辦公室檔案管理工作效率提升途徑

鹿丹 三門峽市公路局

一、辦公室檔案管理工作的重要性

第一、要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對公路行業(yè)辦公室工作的要求，就要提高檔案管理的工作效率。檔案單位中一種重要的信息產(chǎn)業(yè)。實(shí)施辦公室檔案管理工作，主要目的是為了方便工作人員查詢信息，進(jìn)而提高辦公室工作的效率，促進(jìn)公路行業(yè)的進(jìn)步。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，辦公室檔案管理也逐漸發(fā)揮出了更重要的作用，不斷完善檔案管理工作，提高辦公室工作的效率，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對辦公室工作的要求進(jìn)而更好地服務(wù)公路交通建設(shè)。

第二、完善檔案管理工作可以促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。檔案管理工作本身具有連續(xù)性、連貫性的特點(diǎn)，鑒于檔案管理工作的幾個(gè)特點(diǎn)，我們有必要重視檔案管理工作。此外，我們還要充分結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，與公路單位內(nèi)部狀況相互融合，通過完善檔案管理工作來促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。檔案的形成是一個(gè)長期的過程，具有歷史性和時(shí)間性的特點(diǎn)，全面系統(tǒng)地管理紙質(zhì)檔案，有助于促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

二、公路辦公室檔案管理工作的現(xiàn)存問題

（一）對管理工作認(rèn)識缺乏

隨著我國社會的不斷發(fā)展，公路建設(shè)方便了人們的生活和工作，促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。同時(shí)對于辦公室檔案管理工作，也提出了新的發(fā)展要求。在檔案管理工作過程中，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對辦公室的檔案管理工作人員提出了新的工作要求，工作人員不僅需要具備檔案管理工作能力，也需要使用相應(yīng)的辦公軟件來協(xié)助完成檔案管理工作。在這項(xiàng)工作當(dāng)中，一部分工作人員顯現(xiàn)出了專業(yè)水平不足的問題，由于工作人員缺少專業(yè)的檔案管理技能，應(yīng)用辦公軟件能力不足，導(dǎo)致公路辦公室檔案管理工作水平下降。因此，想要提升檔案管理工作質(zhì)量，首先需要解決的就是檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)問題。

（二）辦公室檔案管理工作人員素質(zhì)較差

調(diào)查顯示，受多種多樣的政策制度性因素和歷史性因素的影響制約，單位領(lǐng)導(dǎo)人員尚未充分認(rèn)識開展辦公室檔案管理工作對單位日常業(yè)務(wù)運(yùn)作發(fā)展所造成的影響作用，未能在日常工作組織開展過程中，充分關(guān)注和保障辦公室檔案工作的實(shí)施效率和質(zhì)量，未能結(jié)合辦公室檔案管理工作的實(shí)際需要，招聘配備專業(yè)能力良好且綜合素質(zhì)優(yōu)秀的辦公室檔案管理工作人員，造成了一定的消極影響，在公路行業(yè)，這點(diǎn)表現(xiàn)的尤其明顯。

（三）管理制度不健全

若想將辦公室管理工作高效的進(jìn)行下去，首先必須要健全各方面的管理制度，公路檔案管理也是這樣。檔案管理制度主要包括檔案分類、保管期限、介質(zhì)區(qū)分、收集機(jī)制、歸整規(guī)范、查閱借閱規(guī)定等等，涵蓋檔案從新材料產(chǎn)生到生命周期結(jié)束的全過程。有由于業(yè)務(wù)任務(wù)繁重，對辦公室檔案管理工作不被十分重視，檔案管理制度更新及服務(wù)水平有待提升。

（四）管理手段比較落后

當(dāng)前信息化辦公手段廣泛運(yùn)用于業(yè)務(wù)工作中，但在檔案管理中比較滯后，仍然采用人工管理的傳統(tǒng)方式，由于人工容易發(fā)生錯(cuò)誤，且發(fā)現(xiàn)糾正較為困難，在整理過程中容易發(fā)生問題。而信息技術(shù)擁有高效、準(zhǔn)確、便捷的優(yōu)勢，可以對資料進(jìn)行快速備份和恢復(fù)。因此，由于手段落后，耗費(fèi)了人力物力，但是工作效率不高，也給交通單位造成了損失。

