數(shù)字時代軍工企業(yè)的檔案管理新視點

甘丹 江西省軍工控股集團(tuán)有限公司

為了積極響應(yīng)國家號召，提出要大力推進(jìn)信息化，推動軍工企業(yè)的數(shù)字化。軍工企業(yè)的數(shù)字化必然能夠促進(jìn)軍工企業(yè)檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化，而檔案管理的數(shù)字化又能夠為軍工企業(yè)的科研、生產(chǎn)以及經(jīng)營管理工作提供大力支持，因此軍工企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該加快變革步伐，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。

一、軍工企業(yè)與檔案管理概述

（一）軍工企業(yè)

軍工企業(yè)指的是電子工業(yè)部、航天工業(yè)總公司、航空工業(yè)總公司、核工業(yè)總公司、中國工程物理研究院、兵器工業(yè)總公司、船舶工業(yè)總公司以及各省的國防工業(yè)辦公室所屬的企事業(yè)單位，主要負(fù)責(zé)軍事裝備、產(chǎn)品研制等任務(wù)。總的來說，軍工企業(yè)就是承擔(dān)國防科研生產(chǎn)任務(wù)，從事武器裝備研制及生產(chǎn)經(jīng)營活動的企業(yè)，是國家的安全支柱。

（二）檔案管理

檔案管理又被稱之為檔案工作，指的是檔案室對檔案實體與檔案信息進(jìn)行的管理工作，主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計、研究、利用等各個方面的工作。

二、軍工企業(yè)實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的重要性

（一）有利于提高計算機(jī)的利用率

雖然軍工企業(yè)認(rèn)識到了計算機(jī)的便利性，但是在檔案管理工作中沒有充分發(fā)揮計算機(jī)的作用，只是用了一些簡單的功能，例如檔案的錄入、保存等，導(dǎo)致部分功能被浪費。

（二）有利于增強檔案信息的時效性

傳統(tǒng)的檔案信息處理需要消耗大量的時間，從錄入到利用中間的時間間隔較長，導(dǎo)致檔案信息失去了實效性，而利用數(shù)字化技術(shù)可以提高檔案信息的錄入與處理效率，使檔案利用者更快地查詢到這些檔案，有利于增強檔案信息的時效性。

（三）有利于檔案信息與最新技術(shù)接軌

當(dāng)前，我國信息技術(shù)發(fā)展十分迅速，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化有利于讓檔案管理人員時時刻刻關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展，使檔案信息與最新技術(shù)接軌，這樣不僅可以提高檔案管理質(zhì)量，也可以促進(jìn)信息技術(shù)的發(fā)展。

三、軍工企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

（一）主動服務(wù)意識淡薄

當(dāng)前，大多數(shù)軍工企業(yè)檔案管理人員的管理理念較為落后，在工作過程中仍然堅持傳統(tǒng)的管理思想，沒有意識到檔案信息的重要作用。但是在數(shù)字時代當(dāng)中，檔案信息量十分龐大，且部分檔案信息是交叉的，如果仍然用傳統(tǒng)的管理理念開展管理工作無法有效對檔案信息進(jìn)行分類和標(biāo)記工作。同時，過去檔案管理人員認(rèn)為檔案管理的重點是檔案文件而不是檔案當(dāng)中的數(shù)據(jù)信息，缺乏數(shù)據(jù)意識，沒有深入挖掘檔案數(shù)據(jù)信息的重要價值。

（二）未充分利用數(shù)字技術(shù)

數(shù)字時代的出現(xiàn)打破了過去的孤島狀態(tài)，軍工企業(yè)的檔案信息利用也呈現(xiàn)出了新的趨勢。從整體來看，數(shù)字技術(shù)為檔案信息的開發(fā)利用帶來了更多機(jī)遇。而部分軍工企業(yè)沒有充分利用數(shù)字技術(shù)，沒有構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系和檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前。

