教育信息化2.0背景下高職院校行政管理探討

呂燕霖

(泉州經(jīng)貿(mào)學(xué)院, 福建 泉州 362000)

十八大以來(lái)，“三通兩平臺(tái)”的建設(shè)與運(yùn)用，推動(dòng)我國(guó)教育信息化水平實(shí)現(xiàn)前所未有的飛躍發(fā)展，特別是國(guó)家“互聯(lián)網(wǎng)+”的大環(huán)境下，《教育2.0行動(dòng)計(jì)劃》應(yīng)運(yùn)而出，旨在以時(shí)代新浪潮為起點(diǎn)，革新教育理念，重構(gòu)教育體系，變革教育模式，以教育信息化為催化劑，引導(dǎo)教育系統(tǒng)性變革，發(fā)展智能教育，從而推動(dòng)教育現(xiàn)代化。教育信息化2.0時(shí)代背景下，高職院校原有的低效行政管理模式已然不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，高職院校要想抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，在新時(shí)代浪潮中站穩(wěn)并迎頭發(fā)展，就必須充分運(yùn)用科學(xué)技術(shù)新手段，搭建各式各樣的教學(xué)科研管理平臺(tái)，從而提升教育教學(xué)科研管理水平。因此，高職院校必須進(jìn)行信息化建設(shè)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)資源于行政管理工作中，進(jìn)行有效的安排規(guī)制和科學(xué)系統(tǒng)化處理，借助信息技術(shù)新手段，對(duì)原有的學(xué)校機(jī)構(gòu)和傳統(tǒng)的運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行融合提升，以達(dá)到行政管理工作效率與質(zhì)量的提高。

一、教育信息化2.0在高職院校行政管理工作中的重要性

時(shí)代的不斷發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的日新月異，造就了社會(huì)對(duì)高職院校不僅要求教學(xué)質(zhì)量穩(wěn)步上升，校園環(huán)境建設(shè)優(yōu)美，更要求高職院校工作效率要高效有保障，這樣才能夠與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)高職院校全面綜合性發(fā)展。

(一) 有利于提升高職院校行政管理辦公效率現(xiàn)如今，高職院校行政管理機(jī)構(gòu)與部門(mén)設(shè)置種類繁多，呈垂直化分布狀態(tài)，表現(xiàn)為上一級(jí)管理下一級(jí)，如校領(lǐng)導(dǎo)直管處室部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，處室部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)管理教師或者行政工作人員等，多個(gè)層級(jí)分支下來(lái)，機(jī)構(gòu)或有重疊，管理過(guò)于繁雜，多數(shù)的管理通知決策等要經(jīng)過(guò)好幾道程序與環(huán)節(jié)層層傳達(dá)方能到達(dá)學(xué)校教職員工或者學(xué)生手中。在這個(gè)層層傳達(dá)過(guò)程中，損耗了大量人力資源，還降低了高職院校行政管理工作的辦公速度與效率。此時(shí)高職院校領(lǐng)導(dǎo)層如果能在校內(nèi)推動(dòng)教育信息化2.0的建設(shè)，從管理本位轉(zhuǎn)向服務(wù)本位，建立健全信息化傳遞系統(tǒng)，縮短信息決策傳遞的有效時(shí)間，減少中間不必要環(huán)節(jié)損耗，將能最大效率提升高職院校行政管理工作的辦公速度與效能。

(二) 有利于保障高職院校行政管理信息的及時(shí)精準(zhǔn)性高職院校領(lǐng)導(dǎo)層在進(jìn)行學(xué)校決策與管理時(shí)，需要對(duì)學(xué)校的各方面信息(如學(xué)生基本情況、教職員工人員變動(dòng)、后勤基建維修情況、財(cái)務(wù)收支狀況等)有一個(gè)綜合全面了解。在這個(gè)了解過(guò)程中，涉及部門(mén)需要在既定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行信息收集并匯總，程序繁瑣并且常常交叉而行，造成信息重復(fù)統(tǒng)計(jì)或者信息缺漏。這時(shí)，如果能將信息技術(shù)運(yùn)用到高職院校行政管理工作中，行政管理工作人員突破部門(mén)、時(shí)間、空間等限制，建立網(wǎng)絡(luò)群組，在網(wǎng)絡(luò)群組內(nèi)進(jìn)行各類信息的收集、匯總、剔除與篩選，從而提取有效信息，將會(huì)節(jié)約大量的人力資源與辦公時(shí)間，在第一時(shí)間為高職院校領(lǐng)導(dǎo)層的管理決策提供精準(zhǔn)的依據(jù)。

