關于高校業(yè)務層面內(nèi)部控制存在的問題及對策研究

盧建貌 浙江工貿(mào)職業(yè)技術學院

隨著高等教育的積極發(fā)展，中國的高等教育進入了發(fā)展和質(zhì)量提高的新境，迫切需要改革有關的管理制度和資源分配機制。內(nèi)部控制的建設將促進現(xiàn)代高校的建設。高校制度完善了治理結(jié)構(gòu)，規(guī)范了權(quán)力運行，提高了高校的風險防范和控制能力，并為高校的全面改革保駕護航。

一、高校運營層面的內(nèi)部控制問題

（一）預算控制力弱

首先，在預算編制中缺乏科學的分析。在預算方面，高校面臨著諸如參考信息不完整，論據(jù)不足和缺乏科學分析之類的問題。這些問題造成了預算數(shù)據(jù)與高校實際實施數(shù)據(jù)之間的重大差異。指標類型較多，內(nèi)容廣泛，財務支出詳細預算的準備程度不高。在預算控制方面，高校尚未建立評估預算績效的機制，因此一些部門一直在盲目地研究預算金額，未能提高預算增長的效率。

第二，預算不準確。調(diào)查顯示，高校業(yè)務層面的項目經(jīng)理很少是經(jīng)濟學專業(yè)的，并且缺乏基本的預算知識。高校業(yè)務層面的管理者，缺少預算管理一定的專業(yè)知識，預算編制基于經(jīng)驗或想象。如果查看高校的預算，會發(fā)現(xiàn)高校的預算可以節(jié)省人力資源和時間，但它不僅是年度準備計劃和實施的基礎，而且是高校發(fā)展計劃的補充。高校各部門存在財務預算意識模糊的現(xiàn)狀，普遍認為，財務預算只和財務部門有關系，是財務部門的一項工作，與自身沒有關系，從而出現(xiàn)了業(yè)務層面的財務預算編制脫節(jié)，導致高校業(yè)務財務預算不合理，高校難以進一步發(fā)展。

（二）采購系統(tǒng)不完善，采購效率低下

首先，采購方法是傳統(tǒng)的，透明度較低。采購的透明度低，因為采購操作采用人工方法。相關部門無法實時掌握采購批準和采購進度，無法跟蹤采購進度和采購績效，無法及時查詢采購合同的A/S條款。其次，采購種類繁多，采購周期長。高校承擔著教育和科學研究的多項任務，因此對設備的需求是多種多樣的，面對許多采購項目，人工采購方法往往采購周期長，效率低。

（三）收支業(yè)務風險防控建設薄弱

第一，收入業(yè)務沒有集中財務部門的收款和集中核算。由于高校的收入業(yè)務種類繁多，有些部門在進行業(yè)務活動時收取的贊助費和創(chuàng)收費，不在學校財務賬上進行統(tǒng)一會計處理，從而形成“賬外賬戶”；第二，缺乏對所交付資金完整性的監(jiān)督。例如，通過使用固定的增值稅發(fā)票（如停車費，新搜索費，博物館門票等）收取現(xiàn)金，很容易出現(xiàn)虛假的高校收入，應收賬款和私人“小金庫”的風險；最后，雖然科研副產(chǎn)品加工所得很少轉(zhuǎn)嫁給高校，但生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的成本卻由高校承擔，給高校造成了經(jīng)濟損失。

（四）固定資產(chǎn)利用率低下

首先，固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)尚未建立，固定資產(chǎn)的業(yè)務流程沒有得到動態(tài)管理，因此無法及時獲得準確的信息；其次，需要建立一種資源共享機制。高校固定資產(chǎn)類型多，數(shù)量多，價值高，部門多，固定資產(chǎn)的管理和使用缺乏集中化，導致固定資產(chǎn)重復購買和閑置；最后，有必要建立一種固定資產(chǎn)庫存損失的賠償責任機制。存在資產(chǎn)無法計量和資產(chǎn)損壞等現(xiàn)象，未能建立資產(chǎn)庫存損失賠償責任的賠償責任機制并不能幫助履行資產(chǎn)管理職責，高?？赡軙徽_地使用和維護資產(chǎn)。

