財(cái)務(wù)信息化在費(fèi)用報(bào)銷中的運(yùn)用

王云 山西汾西礦業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司財(cái)務(wù)處

在財(cái)務(wù)信息化發(fā)展中，費(fèi)用報(bào)銷是會(huì)計(jì)信息處理中煩瑣且重復(fù)的步驟，屬于獨(dú)立性突出的財(cái)務(wù)板塊。費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)全面建設(shè)能推動(dòng)單位信息化建設(shè)，適應(yīng)財(cái)會(huì)行業(yè)發(fā)展要求，提高單位整體財(cái)務(wù)效率。費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)能將單位原始發(fā)票處理步驟進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)線上電子處理，全面降低費(fèi)用報(bào)銷階段各項(xiàng)成本，降低人力資源成本投入。在費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)應(yīng)用中，相關(guān)管理人員要在網(wǎng)上申請(qǐng)，通過多層次審批完成網(wǎng)上報(bào)銷要求，簡化時(shí)間成本，對(duì)報(bào)銷行為集中規(guī)范。在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)發(fā)展中要注重將傳統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷行為設(shè)定為固定模板，相關(guān)報(bào)銷人員要注重依照嚴(yán)格規(guī)定做好審批操作。之后通過系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算能保障報(bào)銷金額生成對(duì)應(yīng)的賬單，對(duì)人工錯(cuò)誤集中優(yōu)化，提高財(cái)務(wù)管理工作效率。

一、費(fèi)用報(bào)銷中應(yīng)用財(cái)務(wù)信息化的作用探析

在費(fèi)用報(bào)銷中全面實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化發(fā)展，能有效推動(dòng)國當(dāng)前企業(yè)全面信息化發(fā)展，集中適應(yīng)社會(huì)發(fā)展新時(shí)期多項(xiàng)需求，從整體角度推動(dòng)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。當(dāng)前要注重保障企業(yè)在報(bào)銷中實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程化發(fā)展，這樣能有效降低費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)產(chǎn)生的時(shí)間成本，有助于提高費(fèi)用報(bào)銷整體效益。對(duì)網(wǎng)上信息報(bào)銷系統(tǒng)合理應(yīng)用，在規(guī)范化報(bào)銷中能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行申請(qǐng)，對(duì)等待審批集中報(bào)銷，提高各項(xiàng)工作整體效率。其次，在財(cái)務(wù)信息化應(yīng)用實(shí)踐中，能實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷相關(guān)流程固定化發(fā)展，報(bào)銷人員提交相關(guān)報(bào)銷申請(qǐng)以后，會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到相關(guān)流程節(jié)點(diǎn)實(shí)施審批，這樣可以全面提升單據(jù)填報(bào)精確性?；谪?cái)務(wù)軟件接口對(duì)接應(yīng)用，保障系統(tǒng)能進(jìn)行自動(dòng)化記賬，全面提升會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，強(qiáng)化財(cái)務(wù)決策能力。

此外，費(fèi)用報(bào)銷財(cái)務(wù)信息化發(fā)展中能實(shí)現(xiàn)精細(xì)化發(fā)展，在費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)建設(shè)中，通過財(cái)務(wù)信息化發(fā)展能對(duì)各項(xiàng)財(cái)務(wù)預(yù)算集中調(diào)整、預(yù)算補(bǔ)充、超支監(jiān)控等。通過系統(tǒng)應(yīng)用功能發(fā)揮，能全面實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息動(dòng)態(tài)化監(jiān)管控制，對(duì)人為預(yù)算控制相關(guān)問題集中控制，促使企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，降低各項(xiàng)成本費(fèi)用支出，獲取良好的經(jīng)濟(jì)效益，為后續(xù)精細(xì)化管理發(fā)展奠定有效基礎(chǔ)。最后還要保障報(bào)銷信息公開化、透明化發(fā)展，在此系統(tǒng)中具備良好的信息查詢作用，相關(guān)報(bào)銷申請(qǐng)員工能在規(guī)定權(quán)限范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)信息有效查詢，掌握單據(jù)實(shí)際審批狀態(tài)。通過報(bào)銷系統(tǒng)能掌握不同費(fèi)用預(yù)算余額，相關(guān)部門能查詢各項(xiàng)費(fèi)用變動(dòng)情況，便于對(duì)預(yù)算應(yīng)用計(jì)劃集中調(diào)控。企業(yè)要做好預(yù)算現(xiàn)狀分析，突出各項(xiàng)費(fèi)用應(yīng)用透明性。相關(guān)管理人員要注重結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展情況集中分析，基于此基礎(chǔ)為企業(yè)各項(xiàng)發(fā)展策略擬定提供基礎(chǔ)依據(jù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)全面穩(wěn)定發(fā)展[1]。