三、如何提升公路辦公室檔案管理的效率

（一）增強(qiáng)檔案信息管理意識

只有形成新的管理意識，才能創(chuàng)建檔案信息管理系統(tǒng)，對老陳舊檔案管理意識中存在的缺點(diǎn)進(jìn)行有效突破，充分認(rèn)知到管理辦公室檔案工作的重要性。在提高管理意識的基礎(chǔ)上，公路單位需要投入大量的管理資金，為檔案信息管理工作的安全性提供保障，并奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在建立健全檔案信息體系期間，會涉及大量信息技術(shù)和設(shè)備，所以需要花費(fèi)很多資金，因此一定要具備充足的周轉(zhuǎn)資金。例如檔案信息管理體系中包括檔案管理體系、檔案采集體系以及網(wǎng)上查閱體系，不同的檔案系統(tǒng)在建立健全方面還存在很大的差別，采集、辨別以及整理和保管檔案材料是檔案管理系統(tǒng)的主要職責(zé)，可以分為業(yè)務(wù)管理、系統(tǒng)維護(hù)等不同的版塊。檔案采集系統(tǒng)主要是把紙質(zhì)檔案劃分到數(shù)字化檔案形式中，主要包括整理檔案、采集檔案、審核檔案以及系統(tǒng)維護(hù)四個(gè)功能，應(yīng)該利用檔案軟件進(jìn)行檔案整理工作。網(wǎng)絡(luò)查閱系統(tǒng)主要是按照網(wǎng)絡(luò)發(fā)展情況作為基礎(chǔ)條件，利用B/S 等方式來展開審查檔案和查看檔案工作，綜合來講，只有使用大量資金才能建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，因此必須保證具有足夠的周轉(zhuǎn)資金。

（二）完善單位的檔案管理制度

實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理高效率，就要?jiǎng)?chuàng)新改革檔案管理工作體制，從根本上提升公路辦公室檔案管理工作質(zhì)量，利用規(guī)范化的工作制度，能夠幫助強(qiáng)化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能。想要促進(jìn)公路工作部門更加穩(wěn)定地可持續(xù)發(fā)展，就要建立完善的、更加適合自身發(fā)展的工作制度。第一，充分爭取辦公室檔案管理工作人員的意見，在完善規(guī)章制度的過程中集思廣益，使相關(guān)的規(guī)章制度能夠更加完整和合理。第二，在實(shí)際工作中，需要根據(jù)辦公室檔案管理工作的實(shí)際情況，不斷修復(fù)和完善規(guī)章制度中的相關(guān)章節(jié)，從而使規(guī)章制度能夠更好地指導(dǎo)辦公室檔案管理工作，不斷提高辦公室檔案管理工作的工作效率。

（三）增強(qiáng)辦公室檔案管理體系

為檔案管理工作提供保障的重要方式是增強(qiáng)辦公室檔案管理系統(tǒng)，由于大多數(shù)辦公室在進(jìn)行檔案管理工作中，無法確保檔案文件類型和檔案內(nèi)容的完整性，肯定會存在一些缺陷，尤其是大部分辦公室檔案管理時(shí)間比較短，缺乏有效管理檔案的意識，管理方式并不先進(jìn)，在探討過程中總結(jié)出辦公室檔案管理意識和管理手段的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該嚴(yán)格加強(qiáng)檔案管理機(jī)制，明確檔案管理系統(tǒng)，提高管理辦公室檔案的力度，提升辦公室檔案管理效率。在強(qiáng)化辦公室檔案管理機(jī)制過程中，第一，重視公路辦公室檔案管理人員所提出來的管理意見，積極吸取有關(guān)管理意見和實(shí)際管理過程中出現(xiàn)的問題，在加強(qiáng)有關(guān)規(guī)章制度管理過程中，應(yīng)該將團(tuán)隊(duì)的力量充分發(fā)揮出來。只有管理檔案的工作人員提出意見，才能擬定出更好的檔案管理體系并發(fā)揮有效作用。第二，持續(xù)探索并完善現(xiàn)實(shí)辦公室檔案管理工作，不斷探析檔案管理機(jī)制中存在的不足，對其中存在的問題予以積極改進(jìn)，確保強(qiáng)化有關(guān)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，推動辦公室檔案管理工作的開展。

四、結(jié)束語

綜上所述，在公路單位日常管理中，辦公室檔案管理是一項(xiàng)重要性內(nèi)容，具有基礎(chǔ)性地位。在實(shí)際研究的過程中，需要明確檔案管理工作的關(guān)鍵意義，找出存在的問題，將不同內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化。在此基礎(chǔ)上，提高重視程度，創(chuàng)新管理方式，完善管理體系，切實(shí)提升辦公室檔案管理效率，促進(jìn)公路交通事業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。