利用數(shù)據(jù)共享和分析提升企業(yè)運營管理能力

文/梅麗英 黃道禹 龍瀚林

1 流程機器人應(yīng)用的背景

為了積極應(yīng)對低油價“嚴冬”帶來的巨大挑戰(zhàn)、響應(yīng)國家信息化應(yīng)用戰(zhàn)略，中海油集團公司自2014年起連續(xù)4年開展“質(zhì)量效益年”活動，并發(fā)布了“十三五”信息化規(guī)劃綱要。運用互聯(lián)網(wǎng)思維推動產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級和提質(zhì)增效，在持續(xù)推進“數(shù)字海油”的基礎(chǔ)上，推進“智能油田”建設(shè)，提升油田的管理水平。2018年4月20日的全國網(wǎng)信工作會，也全面倡導(dǎo)：依靠信息技術(shù)推動企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

近期，為了響應(yīng)總公司的號召，中海油能源物流有限公司上海分公司全面開展推進公司產(chǎn)業(yè)塑造和技術(shù)提升的活動。其中最主要是：針對通用物資進行物流集采，統(tǒng)一供應(yīng)鏈供應(yīng)。

隨著集采業(yè)務(wù)的開展，越來越多的決策信息化的深層次要求被逐漸提出。但現(xiàn)有的物資供應(yīng)管理模式，尤其是信息收集匯總、物資跟蹤管理、成本跟蹤核算方面仍存在不足。如信息的匯總?cè)圆捎檬止し绞剑晃镔Y供應(yīng)鏈信息分散且無統(tǒng)一快速追蹤；財務(wù)成本核算跟蹤數(shù)據(jù)來源（ERP系統(tǒng)、集采平臺、采辦系統(tǒng)、手工業(yè)務(wù)報表等）無法形成有效的集成與共享；部分報表數(shù)據(jù)仍需要手工統(tǒng)計或二次整理，工作量大、人工操作效率低，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成與共享，無法實現(xiàn)業(yè)務(wù)分布式管理、無法實現(xiàn)人力資源的共享。財務(wù)成本跟蹤核算方面存在的各項問題，致使以庫存物資難以統(tǒng)一利用，數(shù)據(jù)集成度低，無法滿足綜合性供應(yīng)鏈管理的需求，難以為公司管理決策提供有效的分析決策依據(jù)支持，難以對進一步的提質(zhì)增效提供更好的支撐。由此物流上海公司考慮利用先進的流程機器人技術(shù)，幫助實現(xiàn)多級供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)共享、達到跨部門多級協(xié)同工作，進而提高企業(yè)管理信息化能力，助力企業(yè)實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展添磚加瓦。

圖1

2 流程機器人的技術(shù)說明

流程機器人(RPA)是一種虛擬的機器人,可模擬人來登錄現(xiàn)有的信息系統(tǒng),并按既定的業(yè)務(wù)規(guī)則完成一系列重復(fù)性的工作。通過實現(xiàn)流程自動化,員工可以更加專注于高效的、有創(chuàng)意的工作而非重復(fù)勞動,進一步釋放潛能。在技術(shù)上，RPA 具有操作精準性強、7×24 小時不間斷工作、可靈活部署、開發(fā)周期短等特點。

2.1 RPA主要組件

如圖1所示。

（1）處理流程設(shè)計工作室：處理流程設(shè)計工作室為用戶提供了一系列工具和方法，不但可以直接調(diào)用業(yè)務(wù)對象設(shè)計工作室創(chuàng)建的業(yè)務(wù)對象，還可處理各類數(shù)據(jù)和工作條目，加入判斷條件和異常處理機制以及針對目標應(yīng)用程序的響應(yīng)速度的應(yīng)對策略。

（2）業(yè)務(wù)對象設(shè)計工作室：在業(yè)務(wù)對象設(shè)計工作室窗口中，用戶可以創(chuàng)建，定義，運行并測試可重用的對象。這些對象被用來向機器人執(zhí)行資源提供指令，指導(dǎo)其如何與指定的應(yīng)用程序或第三方工具進行交互。

（3）交互客戶端，即機器人：用于執(zhí)行在和信機器人工作室中建模而成的流程?；诓煌膽?yīng)用場景，機器人可分為兩類：前端機器人和后端機器人。前端機器人由其控制著的某些動作觸發(fā)。后端機器人在無需人類關(guān)照的情況下，按照事先的時間或者其他條件的約定，自動進行啟動，并完成任務(wù)的處理。其處理精度高，速度快，可全天候運轉(zhuǎn)。

