大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新模式解析

馬俊 青島世園（集團）有限公司

中國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，有助于我國企業(yè)建立完善的信息化系統(tǒng)。隨之而來影響的便是企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)管理，傳統(tǒng)檔案管理方法的局限性導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息無法得到充分利用，阻礙企業(yè)的戰(zhàn)略決策。而隨著大數(shù)據(jù)分析手段的普及，對企業(yè)檔案信息化管理有著極大的幫助，但在此過程中也存在著一些缺陷與不足，希望本文的探討能夠?qū)ζ髽I(yè)完善信息化檔案管理提供幫助，使企業(yè)檔案管理工作能夠享受到大數(shù)據(jù)帶來的紅利。

一、大數(shù)據(jù)對企業(yè)檔案管理的影響

（一）難以準確定位查詢的紙質(zhì)化數(shù)據(jù)庫

雖然我國大力推進企業(yè)信息化改革，但由于一些企業(yè)管理水平有限，受資金限制，還在應(yīng)用已經(jīng)不適應(yīng)時代發(fā)展的紙質(zhì)化數(shù)據(jù)管理方式，此種方法效率低下，并且隨著時間的增加，檔案管理部門的負擔(dān)會越來越重，一次次重新對檔案進行分類歸整，一次次尋找合適的位置對其進行保存管理，對于檔案管理人員來說，是一項巨大的挑戰(zhàn)，但相信隨著大數(shù)據(jù)管理的成本日趨廉價，此種形勢會迎來可觀的改變，僅會有極少數(shù)機密或者極其重要的文件進行紙質(zhì)化管理，以減輕相關(guān)檔案管理人員的負擔(dān)。

（二）數(shù)字信息化數(shù)據(jù)庫

放眼20年前，怎會想到互聯(lián)網(wǎng)能夠發(fā)展到如此地步，大數(shù)據(jù)技術(shù)的到來更加方便了企業(yè)檔案的管理，能夠使檔案信息數(shù)據(jù)化，融入互聯(lián)網(wǎng)這張大網(wǎng)中，真正做到集中化管理檔案數(shù)據(jù)信息，在保證檔案數(shù)據(jù)安全可靠的前提下，使信息更加方便查找，使得企業(yè)能夠輕松精準定位用戶推送產(chǎn)品，擴大公司效益，使系統(tǒng)工作效率得到有效增長。日前各個大數(shù)據(jù)處理服務(wù)公司爭相推出了各類手機APP、電腦客戶端等相關(guān)軟件，提供相應(yīng)解決方案，無紙化檔案管理真正走進現(xiàn)實中。

（三）電子郵件數(shù)據(jù)庫

企業(yè)在運營過程中，各部門之間少不了用郵件進行交流，借助QQ郵箱、163郵箱、飛信、釘郵等相關(guān)服務(wù)類軟件，此種方法便捷高效，并且不占用用戶本身資源，在較小規(guī)模企業(yè)資金不充裕的情況下，大多會采用此種方式，雖然廉價，但安全性及穩(wěn)定性卻沒有打折，也是一種不錯的選擇。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的思考與對策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，積極面對檔案管理對象的變化

社會發(fā)展與技術(shù)進步的總趨勢不以人的意志為轉(zhuǎn)移，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員應(yīng)該適應(yīng)時代更迭、順勢而為，轉(zhuǎn)變思想觀念，積極面對檔案管理對象的變化，努力學(xué)習(xí)與運用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)知識，使得檔案資源的前景向規(guī)范化、保存方式更先進、利用更安全、便捷的方向推進。收集電子文件、圖像、視頻等一切具有保存價值的對象都作為檔案管理，并強化對非機構(gòu)化的新型檔案信息的實時收集、存儲與管理。這就意味著檔案部門不僅僅是在檔案“量”的積累，更要及時增加檔案的種類，保證檔案工作研究、分析對象的“完整性”，為檔案工作的“質(zhì)”變打好堅實基礎(chǔ)。實際上，這也豐富了檔案工作的內(nèi)容，注入了新鮮的血液，為檔案未來的發(fā)展拓寬了道路。

