淺析行政單位辦公室檔案的規(guī)范管理要點及其策略

李艷 鶴壁市鶴山區(qū)人民檢察院

行政單位辦公室檔案管理主要負責(zé)行政單位檔案的收集、整理、分類、歸檔、分析、提取等工作，更多的是為行政和決策提供信息，這項管理工作貫穿于行政單位各部門各工作環(huán)節(jié)的始終，是一項服務(wù)性管理工作。

一、辦公室檔案管理的主要特征

1.資料種類較為復(fù)雜的特征。行政單位日常工作包括很多方面，決定了辦公室檔案資料種類的復(fù)雜性，對所有資料進行有效整理、分類和保存，是一件工作量較大和相對復(fù)雜的工作。辦公室檔案管理包括所有的合同、協(xié)議書、會計資料和行政部門的資料，當(dāng)然還有音頻文件，所以辦公室檔案管理不僅是內(nèi)容豐富還是工作量較大，實現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理，提高了辦公室檔案管理工作效率。

2.資料收集和保存。資料收集和保存是辦公室檔案管理的重要內(nèi)容，檔案重點對人事物以及過程的詳細真實記錄，對行政單位發(fā)展來說具有重要意義，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了依據(jù)。那么實現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理，必須把管理的重心放在檔案收集和保存上，確保資料足夠齊全和詳細，特別是單位的業(yè)務(wù)方面資料，收集后采用系統(tǒng)的方式進行分類整理保存，并充分發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)科學(xué)管理。

二、行政單位的辦公室檔案規(guī)范管理要點分析

1.公文制發(fā)規(guī)范管理要點。絕大多數(shù)的行政單位辦公室檔案都以公文演變，所以制發(fā)公文是辦公室檔案工作規(guī)范化的根本性前提。一是要規(guī)范好公文用紙，嚴(yán)格遵照國家相關(guān)規(guī)定，選擇質(zhì)量上乘，規(guī)格尺寸統(tǒng)一的紙型。按照橫寫橫排的排版模式，需將裝訂線安排在左面。二是要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長期保存。無論公文是打印或草擬，還是不同的手寫批注、簽字、報表及記錄等，選的紙張、墨汁及筆型應(yīng)不易褪色，確保有清晰明了的字跡，便于將來長期保存使用。三是要對公文制發(fā)的簽發(fā)手續(xù)、審核權(quán)限、正文標(biāo)題、主/抄送單位、落款及日期等進行嚴(yán)格的檢查。四是文種的使用要合理，格式擬定標(biāo)準(zhǔn)，對簡稱及不標(biāo)準(zhǔn)的字盡量少用或不用于行文中，有助于未來規(guī)范管理及運用信息化檢索方式的實行。

2.立卷歸檔規(guī)范管理要點。立卷歸檔是規(guī)范行政單位辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)則。文件的歸檔重點由本部門的文件構(gòu)成，要運用立卷歸檔作為規(guī)范辦公室檔案工作的準(zhǔn)則，延續(xù)我國對文書處理的實踐準(zhǔn)則，從而促進標(biāo)準(zhǔn)式的辦公室檔案工作甚至滿足信息化的要求。在現(xiàn)實工作里，立卷歸檔規(guī)范管理需處理好如下三項內(nèi)容：一是需正確掌握立卷歸檔文件的時間性，只有達成目前文件任務(wù)才可立卷歸檔，否則會使辦公室檔案工作出現(xiàn)混亂及無序而無法立卷歸檔。二是需確立重點及合理分工?，F(xiàn)實操作里應(yīng)重視資料及文件的區(qū)別，尤其是內(nèi)容、方式及意義的較多類似處的資料文件差別，詳細問題需詳細剖析，由此降低重復(fù)與冗余的辦公室檔案工作，有效提升辦公室檔案的使用效率。三是需重視整體性的全宗維護。歸檔時不僅要把握中心與主次，嚴(yán)格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進入，且需預(yù)防歸檔資料文件丟失情況發(fā)生。

3.案卷質(zhì)量規(guī)范管理要點。行政單位辦公室檔案是否有價值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存意義。可見立卷方式及裝訂案卷對規(guī)范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。所以提高辦公室檔案訂卷的質(zhì)量，顯得極為重要，因此除了重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標(biāo)化管理里的檢索與劃分，還需把握好裝訂案卷的質(zhì)量關(guān)，有效管理其辦公室檔案。

三、行政單位辦公室檔案的規(guī)范管理策略

1.加強辦公室檔案信息化管理。行政單位辦公室檔案規(guī)范管理工作運用先進的網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)，不僅可以將行政單位內(nèi)部各類檔案資料按照類別進行分類管理，同時還可以準(zhǔn)確而高效地對那些相對復(fù)雜的檔案資料進行處理、保存。另外，利用信息化技術(shù)，辦公室檔案管理人員可以對各類檔案資料進行補漏，避免辦公室資料長期堆積?；谛畔⒒夹g(shù)的辦公室檔案管理模式，既保證了檔案管理效率，同時又能節(jié)省歸類整理檔案文件資料的時間與精力，使資料檢索變得更加便捷。辦公室檔案信息化管理具體表現(xiàn)為：第一，檔案工作人員利用先進的信息技術(shù)，實現(xiàn)對檔案信息的自動化處理，使檔案信息的一體化管理得以實現(xiàn)，并為檔案信息的高速檢索奠定基礎(chǔ)；第二，將數(shù)字化存儲技術(shù)運用到不同載體上，并利用信息技術(shù)將此信息進行合成，形成新資源；第三，利用信息技術(shù)實現(xiàn)辦公室檔案信息資料的遠距離、無障礙傳輸，完善信息資源的共享。

2.強化辦公室檔案管理規(guī)范化建設(shè)。行政單位辦公室檔案管理工作必須對管理人員提出嚴(yán)格的要求，嚴(yán)格按照要求執(zhí)行檔案管理工作，日常工作中注重對檔案資料的維護和更新，必須規(guī)范檔案管理工作流程，使辦公室檔案管理程序更加規(guī)范化，且需要嚴(yán)格執(zhí)行和監(jiān)督管理工作，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和真實性，還需要對檔案管理程序不斷優(yōu)化，在保證工作質(zhì)量和效率的前提下，優(yōu)化檔案管理程序，節(jié)約人力和物力。

3.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。辦公室檔案規(guī)范化管理必須要提高管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才能提高檔案管理的工作質(zhì)量，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。單位需要定時或者是不定時對管理人員進行專業(yè)技能和管理理念方面的教育和培訓(xùn)，全面提升管理人員綜合素質(zhì)，實現(xiàn)辦公室檔案規(guī)范化管理。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案規(guī)范管理是行政單位辦公室管理的重要內(nèi)容，是整個行政單位協(xié)調(diào)、掌握、高效管理運行的有效保證，因此為了發(fā)揮辦公室檔案在行政單位管理中的功能作用，必須加強對行政單位辦公室檔案的規(guī)范管理要點及其策略進行分析。