財務檔案管理的問題及完善對策分析

劉志紅 肇慶市高要區(qū)人民醫(yī)院

財務檔案管理對公司的資產和發(fā)展情況進行記錄存檔。財務檔案的真實性和準確性是保證公司長足發(fā)展的關鍵所在。然而，由于檔案管理工作的制度和標準還不夠完善，對企業(yè)的發(fā)展存在一定的影響。基于這種情況，相關單位應當采取相應的措施來解決財務檔案管理中出現的問題，從而提高檔案管理的效率，保證企業(yè)的正常運行。

一、財務檔案管理的重要性

財務檔案記錄了單位的運營狀況、資金明細、流水情況等等。企業(yè)需要定期對本公司的財務檔案進行分析，發(fā)掘制約公司發(fā)展的因素，從而提出相應措施避免或者解決影響因素。同時，根據財務檔案的分析結果，制定適合企業(yè)自身發(fā)展的制度規(guī)則等等。財務檔案管理則通過對檔案記錄的內容進行分析，得出該單位的發(fā)展狀態(tài)以及未來的發(fā)展趨勢。此外，相關管理人員結合公司發(fā)展狀況，以及近期財務狀況進行預算管理，并對企業(yè)的管理模式進行優(yōu)化。

二、財務檔案管理的問題

（一）管理制度不完善

目前多數單位都存在管理層次的工作者主觀意識過于強烈的特點，導致在制度的制定方面不夠完善。這將導致財務檔案管理缺乏先進的設施，管理問題不全面。同時管理人員未能滿足單位的需求，使得在檔案的整理方面缺乏專業(yè)性，導致材料遺漏、丟失等情況。

（二）缺乏檔案管理意識

隨著經濟的發(fā)展和進步，企業(yè)的各部門都在飛速發(fā)展中。財務檔案管理部門也不例外，相關管理者對管理模式進行了優(yōu)化和改進。但部分企業(yè)仍然忽視了財務管理在企業(yè)經營中的重要地位，使得企業(yè)的持續(xù)發(fā)展受到限制。其原因在于這些企業(yè)認為檔案管理不是核心部門，因此，大大降低了該部門的人力投入量，制約了檔案管理的發(fā)展。

（三）未統(tǒng)一管理標準

在信息化的時代，財務檔案管理也應當借助相關信息技術實現管理的高效性。但是在大多數單位中，依舊采取傳統(tǒng)模式對檔案進行管理，導致信息共享出現差池。如果管理標準未能及時得到統(tǒng)一，那么不僅會對檔案管理人員的工作造成一定的影響，還將影響企業(yè)的正常發(fā)展。此外，在傳統(tǒng)檔案管理模式中，采用的紙質版的管理方法會存在丟失、損壞等現象，同樣影響檔案管理的高效性。

三、完善財務檔案管理工作的建議

（一）完善檔案管理制度

為了實現單位或企業(yè)的長足發(fā)展，相關部門應當完善財務檔案管理制度。首先，應當加強對檔案的管理工作，保證檔案在記錄、保存的過程中不會出現任何紕漏，確保檔案的完整性與真實性。其次，各企業(yè)應當根據自身情況，加強對檔案管理工作的重視程度，建立相關管理網站，實現對財務檔案的有效管理。同時，相關部門應當明確工作人員的職責，做好對檔案的歸檔、整理工作，確保在突發(fā)情況出現時能夠具體到相關負責人，實現對財務檔案的高效管理。

（二）提高對檔案管理的重視程度

在財務檔案管理工作中，企業(yè)應當提高工作人員對檔案管理的重視程度。首先，應當調動檔案管理人員的工作積極性，進行適當的培訓工作，讓所有員工意識到檔案管理的重要性。同時，通過各種渠道讓員工深刻體會到檔案的有效管理帶來的好處。其次，單位應當定期組織所有員工進行檔案管理的培訓工作。在每次培訓結束后進行相應的考核，以檢查員工對培訓內容的掌握程度，增強對檔案的管理能力，實現單位員工共同發(fā)展。此外，單位應適當引進先進的管理技術，組織動員大會，引導員工進行學習，從而實現財務檔案的高效管理。

（三）借助信息化管理提高效率

為了實現更快更好的管理財務檔案，相關部門應當結合傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢和信息技術，建立檔案管理網站和軟件，使得管理員能夠隨時查看檔案信息和管理流程。建立財務管理平臺，使得工作人員在操作檔案流程時能夠開啟錄制功能，并將影響保存至數據庫。管理員通過輸入操作員信息能夠獲得檔案資料和操作流程，以便后期工作出現錯誤時進行查看，提高了檔案管理的效率。

（四）嚴格執(zhí)行銷毀制度

財務檔案中，包括企業(yè)所有員工的個人信息、工資賬戶、年度報表等重要信息。這些信息中包括長期保存的資料以及臨時資料，需要管理人員在每份資料對應的期限截至后，實施銷毀操作。銷毀前，管理人員應當嚴格執(zhí)行檔案管理工作者的要求，列出銷毀清單。將需要銷毀的和保留的分別放在不同清單中，并對清單中每一項信息的銷毀狀態(tài)進行嚴格的記錄。然后將清單交付給多個相關部門進行查驗并確認簽字。在銷毀過程中，檔案部門、財務部門等工作人員應當對全過程進行實時監(jiān)督，避免銷毀清單和保留清單中的信息出現失誤，保證銷毀過程的嚴格性。

（五）加強檔案管理人員的培訓

財務檔案管理工作，不僅要求工作人員具備檔案分類、歸檔的能力，還要求工作人員對信息技術具備一定的掌握能力，如數據庫、計算機網絡等等。因此，企業(yè)應當加強對檔案管理人員的培訓工作，以實現檔案管理的高效性。首先，單位應當組織檔案管理者進行多元化的培訓，包括檔案管理知識和計算機知識，為企業(yè)培訓出全面型人才，保證所有員工具有較強的業(yè)務綜合能力。其次，員工也應當拓寬自身的知識層面，提高綜合素質。最后，企業(yè)應當加強先進技術水平的引進，提高單位整體水平，保證檔案管理效率的同時確保企業(yè)的長足發(fā)展。

四、結束語

綜上所述，財務檔案管理的高效性在企業(yè)的持續(xù)發(fā)展過程中占有舉足輕重的地位。然而，目前的檔案管理工作中出現管理制度不完善、缺乏重視程度、管理標準不統(tǒng)一等問題。針對這些問題，企業(yè)或者相關部門應當采取適當措施進行改進。通過完善管理制度、借助信息化技術、加強員工培訓等措施，提高管理效率，為企業(yè)的進一步發(fā)展提供堅實基礎。