信息化背景下高校人事檔案管理模式優(yōu)化策略初探

（湖北工業(yè)大學工程技術(shù)學院 湖北·武漢 430000）

高校人事的重要一部分便是高校人事檔案的管理，它是高校人事信息的一個總集合，是高校人事管理的重要保障，是人事制度改革后提出的必然要求，高校人事檔案必須保證有效而準確的管理。在如今的信息化背景之下，大數(shù)據(jù)已經(jīng)逐步應(yīng)用到各個行業(yè)、各個領(lǐng)域之中，并獲得了很好的成效，高校人事檔案管理如果能根據(jù)自身的情況，合理的應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將取得更好的教學效果，高效率、高保證的為社會主義建設(shè)培養(yǎng)高素質(zhì)人才，實現(xiàn)更高的管理水平。本文將針對人事檔案管理的特點以及當前我國高校人事管理的現(xiàn)狀，逐步分析信息化背景下將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到高校人事檔案管理的可行性及重要意義，探索高效具體的人事檔案管理模式優(yōu)化策略。

1 高校人事檔案管理的特點

高校的主要目的是為社會主義建設(shè)培養(yǎng)高素質(zhì)人才，而培養(yǎng)優(yōu)秀人才離不開良好的人才資源，這就需要人事檔案管理提供準確、完整的信息。所謂高校的人事管理檔案，指的就是大部分應(yīng)屆畢業(yè)生或者有關(guān)從業(yè)人員進入新的工作環(huán)境時的基本資料，是對于高校人才考證的重要憑證。而人事檔案建設(shè)的基本理念是“以人為本”，它的具體內(nèi)容為將匯總到的信息進行整合、完善、監(jiān)督檢查，從而形成一個完整具體的信息資料庫，從而更加有利于高校去發(fā)掘人才，以及對教學資源進行合理的分配。除此之外，高校人事檔案管理還是高校檔案工作的重要一部分。而檔案工作，最離不開的就是檔案信息載體，我國古老的歷史對于檔案的記載主要載體為甲骨文、金文等，隨著時代的不斷變遷，檔案記載載體也在不斷的進步，以便追求更加高效的工作效率，因而，信息化時代，高校人事檔案的本質(zhì)上還是一項檔案工作，它的信息記載載體也要緊跟時代發(fā)展的步伐。高校人事檔案管理信息化的基本原則為保證信息收集的高效性、準確性，是高校適應(yīng)時代發(fā)展的重要保障，對于管理水平的提升具有非常重要的意義

2 目前我國高校人事管理現(xiàn)狀

2.1 信息化管理意識不足

信息化技術(shù)已經(jīng)逐步深入到人們的生活之中，相信檔案管理信息化也會在不久之后也會成為常態(tài)。但是目前絕大多數(shù)高校還沒有真正的認識到信息化帶來的巨大便利，高校大部分管理者（包括人事管理者與檔案管理者）都缺乏足夠的檔案信息化管理意識，即便引入了先進的硬件設(shè)施，也很難使得信息化檔案管理發(fā)揮真正的作用。將信息技術(shù)高效合理地應(yīng)用到人事檔案管理中，能夠在保證人事檔案管理工作取得良好的效果的同時，提高工作效率，是高校人事管理的一項重要突破，對于高校培養(yǎng)人才具有非常重要的意義。如果按照目前的情況發(fā)展，高校人事檔案管理者執(zhí)著于傳統(tǒng)的管理模式，在面對工作量增多、工作變得繁重時，就會出現(xiàn)難以應(yīng)付的局面，工作效率低下的問題也漸漸顯露出來。

高校人事檔案管理形和對于信息化管理意識不足的原因主要表現(xiàn)為以下三點：（1）在一般情況下，高校的檔案工作比較輕松，工作內(nèi)容簡單，導致工作者從思想上將檔案的管理工作認為是高校工作中無關(guān)大雅的一部分，是一項輔助性工作，因而也不會積極主動的學習新的知識、尋求新的方法去提高自己的工作能力，降低工作難度。（2）一些工作人員并沒有認識到人事檔案管理的重要性，不知道人事檔案管理對于高校發(fā)展的重要意義，而是簡單地將它作為一種信息資料整理、管理工作，對這項工作的重視度有待提升。（3）一些高校沒有建立完善合理的人事檔案管理模式，沒有將人事檔案管理工作監(jiān)督落實，導致人事檔案工作僅僅流于形式，辦事人員的工作意識不強。

