現(xiàn)代企業(yè)會議管理工作的有效方法

魏秋雨 中國石化銷售股份有限公司山東石油分公司

企業(yè)會議是企業(yè)圍繞生產(chǎn)、銷售、售后、日常運營等進(jìn)行的內(nèi)部交流活動。是員工集思廣益、發(fā)揮集體智慧的重要途徑。隨著現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展，會議管理在現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營和生產(chǎn)中發(fā)揮著重要的作用。

一、提高企業(yè)會議管理水平的重要性

1.有利于統(tǒng)一員工思想。有效凝聚企業(yè)發(fā)展的強大合力，確保企業(yè)各項生產(chǎn)經(jīng)營工作的高效推進(jìn)。

2.有利于明確工作路徑。參與者經(jīng)過溝通之后制定活動或是方案的具體實施計劃、措施。以實現(xiàn)路徑最簡捷、管理最高效、資源最集約的目的，保證工作目標(biāo)的及時準(zhǔn)確達(dá)成。

3.有利于實現(xiàn)目標(biāo)愿景。企業(yè)員工能夠更加明確企業(yè)的目標(biāo)愿景，從而促進(jìn)各部門的有效協(xié)作，提高企業(yè)運轉(zhuǎn)效率，同時也可以提升員工對企業(yè)的認(rèn)同感，有力推動企業(yè)目標(biāo)愿景的實現(xiàn)。

二、現(xiàn)代企業(yè)會議管理工作時應(yīng)遵守的原則

1.主題具體明確。會議主題必須清晰明確，不能討論空洞無物的內(nèi)容，提倡直奔主題、開門見山的組織方式，使與會人員能集中注意力，提高解決問題的效率。

2.開展會議要準(zhǔn)時。參與人員準(zhǔn)時參與會議能保證會場的秩序與紀(jì)律，而領(lǐng)導(dǎo)與主持人的準(zhǔn)時則是會議的必須要求，表達(dá)對其他員工的尊重和會議的重視，對企業(yè)的紀(jì)律可以起到模范帶頭作用，同時會議前的充分準(zhǔn)備也有利于會議內(nèi)容的正常開展。

3.進(jìn)程安排合理、條理清晰。精簡會議開展的環(huán)節(jié)，剔除不必要的部分和內(nèi)容，提高會議進(jìn)展各個環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)程度，不斷深入商議的內(nèi)容，幫助與會成員理順?biāo)季S思路，使會議的決策更科學(xué)有效。

4.工作完成情況需監(jiān)督推進(jìn)。為保證會議決策效率和決策內(nèi)容的科學(xué)合理，會議的組織監(jiān)控與管理能保證會議內(nèi)容不偏差，進(jìn)度任務(wù)按時完成，最終使會議的作用最大程度地發(fā)揮，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的未來發(fā)展找到出路。

三、企業(yè)會議管理中存在的問題

1.會前策劃不充分。企業(yè)往往會根據(jù)企業(yè)實際運行情況召開臨時會議，以解決應(yīng)對企業(yè)改革發(fā)展過程中的問題。然而，會議的快速啟動往往難以轉(zhuǎn)化為高質(zhì)量決策，原因就在于會議策劃不充分，臨時會議往往會打亂參會人員的工作計劃，往往是浪費了時間、打亂了計劃，卻沒有取得理想的會議效果。

2.會中管理不細(xì)致。會議時長不受控，與會者缺乏時間概念和緊迫感，思路不清晰、語言不凝練等現(xiàn)象使會議時長失去控制；參會范圍不受控，廣泛存在陪會現(xiàn)象，不僅浪費工作時間，也增加了信息泄露風(fēng)險；會議主題不受控，在討論過程中“節(jié)外生枝”、脫離會議主題和討論主線的現(xiàn)象時有發(fā)生，討論問題久拖不決，會議效果大打折扣。

3.會后督辦不嚴(yán)格。凡是會議，必有督辦。與會者在達(dá)成共識的基礎(chǔ)上形成會議決議，從會議決議到落實工作的橋梁有兩個要素，一是任務(wù)分解落實，二是會后督查督辦。缺少其中的任何一環(huán)，工作部署就難以有效轉(zhuǎn)化為具體行動，會議管理也難以實現(xiàn)真正的閉環(huán)。

