以某地方民族高校為例談財(cái)務(wù)信息化建設(shè)探究

高澤斌 劉鵬程 王琳霞 陳克麗 四川民族學(xué)院

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展、大數(shù)據(jù)的誕生，財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)也愈發(fā)深入和全面，從最基本的網(wǎng)絡(luò)賬務(wù)處理到零星辦公用品采購一站式監(jiān)督；從提高便利性到提升內(nèi)部控制力度，財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展碩果已經(jīng)不斷給企事業(yè)單位帶來了紅利，正因如此，實(shí)行財(cái)務(wù)信息化是未來甚至是現(xiàn)在的大勢(shì)所趨，當(dāng)然，高校也概莫能外。筆者在此選取中央民族大學(xué)、西南民族大學(xué)、西昌學(xué)院等眾多高校使用的神州浩天公司所開發(fā)的財(cái)務(wù)軟件平臺(tái)，以某地方民族院校為探討對(duì)象，探究財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的相關(guān)問題。

一、該民族院校信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問題

（一）財(cái)務(wù)信息化現(xiàn)狀

被調(diào)查學(xué)院現(xiàn)采用的是神州浩天公司所開發(fā)的財(cái)務(wù)軟件平臺(tái)，主要包括財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)及網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，工資管理系統(tǒng)，學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)，網(wǎng)上繳費(fèi)平臺(tái)，尚未引入預(yù)算管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷、銀?；ヂ?lián)等信息化模塊。現(xiàn)在校師生約11000人，近三年財(cái)務(wù)收支近15億元，近三年憑證數(shù)約23000份，月均639份。綜合以上數(shù)據(jù)比較，該所院校財(cái)務(wù)規(guī)模與同省其他高校相比體量不大，但也顯而易見，其財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)也只是鳳毛麟角，僅僅建設(shè)了信息化的基礎(chǔ)部分，財(cái)務(wù)信息化整體建設(shè)相對(duì)落后。

（二）存在的問題

1.財(cái)務(wù)信息化方面的人才缺乏。財(cái)務(wù)信息化管理崗位要求既要懂財(cái)務(wù)管理，又要熟悉計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，而在這方面的人才按目前市場(chǎng)情況引進(jìn)很難，只能從現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)，這就造成學(xué)校的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)推進(jìn)速度慢，財(cái)務(wù)處的軟件和硬件缺少專門人員進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，存在安全隱患。

2.預(yù)算編制和管理還很粗放，沒有預(yù)算管理委員會(huì)，沒有專門的預(yù)算管理系統(tǒng)，預(yù)算編制主要還是由計(jì)劃財(cái)務(wù)處預(yù)算科根據(jù)四川省財(cái)政廳下達(dá)的控制數(shù)，組織歸口管理部門，編制年初預(yù)算，最終由預(yù)算科根據(jù)各部門上報(bào)的部門預(yù)算，匯總后報(bào)送校長(zhǎng)辦公會(huì)議討論通過，缺少對(duì)需求計(jì)劃進(jìn)行專家論證和預(yù)算審批制度，例如政府采購預(yù)算如果沒有進(jìn)行認(rèn)真審核，可能會(huì)影響到第二年政府采購項(xiàng)目的備案和實(shí)施，以及項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度，造成資金浪費(fèi)。

3.年底集中報(bào)銷經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況較為突出：近三年來上下半年憑證量平均環(huán)比增加89%，在不包含假期的會(huì)計(jì)月度中，憑證數(shù)的最大差值達(dá)到了1225份，占當(dāng)年憑證最多月份數(shù)的71.2%。其形成原因主要為內(nèi)控措施不嚴(yán)厲、審批簽字流程繁雜、教職工自身較為拖沓等因素。

4.賬務(wù)處理繁雜：在2019年政府會(huì)計(jì)引入權(quán)責(zé)發(fā)生制后，財(cái)務(wù)分錄實(shí)行雙軌制，這一制度的引入需要明確自身款項(xiàng)的性質(zhì)，進(jìn)而判斷是否制作預(yù)算分錄；而本校因結(jié)算方式效率較低而導(dǎo)致存在較多往來款項(xiàng)，在制作諸如工資等涉及往來款項(xiàng)較多的憑證時(shí)難度陡增，在引入權(quán)責(zé)發(fā)生制前本就需要大量時(shí)間處理，現(xiàn)在更是需要花費(fèi)數(shù)倍時(shí)間。

