事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施

徐錚 湖北省野生動物救護(hù)研究開發(fā)中心

檔案管理信息化與國家提出的方針和策略兩者之間是有關(guān)系的，事業(yè)單位是國家的政策實施的部門，如果事業(yè)單位所有的材料與資料能夠用信息化的方式輸入來進(jìn)行管理，就能方便很多，對于資料的保存和完善提供了方便，同時也能降低對人力和物力的成本，但是根據(jù)目前科技水平的發(fā)展，我們還不能最大限度的實現(xiàn)信息化建設(shè)，所以說在整體的改造和管理的過程中依然存在著問題。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）檔案管理信息化的配套設(shè)施不夠完善

在我國事業(yè)單位的檔案管理中，事業(yè)單位的人員流動性大，所以在檔案信息的保留與管理中這一方面有許多的誤差，而且事業(yè)單位的配套設(shè)施也不完善，所以有些材料在收集和整理的時候不夠全面，如果往更嚴(yán)重的方面來說，甚至?xí)n案保存的安全受到影響，并且也會導(dǎo)致工作的效率很低，因此，事業(yè)單位的管理層在對配套設(shè)施的完善上面要增加重視，但是有些事業(yè)單位的管理層沒有對這項工作產(chǎn)生重視，這項工作就一直沒有落實下來，就不能很好的提高工作的效率。

（二）信息的安全性不到位

和以往紙質(zhì)的檔案管理相比較，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展擴(kuò)展了信息收集的渠道和方法，一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也能對信息起到很好的處理作用，能夠讓收集到的信息資源被充分的采用，并且信息化管理的存儲性也很強(qiáng)，存儲空間大，還能形成一個數(shù)據(jù)庫，也可以和別人快速的進(jìn)行信息共享，這樣雖然方便了檔案的管理，但是也會有一定的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。

（三）工作人員的素質(zhì)不足

在事業(yè)單位上班時間比較久的人，尤其是年齡稍微大一些的人，他們受傳統(tǒng)的觀念的影響很深，并且也習(xí)慣了以前的工作方式，檔案管理信息化建設(shè)對他們來說是一項新的事物，要讓他們快速接受，是一件比較困難的事情，她們的觀念無法快速轉(zhuǎn)變，就很難跟上信息化技術(shù)的水平，并且信息化的應(yīng)用這一方面，對于工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用來說有著很高的要求，因此，工作人員觀念的轉(zhuǎn)變和信息技術(shù)的應(yīng)用也是一大難題。

（四）檔案的資源沒有被充分利用

到目前為止，事業(yè)單位檔案管理的制度也存在一些問題，有一部分工作人員對于檔案的保密性工作做得很好，但是檔案資源的開發(fā)與利用這一部分的工作不夠重視，這些檔案資源沒有被充分的利用，沒有挖掘他們的潛在價值。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在問題的解決措施

（一）相關(guān)的配套設(shè)施進(jìn)行完善

想要很好的做到檔案管理信息化建設(shè)，不僅要在人力上下功夫，當(dāng)然也少不了完善的配套設(shè)施，如果僅僅在工作人員身上下功夫，而沒有重視配套設(shè)施的完善，那么檔案管理信息化建設(shè)，也沒有辦法很好的進(jìn)行，要想擁有好的設(shè)備，就要花費(fèi)更多的資金，不管是設(shè)備的購進(jìn)，還是設(shè)備的升級優(yōu)化，都和資金脫不開關(guān)系，只有不斷的升級和完善設(shè)備，才能讓配套設(shè)施的安全方面和搜集資料的準(zhǔn)確方面得到很大的提高，打個比方說，如果配套設(shè)施沒有升級或者優(yōu)化，在工作的時候，輸入資料和存儲信息的時候，其中一些步驟就會出現(xiàn)一些漏洞，或者是大大小小的錯誤，一旦出現(xiàn)問題，工作就無法很好的進(jìn)行，影響工作的進(jìn)程，也有可能會出現(xiàn)資料被丟失的情況，配套設(shè)施如果沒有及時的優(yōu)化和更新，就會影響工作的效率，所以，事業(yè)單位必須對配套設(shè)施的完善引起高度的重視。

