檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的作用及價值

（臨汾市人民醫(yī)院，山西 臨汾 041000）

檔案是醫(yī)院的無形資產(chǎn)，其記錄著醫(yī)院發(fā)展歷程、重大事件和科研成果，對臨床科研工作的開展和醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展意義重大。檔案管理是對醫(yī)院現(xiàn)有檔案進(jìn)行整合、分類、歸檔和儲存的活動，管理工作開展質(zhì)量對醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量的提升、未來發(fā)展方向均有重要影響，本院近期對檔案管理工作模式進(jìn)行了改革，收效較滿意，報道如下。

一、資料及方法

1.一般資料

自我院檔案庫中抽取1000份檔案作為研究對象，研究對象建檔時間為2018年3月至2020年3月。涉及檔案管理工作人員8名，年齡25～50歲，平均（35.23±1.25）歲，工作年限3～25年，平均（15.36±1.87）年。研究期間，我科無人事變動。

2.方法

對此批檔案進(jìn)行管理模式改革，改革具體內(nèi)容如下。

2.1 健全檔醫(yī)院檔案管理體系

首先，采取分散、集中相結(jié)合方式對醫(yī)院檔案管理架構(gòu)進(jìn)行整理，細(xì)化檔案分類，將病歷檔案歸入特殊檔案；會計、人事檔案歸入專門檔案；文書、科技檔案歸入綜合檔案。特殊檔案與專門檔案由相應(yīng)部門管理，可簡化歸檔、查詢等業(yè)務(wù)流程，同時可使檔案管理專業(yè)化；綜合檔案由綜合檔案部門集中管理[1]。其次，健全檔案管理制度，需結(jié)合本院檔案工作實際，制定一套完整、科學(xué)、可行性強(qiáng)的管理制度，強(qiáng)化檔案管理規(guī)范性，確保工作展開有制度可依，保證檔案管理工作有序發(fā)展，在執(zhí)行管理制度過程中，應(yīng)當(dāng)明確檔案收集、管理和歸檔的關(guān)系和責(zé)任，各個環(huán)節(jié)均需嚴(yán)格落實[2]。最后，責(zé)任落實到個人，為進(jìn)一步明確檔案管理人員職責(zé)，可將檔案管理工作與醫(yī)療業(yè)務(wù)納入統(tǒng)一考核系統(tǒng)中，健全獎懲制度，檔案管理工作開展質(zhì)量與績效掛鉤，在制度執(zhí)行初期，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加大宣傳力度，增加檔案管理知識及業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

2.2 引入現(xiàn)代化管理設(shè)備

檔案管理部門長期以來是處于邊緣化的部門，因其無盈利性，醫(yī)院發(fā)展重點很難放在此項工作上，甚至部分醫(yī)院管理層面并未意識到檔案管理重要性而忽視對該部門發(fā)展投入必要的成本。隨著時代發(fā)展，檔案管理工作重新受到重視，其重要性日漸凸顯，管理形式也應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，完善的硬件建設(shè)是確保工作開展的基礎(chǔ)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理硬件建設(shè)，如設(shè)立專門的病史館或病案室，配備必要的掃描儀、陳列櫥窗、密集架、檔案鐵柜、計算機(jī)等設(shè)備，在大數(shù)據(jù)時代下，信息化建設(shè)也顯得尤其重要，醫(yī)院可引進(jìn)相關(guān)技術(shù)、軟件，以數(shù)字化形式儲存、加密各類檔案，既方便調(diào)閱，也確保了檔案安全性[3]。

2.3 不斷提升檔案隊伍素質(zhì)

在大數(shù)據(jù)時代下，各行各業(yè)均加大了信息化建設(shè)，各行各業(yè)對信息需求更大，檔案的價值也將更加突出，為確保檔案管理工作能夠緊隨時代潮流穩(wěn)步發(fā)展，需要創(chuàng)建一支專業(yè)素質(zhì)過硬、有職業(yè)操守的檔案管理團(tuán)隊。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)，并主動與上級管理部門如檔案管理局進(jìn)行溝通，獲得知識培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)管，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，為工作注入活力，建立一支年齡結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)合理化的檔案管理隊伍。此外，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視對檔案管理人員計算機(jī)知識、信息檢索、軟件應(yīng)用等多方面業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)。

2.4 不斷提升檔案服務(wù)水平

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，人們生活方式發(fā)生了深刻改革，人們可以足不出戶獲取各類信息和生活必需品，但醫(yī)療檔案服務(wù)尚未普及線上服務(wù)，滯后于時代發(fā)展趨勢，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行改革。在互聯(lián)網(wǎng)+時代的背景下，建立“智能化醫(yī)院”可作為檔案管理工作改革的突破口，加強(qiáng)人力物力投入，構(gòu)建起一套符合醫(yī)院自身發(fā)展和當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)文化水平發(fā)展的醫(yī)療檔案服務(wù)系統(tǒng)，系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)涵蓋為患者提供病歷查詢、醫(yī)療費用查詢和繳納、檢查結(jié)果查詢、下載和打印等服務(wù)服務(wù)，在提升醫(yī)院檔案服務(wù)水平的同時亦為提升醫(yī)院整體服務(wù)質(zhì)量、形象奠定了重要基礎(chǔ)，更為緩解醫(yī)患矛盾做出了積極貢獻(xiàn)。

3.觀察指標(biāo)

檔案管理質(zhì)量評分：通過對工作人員知識理論、專業(yè)操作技能、檔案管理時效性、查閱方便性等方面進(jìn)行考核，對檔案管理質(zhì)量進(jìn)行評分，總分100分，分?jǐn)?shù)越高，管理質(zhì)量越高。

管理人員對檔案管理工作滿意度：分為非常滿意、較滿意和不滿意三項，總滿意度為非常滿意率與較滿意率之和。

4.統(tǒng)計學(xué)分析

采取SPSS 20.0軟件處理資料，計量資料用均數(shù)±標(biāo)準(zhǔn)差（±s）表示，計數(shù)資料用率（%）表示，采用t和x2檢驗，P＜0.05為差異有統(tǒng)計學(xué)意義。

二、結(jié)果

1.檔案管理質(zhì)量評分

實施檔案管理模式改革前，檔案管理質(zhì)量評分為（75.26±10.28）分，檔案管理模式改革后，管理質(zhì)量評分為（93.23±4.99）分，對比差異有統(tǒng)計學(xué)意義（P＜0.05）。

2.工作滿意度

管理模式改革后，管理人員對檔案管理工作滿意度為100.00%，顯著高于管理前的62.50%，差異有統(tǒng)計學(xué)意義（P＜0.05）。

三、討論

隨著社會經(jīng)濟(jì)、技術(shù)快速發(fā)展，醫(yī)學(xué)模式不斷改變，人們對醫(yī)療服務(wù)水平提出了新要求。醫(yī)院發(fā)展模式的改革決定了檔案管理模式需得緊跟步伐，不斷更新管理理念。本次研究中，將健全管理體系、培養(yǎng)人才隊伍、引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備和不斷提升服務(wù)水平四方面作為檔案管理模式改革的重點，研究結(jié)果表明，改革后檔案管理工作質(zhì)量和管理人員滿意度均較改革前顯著提升，證實了此次檔案管理改革的成功性，也提示只有不斷更新管理理念，方可在時代發(fā)展的洪流中立足。