5.報(bào)銷進(jìn)度不透明：該所院校采用預(yù)收單制度進(jìn)行報(bào)銷審核，工作日一位前臺(tái)工作人員進(jìn)行單據(jù)預(yù)審，而后其余工作人員進(jìn)行二審和賬務(wù)處理。在未使用短信、app平臺(tái)推送消息的情況下該報(bào)銷模式不僅會(huì)導(dǎo)致報(bào)賬人在遞交手續(xù)后無法得知報(bào)賬進(jìn)度，而且在無法做到無現(xiàn)金報(bào)賬的情況下還大大增加了出納人員的工作。

6.報(bào)銷人員財(cái)務(wù)學(xué)習(xí)強(qiáng)度不足：在日益嚴(yán)格的財(cái)務(wù)制度下，所需材料相較以前更加規(guī)范和健全，而在這一過程中財(cái)務(wù)人員和報(bào)銷人員存在脫節(jié)，而脫節(jié)所造成的直接沖突就直接匯聚到了財(cái)務(wù)前臺(tái)人員面前，解釋政策，尋求理解成了財(cái)務(wù)人員工作常態(tài)，報(bào)賬難這一思想則在報(bào)銷人員中難以根除。

二、該民族院校財(cái)務(wù)信息化前期建設(shè)方案

該院校信息化建設(shè)尚處于初步階段，而財(cái)務(wù)信息化技術(shù)已是包羅萬象，所以在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方面不能盲目追求最新、最好、最全，不論是財(cái)務(wù)工作人員還是教職工都需要在推進(jìn)階段逐步適應(yīng)，所以在此以前后兩個(gè)建設(shè)階段提出方案。

（一）引入網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷平臺(tái)，報(bào)銷人僅需在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行一系列預(yù)約申請(qǐng)，在辦理完審批手續(xù)后直接裝入憑證投遞箱進(jìn)行投遞即可完成初步報(bào)銷

減輕財(cái)務(wù)工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度：以神州浩天公司的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模塊為對(duì)象，該模塊的引入將使辦公用品采購、差旅費(fèi)報(bào)銷、教職工借款這三類業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷，據(jù)統(tǒng)計(jì)，近三年該學(xué)院辦公用品采購、差旅費(fèi)報(bào)銷、教職工借款三類業(yè)務(wù)占總體業(yè)務(wù)比例為15%、65%、7%。由此可見，引入該模塊可使近九成業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)線上報(bào)銷，而財(cái)務(wù)人員僅在收單這一環(huán)節(jié)即可節(jié)省出大量的時(shí)間，在制單方面也可節(jié)省大量時(shí)間。對(duì)前臺(tái)財(cái)務(wù)工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度有所減輕。

網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷的引入可倒逼報(bào)銷人員對(duì)財(cái)務(wù)規(guī)范的學(xué)習(xí)：網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷可減少財(cái)務(wù)人員面對(duì)面告知所缺手續(xù)這一環(huán)節(jié)，通過流程設(shè)計(jì)使報(bào)賬人員對(duì)自身材料規(guī)范性有初步的了解，該過程可有效減少報(bào)賬過程中的退單率，且對(duì)報(bào)賬人員對(duì)財(cái)務(wù)規(guī)范的學(xué)習(xí)起到了促進(jìn)作用。

提高報(bào)銷透明化：相較于預(yù)收單制的報(bào)銷方式，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷的優(yōu)勢(shì)還在于可以在網(wǎng)絡(luò)上查詢自己的報(bào)賬業(yè)務(wù)進(jìn)度，該功能可讓經(jīng)辦人隨時(shí)掌控自己的報(bào)銷情況，在提高透明化的同時(shí)還能形成監(jiān)督機(jī)制。

（二）引入電子審批系統(tǒng)

電子審批系統(tǒng)可利用網(wǎng)絡(luò)及手機(jī)實(shí)現(xiàn)無紙化審批流程處理，審批人根據(jù)系統(tǒng)提示可不受時(shí)間及地點(diǎn)的限制，通過平臺(tái)審簽電子單據(jù)和網(wǎng)報(bào)申請(qǐng)單進(jìn)行電子簽名，該模式的引進(jìn)將審批模式由線下轉(zhuǎn)為線上，更高效便捷[1]。

電子審批的引入可有效緩解集中報(bào)銷的情況，在高校教師工作繁雜、領(lǐng)導(dǎo)出差、校區(qū)分隔等情況下都能線上完成審批程序，該系統(tǒng)不僅有利于報(bào)賬的及時(shí)性，還提高了經(jīng)辦人報(bào)賬的及時(shí)性，該系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)相輔相成能極大提高報(bào)賬效率。