（二）對檔案信息進(jìn)行合理的開發(fā)

據(jù)我們對目前信息化技術(shù)應(yīng)用的調(diào)查結(jié)果可知，信息與信息之間的共同分享還沒有很好的實現(xiàn)，有一些事業(yè)單位所保存的檔案文件，保密性較高，無法進(jìn)行信息共享，對于一些可以開發(fā)利用的文件來說，由于種種原因的限制，也沒有辦法做到很好的信息共享，目前有了解決這個問題的好方法，出現(xiàn)了云計算，云計算可以加入到信息的檔案管理中，可以使信息共享，云計算可以儲存大量的資料，并且擁有數(shù)據(jù)庫，是一個劃時代的產(chǎn)物，所以云計算這項技術(shù)可以應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中。

（三）定時的對電腦進(jìn)行檢查

還有最重要的一個問題就是信息的管理安全問題，事業(yè)單位的很多文件都是機(jī)密性很強(qiáng)的文件，如果發(fā)生丟失或者是泄露等問題，將會造成很嚴(yán)重的后果，因此，在檔案管理信息化建設(shè)中，要采取一些方法或者是有效的手段來保證文件的保密性，安裝一些殺毒軟件，定期的對電腦病毒進(jìn)行查殺和處理，及時的發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，以免造成嚴(yán)重的后果。

（四）提高工作人員自身的素質(zhì)

如果只有好的配套設(shè)施，工作人員沒有過硬的技術(shù)的話，就無法完成檔案管理信息化建設(shè)這項工作，對于工作人員來說，首先就是要對計算機(jī)的操作進(jìn)行熟練的應(yīng)用，對網(wǎng)絡(luò)信息化的一些理論知識也要掌握，工作人員一定要快速轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想，積極的學(xué)習(xí)新的工作方法，努力的提升自身的計算機(jī)素養(yǎng)和水平，以便于更好的工作，在平常的工作中，計算機(jī)操作水平比較高的工作人員，也要積極的給一些計算機(jī)操作不熟練的工作人員，灌輸一些基本的計算機(jī)操作理論知識，并教給他們實際的操作技術(shù)，以防他們在遇到問題時，能夠妥善的解決。

（五）做好檔案的保密工作

根據(jù)如今的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的水平，網(wǎng)絡(luò)信息的傳播速度很快，范圍也很廣，如果事業(yè)單位的一些機(jī)密性比較強(qiáng)的文件，在網(wǎng)絡(luò)上隨意的傳播或者是交流的話，將會對事業(yè)單位的信息安全造成非常嚴(yán)重的影響，一方面，事業(yè)部門要做好文件的保密管理的機(jī)制，對一些機(jī)密性比較強(qiáng)的文件進(jìn)行更好的保密安全管理，可以讓工作人員提高對于機(jī)密文件保護(hù)的重視程度，先從內(nèi)部進(jìn)行防護(hù)，另一方面就是提高網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，防止一些心思不正的人去竊取機(jī)密文件。

（六）建立完善的檔案管理制度

要建立一個完善的檔案管理制度，完善的檔案管理制度是一項創(chuàng)新型舉措，制定一個完善的檔案管理制度為檔案管理信息化建設(shè)奠定了理論基礎(chǔ)，相關(guān)的工作人員必須依據(jù)檔案管理制度來進(jìn)行工作，這樣才能避免出錯，更好的避免信息的丟失，工作更有依據(jù)性和條理性，確保工作的一步步實施，提高工作的效率。

三、結(jié)束語

總而言之，在如今這個飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)社會，我們必須要跟緊時代的步伐，事業(yè)單位也不能例外，想要更好地進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)工作，就必須改變傳統(tǒng)的工作觀念，樹立一些現(xiàn)代觀念，并積極的學(xué)習(xí)新的操作技能，這樣才能更好地實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)的工作。