淺析提升人力資源檔案管理工作的策略

王鵬 秦皇島市專業(yè)技術資格考試處

一、人力資源檔案管理的人才挖掘工作

（一）人才挖掘工作的內容

人力資源檔案管理工作可對各類信息資源進行統(tǒng)一管理，要在日常管理工作中善于發(fā)現(xiàn)人才、利用人才，充分激發(fā)出人才的潛力，在對企事業(yè)單位的發(fā)展做出重大貢獻的同時，還可以實現(xiàn)自我價值的最大化。人力資源檔案管理的工作重點在于大范圍的挖掘人才，并采取合理的策略，使其能夠在自己擅長的領域體現(xiàn)出獨特優(yōu)勢，從而做出一番事業(yè)。當前的人力資源管理工作，應將工作重心轉移到如何有效激發(fā)人才的自身優(yōu)勢之中，將此優(yōu)勢的價值發(fā)揮到最大。上述因素可稱為人力資源中的隱形優(yōu)勢，只有切實利用好此類因素，才能使人力資源管理工作上升到新的水平，檔案管理更加科學化。

（二）人力挖掘工作的分類管理

人力資源管理的對象為企事業(yè)單位的各類人才，管理人員應認清各人才的特長所在，要對顯現(xiàn)出的人才優(yōu)勢進行深入挖掘，還應廣泛開展人才篩選，使企事業(yè)及個人均能實現(xiàn)各自的目標。在人力資源檔案管理中，人力挖掘已成為管理中極為重要的一環(huán)。要依據(jù)人才的特點，使其自身優(yōu)勢得以發(fā)揮。人力資源管理部門還要依據(jù)人才的特征及能力等因素，按照分類管理的方法，促進人力資源檔案管理更為科學有效。這主要包括了學術研究能力、職稱、學歷等相關因素，只有實行分類化的管理，才能切實提升人才管理的效率。

二、人力資源檔案的信息化管理

（一）人力資源檔案的載體管理

隨著信息化時代的到來，大數(shù)據(jù)技術已廣泛應用于社會生產(chǎn)生活中，為各領域帶來了全新的發(fā)展動力。在人力資源檔案工作中，應積極引入大數(shù)據(jù)技術，能夠在眾多的信息中遴選出最具應用價值的資料，從而有效提升人力資源檔案管理的效率。大數(shù)據(jù)技術還能夠保障數(shù)據(jù)的安全性，加快數(shù)據(jù)處理的速度，提高數(shù)據(jù)處理的準確度，將檔案管理服務提升到新的高度。在開展人力資源檔案管理時，應將檔案的載體類型多元化，避免選擇傳統(tǒng)的紙質形式。當前較為常用的載體類型主要有多媒體檔案、錄像檔案、檔案數(shù)據(jù)庫、三維虛擬賬號等。還要選擇最為先進的管理理念，將信息技術充分融入檔案管理的過程中。

（二）人力資源檔案的數(shù)字化管理

在傳統(tǒng)的人力資源檔案管理工作中，往往采用了大量的辦公紙張，使得管理人員的工作效率明顯下降，并且在后續(xù)資料查閱方面產(chǎn)生了一定的困擾。另外，由于辦公紙張數(shù)量巨大，會嚴重侵占檔案存儲空間，不利于整體維護及調檔。隨著人力資源檔案數(shù)字化管理技術的日益成熟，使相關的資金及人員投入大幅降低，節(jié)省了管理成本。還可以依據(jù)人力資源檔案工作實際，采用復制的方式滿足調檔人員的需求。要建立起檔案數(shù)據(jù)的檢索功能，增加利用效率。當前在人力資源檔案的數(shù)字化管理工作中，應加大對數(shù)字化技術的應用力度，將傳統(tǒng)的紙質檔案，采取電子掃描的方式將其轉換為文檔形式，摒棄傳統(tǒng)的管理模式。

（三）人力資源檔案信息化管理的安全保密工作

在人力資源檔案管理工作中，已普遍引進了信息技術作為管理及服務的快捷手段。此種模式在帶來便利性的同時，同樣為檔案管理工作造成了一定的安全隱患。管理人員要在日常工作中重視對計算機的加密處理，提升關鍵數(shù)據(jù)資料的權限。對電子檔案進行線下備份，在確定用戶數(shù)據(jù)的完整性及正確性后方可進入到后續(xù)工作。在此項工作中，要避免出現(xiàn)用戶資料被竊取，從源頭做好信息的保密工作。要保障信息系統(tǒng)的安全性，提升保密級別。還應認識到紙質檔案的作用，使其能夠成為一項有益的補充。

三、人力資源檔案的服務管理

（一）檔案資料的共享與傳輸

在人力資源檔案管理工作中，檔案資料的查閱是一項日常工作。要按照用戶實際需要采取最為便捷有效的傳輸形式。隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案管理工作發(fā)生了極為顯著的改變?，F(xiàn)今可通過同步網(wǎng)盤傳輸、聊天軟件、郵箱、在線文檔等等形式進行資料的傳輸，這些網(wǎng)絡時代所特有的技術深刻影響了人力資源檔案管理工作的開展形式。人力資源檔案管理部門應積極采用多種形式，提升檔案數(shù)據(jù)的利用率。要充分利用信息技術所帶來的便利性，將檔案數(shù)據(jù)采取線上管理的模式，實現(xiàn)更為高效的服務。為進一步提升檔案管理的效率，為用戶提供全方位的檔案管理服務，人力資源檔案管理部門要加大互聯(lián)網(wǎng)技術的應用力度，促進檔案管理的多元化發(fā)展，使用戶能夠通過線上檢索、查詢、復制等功能，即可達到相應的目的。要使檔案信息實現(xiàn)全方位的共享，如半開放共享、全開放共享等。

（二）提供全天候的人力資源檔案管理服務

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人們對檔案服務的需求越來越多，要求相關部門及人員做好日常管理工作，通過采取互聯(lián)網(wǎng)的方式，充分滿足用戶的各項檔案需求，加大管理服務的范疇，提升用戶的使用體驗，使用戶能夠在互聯(lián)網(wǎng)的支持下，實現(xiàn)隨時隨地的檔案共享服務，從細節(jié)入手，將此項工作進行深入優(yōu)化。

四、結語

人力資源檔案管理工作關系到勞動者的切身利益，應嚴格落實此項工作，使其能夠充分滿足人們的需求。要加大人才的挖掘力度，通過明確人才挖掘的重要性，做好后續(xù)的相關工作。人力資源檔案要進行信息化管理，要廣泛提升檔案管理服務質量，使其能夠切實滿足人們的需求。本文對人力資源檔案管理工作的三個重要方面出發(fā)，對此制定出了相應的解決措施，要對傳統(tǒng)模式下的檔案管理進行深入改革，制定出合理化的策略，使其能夠為推動人力資源檔案管理工作提供一定的參考。