（五）合同管理混亂

首先，缺乏信息共享，人工管理很難滿足高校合同管理的需求。目前，高校正在通過OA系統(tǒng)執(zhí)行合同審批流程，但是合同管理部門和財務部門無法共享諸如合同編號和合同明細表之類的信息，并且合同付款確認信息是手動處理的。其次，進度管理很困難。手動管理對充分掌握合同的進度和履行，合同變更或終止的記錄不完整以及對合同收支進度的不便構(gòu)成了重大障礙。最后，檔案管理很復雜。紙質(zhì)合同不適合存儲，合同檔案難以收集，合同檔案管理職責不明，并且難以快速找到。

（六）建設項目管理不嚴

首先，我們需要改進項目分類賬和變更管理分類賬。這利于工程項目的綜合管理和搜索，也有助于對高校項目管理的全面控制。由于缺少有關已更改項目的統(tǒng)計信息，因此很難全面了解項目更改；其次，需要改善項目檔案管理。由于缺乏具有專業(yè)的檔案管理知識的人員進行收集和管理，難以及時對項目檔案進行跟蹤和歸檔，因此可能會丟失部分檔案，從而無法保證項目檔案管理的質(zhì)量；第三，歸檔不及時，不完整工程項目的數(shù)據(jù)存儲，以及工程項目文件數(shù)據(jù)不足，可能會導致項目無法及時完成資產(chǎn)的購置和轉(zhuǎn)讓；第四，項目管理信息系統(tǒng)尚未建立。每個基礎架構(gòu)項目都會生成大量文檔和數(shù)據(jù)。大多數(shù)文檔以紙質(zhì)格式存儲，因此檢索和存儲不便，這不利于高校及時了解動態(tài)數(shù)據(jù)并分析目標成本和實際成本。

二、在高校運營水平上優(yōu)化內(nèi)部控制措施

（一）建立良好的內(nèi)控環(huán)境

一是加強對預算管理重要性的宣傳，改善預算管理。為了增加對每個部門員工預算管理系統(tǒng)的了解，定期組織有關預算管理的專門培訓，并指定每個部門的預算管理員，以便每個部門可以更好地了解預算項目的內(nèi)容和確定的金額。二是對高校財務預算進行信息化處理，實時動態(tài)監(jiān)督預算執(zhí)行情況，以財物部門的執(zhí)行操作為系統(tǒng)監(jiān)測中心，創(chuàng)造一個完善的預算監(jiān)督、執(zhí)行環(huán)境，加強預算執(zhí)行情況反饋，以便及時掌握預算執(zhí)行的實際情況，及時發(fā)現(xiàn)并糾正問題，發(fā)布預算后不能隨意調(diào)整。如果需要增加資金，則必須填寫申請。只有在申請被領導批準后，預算工作被會議批準之后，才可以調(diào)整額外的預算支出，并且在年底應分析和總結(jié)預算執(zhí)行的結(jié)果。

（二）加強采購信息化建設進程

首先，通過建立完整的功能，資源共享，標準化，透明，安全有效的采購管理信息系統(tǒng)，相關部門可以跟蹤采購的整個過程的各個方面，并在線申報，批準，執(zhí)行，監(jiān)督，監(jiān)察，實現(xiàn)統(tǒng)計等信息管理；其次，信息管理系統(tǒng)取代了傳統(tǒng)的人工方法，在簡化采購環(huán)節(jié)和程序，節(jié)省采購時間，提高采購效率，提高采購服務質(zhì)量方面發(fā)揮著重要作用。