2.2 管理模式落后，影響工作效率

高校人事檔案管理工作本質(zhì)上是一種資料管理工作，受到傳統(tǒng)管理模式潛移默化的影響，現(xiàn)如今高校的人事檔案管理依然使用比較陳舊的手工搜索模式，工作效率很難有提升的空間。另外，盡管現(xiàn)在許多高校開始講信息手段引入到人事檔案管理中來，也配備了基本的硬件設(shè)施，但是相關(guān)工作人員的思想?yún)s難以改變。即便他們認識到對檔案管理進行信息化的重要性，然而在實際的操作過程中，并不會加以實踐，仍然使用比較落后的資料管理方法。另外，傳統(tǒng)的人事檔案管理方案依靠的主要方式為紙質(zhì)管理，主要負責對檔案進行提供和儲存，雖然紙質(zhì)化管理的適用范圍廣泛，但是對于儲存來說非常困難，時間一長，紙質(zhì)檔案、資料可能會丟失、損壞。而大多數(shù)高校并沒有真正意識到這個問題，沒有安排專門的工作人員對此工作進行負責，使得傳統(tǒng)的管理模式并不完善。

2.3 信息化檔案管理硬件設(shè)備落后

對于高校人事檔案管理進行信息化是一項艱難的工作，需要長期的努力才能做到真正的完善，還需要投入一定的資金、掌握相關(guān)的技術(shù)，對于高校而言，這兩項工作確實存在難度。高校創(chuàng)辦的宗旨是“以人為本”，遵循的基本原則是“更好地服務(wù)于學生”，因此在資金方面比較緊張，在高校人事檔案管理信息化方面的資金投入有限，使得信息化管理需要的專業(yè)化的條件以及環(huán)境建設(shè)比較遲緩，硬件設(shè)施方面存在困難，使得專業(yè)性本來就比較小的管理人員很難有進步的空間，嚴重影響高校人事檔案管理信息化的建設(shè)效率。

3 信息化背景下將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到高校人事管理的可行性以及重要意義

3.1 提升高校人事檔案管理的工作效率

不同于傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化人事檔案管理工作依賴于比較先進的方法與技術(shù)，要求檔案的整理、收集等全都采用電子模式，使得數(shù)據(jù)的統(tǒng)計收集不再繁瑣、復(fù)雜，解放了人力，對于工作效率的提升具有非常重要的意義。比如說，對于學生個人基本信息的收集，傳統(tǒng)的檔案收集方案是給學生們下發(fā)收集表，要求學生盡快填完，然后再在規(guī)定時間內(nèi)由各班負責人員收齊，統(tǒng)一交給檔案管理中心，隨后再安排相關(guān)人員進行一一校對，整個過程相當繁瑣，而信息化人事檔案管理方案則通過互聯(lián)網(wǎng)統(tǒng)一下發(fā)電子版收集表，采用多人編輯的方式要求同學們進行填寫，填寫完畢后再利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行核對校驗，與傳統(tǒng)的方案相比，簡便了許多。

3.2 促進高校人事檔案管理更加準確、完整

大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠使得高校人事檔案管理做到及時的更新，這與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比是非常便捷高效的，同時，數(shù)據(jù)的及時更新也有助于確保高校人事檔案的信息更加準確。具體的講，對于學生基本信息檔案而言，假如一個學生的基礎(chǔ)信息發(fā)生了改變，傳統(tǒng)的人事檔案管理方案可能不會做到及時的更新調(diào)整，而且當糾正信息時，也只能依靠人工手動的對檔案信息進行查找，高校的學生是非常多，即使是在一個部門中，也需要一個一個細細的查找，工作量相當?shù)拇?，而且也比較費時。而大數(shù)據(jù)技術(shù)卻能及時的感知到學生基本信息的變化，并直接找到該學生在檔案中的相關(guān)信息做出修改，這樣一來，使得整個高校學生基本信息檔案更加準確、完整。