(三) 有利于構(gòu)建高職院校行政管理智能化當(dāng)前，很多高職院校是在原有中專基礎(chǔ)上升格發(fā)展而來(lái)，大部分保留著原有的管理方式及學(xué)校的人員構(gòu)成，管理模式陳舊、管理水平低下，尚不能實(shí)現(xiàn)一張大網(wǎng)覆蓋整個(gè)學(xué)校的行政管理。因此，高職院校應(yīng)主動(dòng)與時(shí)代接軌。在教育信息化2.0大背景下，構(gòu)建各級(jí)資源平臺(tái)和支持系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)行政管理工作的信息化，從而實(shí)現(xiàn)高職院校行政管理工作智能化，推進(jìn)其規(guī)?；?、常態(tài)化、深層次應(yīng)用，編織成一張大智能網(wǎng)，達(dá)到“一切盡在掌握中”。智能化的構(gòu)建，還能把學(xué)校塑造得溫馨且人性化，讓廣大教職員工和學(xué)生體驗(yàn)到信息化所帶來(lái)的快捷與方便，激活蘊(yùn)藏在師生群體中參與建設(shè)學(xué)校的熱情和潛能。

(四) 有利于維護(hù)高職院校校園安全穩(wěn)定校園的安全穩(wěn)定一直是高職院校工作的重中之重。高職院校學(xué)生來(lái)自四面八方，原生家庭各不相同，他們的三觀不同、追求不同。因此，及時(shí)掌握每個(gè)學(xué)生的在校動(dòng)態(tài)極為關(guān)鍵。高職院校行政管理信息化的建設(shè)，有利于學(xué)校行政管理人員、輔導(dǎo)員、班主任方便迅速地了解學(xué)生，對(duì)學(xué)生的思想動(dòng)態(tài)、生活情況以及安全問(wèn)題等及時(shí)監(jiān)管到位，同時(shí)，學(xué)生也能夠及時(shí)反饋信息，建立橫向到邊的校園安全信息防護(hù)體系，從而更好地促進(jìn)和維護(hù)校園的安全與穩(wěn)定。

(五) 有利于加強(qiáng)高職院校機(jī)構(gòu)之間的協(xié)調(diào)統(tǒng)一由于時(shí)間、空間和工作性質(zhì)的不一致，高職院校的教學(xué)人員、科研人員和行政管理人員之間的交叉聯(lián)系并不緊密或者較不方便。通過(guò)運(yùn)用信息化技術(shù)，可以有效聯(lián)結(jié)三者之間的溝通交流，建立起一種較為平等方便的“網(wǎng)狀式”管理方式，加強(qiáng)不同機(jī)構(gòu)人員之間的協(xié)作對(duì)話，從而促進(jìn)各機(jī)構(gòu)之間的協(xié)調(diào)統(tǒng)一發(fā)展。

二、教育信息化2.0背景下高職院校行政管理工作中存在的問(wèn)題

(一) 工作人員信息化素養(yǎng)不高信息化素養(yǎng)是指高職院校行政管理工作人員掌握教育信息化2.0新理念,能夠熟練運(yùn)用先進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)手段創(chuàng)造性地開(kāi)展行政管理工作的能力。但是，通過(guò)查閱資料及調(diào)查可知，當(dāng)前大部分高職院校行政管理工作人員信息化素養(yǎng)不高，信息化管理意識(shí)薄弱，對(duì)教育信息化2.0的認(rèn)識(shí)不足，表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，大部分高職院校是在中?；A(chǔ)之上合并或升格而成，現(xiàn)有的行政管理工作人員年齡較大，陳舊行政管理理念深根固柢，行動(dòng)懈怠，對(duì)信息化2.0建設(shè)嗤之以鼻，甚至漠然置之，因此導(dǎo)致信息化2.0建設(shè)在高職院校淪落為英雄無(wú)用武之地的狀況。第二，高職院校行政管理工作人員信息技術(shù)知識(shí)累積不充分。大部分高職院校行政管理工作人員雖然了解教育信息化2.0的相關(guān)知識(shí)，但浮于表面、流于形式，解讀、分析和處理能力一般，只會(huì)一些簡(jiǎn)單的操作，比如，行政管理工作中只是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行工作數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單匯總與資料查找，不懂得充分利用先進(jìn)的現(xiàn)代信息化技術(shù)手段來(lái)提煉復(fù)雜的工作數(shù)據(jù)。同時(shí)高職院校也沒(méi)有及時(shí)追蹤跟進(jìn)對(duì)行政管理工作人員信息化2.0建設(shè)的專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致他們?cè)诓僮鬟^(guò)程中沒(méi)有有效地利用信息技術(shù)發(fā)揮其功能與價(jià)值，操作流程也不是很到位。

