對城市大型節(jié)慶文化活動策劃與組織的若干思考

（蘇州市文化活動交流中心，江蘇 蘇州 215006）

城市節(jié)慶文化活動的舉辦，不但能夠促進城市的經濟發(fā)展，還有助于促進城市文化建設和城市環(huán)境的美化建設，而且更是一種很好的傳播手段，可以很好地提升城市的知名度，提升城市的影響力，從而提升城市的品牌形象。因此，城市大型文化活動的舉辦對城市的經濟效益和社會效益的提升都具有非常有效的作用。

一、確定好的活動主題

對于大型活動而言，能確定一個好的主題，那活動就相當于成功了一半。因此，活動的主題創(chuàng)意工作，是舉辦城市大型活動的最重要、也是首要的工作內容[1]。不同的節(jié)慶活動所需的環(huán)境和資源各有不同，由于是城市大型活動，需要城市經濟、文化、旅游等資源，還有交通、通信、場館等資源的投入及配合，還需要人力、入力以及財力的投入。因此，不僅主辦單位要具有專業(yè)的舉辦經驗和組織策劃能力，而且還要根據城市特點確立舉辦時間、地點、主體、規(guī)模以及活動層次等，進行反復的調研和創(chuàng)意策劃，才能明確活動概念，確立活動主題。成功的活動主題策劃，首先，要進行充分的市場調研，了解各個層次的人群對舉辦活動的態(tài)度、看法等，對活動的優(yōu)勢、劣勢、威脅以及機會等進行深入的調查分析，若在調查中發(fā)現劣勢大于優(yōu)勢時，要能找到有效克服劣勢的方法，若無法克服，則要考慮活動的舉辦是否需要推遲或取消。其次，對活動的組織管理、成本及效益進行有效的分析，一場大型活動的舉辦需要投入很多，也會牽扯到城市的很多部門，要對其文化效益、經濟效益以及政治效益進行詳細的計算和分析。最后，對城市各個領域的影響進行預測分析，如城市文化、物質、環(huán)境、經濟、政治以及城市形象等相關領域的影響。另外，邀請專家以及相關人員對活動主題、方案、實施等細節(jié)進行進一步的完善。確保節(jié)慶文化活動主題鮮明；活動主題及內容具有地方文化特色；城市條件可以滿足活動文化需求；保障活動具有一定的規(guī)模、一定的影響力和輻射力；保證活動具有創(chuàng)新性和唯一性。

二、周密的活動計劃方案

大型活動的開展，若沒有周密、科學可行的活動計劃方案，那活動就無法做到高效地執(zhí)行，各個部門之間無法做到協調運作，各個環(huán)節(jié)之間無法做到環(huán)環(huán)相扣，最終活動也將無法達到預期的效果，甚至漏洞百出，無法順利完成，給城市的發(fā)展帶來負面影響。因此，活動計劃方案的制定是活動能否成功舉辦的關鍵之一[2]。一個完整的活動計劃方案包括戰(zhàn)略方案和活動操作計劃兩個部分，包括活動舉辦的意圖、目標、使命、形勢分析，以及活動戰(zhàn)略的評估、活動的執(zhí)行操作等。每個城市具有其不同的特點，活動的主題、規(guī)模、戰(zhàn)略等各不相同，故而活動計劃操作也會各不相同。但是，不管何種特點的活動，其計劃方案都包括有人力資源管理、活動市場推廣、贊助、環(huán)境設計與管理、活動安排與分工、活動流程和時間管理、媒體、公眾安全等各方面的內容。

人力資源和活動時間的有效管理，是大型活動成功舉行的關鍵，因為大型活動所涉及的人員很多，只有各司其職，才能相互之間完成協調工作，才能使活動高效完成。因此，要有完整細致的人力資源管理方案，才能協調人員的分配，工作才能有效協調開展?；顒优e辦得成功與否，其影響力的大小，和參與活動的人數和公眾的關注度成正比，因此，活動的營銷推廣工作也是活動成功的關鍵之一，相關政府部門要重視營銷推廣工作，制定出本地以及外地的營銷推廣計劃，通過各種途徑進行主動、高效的傳播造勢，提升本市公眾以及外市公眾對活動的知名度，促使更多的人關注和參與到活動中來，并進行傳播。好的活動計劃和執(zhí)行會給舉辦城市帶來新的價值，使城市的經濟以及文化建設步入新臺階，給城市增添魅力，提升形象。

三、活動的組織和管理工作

活動的組織和管理工作的好壞，對活動的成功舉辦也起到至關重要的作用。大型活動從籌劃到舉辦是一個非常復雜煩瑣的過程，活動的每一個流程的組織和實施及管理都不是輕易能夠完成的。要求組織管理者具有很高的組織領導能力和超強的專業(yè)業(yè)務能力，以及豐富的組織管理經驗。因此，城市大型活動的舉辦最好要求專業(yè)的公司團隊來進行活動的策劃開展。才能保證活動在每一個環(huán)節(jié)的執(zhí)行中高效運作，活動得到順利地開展。

大型活動的舉辦需要大量的資金支持，所以資金的贊助也是非常關鍵的，主辦方要對活動的特點、影響力、贊助市場以及對贊助方的利益點進行分析和評估，制定出可行的贊助計劃書，找專業(yè)人員進行贊助洽談和運作，在贊助運作中政府部門要注意不能濫用職權，強行分派贊助，不僅對企業(yè)利益造成影響，對城市政府的形象也會造成不利的影響。

活動的現場管理是極其復雜有龐大的工作，要對活動現場成千上萬人進行組織協調管理，現場管理負責人要做好管理分派工作，協同現場各個區(qū)域和各部門的管理人員進行協調管理工作，并制定“生產進度計劃表”，經過反復核驗和討論之后，分發(fā)給各區(qū)域負責人，然后進行協調實施管理。在現場協調管理中要隨時關注到細節(jié)，做好及時溝通工作，各負責人之間做到緊密配合，總負責人及時做好調度和工作進度的檢查工作，并根據現實情況靈活調整計劃，才能保障活動現場有條不紊地進行。除此之外，大型節(jié)慶活動的其他方面，如演出、財務預算、風險控制、信息通信等每個環(huán)節(jié)都是非常關鍵，十分重要的，只有提前做好周密的計劃，在執(zhí)行中高效嚴格，關注到每一處細節(jié)工作，才能使大型活動順利開展。

結語

總之，城市大型節(jié)慶活動的舉辦，是一個相當復雜而龐大的工程，從活動策劃到執(zhí)行，從組織到管理，工作必須要細致專業(yè)，統(tǒng)籌規(guī)劃，在協調管理中做到每一處細節(jié)的關注，高效執(zhí)行，才能呈現出好的活動效果。