信息化在企業(yè)物資采購管理工作中的創(chuàng)新應用

中鐵十七局集團物資有限公司

隨著工程施工精細化管理的加強，如何利用大數(shù)據(jù)、云平臺遠程管控施工企業(yè)項目物資管理，從施工現(xiàn)場材料源頭抓起，從材料計劃、采購、進場驗收、收支存管理和材料成本節(jié)超分析等進行全過程管理控制材料成本，綜合利用網(wǎng)絡化、信息化平臺共享大數(shù)據(jù)，為企業(yè)和項目管理層決策提供準確的依據(jù)。

一、企業(yè)物資采購管理信息化的重要性

首先，有利于實現(xiàn)物資采購管理的全面監(jiān)督。物資采購管理需要重點關注兩個要點，其一是確保物資的質(zhì)量、品類、規(guī)格等符合要求；其二是控制采購成本，杜絕資金浪費或挪用等不合理的情況。信息技術的運用，讓整個采購過程變得更加透明，企業(yè)的管理人員能夠做到全面監(jiān)督。在采購管理中將質(zhì)量管理應用到物資采購的各個環(huán)節(jié)之中，對采購計劃質(zhì)量標準與要求進行審查，對入庫管理、合同管理、驗收管理及出庫管理等方面，均應制定相應的管理要求，使采購過程實現(xiàn)全方位和全過程的管理，從源頭上杜絕了各類不規(guī)范行為。其次，有利于提升物資采購管理的工作效率。以往企業(yè)的物資采購，從前期編制采購方案、采購各類物資，再到財務結算，整個過程需要花費較長的時間，物資采購周期越長，管理工作的壓力越大，企業(yè)方面需要投入的人力成本、時間成本就越多，損害了企業(yè)的利益。而信息化的應用，則精簡了物資采購的流程，讓時間成本大幅度縮減。

二、信息化在企業(yè)物資采購管理工作中的創(chuàng)新應用

（一）物資需求計劃信息化

企業(yè)物資采購的產(chǎn)品規(guī)格型號、產(chǎn)品數(shù)量、產(chǎn)品技術指標主要是由公司的經(jīng)管部門規(guī)定，由經(jīng)營單位提出物資需求計劃，進而按照物資需求計劃進行購買。在應用信息化技術后，即企業(yè)物資管理ERP，ERP主要包括項目需求模塊和物資需求模塊，項目需求模塊主要是由經(jīng)管部門進行控制，物資需求模塊主要由經(jīng)營單位進行控制。

（二）物資采購信息化

在ERP系統(tǒng)中，各類物資報表、表單格式實現(xiàn)了統(tǒng)一，物資表單在企業(yè)的物資管理中占據(jù)非常重要的地位。傳統(tǒng)形式下的物資報表格式還沒有實現(xiàn)統(tǒng)一，各部門的表單存在著明顯的差異性，在物資的采購、統(tǒng)計等工作中，報表數(shù)據(jù)的計算還存在比較大的差值，同時手工計算容易造成數(shù)值不準確，計算過程較慢，缺乏有力依據(jù)。但是運用ERP系統(tǒng)后，有效的解決了這些問題，企業(yè)各部門的表單格式實現(xiàn)了統(tǒng)一，更具規(guī)范性，在采購、庫存統(tǒng)計等方面的工作實現(xiàn)了靈活準確的計算，為物資采購員和物資管理員提供了準確有效的數(shù)據(jù)支持，更有利于實現(xiàn)企業(yè)物資的科學化、統(tǒng)一化管理。一旦表單的格式被統(tǒng)一下來，一般情況下無須進行更改，規(guī)范和統(tǒng)一了物資管理工作內(nèi)容。將采購數(shù)量與庫存管理數(shù)量用更直觀的電子報表體現(xiàn)出來，最終實現(xiàn)了物資管理的信息化管理。

（三）企業(yè)計劃管理

物資采購還會受到企業(yè)各部門生產(chǎn)效率、銷售能力的影響。例如引進新的生產(chǎn)線后，生產(chǎn)效率大幅度提升，對物資的需求量也會增加，這種情況下就需要調(diào)整物資采購計劃。利用信息技術，在網(wǎng)上對物資采購計劃進行接收，還可以直接將書面物資需求計劃進行錄入，實現(xiàn)企業(yè)庫存物資狀況、代用物資狀況和期貨資源等信息的有效匯總。在以上基礎上構建相應的采購計劃，并隨時跟蹤和了解物資的需求計劃和采購計劃的實施狀況，從而開展物資儲備定額的制定工作。

（四）材料出入庫信息化

通過大數(shù)據(jù)技術可以把歷史招標項目數(shù)據(jù)進行提取，并進行對比分析，了解材料中標供應廠家或供應商和供應單價，每次招標同種材料單價浮動情況，是否與市場單價浮動相吻合，有沒有因投標廠家少而被圍標導致材料單價居高不下。也可以通過大數(shù)據(jù)庫信息化軟件自動辨識每次集中招標有無新供應商或廠家參與，出現(xiàn)比例是多少?？梢詰么髷?shù)據(jù)技術提取相同區(qū)域項目同品種物資中標單價作為參考，作為同區(qū)域相鄰項目應急采購指導價，增加可比性。施工現(xiàn)場數(shù)據(jù)直接通過網(wǎng)絡化、信息化能與項目物資管理系統(tǒng)軟件數(shù)據(jù)對接，及時提取上傳到物資管理系統(tǒng)平臺，通過物資軟件系統(tǒng)實時傳輸和讀取功能可以避免因人為原因造成統(tǒng)計錯誤的發(fā)生。數(shù)據(jù)自動生成，也可以直接輸入工程量完成產(chǎn)值直接從信息化軟件自動生成需要的數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)施工現(xiàn)場材料節(jié)約還是超耗，保證數(shù)據(jù)的準確。

（五）現(xiàn)會計部門監(jiān)察信息化

在完成物資的驗收工作之后，為了實現(xiàn)物資的進一步有效審核，并且有效的確保物資審核工作的開展的全面性和效率性，可以應用信息技術進行物資的在線審核，同時進行簽證和票據(jù)的信息化辦理，業(yè)務部門憑審核后的票據(jù)記入“物資采購登記臺賬”入庫欄。過程管理通過公開透明的操作程序，進而有效的提升物資審核工作的整體開展水平。

（六）加快企業(yè)一體化物資采購管理

企業(yè)還要加快一體化物資采購管理的進程，從而實現(xiàn)內(nèi)部物資管理工作的信息化。傳統(tǒng)的物資采購供應由各部門安排人員去物資管理部門領取所需物資，物資管理較為分散，領取也不夠方便，因此許多部門會大量的囤積物資，導致重復領用和物資浪費現(xiàn)象的出現(xiàn)。對此，企業(yè)要于各部門設置供應物資領取點，將發(fā)放材料的人員和定點的領取點記錄到物資采購管理平臺中，實現(xiàn)一體化的物資采購管理，既方便各部門的物資領取工作，又能快速錄入物資領用信息，避免物資囤積而導致物資浪費，節(jié)約企業(yè)物資采購成本，嚴格管控企業(yè)物資的使用，有效提高企業(yè)物資利用率，提升企業(yè)的競爭力。

三、結語

綜上所述，信息化在企業(yè)物資采購管理當中大力應用，可以有效的實現(xiàn)企業(yè)管理與信息化管理技術的結合，提高企業(yè)物資管理水平，確保各方面生產(chǎn)工作的有序進行，從而提升企業(yè)生產(chǎn)競爭力。