(二) 建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足信息化2.0建設(shè)，囊括各種基礎(chǔ)信息化設(shè)備建設(shè)、信息化人才引進(jìn)、資源應(yīng)用開(kāi)發(fā)與研究等。這就要求高職院校要有充足的經(jīng)費(fèi)支撐，方能進(jìn)行相應(yīng)設(shè)備購(gòu)買(mǎi)，軟件開(kāi)發(fā)研究、人才引進(jìn)，以及后續(xù)與之相對(duì)應(yīng)的設(shè)備安裝調(diào)適、軟件升級(jí)培訓(xùn)和行政管理工作人員運(yùn)用培訓(xùn)，才能使信息化2.0建設(shè)真正落地生效。但是，大部分高職院校，因自身?xiàng)l件限制，能爭(zhēng)取到的財(cái)政核撥經(jīng)費(fèi)十分有限，除去學(xué)校其它正常運(yùn)轉(zhuǎn)開(kāi)支，用于推進(jìn)信息化2.0建設(shè)的經(jīng)費(fèi)不多，存在經(jīng)費(fèi)方面的缺口得不到及時(shí)補(bǔ)充，造成建設(shè)過(guò)程中不必要的資源浪費(fèi)，阻礙了高職院校教育信息化2.0的落地生效。

(三) 相關(guān)部門(mén)之間協(xié)作度欠缺當(dāng)前，大部分高職院校行政管理部門(mén)雖說(shuō)有明確的部門(mén)崗位工作職責(zé)，但在實(shí)際工作過(guò)程中，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的“大鍋鈑”管理模式，存在著部門(mén)之間職能交錯(cuò)，分工并不十分明確現(xiàn)象。這就導(dǎo)致交叉的行政管理工作出現(xiàn)推諉扯皮，工作開(kāi)展彼此間消極怠慢，暗生間隙，一件工作事務(wù)的完成因?yàn)橄嚓P(guān)部門(mén)協(xié)作度不夠，部門(mén)間缺乏整體協(xié)調(diào)，使得同件事務(wù)的完成必須由相關(guān)部門(mén)在不同時(shí)段進(jìn)行辦理，不能一氣呵成，往往耗費(fèi)大量時(shí)間資源，形成不了行政管理工作的優(yōu)化效應(yīng)，最終造成極低的行政管理辦公效率，妨礙推進(jìn)高職院校信息化2.0建設(shè)，也不利于提升高職院校在新時(shí)代浪潮中的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

(四) 建設(shè)缺乏系統(tǒng)性統(tǒng)一科學(xué)規(guī)劃教育信息化2.0是順應(yīng)智能時(shí)代浪潮，推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+教育”，加快教育現(xiàn)代化的歷史必然選擇。通過(guò)“三通兩平臺(tái)”建設(shè)與應(yīng)用快速推進(jìn)，信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃旨在通過(guò)先進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)手段為廣大師生提供高效便捷、精準(zhǔn)溫馨服務(wù)，從而提升行政管理辦公速度與效能。最近幾年，高職院校積極響應(yīng)教育現(xiàn)代化，更新教育理念，建設(shè)出相適應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，如學(xué)生迎新系統(tǒng)、后勤報(bào)修系統(tǒng)、教學(xué)排課系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等，大大提高了行政管理辦公效率。但是在信息化建設(shè)過(guò)程中，相關(guān)職能部門(mén)各自為政，缺乏系統(tǒng)性思想進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃部署，從而造成系統(tǒng)太多，各系統(tǒng)之間信息集成程度不高，數(shù)據(jù)重復(fù)填報(bào)，數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)不一致等情況，很難實(shí)現(xiàn)信息資源共享，從而導(dǎo)致管理資源浪費(fèi)。

