提高辦公室檔案管理工作效率的研究

姜紅 撫順市公證處

辦公室的檔案管理工作主要包括：收集、整理以及保存幾個(gè)方面的內(nèi)容。平時(shí)管理人員應(yīng)做好檔案記錄、查詢(xún)以及借鑒。對(duì)于辦公室的工作來(lái)說(shuō)，檔案管理是其中非常重要的一項(xiàng)，這直接關(guān)系到個(gè)人以及企業(yè)的工作利益，必要時(shí)還會(huì)影響到其他工作的順利開(kāi)展，但是目前我國(guó)的檔案管理工作效率并不高，不能夠?qū)⑾冗M(jìn)技術(shù)融合進(jìn)去。因此，辦公人員應(yīng)及時(shí)認(rèn)識(shí)到工作中存在的不足之處，并及時(shí)采取有效措施進(jìn)行解決，這樣才能夠使得辦公室檔案管理工作的效率得到很大的提升[1]。

一、辦公室檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）辦公室檔案管理缺乏健全的管理制度

目前，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)的辦公室管理制度并不是很完善，甚至有些企業(yè)并沒(méi)有完整的管理制度，這在很大程度上影響了檔案管理工作效率。在大多數(shù)企業(yè)中即使制定出相應(yīng)的檔案管理制度，但是并沒(méi)有對(duì)專(zhuān)職人員作出相應(yīng)的責(zé)任要求，這在很大程度上并不能夠起到約束管理人員的效果，從而使得管理工作亂作一團(tuán)，當(dāng)有問(wèn)題發(fā)生時(shí)也找不到相應(yīng)的負(fù)責(zé)任人。一個(gè)企業(yè)沒(méi)有健全的管理制度終將會(huì)使企業(yè)的整個(gè)管理混亂，工作沒(méi)有規(guī)劃性，在工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)紕漏，最終使企業(yè)的工作質(zhì)量受到嚴(yán)重影響。

（二）相關(guān)工作人員管理意識(shí)淡薄

目前，在我國(guó)眾多的企業(yè)中管理人員的管理意識(shí)并不強(qiáng)，很多的管理人員都是經(jīng)過(guò)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)后上崗的，并沒(méi)有通過(guò)全日制學(xué)習(xí)，所以專(zhuān)業(yè)性并不強(qiáng)。再加上我國(guó)目前的教育都是比較重視理論且輕視實(shí)踐，而檔案管理又是一個(gè)實(shí)操性的工作，如果實(shí)踐不強(qiáng)，將會(huì)在工作中束手無(wú)策，會(huì)在很大程度上影響辦公室檔案管理的質(zhì)量及效率[2]。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

檔案管理工作煩瑣復(fù)雜，需要一定的基礎(chǔ)設(shè)施作為載體，以此才能夠提高工作效率。但是目前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理設(shè)施并不完善，而且經(jīng)常會(huì)發(fā)生故障，這樣會(huì)在很大程度上降低工作的效率。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的具體措施

（一）建立完備的檔案管理制度

領(lǐng)導(dǎo)在建立檔案管理制度過(guò)程中起著重要的帶頭作用，也就是說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該負(fù)責(zé)幫助企業(yè)工作人員做好檔案管理工作，并且引領(lǐng)他們?cè)鰪?qiáng)管理意識(shí)，重視與檔案管理相關(guān)的一系列工作。比如可以使用單獨(dú)的房間作為資料室，這樣可以將資料、檔案等重要文件單獨(dú)置放，期間也需要根據(jù)檔案的重要程度將其進(jìn)行分類(lèi)，然后放置于不同的地方，并貼上相應(yīng)的標(biāo)簽，這樣不僅可以提高工作效率，而且方便后期查詢(xún)工作的開(kāi)展[3]。檔案儲(chǔ)存室一般應(yīng)選擇高層或者是比較封閉的區(qū)域，并且還應(yīng)做好警示語(yǔ)，防治其被盜竊。對(duì)于一些比較重要而且保密性高的檔案應(yīng)定期對(duì)其進(jìn)行整理，并且對(duì)其保密期限隨時(shí)更替，單獨(dú)將其存放。除此之外，在開(kāi)展工作時(shí)，為了保證嚴(yán)謹(jǐn)性及安全性，需要至少3名工作人員同時(shí)進(jìn)行，并起到很好的監(jiān)督作用。存放檔案的房間一定要安裝監(jiān)視器，并且每個(gè)角落都可觀察到，以便出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)可以有依據(jù)查詢(xún)。

（二）加強(qiáng)管按管理工作意識(shí)

以前大多數(shù)的企業(yè)都不是很重視檔案的管理工作，以至于經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案丟失等事件發(fā)生，在很大程度上會(huì)影響到工作的有效開(kāi)展。因此，在今后的工作中，辦公室檔案管理人員一定要增強(qiáng)管理意識(shí)，深入實(shí)踐中去了解企業(yè)的實(shí)際情況，在日常工作中做好檔案管理等方面的工作，并且定期向辦公室領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)這段時(shí)間的工作內(nèi)容及成效。這樣不僅可以實(shí)現(xiàn)辦公室各部門(mén)之間的相互溝通、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，而且也可以有效地開(kāi)展辦公室管理工作，避免了盲目現(xiàn)象，在很大程度上促進(jìn)了檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，從而在很大程度上實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展[4]。

（三）完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)包括軟硬件，其設(shè)施主要包括：防盜的儲(chǔ)存庫(kù)、安全門(mén)以及門(mén)禁、監(jiān)控設(shè)備、空調(diào)、防毒面罩、滅火等器材，一旦辦公室發(fā)生意外情況，工作人員可以采用科學(xué)的方式進(jìn)行自救以及保護(hù)好重要檔案，避免了重大的損失。監(jiān)控設(shè)施是必不可少的，其在非工作時(shí)間可以起到監(jiān)視保護(hù)的作用，而安全門(mén)的設(shè)立更是保護(hù)了整個(gè)檔案室的安全[5]。除此之外，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、相機(jī)、視頻和音頻等的輸入、輸出等工作需要由專(zhuān)門(mén)的技術(shù)人員進(jìn)行操作，并且同時(shí)需要至少一名工作人員陪同監(jiān)視，辦公室檔案信息的儲(chǔ)存一定要有備份。除此之外，還應(yīng)該引進(jìn)高級(jí)數(shù)碼存儲(chǔ)設(shè)備，這樣也方便了檔案管理工作的操作，關(guān)鍵是和硬盤(pán)比起來(lái)，其儲(chǔ)存量以及穩(wěn)定性更加良好。因此，在工作中對(duì)于一般的檔案管理使用穩(wěn)定性較強(qiáng)的普通的設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)存即可，對(duì)于一些保存時(shí)間長(zhǎng)，比較貴重的檔案則需要質(zhì)量過(guò)硬的硬件設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)存，以保障其安全性。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，在未來(lái)的檔案管理工作中應(yīng)引入新型技術(shù)，這樣可以在很大程度上提高辦公室檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。企業(yè)要時(shí)刻跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，高效利用信息科技技術(shù)。除此之外，還需要不斷提升辦公室的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，只有將硬件設(shè)施做到位，才能保障工作的質(zhì)量。因此，加強(qiáng)檔案的管理工作是非常有必要的。