大數(shù)據(jù)時代國有企業(yè)人事檔案數(shù)字化管理策略分析

張秋芬 浙江省能源集團城市燃氣有限公司

現(xiàn)代信息技術(shù)帶給企業(yè)無限的挑戰(zhàn)和契機，尤其是在信息數(shù)據(jù)層面，數(shù)字技術(shù)給予的幫助可以讓企業(yè)處于一個效率化的環(huán)境和氛圍，信息與溝通以及數(shù)據(jù)的保存管理可以讓企業(yè)朝著現(xiàn)代化的步伐前進。大數(shù)據(jù)時代下，國有企業(yè)數(shù)字化管理的要求是依據(jù)社會的發(fā)展需求制定的，而基于此，我們可以從中思考一些有效的策略來優(yōu)化人事檔案數(shù)字化管理。

一、大數(shù)據(jù)時代對人事檔案管理的要求

（一）保證企業(yè)人事檔案存放與保存的完備性

在大數(shù)據(jù)時代下，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)無法滿足企業(yè)的需求，尤其是對于中大型國有企業(yè)而言，職工人數(shù)頗多，人事檔案的數(shù)量已經(jīng)達到上千甚至上萬冊，傳統(tǒng)管理已無法很好地保證管理質(zhì)量和效率。在這樣的情況下，人事檔案信息工作必須與現(xiàn)代接軌，保證企業(yè)人事檔案存放與保存的完備性。存放與保存是一個比較復雜的工作，在傳統(tǒng)的工作過程中，必須有一個較安全較大的專業(yè)檔案庫房才能完成存放，而保存也需要很多的步驟和工序。其次，人事檔案材料隨時隨地都會形成，從入學開始，人事檔案材料就會隨之產(chǎn)生，學校畢業(yè)后進入企業(yè)工作，職工入職、工資定級、職務晉升、年度考核、獎懲等直至退休會產(chǎn)生一系列的人事檔案材料。而在當今時代背景下，任何企業(yè)對于檔案信息的存放和保存都有著較高的要求，數(shù)字化的管理措施落實勢在必行。

（二）保證企業(yè)人事檔案信息內(nèi)容的安全性

檔案信息的安全性是檔案管理工作的重點，而在傳統(tǒng)的檔案工作過程中，常常無法有效地保證檔案的安全性，容易出現(xiàn)錯漏、遺失、被盜的情況，最嚴重的還可能出現(xiàn)非法篡改、非法破壞的情況，因此，在大數(shù)據(jù)時代下，企業(yè)對人事檔案管理的安全性要求程度較高，必須要保證信息數(shù)據(jù)不被破壞、盜取。同時，也必須保證人事檔案信息不被網(wǎng)絡病毒侵犯、干擾。為了提升人事檔案管理的安全系數(shù)，一定要建立專門的管理員賬號才能登陸人事檔案信息化系統(tǒng)，采用u盾等具有防護作用的硬件設備保護人事檔案信息安全性和保密性。除此之外，要做好科學的分類工作，職工檔案名冊必須要按姓氏拼音或持姓氏筆畫進行分類，這樣一來可以快速的找到職工人事檔案的內(nèi)容，也有助于方便工作人員及時的發(fā)現(xiàn)人事檔案丟失的問題。

（三）數(shù)字化人事檔案管理的技術(shù)水準

在應用大數(shù)據(jù)技術(shù)來優(yōu)化人事檔案管理工作的時候，人事檔案管理的重點由存放、保存轉(zhuǎn)移到了數(shù)字技術(shù)水平的提高。企業(yè)可以通過云計算、大數(shù)據(jù)庫來對人事檔案信息進行資源調(diào)配，還可以利用信息加工技術(shù)進行人事檔案庫的重新構(gòu)建。工作人員要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)做好數(shù)字化人事檔案的分類和整合工作，比如在大數(shù)據(jù)系統(tǒng)中可以利用漢語拼音的編號法進行檔案的分類，并且在系統(tǒng)中規(guī)定姓氏按照拼音字母的次序排列，第一個字母相同再按第二個字母次序排列，從而實現(xiàn)自動化的數(shù)據(jù)處理效果。還可以根據(jù)人事檔案數(shù)字化加工的內(nèi)容，直接在人事檔案管理系統(tǒng)中生成人員的簡歷及各種所需信息，直接應用在工作中。因此，在大數(shù)據(jù)時代下，人事檔案數(shù)據(jù)管理要求還包括必須保證數(shù)字化人事檔案信息管理技術(shù)水準的不斷提升，從而處于一個較高的水平。

二、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)人事檔案工作的優(yōu)化策略

（一）不斷推動企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設

在收集系統(tǒng)完善以后，對于國有企業(yè)而言，必須推動本企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫建設的發(fā)展，只有這樣才能保證檔案數(shù)據(jù)管理工作得到優(yōu)質(zhì)化的建設。首先，可以在原來資源庫的基礎上升級開發(fā)企業(yè)人力資源信息數(shù)據(jù)庫，在其中可以添加一些以往沒有的人事檔案數(shù)字化檔案庫資源。其次，數(shù)據(jù)庫建設要積極創(chuàng)新，在國有企業(yè)中，必須注重企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新，引入更多的創(chuàng)新理念來滿足現(xiàn)代化建設。最后，人事檔案數(shù)據(jù)庫要注重開發(fā)技術(shù)的引入。第一，選擇高端技術(shù)企業(yè)進行合作，加大投資力度，只有這樣才能保障數(shù)字化人事檔案管理工作的安全性和高效性，數(shù)字化數(shù)據(jù)庫的建設才能夠滿足國有企業(yè)的個性化的需求；第二，做好數(shù)據(jù)的備份保存工作，在新技術(shù)應用之前要進行檢測工作。

（二）人事檔案數(shù)字化的管理

在大數(shù)據(jù)背景下進行人事檔案管理工作時，需要突出人事檔案數(shù)字化管理的特征，將數(shù)字化的技術(shù)和信息技術(shù)融入到人事檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)中，實現(xiàn)現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型。比如在進行人事檔案鑒別的過程中，要充分的發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，結(jié)合大數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容，保證實際工作的有序進行。工作人員要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來判斷這一歸檔文件是否屬于某一立卷對象的個人檔案，是否要劃歸到個人檔案的內(nèi)容中，并且還需要用大數(shù)據(jù)技術(shù)來查看這一檔案資料是否是非常齊全的，和本人交代的內(nèi)容是否存在著一致性的特征。最后要全面的檢查一些材料的手續(xù)是否完備，一些材料是否有蓋章，如果有蓋章的話，那么要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)中的掃描技術(shù)進行歸檔性的記錄，從而保證人事檔案管理工作效率的提高。在人事檔案管理工作中，還需要做好人事檔案的檢查和核對工作，工作人員要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來對人事檔案的數(shù)量進行多方位的檢查，以提高人事檔案保管和保密效果為主來開展日常的工作。

三、結(jié)語

信息科技時代下，在人事檔案管理工作中，海量的檔案信息需要有效的手段來優(yōu)化管理，大數(shù)據(jù)就是一種有效的方式，企業(yè)可以根據(jù)現(xiàn)實需求將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入企業(yè)人事檔案管理工作中，繼而通過提高數(shù)字化管理效率、數(shù)字化技術(shù)人員的能力等等方式來進一步實現(xiàn)人事檔案信息大數(shù)據(jù)管理的有效資源配置，拓展企業(yè)的信息發(fā)展空間，為企業(yè)提供更全面有序的人事檔案信息。