合同檔案規(guī)范化管理的探索與思考

石姣連 中廣核工程有限公司

國(guó)家社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制以及法制的不斷完善，進(jìn)一步推動(dòng)了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與經(jīng)濟(jì)等互動(dòng)交流，即不同企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)交流大多數(shù)是借助其合同形式來(lái)促進(jìn)其良好溝通，從側(cè)面呈現(xiàn)出企業(yè)合同管理的重要性。具體的合同檔案管理主要為企業(yè)自身的管理行為。眾所周知，企業(yè)自我生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵組成部分就是合同檔案管理，合同檔案管理的基礎(chǔ)工作管理質(zhì)量代表著一個(gè)企業(yè)管理水平的高低。因此，企業(yè)的合同檔案管理是促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要因素。

一、合同檔案的概念

合同檔案“是指合同從簽訂至終止的整個(gè)過(guò)程中形成的體現(xiàn)簽訂各方意志的具有法律效力的文件及與之相關(guān)的具有保存價(jià)值的其他文件材料”。從法律角度講在《合同法》中，合同檔案具有相應(yīng)的法律效力，這一點(diǎn)具體體現(xiàn)為合同簽訂、合同變更、合同終止等相適應(yīng)的法律性特征。

二、合同檔案管理規(guī)范化的重要性

（一）促進(jìn)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，增強(qiáng)企業(yè)實(shí)力

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的愈加完善，國(guó)內(nèi)市場(chǎng)各行業(yè)間的交流愈加頻繁，我國(guó)當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展呈現(xiàn)一種更加開(kāi)放的姿態(tài)，歡迎各方資本涌入，如此一來(lái)，企業(yè)不僅受到國(guó)內(nèi)市場(chǎng)中原有企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)，同時(shí)也受到了新進(jìn)企業(yè)的挑戰(zhàn)。企業(yè)想要在不斷開(kāi)放的浪潮當(dāng)中保全自身，發(fā)展自身，壯大自身，必須要努力適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)，加強(qiáng)對(duì)自身的合同檔案的管理，夯實(shí)自身實(shí)力，維護(hù)自身信譽(yù)，從而提高自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中，立于不敗之地。因此，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的合同檔案管理，規(guī)范企業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展，提高企業(yè)工作的科學(xué)性和規(guī)范性，積極努力提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，使其更加適應(yīng)國(guó)內(nèi)外競(jìng)爭(zhēng)，增強(qiáng)我國(guó)企業(yè)的綜合實(shí)力。

（二）加強(qiáng)合同檔案管理是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的客觀(guān)要求

當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制逐步完善，競(jìng)爭(zhēng)性是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)最為突出的特征，這種競(jìng)爭(zhēng)性使得各個(gè)企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，需從自身的實(shí)際情況著手，逐步實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，有效提升了企業(yè)的發(fā)展活力。良好的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境需要有制度保障，各個(gè)參與競(jìng)爭(zhēng)的主體都能夠有序參與競(jìng)爭(zhēng)，開(kāi)展良好的生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。各個(gè)市場(chǎng)主體的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，必須要嚴(yán)格遵守市場(chǎng)規(guī)律，法律法規(guī)，保障各項(xiàng)業(yè)務(wù)的規(guī)范化進(jìn)行。合同檔案管理是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下保持健康發(fā)展的重要途徑，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下各個(gè)市場(chǎng)主體積極做好合同檔案管理工作，才能樹(shù)立良好的企業(yè)形象，與合作伙伴保持良好的關(guān)系。

三、合同檔案管理工作中的問(wèn)題

（一）合同檔案管理思路缺乏全局性

傳統(tǒng)的合同檔案管理沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到合同檔案的全局性這個(gè)特點(diǎn)，因此不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。合同簽訂之后歸檔并不能代表合同檔案已經(jīng)完整，還需要隨時(shí)關(guān)注合同是否涉及修訂、補(bǔ)充、變更等情況。此外，合同執(zhí)行周期長(zhǎng)短并不一樣，需要根據(jù)合同有效期的時(shí)間長(zhǎng)短定期做好合同整理檢查工作。完整的合同檔案必須是能夠反映合同履行全過(guò)程的詳細(xì)資料，企業(yè)應(yīng)當(dāng)用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光和思路管理合同檔案，才能有效提高合同檔案的管理水平。

（二）對(duì)于合同管理的重要性認(rèn)知度太低

大部分的企業(yè)沒(méi)有深刻意識(shí)到合同檔案管理對(duì)于自身企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)作用，導(dǎo)致內(nèi)部的管理人員在企業(yè)合同檔案管理工作中不積極重視合同檔案管理工作，沒(méi)有充分意識(shí)到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)就是法治經(jīng)濟(jì)，對(duì)合同檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠，沒(méi)有充分的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，認(rèn)為合同檔案管理是合同管理部門(mén)的工作，與自身部門(mén)的管理工作沒(méi)有相關(guān)性。而且在合同檔案管理中并沒(méi)有深度意識(shí)到合同大多數(shù)都是制式性的，在具體的合同簽訂前，沒(méi)能充分了解具體的合同條款所隱含的意思，所以很難進(jìn)行相關(guān)合同的履行。這一問(wèn)題嚴(yán)重限制了企業(yè)管理工作的良好開(kāi)展，同時(shí)很容易導(dǎo)致其管理混亂現(xiàn)象的發(fā)生，非常不利于整個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)以及經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)性發(fā)展。