二、財(cái)務(wù)信息化在費(fèi)用報(bào)銷中運(yùn)用的注意事項(xiàng)

過去諸多傳統(tǒng)企業(yè)在發(fā)展中針對(duì)費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)主要是應(yīng)用紙質(zhì)賬單，通過將賬單逐層遞交申請(qǐng)簽字能完成各項(xiàng)報(bào)銷業(yè)務(wù)，之后通過財(cái)務(wù)管理人員集中計(jì)算結(jié)算，再進(jìn)行費(fèi)用發(fā)放。完整的操作流程中整體消耗時(shí)間較長，各項(xiàng)操作流程較為煩瑣。通過電子信息化費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)應(yīng)用，要注重對(duì)電子控制界面各項(xiàng)信息集中補(bǔ)充，基于規(guī)定操作流程集中審批。財(cái)務(wù)信息化的費(fèi)用報(bào)銷操作流程較為簡潔，也能有效轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)人員賬單核對(duì)方式，要求財(cái)務(wù)人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)與綜合能力。在全新的財(cái)務(wù)信息化發(fā)展環(huán)境中要注重強(qiáng)化個(gè)人業(yè)務(wù)能力，比如財(cái)務(wù)管理人員要注重對(duì)電子賬單進(jìn)行線上審核，對(duì)各類業(yè)務(wù)類型集中劃分。但是會(huì)計(jì)處理與傳統(tǒng)工作方式之間存有一定差異，所以要求財(cái)務(wù)管理人員個(gè)人具備較強(qiáng)的綜合能力，能全面提高工作效率。此外，財(cái)務(wù)信息化應(yīng)用軟件通過專業(yè)化軟件公司進(jìn)行開發(fā)與應(yīng)用維護(hù)，要求財(cái)務(wù)人員在應(yīng)用實(shí)踐中判定軟件系統(tǒng)應(yīng)用于操作處理業(yè)務(wù)是否順暢。相關(guān)財(cái)務(wù)人員要注重和軟件應(yīng)用單位保持有效溝通，相關(guān)財(cái)務(wù)管理人員在各項(xiàng)任務(wù)執(zhí)行中不能片面依賴于信息化系統(tǒng)，要注重提高個(gè)人思考能力與觀察能力，針對(duì)報(bào)銷系統(tǒng)優(yōu)化擬定針對(duì)性發(fā)展建議[2]。

當(dāng)前財(cái)務(wù)管理人員要注重強(qiáng)化個(gè)人專業(yè)知識(shí)積累，企業(yè)發(fā)展中要注重為財(cái)務(wù)管理人員提供更多信息化培訓(xùn)應(yīng)用平臺(tái)。比如整合系統(tǒng)化軟件應(yīng)用做好人員專業(yè)化培訓(xùn)，指導(dǎo)相關(guān)財(cái)務(wù)人員對(duì)軟件系統(tǒng)合理應(yīng)用。調(diào)用更多專業(yè)素質(zhì)較強(qiáng)的人員做好財(cái)務(wù)系統(tǒng)處理要點(diǎn)培訓(xùn)講述，通過專業(yè)化培訓(xùn)能強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)。費(fèi)用報(bào)銷信息化發(fā)展與過去傳統(tǒng)紙質(zhì)審批之間存有較大差異，線上審批往往不能獲取諸多原始單據(jù)，但是對(duì)審批人員個(gè)人發(fā)展來說，要全面提高業(yè)務(wù)操作熟練度，針對(duì)數(shù)額較大的報(bào)銷業(yè)務(wù)，分析各項(xiàng)具體情況，對(duì)電子信息集中核對(duì)，能防止單據(jù)問題對(duì)單位發(fā)展產(chǎn)生較大損失，提高審批操作規(guī)范性[3]。