4.管理不科學(xué)、不規(guī)范。企業(yè)組織是一個整體系統(tǒng)，有相對復(fù)雜的結(jié)構(gòu)組織，不同業(yè)務(wù)線與部門之間的時間安排相互沖突，準(zhǔn)備不充分的會議進(jìn)程打亂原有的生產(chǎn)計劃，浪費時間；現(xiàn)代企業(yè)會議管理的實踐中還存在陪會現(xiàn)象，與會議內(nèi)容相關(guān)性不強的部門也被要求派出人員參與會議，不僅浪費時間，而且也導(dǎo)致信息的傳達(dá)出現(xiàn)障礙，影響會議討論的質(zhì)量。此外，還有會議內(nèi)容不夠精簡、重點內(nèi)容不突出、理論知識過多、對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際關(guān)聯(lián)性低下等問題，不能發(fā)揮企業(yè)會議在生產(chǎn)經(jīng)營決策上的指導(dǎo)作用，大量浪費了企業(yè)的資源和成本。

四、改進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)會議管理工作的對策

1.建立信息化的企業(yè)會議管理系統(tǒng)。針對企業(yè)現(xiàn)狀與企業(yè)會議管理建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺，簡化會議安排的操作流程，提高效率。會議前根據(jù)會議的不同類型進(jìn)行相關(guān)通知的分類發(fā)布，使電子文檔取代紙質(zhì)文檔，快速及時地傳遞到與會人員手中，同時將會議座位排定、會議室的預(yù)定等進(jìn)行線上操作，簡化辦事流程，提高效率。

2.主題明確、時間長度適宜。會議主持人應(yīng)就會議進(jìn)行事先的總結(jié)提煉，做好會議前的會議時間規(guī)劃和進(jìn)程安排，通過嚴(yán)格控制會議步驟和進(jìn)程，使會議的單位時間發(fā)揮最大的功效與作用，尤其要做好書面準(zhǔn)備，不僅將內(nèi)容上傳下達(dá)，而且也要給予參與會議員工充分的準(zhǔn)備時間，為解決會議主題問題提供更好的環(huán)境和支持。

3.突出議題內(nèi)容。會議的重點問題在會議前與會議中都應(yīng)不斷強調(diào)，使員工在集思廣益群策群力的同時，始終貫徹會議的重點議題，提高解決問題的效率，同時討論小組的內(nèi)容劃分也要盡量精準(zhǔn)、切合重點，使決策思路始終圍繞主題進(jìn)行有序深入的開展。而在討論結(jié)束時，初步?jīng)Q策后要做好總結(jié)，將討論結(jié)果與所有參與會議的成員共享，同時會議后要形成清晰的書面內(nèi)容，下達(dá)到各個部門，以便指導(dǎo)下一步的工作進(jìn)行和項目改進(jìn)。

4.增強企業(yè)會議管理工作的規(guī)范化水平。制定科學(xué)合理規(guī)范的企業(yè)會議流程，能對提升現(xiàn)代企業(yè)會議效率發(fā)揮積極作用。會議流程應(yīng)明確主題，同時領(lǐng)導(dǎo)與主持人應(yīng)控制議題的數(shù)量，要先行討論典型性、緊要的重要議題，次要的議題可在重點問題結(jié)束后探討。企業(yè)會議的規(guī)范化要求還體現(xiàn)在會議規(guī)模、與會人數(shù)、參與部門等，應(yīng)加強規(guī)劃，針對議題內(nèi)容通知相應(yīng)部門參加，以免無關(guān)部門參與，浪費時間與企業(yè)成本。

總之，現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展進(jìn)步給現(xiàn)代企業(yè)會議管理提出了新的要求，復(fù)雜多元的企業(yè)結(jié)構(gòu)要求企業(yè)會議管理科學(xué)合理高效。因此，應(yīng)建立規(guī)范的企業(yè)會議管理制度，從會議前、會議中、會議后等多個角度對會議進(jìn)行規(guī)劃與管理，做好各個環(huán)節(jié)方面的工作，實現(xiàn)企業(yè)會議的高效開展。