三、教育信息化2.0背景下提升高職院校行政管理建設(shè)策略

(一) 提升高職院校行政管理工作人員信息化素養(yǎng)首先，增強(qiáng)工作人員信息創(chuàng)新意識(shí)?！靶畔⒒笔沁@個(gè)時(shí)代的標(biāo)簽，處在新的時(shí)代浪潮中，信息化建設(shè)是高職院校必將迎接的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在這個(gè)大背景下，高職院校行政管理工作與信息化的融合使用，將有助于信息共享并加快信息傳遞。所以在實(shí)際工作運(yùn)用中，行政管理工作人員要增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，善于發(fā)現(xiàn)工作不便之處，運(yùn)用新技術(shù)手段發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，收集、整理和解決更多實(shí)際問(wèn)題，方能感受到信息化帶來(lái)的高效便捷。其次，加強(qiáng)高職院校行政管理工作人員信息處理意識(shí)。教育信息化2.0要想在高職院校落地生效，離不開(kāi)使用者。因此高職院校管理層，要定期開(kāi)展信息化相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)實(shí)操與理論分享學(xué)習(xí)，讓行政管理工作人員與時(shí)俱進(jìn)，掌握新技術(shù)新理念；同時(shí)高職院校行政管理工作人員自身也要主動(dòng)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)信息處理能力，不能因?yàn)椤拌F飯碗”工作就拒絕接受學(xué)習(xí)使用新技術(shù)，或者馬虎應(yīng)付。最后，提升高職院校行政管理工作人員信息道德意識(shí)。信息化的高效便捷就是一把“雙刃劍”，在為高職院校行政管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)，隨之而來(lái)的是信息的泄露、獨(dú)占、惡意散播等問(wèn)題。面對(duì)這種新問(wèn)題，應(yīng)重視建設(shè)高職院校行政管理人員的網(wǎng)絡(luò)道德意識(shí)，提高自身文明修養(yǎng),堅(jiān)守自身道德底線，自覺(jué)遵守崗位工作制度，從而提升自身的信息化素養(yǎng)。

(二) 加大經(jīng)費(fèi)投入力度經(jīng)費(fèi)是教育信息化2.0落地生效的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，充足的經(jīng)費(fèi)支持是高職院校行政管理信息化建設(shè)能夠順利實(shí)施推進(jìn)的前提條件。因此，為了實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)對(duì)教育信息化2.0落地生效的有力保障，可從以下幾個(gè)方面實(shí)施：首先，加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算規(guī)劃。高職院校行政管理信息化建設(shè)包含軟硬件設(shè)施建設(shè)，在預(yù)算過(guò)程中，硬件配備多為前期一次性配備，預(yù)算規(guī)劃較為清晰可判，但是從一個(gè)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程來(lái)看，軟件和其它輔助器材的更新配備，卻極容易被忽視，以致于在預(yù)算規(guī)劃中沒(méi)有全方面考慮。這就需要高職院校重視預(yù)算制定的重要性，加強(qiáng)教育信息化2.0的長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算規(guī)劃，按系統(tǒng)建設(shè)的發(fā)展規(guī)律，結(jié)合自身學(xué)校經(jīng)濟(jì)情況，分階段持續(xù)投入經(jīng)費(fèi)支持軟硬件設(shè)施。其次，成立信息化2.0經(jīng)費(fèi)管理小組。經(jīng)費(fèi)管理小組應(yīng)加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)使用管理，實(shí)現(xiàn)以最少的錢(qián)取得最大效益，將筆筆費(fèi)用用到最需要的建設(shè)上。比如，對(duì)每筆支出、使用環(huán)節(jié)詳細(xì)記錄，并進(jìn)行公示。同時(shí)審計(jì)部門(mén)加強(qiáng)監(jiān)督，及時(shí)審核經(jīng)費(fèi)流入流出情況，從而對(duì)經(jīng)費(fèi)經(jīng)手人員起到相關(guān)監(jiān)督震懾作用，從而保證經(jīng)費(fèi)用到實(shí)處，提高經(jīng)費(fèi)利用率。最后，爭(zhēng)取取得社會(huì)贊助。高職院校因?yàn)樽陨項(xiàng)l件受限，財(cái)政核撥經(jīng)費(fèi)十分有限，因此高職院?？蓮淖陨斫虒W(xué)著手，提高師資力量和學(xué)生質(zhì)量，加強(qiáng)學(xué)校品牌建設(shè)，提升學(xué)校在社會(huì)的知名度，從而盡可能爭(zhēng)取社會(huì)贊助，獲得更多經(jīng)費(fèi)支持。

