提高高校辦公室管理工作效能的幾點(diǎn)建議

辦公室作為綜合管理部門，承擔(dān)著上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)溝通的重要角色，當(dāng)前高校辦公室管理仍然存在一些問題，通過對(duì)這些問題的有效分析，有效提高高校辦公室管理工作效能，從而更好的為高校發(fā)展保駕護(hù)航。

一、當(dāng)前高校辦公室管理工作存在的問題

（一）人員整體素質(zhì)有待加強(qiáng)。當(dāng)前我國(guó)高校辦公室工作人員雖然大多是通過考試選拔進(jìn)入的，但也有部分是本校留校生、有校內(nèi)關(guān)系進(jìn)入的，這就使得辦公室工作人員的整體素質(zhì)有待提高，另外，小部分高校辦公室工作人員存在工作態(tài)度散漫現(xiàn)象，服務(wù)意識(shí)有待加強(qiáng)。

（二）管理機(jī)制有待完善。當(dāng)前高校辦公室并沒有十分完善的管理機(jī)制，辦公室工作人員對(duì)于工作內(nèi)容并沒有明確的界定，同時(shí)獎(jiǎng)懲制度不完善使得辦公室工作人員在工作過程會(huì)存在一定的惰性心理，在面對(duì)緊急事件時(shí)無(wú)法給出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，使得辦公室管理效率低下。

（三）辦公室管理職能和工作目標(biāo)不明確。高校辦公室是為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生提供服務(wù)的職能部門，但每個(gè)辦公室提供的服務(wù)是不同的，因此明確辦公室職責(zé)和目標(biāo)是提高辦公室管理工作效能的重要措施，但當(dāng)前大多數(shù)高校辦公室的職責(zé)和目標(biāo)并不明晰，隨著高校學(xué)生數(shù)量和辦公室工作人員的不斷增多，辦公室工作涉及的范圍也越來(lái)越大，在提供服務(wù)的過程中互相推諉的情況時(shí)有發(fā)生，在一定程度上增加了辦公室管理工作的復(fù)雜性，不利于辦公室管理工作效能的提升。

二、提高高校辦公室管理工作效能的建議

（一）完善辦公室管理機(jī)制。高校管理部門要加強(qiáng)制度建設(shè)，完善辦公室日常管理制度，定期對(duì)辦公室人員進(jìn)行考核和評(píng)估，明確各個(gè)崗位的工作內(nèi)容和責(zé)任，使得各部門人員能夠各司其職，在共同目標(biāo)的推動(dòng)下分工明確，互相配合，為辦公室管理考核評(píng)價(jià)提供依據(jù)，從而提高工作效率，加強(qiáng)規(guī)范化、科學(xué)化管理。

（二）積極實(shí)現(xiàn)OA辦公。隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷推進(jìn)，以及人們環(huán)保意識(shí)的不斷提高，無(wú)紙化辦公已經(jīng)成為辦公室管理工作的發(fā)展目標(biāo)之一，OA辦公是辦公自動(dòng)化的重要方式，高校應(yīng)該加強(qiáng)辦公室的軟硬件設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)信息化管理，從而減少中間流程，有效提高辦公室工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督管理。要定期或不定期檢查辦公室部門和人員工作情況，如檔案文件、涉密文件是否嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行存放、傳遞、銷毀等，檢查相關(guān)辦公設(shè)備、通知傳達(dá)是否符合要求等，同時(shí)高校要完善監(jiān)管機(jī)制，并制定配套的獎(jiǎng)懲機(jī)制，將工作責(zé)任具體到每一個(gè)人，明確辦公室工作人員的管理權(quán)限，并將工作完成情況納入到績(jī)效考核中，進(jìn)一步提高辦公室工作人員的工作主動(dòng)性。

（四）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)。高校要加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員的技能培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員的技術(shù)知識(shí)和基本操作能力，如通過講座、案例分析等多種方式幫助員工了解不法分子的竊密手段和竊密渠道，給辦公室工作人員進(jìn)行辦公設(shè)備、系統(tǒng)軟件操作培訓(xùn)等，拓寬工作人員的知識(shí)體系，提高辦公室工作人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，使得辦公室工作人員能夠更好地滿足新形勢(shì)下的管理工作需要，辦公室人員要在不斷的實(shí)踐中真正的掌握辦公室管理技能，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，另外，要加強(qiáng)政府文件、法律法規(guī)的傳達(dá)和學(xué)習(xí)，提高辦公室工作人員的思想素質(zhì)和政治素養(yǎng)。

（五）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。服務(wù)也是辦公室的重要職責(zé)，與辦公室管理相輔相成、相互促進(jìn)，辦公室工作人員要樹立正確的服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，首先，辦公室工作人員要學(xué)會(huì)換位思考，學(xué)會(huì)站在服務(wù)對(duì)象的角度上思考問題，用最短的時(shí)間快速高效地解決問題，其次，辦公室工作人員要提高對(duì)小事的重視程度，辦公室的工作很多都是基礎(chǔ)的事務(wù)性工作，但一些看似不起眼的小事卻有可能會(huì)引起一些不良的連鎖反應(yīng)，因此辦公室工作人員要樹立高度負(fù)責(zé)的責(zé)任意識(shí)，認(rèn)真做好每一件事，依靠良好的服務(wù)促進(jìn)管理工作效能的提升。

（六）提高信息的及時(shí)性和敏銳性。信息是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理和決策的重要基礎(chǔ)，辦公室工作人員要加強(qiáng)對(duì)信息的搜集，并對(duì)信息進(jìn)行匯總歸納，及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行部署決策，同時(shí)要增強(qiáng)信息的敏銳性和針對(duì)性，抓住師生需求的“痛點(diǎn)”，幫助領(lǐng)導(dǎo)了解師生的真正需求和客觀困難，進(jìn)而帶動(dòng)全校工作的順利開展。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，辦公室管理是高校管理體系的重要組成部分，高校辦公室要緊跟時(shí)代潮流，加強(qiáng)信息化管理，加強(qiáng)信息安全管理，加強(qiáng)制度建設(shè)，提高辦公室管理水平，從而促使辦公室能夠更好地服務(wù)于高校發(fā)展。