（三）合同檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是我國(guó)合同檔案管理信息化、現(xiàn)代化發(fā)展的有機(jī)組成部分，是社會(huì)各領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化的基本要素及制度保障。能夠使社會(huì)各行業(yè)部門(mén)在現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中，有章可循、有理可依，規(guī)避合同檔案管理管理混亂、責(zé)任不清，制度模糊等問(wèn)題。然而根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，我國(guó)部分企業(yè)及部門(mén)在合同檔案管理層面，存在著明顯的不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題，導(dǎo)致存儲(chǔ)不合理、分工不明確，隨意使用、隨意整理等問(wèn)題。進(jìn)而給企業(yè)其他工作及活動(dòng)帶來(lái)不便，進(jìn)而使企業(yè)蒙受損失。雖然我國(guó)相關(guān)政府部門(mén)對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化提出了嚴(yán)格的要求，部門(mén)及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也深刻認(rèn)識(shí)到問(wèn)題的嚴(yán)重性，但在實(shí)際的現(xiàn)代化建設(shè)與工作中，該類(lèi)問(wèn)題依舊難以得到有效地解決。

四、合同檔案管理規(guī)范化的探索與思考

（一）制定合同檔案數(shù)字化管理制度

在合同檔案數(shù)字化建設(shè)初步完成階段，必須要完善其必備的數(shù)字化管理制度，只有從相關(guān)制度的落實(shí)上，才能保證合同檔案管理人員的工作不犯錯(cuò)誤，保證合同檔案數(shù)字化建設(shè)的準(zhǔn)確度，提高網(wǎng)絡(luò)化檔案資源的使用效率，可以說(shuō)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理體系是保證檔案數(shù)字化管理有效實(shí)施的保障。在制度制定中，首先要將合同檔案管理人員按照其自身特點(diǎn)分配到具體的管理環(huán)節(jié)，并將責(zé)任意識(shí)落實(shí)到個(gè)人身上，以環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)制進(jìn)行檔案數(shù)字化管理。其次，要對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案平臺(tái)的管理進(jìn)行專(zhuān)業(yè)人才的聘請(qǐng)，由專(zhuān)業(yè)人士定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息化合同檔案資料庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證合同檔案數(shù)字化資源使用的穩(wěn)定性。

（二）增強(qiáng)合同檔案管理的規(guī)范性

合同對(duì)于企業(yè)具有重要的意義，因此要提升合同檔案的收集歸檔要求，以保證及時(shí)完成合同檔案歸檔工作。針對(duì)合同檔案歸檔難的問(wèn)題，我們采取了相應(yīng)的辦法。第一種辦法，首先加強(qiáng)檔案宣傳工作，由合同檔案專(zhuān)職管理人員到各個(gè)部門(mén)進(jìn)行合同法律知識(shí)的宣傳，介紹合同的法律實(shí)效性，并宣貫合同初期整理規(guī)范。其次反復(fù)強(qiáng)調(diào)合同歸檔的必要性，合同檔案歸檔的準(zhǔn)確完整，可以在需要利用合同時(shí)有據(jù)可依，充分發(fā)揮合同檔案的價(jià)值；也可以在合同簽訂時(shí)簽訂多份合同，正本歸檔，副本留在手邊作參考；第二種辦法，規(guī)定必須保留合同的尾款。我所法務(wù)部門(mén)將合同歸檔后，再出具書(shū)面通知給財(cái)務(wù)部門(mén)，方可履行尾款支付，以此保障合同檔案能夠及時(shí)完整地歸檔。

（三）提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力

對(duì)企業(yè)合同檔案管理的質(zhì)量有直接影響的就是合同檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平以及專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，所以在企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中對(duì)企業(yè)合同檔案管理人員的整體水平有了更高的要求，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，合同檔案管理工作也逐漸趨向于現(xiàn)代化，只有具備現(xiàn)代化能力，熟練的掌握現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，才能夠確保的合同檔案管理工作的質(zhì)量。合同檔案管理人員需要具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)能力。所以，一方面要通過(guò)招聘等方式，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才，提升合同檔案管理團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)業(yè)能力；另一方面對(duì)在職的合同檔案管理人員，務(wù)必要做好定期培訓(xùn)，積極參加各種合同檔案管理交流活動(dòng)，從而提升合同檔案管理隊(duì)伍的綜合能力。

（四）重視合同檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)合同歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)

一是檔案管理人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。打鐵需要自身硬，檔案管理人員要學(xué)習(xí)合同檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉合同簽訂的流程，只有具備了較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和技能，才能更好地完成合同檔案管理工作。二是組織對(duì)合同承辦人員進(jìn)行檔案培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平和工作能力，確保簽訂的合同符合規(guī)范要求。三是檔案管理人員加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門(mén)承辦人員的溝通，了解合同的簽訂情況，并對(duì)合同承辦人員進(jìn)行合同歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)，督促并協(xié)助做好合同的簽訂、收集、整理及歸檔工作。

五、結(jié)束語(yǔ)

在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展如此迅速的今天，合同檔案管理工作在現(xiàn)代社會(huì)中占有十分重要的位置，無(wú)論任何企業(yè)還是國(guó)家想要獲得長(zhǎng)期發(fā)展，那么都需要做好合同檔案管理工作，合理規(guī)劃企業(yè)、國(guó)家的未來(lái)發(fā)展路徑，才能夠有效促進(jìn)企業(yè)、國(guó)家發(fā)展，增強(qiáng)我國(guó)綜合國(guó)力。