（4）控制室：具備完整的集成條件，以及全局的管理能力，可用于機器人分布式或者全局式的管理，包括企業(yè)級別的管理、安全、支持以及審計等

2.2 流程機器人主要應(yīng)用

（1）代替人操縱鍵盤：自動、快速、準確的進行大量重復(fù)的數(shù)據(jù)錄入；

（2）數(shù)據(jù)選擇及處理功能：可通過預(yù)先設(shè)置的邏輯和流程，進行自動的數(shù)據(jù)抓取及計算處理功能；

（3）邏輯/流程配置功能：可預(yù)先配置好所需的數(shù)據(jù)、處理的邏輯、操作的流程流程，自動指引完成需要的系統(tǒng)操作。

（4）數(shù)據(jù)加密及自我管理：數(shù)據(jù)的傳輸過程中可進行數(shù)據(jù)加密，同時提供執(zhí)行工作隊列的監(jiān)控、告警。

（5）復(fù)雜系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享：將多個無法直接進行接口交互的系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)通過流程機器人技術(shù)采集到一個平臺中。

3 供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)共享案例

項目伊始，上海物流分公司成立專家小組，針對各個不同的系統(tǒng)及業(yè)務(wù)進行了詳細的業(yè)務(wù)梳理和分析，整理出相應(yīng)的數(shù)據(jù)共享規(guī)則。詳細定義了自動獲取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的規(guī)則和辦法，制定了自動獲取數(shù)據(jù)的辦法。通過流程機器人的實施，實現(xiàn)了供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)的自動歸集，完善健全了供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)庫。并針對供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)進行對應(yīng)的數(shù)據(jù)分析，建立整個供應(yīng)鏈跟蹤檔案，實現(xiàn)多級供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)的共享服務(wù)和管理。主要應(yīng)用包括以下幾點：

3.1 實現(xiàn)和甲方單位的供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)共享

主要實現(xiàn)了和甲方單位關(guān)聯(lián)的銷售和采購方面的供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)的自動抓取和共享。包括以下幾個方面：

圖2

（1）銷售的跟蹤及監(jiān)控管理：一方面，通過流程機器人的實施，實現(xiàn)了銷售數(shù)據(jù)的自動歸集，完善健全了銷售數(shù)據(jù)庫。并針對銷售數(shù)據(jù)進行對應(yīng)的銷售數(shù)據(jù)分析，建立銷售跟蹤檔案。另外一方面，通過流程機器人回寫功能，實現(xiàn)銷售數(shù)據(jù)的回寫，從而實現(xiàn)銷售情況的跟蹤和落實，實現(xiàn)甲方單位、物流公司、集采平臺、物流ERP等多級供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)的共享。

梳理出銷售數(shù)據(jù)的抓取規(guī)則：按照訂單日期、訂單狀態(tài)、經(jīng)辦人、客戶名稱（甲方單位）、銷售訂單號等，定義業(yè)務(wù)規(guī)則創(chuàng)建過濾器進行抓取。

明確抓取的銷售訂單內(nèi)容包括：（表頭信息：銷售訂單編號，客戶名稱，客戶部門，客戶聯(lián)系人，客戶關(guān)聯(lián)單號，期待到貨日期，發(fā)貨要求，收貨信息，經(jīng)辦人，訂單來源，創(chuàng)建日期，執(zhí)行單位，含稅小計，未含稅小計），（詳細信息：行號，產(chǎn)品編號，產(chǎn)品名稱，銷售協(xié)議編號，協(xié)議行號，客戶關(guān)聯(lián)單PR號，SAP物料號，制造商型號，未含稅單價，基準價，含稅單價，訂單數(shù)量，計量單位，含稅小計，未含稅小計，已發(fā)數(shù)量，關(guān)聯(lián)采購訂單號）。

通過銷售訂單信息的抓取和歸集，實現(xiàn)了從甲方業(yè)務(wù)單位的銷售供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)共享。從而幫助物流公司能快速響應(yīng)業(yè)務(wù)單位的需求，提高供應(yīng)鏈執(zhí)行效率。

（2）采購的跟蹤及監(jiān)控管理：首先建立銷售和采購數(shù)據(jù)的對應(yīng)目錄、構(gòu)建了銷售采購跟蹤檔案，完成供應(yīng)鏈收、支情況的對應(yīng)及匹配分析，協(xié)助公司管理層進行收支控制，進而實現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)營狀況的跟蹤和監(jiān)控。其次，通過銷售訂單對應(yīng)的采購訂單查詢和獲取，實現(xiàn)采購數(shù)據(jù)的自動歸集，完善健全了采購數(shù)據(jù)庫。最后在采購?fù)瓿傻耐瑫r，通過流程機器人回寫功能，實現(xiàn)采購數(shù)據(jù)的回寫，從而實現(xiàn)采購情況的跟蹤和落實，實現(xiàn)甲方單位、物流公司、集采平臺、物流ERP等多級供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)的共享。

梳理出采購數(shù)據(jù)抓取規(guī)則：按照銷售訂單行項目中的“關(guān)聯(lián)采購訂單號”列讀取對應(yīng)的采購訂單信息，定義業(yè)務(wù)規(guī)則過濾器進行抓取。

