事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略淺述

張紅霞 新蔡縣人社局

在信息化背景下，許多事業(yè)單位已經(jīng)開始引入信息化系統(tǒng)，這改善了檔案管理的工作模式，也提高了檔案管理的工作效率。為了促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，使得信息化系統(tǒng)更合理地用于檔案管理工作中，企業(yè)檔案管理人員和其他相關(guān)工作人員也要積極進(jìn)行創(chuàng)新，不斷提高檔案管理工作的方式方法，在檔案管理中加入科學(xué)化與信息化的元素，提升管理效率。

一、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的作用

現(xiàn)階段，檔案管理當(dāng)中加強(qiáng)計(jì)算機(jī)化建設(shè)的過程以及使用計(jì)算機(jī)化介質(zhì)作為傳播檔案資料的手段具有許多優(yōu)勢(shì)。它能夠明顯的提升檔案管理分發(fā)當(dāng)中的信息速度，并提升和改善公共機(jī)構(gòu)中檔案管理服務(wù)水平。從而提升檔案管理的工作效率，從而加強(qiáng)檔案管理效率與部門工作水平。此外，事業(yè)單位建立檔案信息還可以有效提高檔案信息的質(zhì)量，加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)的條件，從而有效減少紙張資源的浪費(fèi)。檔案管理可以有效地提升公共企業(yè)檔案管理體系和管理方法。

二、檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）在檔案管理上重視度不高

現(xiàn)階段，事業(yè)單位管理人員對(duì)于檔案管理工作不重視的現(xiàn)象比較明顯，因此，常常會(huì)發(fā)生部分重要檔案丟失的問題出現(xiàn)，從而影響了檔案信息的時(shí)效性。

（二）信息化建設(shè)規(guī)劃不足

雖然當(dāng)前部分企業(yè)把檔案信息化納入事業(yè)單位年度工作計(jì)劃之中，但在具體落實(shí)過程很多行政單位并沒有真正地落實(shí)檔案信息化建設(shè)工作，也沒有制定檔案信息化管理機(jī)制。特別是很多行政事業(yè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案信息化建設(shè)重視程度不足，認(rèn)為檔案信息化建設(shè)并不是行政事業(yè)單位主線工作，因此，沒有給行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)提供足夠的人力、物力和財(cái)力支持，導(dǎo)致部分行政單位檔案信息化管理模式相對(duì)滯后，這也在一定程度上影響了行政事業(yè)單位檔案信息資源利用和共享。

（三）檔案檢索與管理制度有待完善

如果在事業(yè)單位的發(fā)展過程中出現(xiàn)檔案混亂或者信息虛假等現(xiàn)象，那么就會(huì)給事業(yè)單位帶來較大的損失。所以，檔案管理人員要時(shí)刻嚴(yán)格要求自己，不斷探索檔案管理的發(fā)展模式并將檢索機(jī)制合理地融入其中。同時(shí)，單位也應(yīng)不斷地總結(jié)之前的經(jīng)驗(yàn)，并將其應(yīng)用在檔案管理的工作中。如果沒有完整的檔案存儲(chǔ)與查閱制度，可能會(huì)導(dǎo)致工作效率無法提高，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)造成檔案信息丟失的現(xiàn)象發(fā)生，從而阻礙了事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。三是檔案管理信息化的安全性不高。有些檔案管理人員不重視檔案管理制度，沒有嚴(yán)格遵守檔案管理制度規(guī)范，導(dǎo)致工作失誤行為時(shí)有發(fā)生。

三、檔案管理信息化建設(shè)的管理措施

（一）加強(qiáng)信息安全防護(hù)

在信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作開展效率迅速提高、耗時(shí)大幅縮短，但與此同時(shí)，檔案信息資源安全問題也變得更為嚴(yán)峻。所以，企業(yè)在檔案信息化建設(shè)管理過程當(dāng)中，需要對(duì)信息安全防護(hù)工作開展力度予以加強(qiáng)。首先，企業(yè)需要提升相關(guān)人員安全理念，讓工作人員嚴(yán)格開展檔案資源信息安全鑒定工作，讓檔案開放范圍以及安全保密程度得以明確化處理，有效提升檔案管理工作心的效率。另外，事業(yè)單位應(yīng)開展檔案資源存儲(chǔ)殺毒工作，在實(shí)際工作中，需要裝設(shè)防火墻與殺毒軟件，并對(duì)硬件設(shè)備、軟件設(shè)備開展定期升級(jí)維護(hù)工作。最后，在信息化背景下，需要對(duì)數(shù)據(jù)備份功能、數(shù)據(jù)恢復(fù)功能予以全面應(yīng)用，確保檔案數(shù)據(jù)信息安全防護(hù)工作開展綜合性，事業(yè)單位應(yīng)在安全防護(hù)工作開展中全面結(jié)合實(shí)際情況，讓自身優(yōu)勢(shì)得到充分發(fā)揮，完成安全風(fēng)險(xiǎn)與安全問題的監(jiān)控工作、識(shí)別工作、處理工作與報(bào)告工作，讓檔案資源管理工作更具綜合性特點(diǎn)。

（二）強(qiáng)化檔案資源共享功能

由于地域限制部分檔案信息不能夠被充分利用，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了資源共享，使得行政事業(yè)單位完全可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)搭建信息處理系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)檔案信息處理系統(tǒng)的橫向和縱向聯(lián)系，加大對(duì)行政事業(yè)單位其他部門檔案信息的收集力度，同時(shí)也能夠?qū)⒂袃r(jià)值的檔案信息共享到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)之上，實(shí)現(xiàn)檔案信息的綜合利用。行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)不僅會(huì)減輕檔案工作人員的工作量和工作壓力，同時(shí)通過檔案信息化建設(shè)也能夠加強(qiáng)檔案管理部門與行政事業(yè)單位其他部門之間的聯(lián)系。

（三）建立完整的檔案管理制度

事業(yè)單位在開展檔案管理工作過程當(dāng)中，事業(yè)單位想要保證檔案管理工作的順利開展，首先應(yīng)當(dāng)建立一套完整的檔案管理規(guī)范制度有。事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建層層負(fù)責(zé)制度，并成立專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小組，信息化背景下，檔案管理工作具有專人專崗特點(diǎn)。其次，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)制定長期規(guī)劃與長期目標(biāo)，具體應(yīng)涵蓋在線接收、在線移交、在線查詢、在線鑒定等多種內(nèi)容，讓政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫得到有效對(duì)接，讓安全防護(hù)防泄密問題、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)攻關(guān)問題、數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一問題得到有效解決。最后，需要對(duì)權(quán)利義務(wù)制度予以明晰化處理，保證工作開展有序性與工作流程明確性。

四、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)在檔案管理的工作當(dāng)中利用信息化技術(shù)開啟信息化檔案管理模式，能夠有效促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，同時(shí)提升檔案管理的質(zhì)量和工作效率，為事業(yè)單位減少人力成本。為了充分利用信息化的優(yōu)勢(shì)在檔案管理當(dāng)中提升其工作效率，應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面培訓(xùn)，使其能夠完全掌握信息化技能，在培訓(xùn)過程中也應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)檔案工作人員的整體素質(zhì)，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的信息化發(fā)展，極大的提升了事業(yè)單位檔案管理工作的效率。