工業(yè)部門基礎(chǔ)性研究所檔案資料管理數(shù)字化的初步實踐

牟敏 中國電子科技集團公司第二十二研究所

工業(yè)部門基礎(chǔ)性研究所承擔著基礎(chǔ)性科學(xué)研究、應(yīng)用基礎(chǔ)研究、技術(shù)與產(chǎn)品開發(fā)、工程實踐等多重任務(wù)，檔案資料的種類多、數(shù)量大、保存周期長、需求各異，給檔案管理帶來很大挑戰(zhàn)。

目前的檔案管理主要依靠人工、或者借助計算機進行半人工半自動式的檢索、取檔、存檔、維護等，工作量大，費時費力，效率低下，還容易出現(xiàn)差錯，因此已遠不能滿足需求。

近年來，隨著信息化與數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理不斷得到發(fā)展并逐步得到廣泛應(yīng)用，建立符合各自實際工作需要的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有迫切需求與重要意義。我們結(jié)合工作實際，與某公司聯(lián)合開發(fā)并上線運行了檔案數(shù)字化管理軟件，顯著提升了工作效率、提高了工作質(zhì)量。本文首先介紹了該數(shù)字化管理軟件，接著介紹了實際工作中的使用情況，最后分析了存在的問題與不足。

一、數(shù)字化管理軟件介紹

數(shù)字檔案管理軟件參照OAIS（開放檔案信息系統(tǒng)）和SOA（面向服務(wù)的體系結(jié)構(gòu)）模型，采用行業(yè)內(nèi)流行的B/S架構(gòu)，支持多種主流數(shù)據(jù)庫，如ORACLE、SQLserver、MYSQL等。該軟件無須安裝客戶端，用戶只要通過網(wǎng)頁瀏覽器登錄（需要獲得授權(quán)的用戶名與密碼）即可訪問數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。該軟件可以自由定制登陸首頁，支持對檔案庫中的界面和錄入界面進行自行設(shè)置，系統(tǒng)界面友好，操作方法簡便快捷。

該軟件的功能模塊，參照檔案學(xué)八大業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)：收集、整理、保管、檢索、鑒定、編研、利用、統(tǒng)計等進行劃分與設(shè)計，包括控制中心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、流程配置、檔案管理、檔案利用、檔案統(tǒng)計、檔案鑒定、庫房管理、通用接口等功能模塊，每個模塊具有不同的功能，整個系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計，具有升級維護方便、可擴展性強的特點。該軟件以檔案的“收、管、用”為原則，體現(xiàn)了各種文檔轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子版檔案的這一完整過程。

在安全方面，該軟件以多格式瀏覽器、系統(tǒng)傳輸加密，文件水印、角色權(quán)限等功能來控制用戶對條目和原文的查看范圍及權(quán)限。該軟件的硬件環(huán)境簡單，在普通服務(wù)器上即可運行，用戶通過普通計算機終端登錄即可使用。

用戶在普通計算機終端登錄后，在主頁左側(cè)選擇所需的數(shù)據(jù)庫（目前包括科研項目檔案、文書檔案、圖紙檔案、專利檔案、聲像檔案、數(shù)據(jù)檔案等15個數(shù)據(jù)庫），在主頁中間檢索框中輸入檢索關(guān)鍵詞（比如：電磁頻譜）點擊檢索，即可實時顯示所有有關(guān)的檔案資料，點擊其中的檔案庫（比如文書檔案），可進一步顯示該數(shù)據(jù)庫下的每一條檔案信息，進一步可在線查閱、下載等。

此外，在軟件主頁的右上方，還有借閱車、待辦事物、收藏等菜單項。其中借閱車主要用于借閱者提交借閱內(nèi)容及流程；待辦事物主要用于查閱借閱內(nèi)容及審批借閱流程；收藏用于存放對用戶重要的、使用頻率高的文件資料。

二、實際使用情況分析

該數(shù)字化管理軟件目前已入庫各類檔案資料五萬余份、數(shù)字光盤一千余份、圖紙七千余份、專利實物共一千余件，使用者普遍認為檔案檢索、借閱等相對以前方便很多，效率更高；而檔案管理者也認為檔案管理效率大幅提升、出錯率大大降低、成本也大大減低。相對于以前傳統(tǒng)的全人工檔案管理而言，具有以下優(yōu)勢：

（1）大幅提升了工作效率

一方面，采用數(shù)字錄入、電子文檔的形式，可以快速完成所需檔案資料的檢索、顯示與查閱，提升了檢索效率。在軟件的輔助下，檢索者可以更輕松的找到自己需要的檔案，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檢索者在檢索檔案時很可能會發(fā)現(xiàn)尋找到的檔案不符合自身要求，只能再次查找。數(shù)字化管理軟件提高了檔案檢索的準確率，檢索者只需要輸入檢索關(guān)鍵詞，便可以輕松、快捷的檢索到相應(yīng)檔案，減少了重復(fù)查找工作。

另一方面，數(shù)字化管理軟件簡化了錄入程序，提高了錄入效率，存檔歸類由軟件在后臺智能完成，與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，方便了管理者對系統(tǒng)的掌控，管理者可以隨時對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行修改、檢查、更新、分析等，減輕了管理者的工作量，體現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理的顯著優(yōu)勢。

（2）使電子借閱成為可能

該軟件使檔案的電子借閱成為可能，可以實現(xiàn)多人同時借閱及下載，歸還手續(xù)簡便，傳統(tǒng)的檔案管理模式每份紙質(zhì)文件資料只支持一人借閱使用，檢索時需要花費大量時間，歸還時需登記有關(guān)信息、檢查檔案資料的完好性、將檔案資料入庫等，手續(xù)繁雜，且出錯率高，數(shù)字化管理軟件增加了檔案利用效率、降低了出錯率、方便了使用者、也減少了人力物力的投入。

該數(shù)字化管理軟件目前還存在以下不足：

（1）數(shù)字化管理軟件與實物文檔資料的動態(tài)關(guān)聯(lián)還不夠。比如：在紙質(zhì)文件借出后，數(shù)字化管理軟件無法根據(jù)文件名與檔案號等關(guān)鍵詞自動查找到借閱人，還需在傳統(tǒng)的借閱本上查找，費時費力；在紙質(zhì)文件借出未歸還的情況，無法做到自動攔截，而導(dǎo)致再次提交借閱流程。

（2）功能還待進一步完善優(yōu)化。比如目前無法自動統(tǒng)計分析文檔資料的借閱率與利用率等。

三、總結(jié)

針對工業(yè)部門基礎(chǔ)性研究所檔案管理的不足與迫切需求，我們上線了數(shù)字化軟件管理系統(tǒng)，該軟件系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計，界面友好、使用方便、且易于升級擴充，大幅提高了我所檔案管理的效率、降低了出錯率、減小了檔案管理成本，方便了使用者檔案使用需求，具有顯著的優(yōu)勢和重要的現(xiàn)實意義。

針對該軟件存在的不足，下一步將進一步完善與優(yōu)化，使該軟件系統(tǒng)更好的服務(wù)于科研生產(chǎn)工作。