抓取的銷售訂單內(nèi)容包括：表頭信息（采購訂單編號，供應(yīng)商名稱，幣種，是否直送？銷售訂單編號，付款條件，所屬公司，稅率，執(zhí)行單位，創(chuàng)建人，創(chuàng)建時間，執(zhí)行單位，收貨倉庫，默認到貨時間，含稅合計，未含稅合計，審批狀態(tài)，訂單來源，訂單狀態(tài)，未入庫單號），詳細信息（行號，產(chǎn)品編號，產(chǎn)品名稱，協(xié)議編號，SAP物料號，制造商型號，未含稅單價，基準價，含稅單價，數(shù)量，銷售計量單位，SAP計量單位，含稅金額，未含稅金額），貨運信息（送貨地址，發(fā)票地址）等。

通過采購訂單信息的抓取和歸集，實現(xiàn)了采購和供應(yīng)的掛鉤，完成了供應(yīng)鏈中采購數(shù)據(jù)的共享。從而幫助上海物流能準確、及時的監(jiān)控甲方業(yè)務(wù)單位的需求執(zhí)行情況，掌握采辦工作進展，提高供應(yīng)鏈執(zhí)行效率。

3.2 企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)共享

及時掌握資金系統(tǒng)的審批數(shù)據(jù)情況，隨時了解資金情況，方便全局掌控。一方面，通過流程機器人的實施，實現(xiàn)了資金審批情況的自動歸集，隨時了解供應(yīng)鏈資金情況。另外一方面，針對供應(yīng)鏈實際資金執(zhí)行情況，回寫供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)，從而落實每筆業(yè)務(wù)的資金申請情況。實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部多級系統(tǒng)、多級管理的供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)的共享。

完善和落實資金申請環(huán)節(jié)的跟蹤及監(jiān)控管理：一方面，通過流程機器人的實施，獲取了資金付款申請及審批的具體情況。另外一方面，通過流程機器人回寫功能，實現(xiàn)資金從付款申請、審批信息、審批記錄及附件數(shù)據(jù)，往供應(yīng)鏈系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)回寫，從而實現(xiàn)采購訂單資金情況的跟蹤和監(jiān)控，方便采辦人員隨時掌握資金情況，提速物資采購流程，實現(xiàn)供應(yīng)鏈資金數(shù)據(jù)的內(nèi)部共享，為供應(yīng)鏈管理服務(wù)。

3.3 供應(yīng)商供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)共享

實現(xiàn)供應(yīng)商采購付款情況的跟蹤及監(jiān)控管理，隨時掌握供應(yīng)商發(fā)票及資金付款情況，方便全局掌控供應(yīng)鏈資金流動情況。一方面，通過流程機器人的實施，從ERP系統(tǒng)中實時掌控了供應(yīng)商發(fā)票資金付款情況的自動歸集，隨時了解供應(yīng)商付款情況。另外一方面，針對供應(yīng)鏈實際資金付款情況，回寫供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)，從而落實每筆業(yè)務(wù)的實際資金使用情況，形成資金管理的閉環(huán)。實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部多級系統(tǒng)、多級管理的供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)的共享。

目前上海物流的流程機器人協(xié)助實現(xiàn)了資金系統(tǒng)、集采平臺、SAP系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)等多個系統(tǒng)中，包括供應(yīng)、采購、資金等方面的各級供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)共享。全面提升了物流上海公司全生命周期的供應(yīng)鏈管理水平。

4 未來的展望

通過RPA的應(yīng)用已經(jīng)初步實現(xiàn)了供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)的智能匹配和處理，一方面幫助節(jié)省人力資源，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，去除信息孤島和信息滯后；另外一方面實現(xiàn)了供應(yīng)鏈收、支情況的對應(yīng)及匹配分析，協(xié)助公司管理層進行收支控制。

在上述已實施的基礎(chǔ)上，將會持續(xù)推進RPA技術(shù)為更多的業(yè)務(wù)線服務(wù)。幫助管理層獲取更多的供應(yīng)鏈分析數(shù)據(jù)，分析出客戶的運營規(guī)律和即將產(chǎn)生的需求，有針對性的提高服務(wù)質(zhì)量。并通過計劃優(yōu)化手段提高客戶運營效率降低其成本更好的服務(wù)業(yè)主。

另外，通過更多的數(shù)據(jù)自動抓取，幫助各個管理系統(tǒng)更智能的實現(xiàn)供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)的自動匹配和處理。幫助節(jié)省人力資源，減少事務(wù)性、重復(fù)性、低難度業(yè)務(wù)的處理頻率，促進業(yè)務(wù)協(xié)同，提高資源利用率、提高工作效率，從而提升企業(yè)在數(shù)據(jù)智能識讀和處理方面的技術(shù)水平。

最終，通過協(xié)同供應(yīng)鏈管理平臺，提升企業(yè)物資管理的技術(shù)水平和能力，實現(xiàn)物流供應(yīng)鏈管理的數(shù)字化。幫助實現(xiàn)物資全生命周期跟蹤，降低庫存、減少占用資金，降低其成本與業(yè)主共贏。