(三) 加強(qiáng)高職院校行政管理部門(mén)之間協(xié)作度首先，建立順暢的部門(mén)溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。高職院校行政管理部門(mén)之間或多或少都存在著各自為政，消極怠工的現(xiàn)象。但是教育信息化2.0的落地生效，是需要整個(gè)學(xué)校的群策群力，以及各個(gè)相關(guān)部門(mén)的互相配合，方可順利推進(jìn)實(shí)施。因此，必須建立起順暢的部門(mén)溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，這就意味著，高職學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層要有堅(jiān)定“決策者”意識(shí)，確定一個(gè)強(qiáng)硬有力的牽頭部門(mén)，保障其工作的權(quán)威性，其它相關(guān)部門(mén)分工合作，統(tǒng)一聽(tīng)從指揮落實(shí)安排，這樣才可能更好地保證教育信息化2.0的順利推進(jìn)，滿足高職院校行政管理工作的實(shí)際需要，達(dá)到信息數(shù)據(jù)資源相關(guān)部門(mén)共享共贏，從而實(shí)現(xiàn)高職院校行政管理工作水平和辦學(xué)水平的雙提升。其次，建立實(shí)施責(zé)任追究制度。在推進(jìn)教育信息化2.0的實(shí)施過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)需要相互分工協(xié)作，承擔(dān)好各自的工作職責(zé)，因此，如果有某個(gè)部門(mén)消極怠工或者推諉扯皮，都會(huì)影響到整個(gè)教育信息化2.0行動(dòng)的推進(jìn)實(shí)施，甚至中斷。因此高職院校領(lǐng)導(dǎo)層，必須建立實(shí)施責(zé)任追究制度，堅(jiān)持“一把手工程”，執(zhí)行“誰(shuí)主管，誰(shuí)負(fù)責(zé)”，層層負(fù)責(zé)，理清參與教育信息化2.0建設(shè)的相關(guān)部門(mén)權(quán)責(zé)，并用文件制度予以確定。對(duì)于信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的相關(guān)失職行為給予處理，從而提高相關(guān)工作人員的責(zé)任心和工作效率，避免部門(mén)之間推諉扯皮，保障信息化建設(shè)工作順利推動(dòng)。

(四) 建立健全科學(xué)全面建設(shè)規(guī)劃首先，要想保證高職院校行政管理信息化2.0的順利推進(jìn)實(shí)施，高職院校領(lǐng)導(dǎo)層就要更新管理理念。需要綜合考慮學(xué)校的人員、設(shè)備和原有管理模式等實(shí)際情況，以及學(xué)校未來(lái)發(fā)展的方向，聘請(qǐng)相應(yīng)行業(yè)專家，對(duì)這一計(jì)劃進(jìn)行科學(xué)全面的系統(tǒng)規(guī)劃，制定具體的實(shí)施措施，做到層次分明、逐步推進(jìn)、內(nèi)容清晰，建立綜合統(tǒng)一的行政管理信息系統(tǒng)，避免各部門(mén)之間信息系統(tǒng)的重復(fù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全校資源共享暢通。其次，因?yàn)樾畔⒒?.0建設(shè)持續(xù)時(shí)間久，在這過(guò)程中，應(yīng)充分考慮現(xiàn)代信息技術(shù)手段的更新速度，不僅要重視硬件方面設(shè)備的更新?lián)Q代，同時(shí)也要對(duì)軟件技術(shù)方面做好前瞻性的升級(jí)處理，制定好一個(gè)完整科學(xué)的軟硬件更新維護(hù)方法，保障行政管理工作信息化2.0建設(shè)系統(tǒng)的高速運(yùn)轉(zhuǎn)。