3.3 有利于高校進行人才挖掘

高校人事檔案管理信息化最大的優(yōu)點是可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對學生的綜合素質(zhì)進行科學的測評，高校是一個人才聚集的地方，人事檔案就是對學生基本素養(yǎng)最最直接的體現(xiàn)，能夠幫助教師、領(lǐng)導等方便快捷的找到學生的信息，了解到學生的能力、專業(yè)特長等。而且大數(shù)據(jù)技術(shù)還能夠幫助一些比較迷茫的學生發(fā)現(xiàn)自己的特長與優(yōu)勢，有助于他們對自己做一個更加準確的定位，對于他們以后人生道路上的選擇形成一個參考。

4 如何有效地對高校人事檔案管理模式進行優(yōu)化

4.1 提高高校對人事檔案管理信息化的重視

雖然大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)在社會發(fā)展的各個領(lǐng)域取得了良好的成效，但是高校對于人事檔案管理信息化的重視程度依然不是很高，相關(guān)人員并沒有認識到信息化管理對于工作效率的提升、工作效果的保證的重要意義。這就需要高校深入了解信息化管理的優(yōu)勢并在學校內(nèi)部管理層進行大力的宣傳，促進相關(guān)管理人員對信息化管理的重要意義作普遍的了解。高校人事檔案管理信息化的具體內(nèi)容為建立完整的數(shù)據(jù)庫，并確保足夠的信息儲存量，通過智能手段發(fā)現(xiàn)信息之間的關(guān)聯(lián)性，綜合各個方面的信息，對學生做出全面準確性的評價，是高校在管理模式創(chuàng)新方面的一次突破。比如說，在宣傳時，可以采取召開座談會的方式，通過專家的講解幫助大家更好地理解，當然，也可以通過宣講會的形式進行宣傳?？偠灾?，宣傳的方式多種多樣，其最終目的都是提高大家對于人事檔案管理信息化的關(guān)注度、重視度。

4.2 改善管理模式

高校應(yīng)當對于人事檔案的管理進行及時的創(chuàng)新，做到與時俱進。在信息化時代，應(yīng)當適當?shù)霓饤墏鹘y(tǒng)的檔案管理模式，采取更加科學化的方式，這就需要制定完善的管理方案，并對方案的各個細節(jié)進行考究完善。只有人事檔案管理模式得不到及時的創(chuàng)新，才能夠進一步促進檔案管理信息化工作的落實，可以說，一個完整明確的管理模式是高校平穩(wěn)健康發(fā)展的關(guān)鍵所在，是一項重要的保障。人事檔案信息化管理的基本原則是準確、適用、安全，一個完整的人事檔案管理方案應(yīng)當包括檔案數(shù)據(jù)庫的研究、專業(yè)化管理人員、信息校驗系統(tǒng)的建立、安全性和保密性的追求等。只有建立完善的人事檔案管理方案，才能夠促進檔案工作信息化建設(shè)管理水平的提升，滿足高校對于人才培養(yǎng)的需求。

4.3 加大對高校人事檔案管理信息化的投資力度

高校的資金來源有限，導致人事檔案信息化的硬件設(shè)施方面的投資力度不足，但是人事檔案信息化處于初級階段，不僅硬件設(shè)施需要購入，而且對于人員還需要進行專業(yè)化的培訓，這些都離不開資金的投入。高校應(yīng)當充分認識到人事檔案信息化管理的必要性，對于信息化的發(fā)展加大投資力度，給予足夠的物質(zhì)支持，對相關(guān)人員進行專業(yè)化的培訓，提高他們的實力，督促他們積極學習信息化知識，從而有利于他們在今后的檔案管理工作中不僅保證工作質(zhì)量，而且提高工作效率。

5 總結(jié)

高校人事檔案管理信息化已經(jīng)是適應(yīng)社會發(fā)展的必然趨勢，能夠提升管理工作的工作效率、保證檔案管理信息更加完善，而且能夠?qū)θ瞬胚M行比較全面的評價，有利于學校進行人才選拔等。高校應(yīng)當培養(yǎng)人事檔案管理信息化意識，促進管理層深刻理解人事檔案管理信息化的重要意義，并制定切實可行的管理模式更新方案，加大對信息化管理的投資力度，組織切實有效的培訓活動等，進一步促進高校人事檔案管理信息化的真正落實。