測繪工程檔案信息化管理有效策略研究

劉博 沈陽天衡測繪有限公司

如今信息技術在測繪檔案管理時期得到了廣泛的使用，測繪檔案改革速度不斷增快，信息技術對于測繪檔案改革來說是比較重要的，在新時代背景中要想確保測繪檔案管理工作可以更好地滿足時代的發(fā)展需求，在社會中發(fā)揮一個顯著的作用，就需要針對信息資源開展有效地管理，進而促進測繪檔案信息的發(fā)展和進步。不過要想能夠更好地應對各種影響因素，提升檔案的信息化和現(xiàn)代化，就需要改進信息化建設，研究檔案信息化建設和測繪檔案管理時期存在的不足之處，選擇合理的方法來進行解決，確保測繪檔案管理能夠變得更加規(guī)范化、更加電子化。

一、當前測繪工程檔案信息化管理的弊端

（一）檔案管理信息化程度低

在傳統(tǒng)的測繪檔案管理中，采用的都是紙質檔案，這些檔案價值較高，但損壞之后無法復原，紙質檔案又容易受到損壞，這種情況下對相關人員的管理水平要求很高。如今，在許多測繪檔案管理部門中，難以更新觀念，仍舊保持傳統(tǒng)的管理方法，通常不能做到信息化的程度。例如，無法將檔案存入計算機大數(shù)據(jù)系統(tǒng)之中，做好備份。這是一種檔案管理信息化程度低的表現(xiàn)，會影響用戶對測繪工程資料的使用[3] 。

（二）存儲體系有限

在傳統(tǒng)的測繪檔案管理中，一般采用檔案室保存的方式。隨著測繪技術的不斷發(fā)展，這種落后并且煩瑣的存儲方式難以跟上信息化時代的步伐，且存儲體系十分有限，難以及時尋找到客戶所需要的檔案。同時，獲取資料的方式不夠便捷，長此以往，就會使用戶失去對測繪檔案的興趣。此外，存儲體系的龐大對相關測繪檔案管理人員也是一種巨大的挑戰(zhàn)。一方面，由于安全措施不夠，可能會出現(xiàn)檔案丟失、損壞的情況。另一方面，存儲體系的龐大，使得管理人員無法有效的整理、歸納、查詢，長久以往，會造成相關崗位人才的流失。

二、測繪工程檔案信息化管理有效性措施

（一）完善檔案信息化管理系統(tǒng)

在傳統(tǒng)測繪檔案管理手段難以適應信息化時代下提出的新要求之下，應著力完善檔案信息化管理系統(tǒng)。一方面，作為相關的管理人員要有數(shù)字化意識，加快硬件設施的更新?lián)Q代，積極運用現(xiàn)代化技術，如掃描儀、大數(shù)據(jù)存儲等。將測繪檔案做好掃描備份的工作，防止出現(xiàn)毀壞丟失的情況。另一方面，就測繪檔案管理內部機制來說，應該選拔專門的人才去管理，而不是出現(xiàn)混崗的情況，造成測繪檔案管理效率低下。應使得整個測繪檔案管理過程從收集、整理、歸納、查詢都有一套嚴格系統(tǒng)的程序，使整個過程都處于透明的環(huán)境之下，方便日后的查詢與整理工作，為日后測繪工程的發(fā)展提供參考，發(fā)揮測繪檔案原有的價值。例如，在整個測繪檔案管理的大系統(tǒng)中，應將圖形與文字分成兩個不同的類別，必要時還應該開放子系統(tǒng)的使用，將大類別所包含的更細小的類別分類出來，做好相應的文件標記。分類工作完成后，將這些資料的位置與主題繪制成框架，標記好位置。為后續(xù)相關用戶的查詢打下良好的基礎，提高測繪檔案的利用效率，為測繪檔案的查詢提供更直觀的方式。

（二）改進管理方法，創(chuàng)新服務體系

信息化時代的測繪檔案管理方法應該更趨向于自動化、智能化、現(xiàn)代化，測繪檔案管理人員要緊跟時代發(fā)展潮流，提升自身文化水平，轉變管理思想，在繼承傳統(tǒng)測繪檔案管理模式優(yōu)點的基礎上，研究新形式的測繪檔案管理模式，利用先進技術，轉變方式方法，高效完成測繪檔案管理工作。其次，要充分利用測繪檔案數(shù)據(jù)，創(chuàng)新服務機制，提高服務標準，改變服務方式，全方位完善服務體系，在保證重要信息安全的前提下擴大測繪檔案的公開性，及時更新測繪檔案信息，拓展服務途徑，使利用者能更方便、快捷、安全地利用測繪檔案資源，獲得更多有用的信息，從而提高測繪檔案信息服務效率[2]。

（三）增大檔案存儲體系

針對原有檔案存儲體系落后的情況下，應著力提高測繪檔案的信息化存儲水平。首先，可以采用光盤存儲的方式，可以在沒有網(wǎng)絡時對龐大的數(shù)據(jù)進行整理、查詢，并且用戶在使用光盤時，查詢檔案比較方便，且易于攜帶。其次，可以采用大數(shù)據(jù)庫的管理方式，將想要存儲的檔案資料錄入到數(shù)據(jù)庫當中去，針對用戶需求的相應年份、特定主題的測繪檔案能夠第一時間查詢到，且存儲體系龐大，具有高速的管理性能，能夠實現(xiàn)測繪檔案向高效、便捷的方向發(fā)展。最后，相關測繪檔案信息化管理部門可以與專門的數(shù)據(jù)存儲公司合作，這類公司往往具有技術性強、安全性高等優(yōu)點，可以緊跟技術發(fā)展的步伐，觀察最新的發(fā)展動向，研制出一份最優(yōu)的存儲方案。但要注意的是，這種合作方式往往使得相關測繪檔案管理部門支付出高額的費用。所以相關測繪工程檔案信息化管理部門在選擇這個方案時，應充分考慮到資金的問題，可以根據(jù)自身的具體情況進行選擇，也可以同時選擇多個方案進行存儲，能夠形成優(yōu)勢互補的關系，提高檔案存儲的能力與安全性。

（四）提升對于檔案信息化管理工作的認知

要想能夠促進新時代檔案信息化建設和管理工作的高效進行，就需要完善企業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理理念，培養(yǎng)檔案信息化管理理念，充分明確檔案信息化管理的重要程度，需要把工作人員當作管理的主體，確?？梢匀嬖鰪妼W生檔案信息化管理工作，使得檔案信息化管理工作可以更加有序、更加高效地開展。如今也需要改進檔案管理理念，創(chuàng)新管理形式，促進檔案信息化管理建設工作的開展和進步。不僅如此，企業(yè)也需要設置完善的檔案信息化管理體系，提升管理工作內容的針對性，確保工作可以參考相關的規(guī)定開展，企業(yè)也需要聯(lián)系自身的特點，增強和其他企業(yè)之間的合作，共同促進檔案信息化管理工作的進行，仔細地落實檔案信息化管理的制度，確?？梢蕴嵘芾砉ぷ鞯囊?guī)范性和有效性。不僅如此，企業(yè)也需要積極地創(chuàng)新檔案管理工作模式，借助新型計算機技術，設置檔案信息化管理系統(tǒng)，確保管理效果可以得到顯著的提升[3]。

三、結束語

綜上所述，測繪檔案信息化建設不是一朝一夕的，而是一個復雜且長期的過程，因此，必須認真分析當前測繪檔案信息化建設過程中存在的問題，不斷總結經(jīng)驗，唯有如此才能助推測繪檔案信息建設和管理工作穩(wěn)健長遠發(fā)展。