四、數(shù)字時代軍工企業(yè)的檔案管理策略

（一）實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化

軍工企業(yè)應(yīng)該意識到實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的重要性，樹立數(shù)字化意識。首先，各級領(lǐng)導(dǎo)以及各個部門都需要意識到檔案管理數(shù)字化的必要性，并積極參與到檔案數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中，起到良好的帶頭作用。其次，各個部門需要積極學(xué)習(xí)，了解檔案數(shù)字化的方法與技巧，部門之間也需要加強配合，共同推動檔案數(shù)字化建設(shè)的深入。此外，檔案管理部門應(yīng)該科學(xué)應(yīng)用數(shù)字技術(shù)實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化。檔案部門需要將現(xiàn)有的以文字、圖片、視頻、音頻等各種形式存在的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化錄入，并利用計算機(jī)進(jìn)行檔案存儲。例如，檔案管理部門可以利用掃描儀器對圖片等信息進(jìn)行文本轉(zhuǎn)換，之后上傳至計算機(jī)當(dāng)中進(jìn)行有效保存。同時，檔案管理人員應(yīng)該提高認(rèn)識，樹立數(shù)字化意識，將檔案管理重點放在檔案中的數(shù)據(jù)信息上，積極挖掘檔案數(shù)據(jù)信息的價值。

（二）構(gòu)建計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系

軍工企業(yè)檔案管理部門在完成檔案資料數(shù)字化錄入與存儲工作之后，需要構(gòu)建一個完善的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系，從而為檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)提供保障。第一，檔案部門需要構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，并將檔案數(shù)據(jù)庫分為重要電子文件數(shù)據(jù)庫、檔案全宗目錄庫、案卷目錄庫、檔案借閱利用數(shù)據(jù)庫、庫房管理數(shù)據(jù)庫、卷內(nèi)文件目錄數(shù)據(jù)庫、案卷目錄庫以及檔案編研信息數(shù)據(jù)庫等多個小的數(shù)據(jù)庫，將檔案信息分門別類的存儲在這些數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，從而提高檔案管理效率[1]。第二，軍工企業(yè)檔案管理部門在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫之后，不能讓數(shù)據(jù)庫局限于企業(yè)局域網(wǎng)當(dāng)中，應(yīng)該將其中一些非機(jī)密性的檔案上傳至互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，讓更多的人了解軍工企業(yè)的檔案信息，提高檔案利用率。例如，檔案管理部門可以利用超媒體技術(shù)、WWW 超文本技術(shù)構(gòu)建一個與互聯(lián)網(wǎng)相連的軍工企業(yè)檔案網(wǎng)服務(wù)器，這樣就可以讓更多的網(wǎng)絡(luò)用戶瀏覽非保密性的檔案信息。

（三）加大對檔案人員的培養(yǎng)力度

對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)是加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，所以軍工企業(yè)需要加大對檔案人員的培養(yǎng)力度，構(gòu)建一支高水平、高素質(zhì)的檔案管理隊伍。首先，軍工企業(yè)可以根據(jù)需求招納經(jīng)驗豐富、掌握專業(yè)知識且具有信息、數(shù)字化等技術(shù)應(yīng)用能力的檔案管理人員，優(yōu)化檔案管理隊伍。其次，需要對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)?？梢匝垯n案管理專家開設(shè)講座，也可以定期安排部分檔案管理人員進(jìn)修，從而在豐富其管理經(jīng)驗的同時提高其數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用能力。

五、結(jié)語

實現(xiàn)軍工企業(yè)檔案管理的數(shù)字化具有重要作用，不僅能夠提高計算機(jī)的利用率、增強檔案信息的實效性，也能夠確保檔案信息與最新科學(xué)技術(shù)接軌，但是當(dāng)前軍工企業(yè)檔案管理工作中仍存在主動服務(wù)意識淡薄、檔案信息的開發(fā)力度不足等問題，所以軍工企業(yè)應(yīng)該根據(jù)數(shù)字時代的特點與要求實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化、構(gòu)建計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系并加大檔案人員的培養(yǎng)力度，從而安全、高效地開展檔案管理工作，實現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展。