高職院校教學(xué)秘書提升執(zhí)行力的具體策略

黃 瑩

（漳州城市職業(yè)學(xué)院 福建·漳州 363000）

教學(xué)秘書是高職院校日常教學(xué)管理的重要組成，只是在實際開展教學(xué)和管理活動之時，各方面的原因常常導(dǎo)致已有的教學(xué)秘書無法充分發(fā)揮其作用、彰顯其價值，甚至于一些院校教學(xué)秘書崗位人才流失嚴重。本文中，筆者將以“高職院校教學(xué)秘書執(zhí)行力”為重要研究對象，探究具體的、有助于教學(xué)秘書提升執(zhí)行力的方法和渠道，以期相關(guān)研究內(nèi)容，能夠為廣大工作人員帶來些許借鑒和啟示。

1 高職院校教學(xué)秘書執(zhí)行力的四重內(nèi)涵

1.1 責(zé)任意識

樹立責(zé)任意識意味著教學(xué)秘書對自身的工作有著深刻的認知和高度認同，清楚地意識工作的價值和意義所在。另外值得一提的是，教學(xué)秘書還必須對個人的崗位職責(zé)、工作內(nèi)容十分清晰，能夠嚴格按照相應(yīng)的規(guī)章制度組織工作，助推日常教學(xué)管理工作的順利進行。

1.2 業(yè)務(wù)能力

業(yè)務(wù)能力是執(zhí)行力的重要組成，也是基礎(chǔ)和關(guān)鍵模塊，更是院校內(nèi)部種種管理制度、管理理念得以被貫徹、落實和執(zhí)行的前提。教學(xué)秘書要想具備廣為認可的優(yōu)秀的業(yè)務(wù)能力，首先要具備良好的溝通、協(xié)調(diào)能力，包括和本院系的師生溝通、與外院系的師生溝通以及和院校所屬的職能部門、黨政組織進行溝通等。在高職院校為教學(xué)秘書所設(shè)置的種種任務(wù)當(dāng)中，小到選課、考試的答疑、成績單的發(fā)放，大到教學(xué)技術(shù)的設(shè)置、教學(xué)大綱的撰寫、課程表的排布等，都需要其與各方面有效溝通和協(xié)調(diào)，否則日常教學(xué)活動會面臨各方面的巨大阻力。

其次，教學(xué)秘書必須具備良好的數(shù)字化辦公能力，包括對各類信息平臺的應(yīng)用、辦公軟件的操作以及相應(yīng)系統(tǒng)的使用、解答和宣傳等。在信息技術(shù)普及率日漸提高的今天，教學(xué)秘書對日常很多工作的開展，都是依靠電腦、網(wǎng)絡(luò)進行的，這就要求其必須在此方面具備良好的業(yè)務(wù)能力。

1.3 服務(wù)心態(tài)

教學(xué)秘書擁有怎樣的服務(wù)心態(tài)，決定了其開啟的教學(xué)管理工作是否能夠高效、有序地進行，決定了其最終服務(wù)的質(zhì)量和效果。

首先，良好的服務(wù)意識意味著教學(xué)秘書能夠“想于人前，行于人先”，即將日常教學(xué)過程中有可能發(fā)生的一切問題，學(xué)生和教師有可能面臨的一切困難充分考慮在內(nèi)——先發(fā)現(xiàn)、先解決，而不是事后找補。

其次，教學(xué)秘書必須在日常工作中體現(xiàn)出強烈的“人文關(guān)懷”，對于有困難的教師和學(xué)生，在不違背校規(guī)和職責(zé)規(guī)定的情況下，在不擾亂其他同學(xué)正常學(xué)習(xí)和作息的情況下，予以關(guān)懷和幫助。

1.4 創(chuàng)新思維

高職院校教學(xué)秘書的創(chuàng)新思維主要體現(xiàn)在對工作方法的創(chuàng)新方面，比如對排課方法的創(chuàng)新、教務(wù)管理的創(chuàng)新以及資料管理的創(chuàng)新等。以教學(xué)秘書所要負責(zé)的檔案管理創(chuàng)新為例，這些檔案包括教務(wù)文件、院系通知、活動檔案等，有紙質(zhì)文件、也有電子材料，有針對學(xué)生的、也有僅輻射教務(wù)工作者領(lǐng)域的。所以在進行管理的過程中，可以先將檔案劃分為電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種，紙質(zhì)檔案按照類別、輻射的領(lǐng)域和時間進行分類；電子檔案則按照時間、所屬的類別和輻射的群體進行分類。鑒于如今電子查詢頻次的不斷增強，教學(xué)秘書還需要將紙質(zhì)檔案通過掃描的方式存儲到電腦當(dāng)中一份，以便隨時調(diào)取。