（三）增強高校內(nèi)控執(zhí)行力

首先，實行統(tǒng)一的會計模式，其中所有高校收入都由財政部管理。其他部門和員工不得擅自從事收入業(yè)務，也嚴禁建立“賬外賬戶”；其次，開放在線支付方式并取消現(xiàn)金收支，以避免資金安全風險；第三，合理分工。票據(jù)管理，開票，收款，會計等職位是分開的，核心崗位和重要崗位應選擇具有良好職業(yè)道德和專業(yè)技能的人才；第四，建立監(jiān)督檢查和處罰機制。高校紀檢部門定期檢查收入的完整性，以預防和控制收入執(zhí)行者的完整性風險。如果發(fā)現(xiàn)自己的資金被盜并私下建立了“小額存貨”，則將在收取和支付資金后立即對相關負責人員進行調(diào)查和處罰；第五，建立科研副產(chǎn)品管理系統(tǒng)，建立科研副產(chǎn)品庫存賬戶?？蒲懈碑a(chǎn)品收入應包括在高校的總收入中，并應進行收入的集中管理，賬單管理和合同管理。

（四）強化風險意識，加強風險評估，集中處理

首先，建立固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)。進行固定資產(chǎn)的動態(tài)管理和監(jiān)視，加速固定資產(chǎn)系統(tǒng)和財務系統(tǒng)之間的無縫連接，并使用該系統(tǒng)來實現(xiàn)資產(chǎn)會計；二是科學配置資源，實現(xiàn)資源共享。開放共享機制，建立共享平臺，有效提高高校大規(guī)模使用設備的效率。為實現(xiàn)機器維護目的而提供的共享服務可能會收取某些費用；第三，激活閑置的固定資產(chǎn)。鼓勵各個部門實施內(nèi)部固定資產(chǎn)配置，并使用共享平臺公開閑置的固定資產(chǎn)信息，以使需求方和閑置的一方都可以快速分配材料并充分利用。第四，建立固定資產(chǎn)損壞和損失賠償制度，切實履行對所有相關部門和個人的資產(chǎn)管理職責。第五，定期對高校資產(chǎn)進行全面盤點，以使固定資產(chǎn)賬目保持一致。

（五）強化校內(nèi)外監(jiān)督機制，完善合同管理

首先，合同信息系統(tǒng)的建立要及時，并將整個合同流程融入管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)合同管理部門與財務部門之間的合同數(shù)據(jù)信息共享，準確了解合同支付情況，防范合同風險。其次，合同管理信息系統(tǒng)的建設可以及時跟蹤合同履行進度，實現(xiàn)對合同履行全過程的監(jiān)控和評估。第三，合同管理信息系統(tǒng)的建設可以加強合同登記備案管理，并定期進行合同統(tǒng)計，分類，提交和編號，以方便今后的監(jiān)督檢查。

（六）完善項目檔案管理系統(tǒng)建設

首先，建立項目管理分類賬和項目變更分類賬，做好項目管理和統(tǒng)計分析，優(yōu)化相應的控制措施，不斷提高項目管理水平。第二，提高對文件管理職責的認識。施工部門必須有專門的人員負責從項目申請到項目驗收和結(jié)算完成的有關文件和資料，并且必須精通檔案管理。提高檔案信息安全管理的效率和水平。第三，建設項目的檔案管理必須與建設項目的進度同步。建立項目后，應開始做好相關文件、資料的收集、整理并進行分類。建設項目檔案的歸檔應當與建設項目同步進行，建設項目實體完成后統(tǒng)一由管理部門歸檔保管。第四，促進建設項目檔案信息化?；谛畔⒌慕ㄔO項目檔案的收集和管理，實現(xiàn)對已歸檔紙質(zhì)文件的數(shù)字化，有效保護紙質(zhì)檔案免遭重復使用折疊，方便打印，檢索和訪問項目檔案所造成的損害。

三、總結(jié)

綜上所述，高校業(yè)務繁雜多樣，在高校業(yè)務層面缺少系統(tǒng)控制和集中管理，通過控制好高校的業(yè)務，促進高校的繁榮發(fā)展。