辦公室精細化管理的必要性及實施思考

李臻 中國人民解放軍軍事科學院系統(tǒng)工程研究院

辦公室管理在統(tǒng)籌協(xié)調(diào)以及內(nèi)聯(lián)外通等方面起到不可替代的重要作用，也是提升整體管理水平的關(guān)鍵。精細化管理是一種現(xiàn)代管理理念，與傳統(tǒng)粗放式管理相反，在應(yīng)用過程中致力于降低管理成本，提高管理效率。為此，應(yīng)充分認知辦公室精細化管理的必要性，運用可行性實施策略充分發(fā)揮該管理方法的優(yōu)勢。

一、辦公室管理特點

辦公室作為開展管理工作的重要場所，實際工作內(nèi)容繁重，表現(xiàn)為以下幾種特點：（1）規(guī)范性與約束性：辦公室管理過程需要工作人員基于嚴格規(guī)范的管理制度，根據(jù)管理內(nèi)容進行，進而達到預期目標。其中管理規(guī)章制度起到約束與規(guī)范作用；（2）政治性與原則性：體現(xiàn)在工作人員只有樹立正確的政治觀念，具備較高的思想政治水平，才能保證管理工作發(fā)展方向的正確性，富有強責任感和使命感，主動提升個人能力和素質(zhì)；（3）無私性與連接性：辦公室管理以整體發(fā)展利益為重，工作人員應(yīng)始終遵循公私分明、廉潔自律原則，自覺抵御不良利益誘惑，做好內(nèi)外連通的管理工作。

二、辦公室精細化管理的必要性

實施辦公室精細化管理，是致力于完成辦公室行政管理工作和辦公事務(wù)管理工作的精細化轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵，應(yīng)該確保各項事務(wù)得到深化、細化[1]。辦公室管理對象涉及較廣，事務(wù)繁雜。大到制定規(guī)章制度，小到員工安全衛(wèi)生和福利保障等，在整體運營過程中起到承上啟下的作用，因此實行精細化管理是十分有必要的。

（一）明確各人員職責

一方面，實行精細化管理有利于明確各人員職責，分工明確，如進一步確定“專人負責”以及“輪班制度”等，保證每一項辦公室事務(wù)有人管，在執(zhí)行事務(wù)過程中有效避免出現(xiàn)相互推諉情況。在此基礎(chǔ)上，精細化管理可以實現(xiàn)職責分工的細化，對于提高工作人員責任意識有重要作用；另一方面，實行精細化管理不僅利于提升整體管理水平，對促進工作人員綜合能力的提升有重要現(xiàn)實意義，如辦公能力、服務(wù)能力、執(zhí)行能力等，利于推進辦公室工作專業(yè)化發(fā)展。

（二）嚴格監(jiān)督與管理

管理制度在辦公室管理工作中占據(jù)重要地位。通過實施辦公室精細化管理，易于發(fā)現(xiàn)細節(jié)問題，可為完善相關(guān)管理制度、條例、規(guī)定等提供有利條件，也對于人員起到有效的約束作用，發(fā)揮監(jiān)督職能?？梢杂行П苊獬霈F(xiàn)粗放式管理模式下，員工辦事“以經(jīng)驗總結(jié)為主，以制度規(guī)定為輔”的情況，導致管理效率和質(zhì)量大打折扣。

（三）提高整體辦事效率

辦公室精細化管理實現(xiàn)了人員分工、管理制度等多方面的精細化建設(shè)，為辦公室各項工作的順利開展提供強有力的制度支撐以及人力支持。按照制度辦事，省略重復環(huán)節(jié)和程序，整體辦事效率和效果顯著提升，從某種程度上，利于營造良好的工作環(huán)境以及人才隊伍建設(shè)。

三、辦公室精細化管理的實施策略

（一）正確認知精細化管理

意識是行動的先導，認識不到位就難以實現(xiàn)行動自覺[2]?；诓糠指邔宇I(lǐng)導以及管理人員認知上的缺陷，有必要加強全員對辦公室精細化管理認知，彌補認知缺陷，避免其阻礙辦公室管理水平的提升以及精細化管理模式的推行。辦公室工作對于企業(yè)以及政府機關(guān)等運行的重要性不言而喻，是支撐“外部裝修”與“內(nèi)部陳設(shè)”的關(guān)鍵，是辦事方式、處事原則、整體形象的直接呈現(xiàn)。推進辦公室精細化管理，需要滿足高度思想認知這一前提條件，在工作中始終堅持發(fā)揮自身承上啟下、內(nèi)外連通的職能，為企事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)提供堅實的“軟實力”保障。對此，辦公室全員需明晰精細化管理理念和宗旨，認真對待細節(jié)問題，準確把握每一項事物的細節(jié)，做事一絲不茍，不拖延任何一項工作。同時以良好的服務(wù)態(tài)度對待每一名辦事人員，提供相應(yīng)的咨詢和幫助服務(wù)，保障辦公室業(yè)務(wù)的有序性、細致性、合理性。

（二）健全辦公室管理制度

從細節(jié)入手，健全辦公室管理制度，一定程度上可以通過硬性制度要求，防止工作人員憑借經(jīng)驗主義辦事而帶來的不利影響，有效提高工作效率和質(zhì)量。一方面，可以從健全獎懲制度入手，約束人員行為的同時，刺激其工作積極性與自給性，營造良好的工作氛圍，為精細化管理的實施創(chuàng)造有利條件。另一方面，建立規(guī)范化、系統(tǒng)化行政管理流程，保障辦公室工作有章可循，如形成“辦公室人員責任說明書”。鼓勵全員參與制度完善工作中，群策群力，保證制度的合理性、可行性，以此明確各人員工作職責，避免相互推諉情況出現(xiàn)，拖延辦事進度。嚴格按照“急事急辦、特事特辦、遇事速辦”原則，基于規(guī)范工作流程，細致開展辦公室工作，更快完成粗放式管理到精細化管理的轉(zhuǎn)變，提高工作效率和質(zhì)量。

（三）重視查驗工作結(jié)果

存在辦公室排除在半年度、年度考核制度以外的情況，導致辦公室工作被邊緣化，制約辦公室精細化管理發(fā)展。對此，應(yīng)完善人員考核制度，并與獎懲機制掛鉤。從人員辦事效率、辦公日志、年底工作總結(jié)等方面，對人員專崗辦事辦結(jié)率、檔案管理、工作執(zhí)行力等進行細致化考核，給予合理化評估價。制定該指標的過程中，可以借鑒原有制度，取其精華，在結(jié)合精細化發(fā)展實際需求以及崗位要求，進一步優(yōu)化完善，以更好適應(yīng)辦公室管理工作的程序性、規(guī)范性，保證各項量化指標設(shè)計的科學性，以及針對主觀性較強的工作評價的合理性等，可借助榜樣力量激發(fā)全員工作積極性，提高綜合素質(zhì)。

四、結(jié)論

有必要堅持辦公室精細化管理的推進，從提高全員精細化管理意識入手，重視健全辦公室管理制度以及查驗人員工作結(jié)果，對于實現(xiàn)辦公室精細化管理、不斷提高工作效率與質(zhì)量有重要現(xiàn)實意義。