創(chuàng)新思維還表現(xiàn)在對新技術(shù)、新渠道和新載體的應(yīng)用方面，除卻電子化的檔案管理手段可以應(yīng)用，教學(xué)秘書還必須掌握社交營銷、線上教育、云平臺等如今在學(xué)生當(dāng)中頗為流行的信息傳輸方式。

2 高職院校教學(xué)秘書提升執(zhí)行力的具體策略

之所以高職院校的教學(xué)秘書一度出現(xiàn)執(zhí)行力不足的情況，歸根到底是兩方面因素共同導(dǎo)致的結(jié)果。從主觀角度來說，一些教學(xué)秘書出現(xiàn)了職業(yè)倦怠情緒，這會直接影響其工作態(tài)度、狀態(tài)和積極性，最終也會影響到執(zhí)行力和教學(xué)管理的效果；從客觀角度來說，隨著信息技術(shù)在教育領(lǐng)域的不斷落地，越來越多傳統(tǒng)人為的工作內(nèi)容被智能化操作所代替，而教學(xué)秘書的部分工作也被信息技術(shù)取代，這就意味著其很有可能在日常工作過程中，隨著時間的推移逐漸被邊緣化、被替代——倘若還需要維系教學(xué)秘書本身的工作責(zé)任，就需要其發(fā)揮應(yīng)有的作用和價值，從主客觀兩個角度來改變。

2.1 主觀策略

2.1.1 擺正心態(tài)，積極工作

“心態(tài)”是導(dǎo)致很多教學(xué)秘書無法正視自己的工作、無法正確地對待自己工作的根本性原因。為這種心態(tài)所影響的教學(xué)秘書，常常在日常工作中覺得自己缺少成就感、不被重視，所以為了改變這類情況，需要從這樣幾個角度進行調(diào)整與突破：

第一，通過心理咨詢、戶外拓展、交流互動等方式，來調(diào)整自己的心態(tài)，幫助自己以更加積極、輕松的心態(tài)來面對工作，不用所謂的“低成就感”來束縛自己的工作，消極怠工。

第二，樹立正確的價值觀和職業(yè)觀，充分意識到高職院校當(dāng)中的教學(xué)秘書工作十分關(guān)鍵且十分必要。高職院校面向社會培養(yǎng)實用型人才，而教學(xué)秘書是輔助院校實現(xiàn)這一目標(biāo)的重要人員，帶有不容忽視的莊嚴性和神圣性。

第三，無視偏見、不為誤解所動。事實上教學(xué)秘書的工作除卻當(dāng)事人本身偶有“低成就感”的情緒外，輿論也會對其造成較大的壓力，這就要求其無視這種不正確的觀點和輿論，保持良好的心態(tài)積極工作，以服務(wù)之心對接院校、對接學(xué)生、對接其他教務(wù)工作者。

2.1.2 總結(jié)經(jīng)驗，游刃有余

高職院校的教學(xué)秘書，還必須善于總結(jié)經(jīng)驗和工作方法，這樣才能保證其在真實的工作中，即便面臨復(fù)雜的工作狀況和服務(wù)對象，也能夠不慌張。而除卻前文所提及的檔案管理方面的經(jīng)驗和創(chuàng)新之處外，還包括這樣幾個細節(jié)：

首先，教學(xué)秘書要善用調(diào)查問卷的方式，從服務(wù)對象當(dāng)中尋找過往工作中的癥結(jié)和不足，要從實際工作中發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)問題并解決問題，進而不斷提高自己的工作能力。

其次，要善于在被動工作中總結(jié)經(jīng)驗。教學(xué)秘書除卻日常慣性的工作內(nèi)容外，很多時候還會面臨被動工作的情況，越是如此越需要將這份被動工作的經(jīng)歷、過程及經(jīng)驗做好總結(jié)，以便為后續(xù)其它工作提供參考，更加游刃有余。

