當前醫(yī)院檔案管理信息化建設中存在的問題分析及相關(guān)對策

（山西省陽泉市第一人民醫(yī)院，山西 陽泉 045000）

受社會市場經(jīng)濟發(fā)展需要的影響，管理的信息化也加快腳步。同時，檔案管理方面的問題也隨之慢慢浮出表面[1]。醫(yī)院檔案是反映個人資格、發(fā)展經(jīng)驗、知識道德、考績和職稱評價等各種信息的重要參考資料，不僅是醫(yī)院管理技能的關(guān)鍵數(shù)據(jù)庫，也是醫(yī)院工作人員迅速發(fā)展和維護自身利益的基礎。因此，實時關(guān)注檔案管理問題對于確保醫(yī)院的穩(wěn)定運作和員工個人的發(fā)展至關(guān)重要。

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設的問題

1.醫(yī)院檔案管理信息化建設缺乏重視

醫(yī)療是醫(yī)院管理核心，所以醫(yī)院管理層將大部分的精力都投入到了醫(yī)療方面，從而造成檔案的管理一直被視為醫(yī)院管理的支持工作，因此管理信息化被忽視，同時檔案管理也被忽略，此外因為檔案管理本身外泄事件發(fā)生率低，所以檔案信息化建設未得到充分肯定，因此沒有得到充分經(jīng)濟方面的支持[2]?，F(xiàn)階段，大部分管理階層人員不了解檔案對醫(yī)院管理的經(jīng)濟效益，也不了解檔案信息化對醫(yī)院管理的重要性。所以無法對檔案信息化開發(fā)利用，也無法享受其帶來的便利，信息化停滯導致檔案管理建設的緩慢發(fā)展。

2.醫(yī)院檔案缺乏真實度、全面性

檔案是每個人人生的重要記錄，在各個組織和各部門都必須遵守某些規(guī)范要求，包括書寫、紙張、內(nèi)容說明、審計印章和撤銷簽名等方面。檔案最重要的特征之一是真實、完整地記錄個人榮譽情況。大部分檔案內(nèi)容不一致、年齡隨意填寫、年齡申報不實、獎勵信息含糊不清、缺乏真實性、內(nèi)容相似，這不僅使醫(yī)院的醫(yī)務人員很難接受檢查，而且也對醫(yī)務人員的教育和晉升產(chǎn)生不利影響。

3.現(xiàn)有內(nèi)部檔案管理信息化建設缺乏全面性

醫(yī)院的檔案管理信息化需要投入大量的精力，從而才能建立一個全面的檔案管理信息化制度系統(tǒng)。醫(yī)院工作人員遵循這一制度系統(tǒng)，以便進一步改善員工自身信息，同時醫(yī)院管理層工作人員對醫(yī)院檔案管理信息化提高重視。然而，由于管理人員對檔案管理信息化的構(gòu)建缺乏理解，許多醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)不夠全面，導致信息化建設過程中出現(xiàn)失誤和漏洞。最后，雖然醫(yī)院在信息化建設中改革檔案管理，但很難解決在管理中管理形式單一及信息處理效率低下等問題。

二、醫(yī)院檔案管理信息化建設的對策

1.增強對醫(yī)院檔案管理信息化的認識

醫(yī)院檔案管理信息化需要得到醫(yī)院管理層認可和重視?；诖耍纳漆t(yī)院檔案管理的第一步是提高醫(yī)院管理層對這一問題的認識，并提高其在檔案管理方面給予充分支持與合作的認識[3]。首先，醫(yī)院管理層將檔案信息化建設列入其日常工作事項中。其次，通過定期檢查、及時更新等工作渠道迅速恢復對檔案信息化管理的認識，將檔案為其他任務處理。負責檔案管理的工作人員必須加強其對工作的責任感，繼續(xù)提高工作人員的專業(yè)技能和能力，更新信息化概念，并熟悉檔案管理系統(tǒng)，以適應社會的變化，從而以開放式管理取代此管理。管理人員必須主動更新和發(fā)展信息，以便檔案能夠更好地促進醫(yī)療、教育等方面的工作。

2.醫(yī)院檔案管理采取材料收集制，完善檔案內(nèi)容

必須改進醫(yī)院檔案的內(nèi)容。檔案完善首先需要妥善收集，檔案的內(nèi)容決定檔案的使用價值，因此需要改進?，F(xiàn)有檔案可由不同的需求和對象加以補充，在管理信息化系統(tǒng)改革后，檔案管理內(nèi)容將包括人員質(zhì)量評估內(nèi)容，而為了提高檔案的準確性和完整性，檔案管理員必須進行溝通新的歸檔文件和新的歸檔文件必須準確、全面、實用、科學和有文件記錄，其速度應與不斷變化的信息、工作人員變化的速度、舊檔案收集機制廢除和新機制的建立相適應。

3.對檔案管理制度進行完善

在醫(yī)院建立一個信息化的檔案管理系統(tǒng)，應當以國家檔案系統(tǒng)信息化實施框架為指導，以確保該系統(tǒng)運行和制度契合相關(guān)國家法規(guī)。此外，鑒于醫(yī)院作為醫(yī)療機構(gòu)的特殊性，醫(yī)療記錄管理系統(tǒng)應被視為一個重要的基準，以便通過記錄，進一步精簡和分割信息建筑系統(tǒng)，并不斷改進該制度作為機構(gòu)建設的一部分，必須以標準化提示語建立檔案系統(tǒng)，以便每個工作人員都能理解信息化系統(tǒng)的重要性及其在醫(yī)院內(nèi)對該系統(tǒng)的重視，從而使該系統(tǒng)更具規(guī)范性和保證性。

建立醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)后，應將其作為定期內(nèi)部審查的參考，并將審查結(jié)果記錄在檔案系統(tǒng)中[4]。工作人員如果自己信息被篡改，必須首先在醫(yī)院內(nèi)找到部門主管或人力資源經(jīng)理，及時更新自己的信息，并確保自己的信息在醫(yī)院管理系統(tǒng)中始終準確和最新。這還要求醫(yī)院所有工作人員承擔責任，與人力資源管理部門合作，為醫(yī)院工作人員建立一個信息化的記錄管理環(huán)境。

結(jié)語

現(xiàn)階段，檔案管理工作作為醫(yī)院深化改革不可忽視的一環(huán)，在醫(yī)院建設信息化檔案管理系統(tǒng)仍然是一個挑戰(zhàn)，例如，缺乏關(guān)于建立信息化檔案管理系統(tǒng)的知識、內(nèi)部投資不足等問題依然存在。為解決這一問題，各醫(yī)院應更加重視檔案和資源的信息化，并改進信息化的檔案管理系統(tǒng)。作為醫(yī)院人力資源部工作人員，必須繼續(xù)提高自身在這一過程中的專業(yè)技能，并把建設醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)作為工作最重要的內(nèi)容。建設過程中醞釀新想法，并促進了醫(yī)院檔案管理的信息化。