（三）引入銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)

引入銀校互聯(lián)系統(tǒng)有益于加強(qiáng)內(nèi)控，提高資金支付安全性，在保證財(cái)務(wù)使用網(wǎng)絡(luò)的安全性的前提下，“銀?；ヂ?lián)”系統(tǒng)采用專線搭建，有效預(yù)防網(wǎng)絡(luò)攻擊。

實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)無現(xiàn)金辦公，減少現(xiàn)金管理風(fēng)險(xiǎn) 采用“銀?；ヂ?lián)”系統(tǒng)支付，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和銀行服務(wù)器的支持，報(bào)銷款可以通過系統(tǒng)直接轉(zhuǎn)入收款方，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)銀對(duì)公付款、個(gè)人公務(wù)卡報(bào)銷、校外勞務(wù)費(fèi)轉(zhuǎn)賬等。其一，財(cái)務(wù)部門無須留存?zhèn)溆媒?，?shí)現(xiàn)無現(xiàn)金庫存，減少因保管大量現(xiàn)金而引起的資金安全風(fēng)險(xiǎn)。其二，減少現(xiàn)金在高校財(cái)務(wù)、報(bào)銷人、銀行之間的流動(dòng)，出納和復(fù)核人員無須每天盤點(diǎn)現(xiàn)金、報(bào)銷人無須到現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取現(xiàn)金，提高辦事效率，最大限度地降低因現(xiàn)金流轉(zhuǎn)而造成地風(fēng)險(xiǎn)。其三，可有效減少往來賬款，讓賬務(wù)處理更加簡(jiǎn)潔，減少不必要的暫存款項(xiàng)，在對(duì)于制作工資一類的憑證時(shí)會(huì)有極大的效率提升[2]。

三、該民族院校財(cái)務(wù)信息化前期建設(shè)方案

1.預(yù)算管理系統(tǒng)?？梢远ㄖ聘黜?xiàng)收入和支出項(xiàng)目，全面跟蹤預(yù)算執(zhí)行，在深入分析高校“預(yù)算管理”實(shí)際情況和普遍要求的基礎(chǔ)上，建立包括預(yù)算申報(bào)、預(yù)算編制、撥款下達(dá)、預(yù)算執(zhí)行、執(zhí)行分析、預(yù)算考核在內(nèi)的完整有效的全過程的預(yù)算管理系統(tǒng)?？芍贫ǜ黝A(yù)算申報(bào)項(xiàng)目及申報(bào)模板等，按照業(yè)務(wù)性質(zhì)和預(yù)算內(nèi)容的不同，實(shí)現(xiàn)預(yù)算申報(bào)模板的細(xì)化管理，支持人員經(jīng)費(fèi)、公用經(jīng)費(fèi)、專項(xiàng)預(yù)算等明細(xì)申報(bào)，可以通過預(yù)算管理系統(tǒng)確定歸口部門權(quán)限，如讓資產(chǎn)管理處審核各部門項(xiàng)目中需要采購的貨物、工程、服務(wù)是否需要政府采購，由科研部門審核確定老師的科研項(xiàng)目，編好預(yù)算，使學(xué)校的預(yù)算管理及預(yù)算執(zhí)行能夠滿足主管部門和學(xué)校管理的需要[3]。

2.學(xué)生酬金管理系統(tǒng)。目前對(duì)學(xué)生的發(fā)放種類多樣，主要包括一卡通退費(fèi)，助學(xué)貸款退費(fèi)，各類獎(jiǎng)助學(xué)金，勤工助學(xué)，就業(yè)補(bǔ)貼等。而經(jīng)調(diào)查，學(xué)校學(xué)生各類款項(xiàng)發(fā)放的實(shí)際流程，依然使用的是通過輔導(dǎo)員收集銀行卡號(hào)、線下匯總、線上制作excle發(fā)送至相關(guān)財(cái)務(wù)工作者這種近乎原始的方式和方法，這種方式不僅效率低，而且反復(fù)率極高。使用這種方法工作量非常大，卡號(hào)收集錯(cuò)誤的，還要重匯，還可能存在舞弊風(fēng)險(xiǎn)。而引進(jìn)學(xué)生酬金管理系統(tǒng)，由學(xué)生處提供資助學(xué)生名單，學(xué)號(hào)，補(bǔ)助金的標(biāo)準(zhǔn)，然后導(dǎo)入酬金系統(tǒng)，生成發(fā)放明細(xì)，并且系統(tǒng)可以連接學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)，學(xué)生可以通過微信維護(hù)自己的銀行卡號(hào)，而且發(fā)放的數(shù)據(jù)可以隨時(shí)進(jìn)行審核，可以防止出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。