最后，教學(xué)秘書要善于收集各種能夠服務(wù)于管理的新技術(shù)、新平臺、新載體，用以簡化個人的工作復(fù)雜程度。比如可以利用社交平臺對學(xué)生的日?；顒舆M行管理、告知、信息反饋，利用辦公軟件和數(shù)據(jù)庫對學(xué)生的成績進行錄入、上報和匯總等。

2.2 客觀策略

2.2.1 健全培訓(xùn)體系，拓展職業(yè)道路

高職院校要想提高教學(xué)秘書的執(zhí)行力，還需要通過對外在環(huán)境的調(diào)整和改善，進一步提高其職業(yè)素養(yǎng)，這就需要院校本身建立健全圍繞教學(xué)秘書所開啟的培訓(xùn)系統(tǒng)，其主要培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋執(zhí)行力所涉及的四大模塊，即責(zé)任意識、服務(wù)心態(tài)、創(chuàng)新意識和業(yè)務(wù)能力。這樣不僅有助于教學(xué)秘書顯著提升個人綜合能力、進一步拓展其職業(yè)道路，更為院校本身順利開啟教育管理活動，提供了強有力的支持。

首先，圍繞教學(xué)秘書所應(yīng)具備的基礎(chǔ)能力設(shè)置培訓(xùn)課程，包括責(zé)任意識培訓(xùn)、業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)、創(chuàng)新意識培訓(xùn)等，目的在于提高教學(xué)秘書足以適應(yīng)這一工作崗位的能力。

其次，積極組織業(yè)務(wù)沙龍，包括和其他院校的教學(xué)秘書組織交流會議，通過彼此間的對話、探討，共同尋找有利于自身精進的方法和渠道。

再次，院校內(nèi)部培訓(xùn)體系一旦生成，就要制度化、體系化和常態(tài)化，培訓(xùn)要定期進行，不能盡興而來卻半途而廢。

最后，院校本身要注意對教學(xué)秘書隊伍的組建及后備力量的挖掘，尤其是在讀學(xué)生當(dāng)中成績優(yōu)異、有心留校、熱愛教育事業(yè)的學(xué)生，應(yīng)適度觀察和發(fā)展。

2.2.2 完善績效考評，增強責(zé)任意識

教學(xué)秘書的工作多、雜且難以量化，基于此院校有必要建立一套完備的績效考核標(biāo)準(zhǔn)，對教學(xué)秘書的工作進行全面評估。如此一方面有助于肯定教學(xué)秘書的成績和工作，提高其工作的積極性；另一方面則可以增強其責(zé)任意識，促使其以更為嚴謹?shù)臓顟B(tài)投身工作。

首先，要制定完備的考核制度，要將績效考核的結(jié)果和教學(xué)秘書的職業(yè)晉升、薪資待遇甚至校內(nèi)職稱等進行嚴格掛鉤。

其次，設(shè)置契合院校實際情況的指標(biāo)考核體系，將教學(xué)秘書執(zhí)行能力的四大內(nèi)涵細化為具體的考核指標(biāo)，從工作效率、質(zhì)量、服務(wù)心態(tài)、創(chuàng)新管理方法、對新技術(shù)的應(yīng)用等幾個角度進行評估。

最后，加強對績效考評結(jié)果的應(yīng)用，包括對現(xiàn)有制度的調(diào)整、工作方法的改進，以促進教學(xué)秘書不斷提升自我，更好地為教學(xué)管理活動服務(wù)。

3 結(jié)束語

總而言之，作為高職院教學(xué)管理的重要組成部分，教學(xué)秘書執(zhí)行力的高低將直接影響到院校的教學(xué)管理效果。對此，學(xué)校方面有必要加強教學(xué)秘書的隊伍建設(shè)，對現(xiàn)階段存在的問題進行深入分析，采取積極有效的措施予以改進。其要從主客觀兩個角度出發(fā)，在不斷激發(fā)教學(xué)秘書的工作積極性、主動性，促使其端正工作態(tài)度，不斷進行自我提升的同時，更要從外部優(yōu)化管理制度、構(gòu)建良好的工作環(huán)境和氛圍，為院校順利開展教學(xué)秘書工作、不斷面向社會培養(yǎng)人才提供有力的支撐。