三、財(cái)務(wù)信息化在費(fèi)用報(bào)銷中的運(yùn)用實(shí)踐

（一）實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)信息初始化發(fā)展

網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)全面實(shí)施應(yīng)用，能保障企業(yè)發(fā)展效率全面提升，適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展需求，降低運(yùn)營費(fèi)用成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)信息初始化發(fā)展中，要注重建立科學(xué)化、規(guī)范化的系統(tǒng)應(yīng)用框架，能對(duì)各個(gè)時(shí)期發(fā)展需求進(jìn)行分析。對(duì)企業(yè)發(fā)展規(guī)章流程合理設(shè)定，提高費(fèi)用報(bào)銷活動(dòng)開展系統(tǒng)性，能優(yōu)化各項(xiàng)制度，集中開發(fā)不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享功能。針對(duì)企業(yè)機(jī)構(gòu)管理、單據(jù)管理、用戶管理、標(biāo)準(zhǔn)管理、流程管理、字典管理等，注重充分優(yōu)化，能促進(jìn)后續(xù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)。針對(duì)報(bào)銷階段各項(xiàng)操作流程要注重提前設(shè)定，提高流程運(yùn)轉(zhuǎn)成效，確保運(yùn)轉(zhuǎn)流程適應(yīng)各項(xiàng)制度要求。比如企業(yè)各部門信息流程、預(yù)算應(yīng)用信息、報(bào)銷人員流程、賬號(hào)信息、多項(xiàng)信息等均要提前設(shè)定，提高信息應(yīng)用精確性[4]。

（二）劃分網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)基本操作流程

首先在申請(qǐng)?zhí)峤恢耙⒅剡M(jìn)行線下單據(jù)整理，在整理中報(bào)銷人員要對(duì)單據(jù)性質(zhì)、發(fā)票面額以及費(fèi)用類別合理整理。對(duì)單據(jù)有效歸類，將現(xiàn)有信息通過記錄方式在原始憑證整理單中進(jìn)行標(biāo)記，有助于促進(jìn)后續(xù)各項(xiàng)工作全面開展。在系統(tǒng)錄入中，在費(fèi)用報(bào)銷階段，相關(guān)人員在系統(tǒng)登錄中，要注重對(duì)單據(jù)具體情況進(jìn)行分析，選取對(duì)應(yīng)單據(jù)報(bào)銷類別，在表單中還要逐步錄入費(fèi)用類別、報(bào)銷人、涉及金額等各項(xiàng)信息。信息進(jìn)入到系統(tǒng)之后會(huì)判定信息完整性，確保資金應(yīng)用能控制在預(yù)算范圍內(nèi)。在實(shí)際工作中，系統(tǒng)要參照費(fèi)用類別做好報(bào)銷單自動(dòng)化編號(hào)，便于后續(xù)信息查詢[5]。

之后要展開合理的網(wǎng)上審批操作，管理層要注重在相應(yīng)的權(quán)限范圍內(nèi)獲取審批提醒。通過多項(xiàng)信息有效關(guān)聯(lián)可以進(jìn)入到單據(jù)審批界面中，對(duì)各類單據(jù)集中審批。財(cái)務(wù)管理人員要注重基于原始單據(jù)，對(duì)票據(jù)真實(shí)性進(jìn)行判定，檢查與報(bào)銷單填寫是否一致。在各個(gè)環(huán)節(jié)操作中，當(dāng)出現(xiàn)單據(jù)修改意見以后，要注重退回單據(jù)，通過集中修改之后進(jìn)行審批。在此環(huán)節(jié)操作中，還能有效控制越權(quán)問題發(fā)生，防止出現(xiàn)越權(quán)審批問題。當(dāng)審批人員受到諸多要素影響難以有效開展審批活動(dòng)。要注重對(duì)各項(xiàng)問題集中分析，進(jìn)行授權(quán)審批，委托相關(guān)管理人員執(zhí)行審批，保障各項(xiàng)活動(dòng)穩(wěn)定進(jìn)行[6]。

財(cái)務(wù)處理流程至關(guān)重要，在財(cái)務(wù)審批完成之后，要注重與財(cái)務(wù)系統(tǒng)有效對(duì)接，財(cái)務(wù)系統(tǒng)能自動(dòng)化生成相應(yīng)的記賬憑證。能有效優(yōu)化人員重復(fù)操作，保障財(cái)務(wù)工作從核算層面轉(zhuǎn)化到管理層面?；趫?bào)銷電子表單中補(bǔ)充付款賬號(hào)等財(cái)務(wù)信息，能為后續(xù)出納提供便利，保障各項(xiàng)工作穩(wěn)定進(jìn)行。出納要注重對(duì)賬務(wù)處理現(xiàn)狀與處理結(jié)果集中分析，之后進(jìn)行網(wǎng)上銀行集中錄入，通過規(guī)范化授權(quán)之后，能進(jìn)行支付，完成完整操作流程。

四、結(jié)語

在信息化快速發(fā)展環(huán)境中，企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)規(guī)范化應(yīng)用與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合是重要發(fā)展趨勢(shì)。當(dāng)前要注重提高此環(huán)節(jié)工作效率，節(jié)約工作時(shí)間、提高工作精確性，降低成本支出。提高綜合財(cái)務(wù)管理效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理目標(biāo)，保障企業(yè)在發(fā)展中能創(chuàng)造較高的經(jīng)濟(jì)效益，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。