù)據(jù)的應用與發(fā)展，電子檔案管理要與時俱進，充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，做強做大做好電子檔案。建立云端儲存，有效解決存儲空間的不足；增強數(shù)據(jù)分析服務，有效滿足各種客戶的需求；提高數(shù)據(jù)檢索能力，有效解決查閱資料的麻煩。