芻議檔案信息資源的開發(fā)利用

馬玉彪 臧志美 劉 鵬

檔案信息資源的開發(fā)利用，是信息化時代檔案管理工作的重要任務之一。積極推進新形勢下檔案信息資源的開發(fā)利用進程，充分發(fā)揮檔案信息資源的借鑒利用作用，是檔案工作者義不容辭的責任。

一、全面強化檔案信息資源的開發(fā)利用意識

重視檔案工作是做好檔案信息資源開發(fā)利用的前提。長期以來，大家對檔案工作不夠重視，檔案部門和工作人員也往往重視儲存管理，不重視甚至忽視檔案信息資源的利用工作，以致于不能充分開發(fā)檔案的借鑒作用。檔案作為一種原始記錄，具有原始性、客觀性和真實性，具有重要的借鑒和參考價值，是做好今后相關工作無可替代的重要信息資源。2004年，《中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》中指出，“信息資源作為生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和社會財富，與能源材料同等重要，在社會資源結構中具有不可替代的地位”。檔案信息資源的開發(fā)利用，在當今經(jīng)濟社會中具有舉足輕重的作用。因此，必須加強相關的宣傳工作，增強檔案意識和檔案利用意識，進一步提高對檔案信息資源借閱利用工作重要性、直觀性的認識，充分認識了解檔案、重視檔案和檔案信息資源的價值所在。

二、加大檔案信息資源利用服務力度

隨著信息化社會的快速發(fā)展，社會對檔案信息資源的開發(fā)利用需求也在不斷加大，這就要求檔案部門和檔案工作人員逐步加大檔案利用服務工作的力度。當下，國家、機關事業(yè)單位、企業(yè)和個人對檔案的借閱、查證和利用次數(shù)、頻率也在不斷增多，有關要求也在不斷提高。檔案管理部門和工作人員不僅要積極了解需求方向，也要積極研究需求人群所涉及行業(yè)的特點，優(yōu)化檔案開發(fā)利用的硬環(huán)境和軟環(huán)境，不斷拓寬服務空間和利用途徑，滿足不同層次、不同行業(yè)利用者的需求，提高檔案信息資源的利用速度和質量。同時，還要著眼未來，謀劃滿足需求者的潛在需求，推動檔案信息資源的可持續(xù)開發(fā)利用。

三、提高檔案信息資源利用服務水平

目前，一些檔案單位和部門檔案工作開展的內(nèi)容，還僅僅停留在紙質檔案的保存、查找和利用等基本功能上，檔案信息化工作嚴重滯后，這種現(xiàn)狀已遠遠不能滿足當下信息化時代快速發(fā)展的經(jīng)濟社會對檔案利用的要求。在信息化時代，快速發(fā)展的經(jīng)濟社會對檔案部門和檔案工作者提出了新要求，只有與時俱進，才能不斷提高檔案信息資源的開發(fā)利用服務水平。檔案部門和檔案工作者應按照信息化的要求，以科學發(fā)展觀為指導，促進信息化工作與檔案工作有機結合，建立新的檔案管理模式、管理制度和開發(fā)利用工作新原則，建立大數(shù)據(jù)背景下檔案開發(fā)利用服務新機制。利用信息化手段建立數(shù)字檔案室，實現(xiàn)檔案數(shù)字化檢索，在檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化的框架下，打造檔案信息資源的網(wǎng)絡開發(fā)利用空間，實現(xiàn)檔案信息資源的異地利用，不斷增加開發(fā)利用人數(shù)、頻率和社會效益。逐步調動大家的工作積極性，理順各種工作關系，打通溝通渠道，不斷提高檔案的查找率、查全率，提高服務效能，建立良好的檔案信息資源供求關系，提高檔案服務水平。

四、構筑檔案信息資源利用服務人文環(huán)境

檔案部門和工作人員要建立良好的檔案利用服務人文環(huán)境，才能不斷提高檔案信息資源的利用服務水平。無論是在文件資料的收集整理、立卷歸檔，還是在檔案的上架保存、庫房管理、借閱利用等方面，都需要相關部門和工作人員通力合作，特別是檔案的借閱利用，更需要大家精誠合作。進一步加強部門之間、檔案工作人員與檔案借閱利用者之間的溝通交流，互相幫助、互相鼓勵、互相協(xié)作、互相啟發(fā)，建立良好的人際關系，全面提高檔案信息資源的利用率和服務效能。

五、建立檔案信息資源利用反饋系統(tǒng)

為使檔案利用服務工作成為一個持續(xù)不斷的服務系統(tǒng)，檔案部門和工作人員要跟蹤了解檔案信息資源開發(fā)利用效果。通過檔案信息資源開發(fā)利用效果，分析檔案利用者利用了什么檔案，解決了什么問題，達到了什么效果，產(chǎn)生了什么社會效益和經(jīng)濟效益；檔案利用者還有哪些新需求、意見和建議；在檔案利用過程中，存在哪些問題，今后需要改進的方向是什么。這就要求檔案部門培養(yǎng)新人，建立信息資源開發(fā)利用反饋系統(tǒng)，全面提升檔案利用服務水平。及時做好檔案信息資源開發(fā)利用登記工作，全面總結和推廣檔案信息資源開發(fā)利用工作的成功經(jīng)驗和做法，積極借鑒外單位的良好工作模式、方法和經(jīng)驗，主動進行改革，創(chuàng)新檔案信息資源開發(fā)利用工作的路徑和方式方法。

六、嘗試開展檔案信息資源開架借閱活動

為提高檔案的利用率，檔案部門可根據(jù)各自的實際情況，開展開架借閱活動。在開架借閱活動活動前，應根據(jù)工作實際情況，通過走出去、請進來的方式，積極做好宣傳教育和培訓、引導工作。在開架借閱活動進行中，選擇適當?shù)拈_架借閱方式，全部開架或部分開架，嚴格管理開架活動中的一切事宜，尤其是加強檔案信息資源的安全性管理，充分發(fā)揮館藏目錄的作用，做到開架借閱有序、依規(guī)進行，快速高效。

七、及時做好檔案信息資源開發(fā)利用的保障工作

要有效開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，必須及時做好各項保障工作。加大資金支持力度，確保資金到位；健全相應的組織機構，確保檔案信息資源開發(fā)利用活動有序進行；加強檔案工作人員培訓和隊伍建設，確保滿足檔案信息資源開發(fā)利用活動的人才需求；加強制度建設，規(guī)范檔案信息資源開發(fā)利用活動；實施項目帶動戰(zhàn)略，使檔案信息資源開發(fā)利用工作有方向、有目標、有動力。在開展檔案開發(fā)利用活動的同時，加強館藏檔案信息資源數(shù)字化建設，切實解決好檔案信息資源“雙軌制”前提下電子文件的保存、保真、保密和有效利用問題，充分發(fā)揮數(shù)字檔案信息資源的便捷高效優(yōu)勢，真正使檔案信息資源得到有效開發(fā)■