（二）大力夯實基礎(chǔ)，構(gòu)建業(yè)務(wù)儲備標準化

大數(shù)據(jù)信息化環(huán)境下，檔案工作緊密地結(jié)合數(shù)據(jù)驅(qū)動和業(yè)務(wù)驅(qū)動的數(shù)據(jù)管理方式，數(shù)據(jù)生命周期理論業(yè)已成為檔案部門一大新的研究方向。大數(shù)據(jù)信息化環(huán)境下，用戶生成的檔案資料內(nèi)容頗多，占據(jù)了主導(dǎo)地位，鑒定并確保數(shù)據(jù)質(zhì)量顯見成為工作瓶頸。因為，傳統(tǒng)檔案數(shù)字化成果基本處于檔案數(shù)據(jù)的粗加工階段，導(dǎo)致后期檔案數(shù)據(jù)分析、挖掘和利用難度較大。而以大數(shù)據(jù)信息化為契機，根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀，進一步明確工作目標，構(gòu)建業(yè)務(wù)儲備標準化，結(jié)合國家和行業(yè)新出臺的辦法和標準，對歸檔范圍、特殊電子文件歸檔方式方法、元數(shù)據(jù)管理、真實性保障、單軌制等關(guān)鍵內(nèi)容進行深入研究，積極探索更加行之有效的實施方案。通過制定元數(shù)據(jù)標準、歸檔范圍、歸檔移交數(shù)據(jù)包標準、檔案數(shù)據(jù)鑒定規(guī)則等業(yè)務(wù)標準，夯實檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，為后期檔案數(shù)據(jù)分析、挖掘與利用奠定了堅實的基礎(chǔ)，創(chuàng)造了有利條件。

（三）加強溝通，精心搭建新的管理方法與模式

回顧過去，傳統(tǒng)檔案管理的核心在于對檔案載體的管理，形成了一套對檔案實體等外圍環(huán)境要求的管理方式。眼觀時下，大數(shù)據(jù)信息化環(huán)境下檔案管理方式逐漸變?yōu)閷n案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等諸多要素的管理和控制。大數(shù)據(jù)信息化環(huán)境下，系統(tǒng)產(chǎn)生的信息從文件級演變到數(shù)據(jù)級，檔案管理方法需要借鑒數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)庫管理的方法，從規(guī)則、模型、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)關(guān)系出發(fā)等環(huán)節(jié)進行管控。傳統(tǒng)管理模式中顯得不為重要的過程數(shù)據(jù)，從知識管理角度出發(fā)具有極大價值，故此對全過程的數(shù)據(jù)要進行管控，并將工作細節(jié)和經(jīng)驗保存下來，有助于縮短制造周期?？梢?，大數(shù)據(jù)信息化的優(yōu)勢與特點在工作實踐中已經(jīng)展露無遺。面對大數(shù)據(jù)信息化的實際應(yīng)用，搭建平臺至關(guān)重要。

（四）提升隊伍素質(zhì)，努力培養(yǎng)檔案數(shù)字專業(yè)人才

現(xiàn)代社會的競爭，關(guān)鍵是人才的競爭。企業(yè)的進步與發(fā)展，人才實屬關(guān)鍵。從檔案事業(yè)長遠發(fā)展和數(shù)據(jù)安全角度考慮，組建具備技術(shù)能力與專業(yè)知識的檔案人才隊伍非常必要。

三、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息化管理具有多方面的作用，提高其數(shù)據(jù)收集力度的同時，又能使其對用戶本身需求進行快速準確定位。企業(yè)要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案進行信息化管理，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展打好基礎(chǔ)。同時，企業(yè)要加大財政投入，鼓勵檔案管理方進行改革創(chuàng)新，加大對檔案信息化管理體系的研究，確保此項工作得以順利進行。