四、推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)全過程的優(yōu)化建議

引入會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)在一定程度上可以緩解當(dāng)前使用傳統(tǒng)方式遇上的相關(guān)困難，但若要想完全解決問題，僅僅依賴系統(tǒng)，停止自己的思考必定會(huì)適得其反。所以在推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化時(shí)應(yīng)有所準(zhǔn)備。

（一）加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化應(yīng)用的宣傳與培訓(xùn)

對(duì)于財(cái)務(wù)人員應(yīng)該學(xué)習(xí)如何使用及控制這些系統(tǒng)，雖然會(huì)計(jì)信息化減少了會(huì)計(jì)工作人員臺(tái)前的工作任務(wù)，但是其后臺(tái)的工作量及知識(shí)儲(chǔ)備是有所增加的，系統(tǒng)處理是否正確應(yīng)有自己的判斷，不能一勞永逸式的依賴于系統(tǒng)。

為了更好地推廣會(huì)計(jì)信息化如網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷，需要對(duì)教職員工進(jìn)行宣傳培訓(xùn)，因此，學(xué)?？梢跃帉懴到y(tǒng)各項(xiàng)功能的操作說明與指南，組織對(duì)相關(guān)系統(tǒng)使用的培訓(xùn)，加強(qiáng)與各個(gè)部門交流新系統(tǒng)的功能與注意事項(xiàng)，一方面是宣傳如何使用網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷，另一方面是宣傳報(bào)賬所需材料，因?yàn)椴捎猛秵畏绞?，需要各部門經(jīng)辦人對(duì)手續(xù)材料有初步判斷。

（二）內(nèi)部制度的建立和健全

首先，在推進(jìn)會(huì)計(jì)信息化的同時(shí)，學(xué)校應(yīng)加快推進(jìn)內(nèi)部控制建設(shè)信息化，制定內(nèi)部控制信息化建設(shè)方案，通過引入預(yù)算管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等，針對(duì)自身存在問題從制度上進(jìn)行完善，使預(yù)算編制有評(píng)估，預(yù)算執(zhí)行有監(jiān)管，預(yù)算完成有考評(píng)，對(duì)預(yù)算完成得好部門建立獎(jiǎng)懲制度[4]。

其次，在會(huì)計(jì)信息化的推進(jìn)中也應(yīng)適應(yīng)新變化，出臺(tái)新規(guī)定，如電子審批系統(tǒng)地運(yùn)用，如果完全依照老規(guī)矩、老辦法一定無法適應(yīng)新現(xiàn)象，在審核權(quán)限收緊還是放開，在審核額度上增加還是減少都需要更多地考量。

再次，應(yīng)建立財(cái)務(wù)信息化管理制度，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)涉及學(xué)生和教職員工的信息資料，應(yīng)建立保密制度，由專人負(fù)責(zé)，防止涉密；財(cái)務(wù)人員應(yīng)該有信息安全防范意識(shí)，應(yīng)加強(qiáng)信息安全培訓(xùn)。

（三）數(shù)據(jù)互通

當(dāng)下高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的目標(biāo)最重要的就是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)與教務(wù)、人事、學(xué)生、科研等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，打通、運(yùn)轉(zhuǎn)全校龐大的資金流和信息流。而為了實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)更需要高校多個(gè)部門的合作和數(shù)據(jù)共享[5]。

其次，對(duì)接資產(chǎn)管理系統(tǒng)、教材庫等，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)不是一家之言，數(shù)據(jù)互通才能為學(xué)校發(fā)展提供及時(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)分析資料，提高整體工作效率、提高各項(xiàng)工作質(zhì)量和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)真正意義上的管理提升。

五、結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代，有的高校實(shí)現(xiàn)了人工智能化，商品采購與商城直接對(duì)接，差旅服務(wù)平臺(tái)，可以和交通、酒店進(jìn)行對(duì)接。地方高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，困難重重。學(xué)校財(cái)務(wù)應(yīng)乘著信息化這一巨大浪潮向前推進(jìn)，在前進(jìn)路上需要統(tǒng)籌兼顧，財(cái)務(wù)人員需要自我革新，財(cái)務(wù)管理制度需要不斷完善，相信在眾志成城的努力下，會(huì)計(jì)信息化的建設(shè)必定會(huì)一步一個(gè)腳印將藍(lán)圖變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。