網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)的研究與實(shí)現(xiàn)

許元 蘇建茹 滕建

摘 ?要：隨著校園信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公已逐漸被網(wǎng)上辦公所取代，而碎片化的網(wǎng)上辦事流程很難高效地為師生服務(wù)。建設(shè)一個(gè)統(tǒng)一的網(wǎng)上辦事平臺(tái)對(duì)高校建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)+”智慧校園尤為重要。文章闡述了網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務(wù)流程建設(shè)的意義及難點(diǎn)，以北京化工大學(xué)網(wǎng)上辦事大廳為例，闡述了流程的實(shí)現(xiàn)模式、建設(shè)原則及成效，為高校開展網(wǎng)上辦事大廳的建設(shè)拓展思路。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)上辦事大廳;信息化建設(shè);流程建設(shè)

中圖分類號(hào)：TP393.09 ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-4706（2020）15-0119-05

Abstract：With the continuous development of campus informatization，the traditional paper-based office has been gradually replaced by the online process，however the fragmented online process is difficult to serve teachers and students efficiently. The construction of a unified online service platform is particularly important for the construction of “internet plus ”smart campus. This paper expounds the significance and difficulties of the business process construction of the online service hall. Taking the online service hall of Beijing University of Chemical Technology as an example，this paper expounds the realization mode，construction principle and effect of the process，and expands the ideas for the construction of the online service hall in colleges and universities.

Keywords：online service hall;information construction;process construction

0 ?引 ?言

2019年2月23日，中共中央、國(guó)務(wù)院與中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《中國(guó)教育現(xiàn)代化2035》和《加快推進(jìn)教育現(xiàn)代化實(shí)施方案（2018-2022年）》兩個(gè)文件，旨在推進(jìn)教育的現(xiàn)代化與信息化[1]。2019年全國(guó)教育工作會(huì)議上，陳寶生部長(zhǎng)也談到要繼續(xù)加大力度深化教育管理方式改革，我們需要依托“互聯(lián)網(wǎng)+”手段，加強(qiáng)信息化建設(shè)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校正在不斷完善智慧校園建設(shè)，各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)逐步建設(shè)完成，部分事務(wù)性工作實(shí)現(xiàn)了線上辦理。

然而，目前高校各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)還是以條塊化建設(shè)為主，業(yè)務(wù)系統(tǒng)間互聯(lián)較弱，跨部門業(yè)務(wù)需在多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里分別填報(bào)。師生需重復(fù)填報(bào)基本信息的同時(shí)，流程審批完成的時(shí)間也較長(zhǎng)，而部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)也存在數(shù)據(jù)不透明的現(xiàn)象，用戶無(wú)法及時(shí)掌握申請(qǐng)的辦理進(jìn)度，總體的事務(wù)辦理體驗(yàn)不佳。條塊化、碎片化的業(yè)務(wù)系統(tǒng)已較難滿足師生便捷高效的辦事需求。高校需要建設(shè)一個(gè)統(tǒng)一的線上服務(wù)平臺(tái)，打破數(shù)據(jù)壁壘，避免信息的重復(fù)填寫，真正做到讓數(shù)據(jù)多跑路，讓師生少跑腿?；谶@種業(yè)務(wù)需求，服務(wù)集中化、規(guī)范化的一站式網(wǎng)上辦事大廳應(yīng)運(yùn)而生。

1 ?高校構(gòu)建網(wǎng)上辦事大廳的意義

1.1 ?概念

網(wǎng)上辦事大廳是指辦理一種業(yè)務(wù)，只需在辦事大廳平臺(tái)中填寫信息發(fā)起申請(qǐng)，流程會(huì)自動(dòng)提交給相應(yīng)環(huán)節(jié)審批人，由該節(jié)點(diǎn)對(duì)應(yīng)的審批人在系統(tǒng)完成審批，直到所有審批環(huán)節(jié)完成。流程中的申請(qǐng)、流轉(zhuǎn)、審批均在網(wǎng)上進(jìn)行[2]。

1.2 ?意義

高校的事務(wù)性工作通常涉及多個(gè)審批人或?qū)徟块T，辦理一個(gè)申請(qǐng)可能要在多個(gè)部門、甚至多個(gè)校區(qū)間來(lái)回奔走。如申請(qǐng)人對(duì)申請(qǐng)的流程不熟悉，對(duì)流程的順序、審批人或?qū)徟块T不明確，辦事時(shí)更是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，往往要先學(xué)習(xí)整個(gè)流程，明確每一步的辦理人，然后才能辦事，造成了不必要的麻煩。網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)通過(guò)梳理業(yè)務(wù)流程，明確業(yè)務(wù)流程的審批順序，將每個(gè)審批節(jié)點(diǎn)明確到人，明確了職責(zé)和權(quán)限，對(duì)業(yè)務(wù)辦理流程的效率及合理性等方面進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，以流程制作推動(dòng)業(yè)務(wù)流程的制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。通過(guò)網(wǎng)上辦事大廳提交申請(qǐng)，師生只需提交信息，無(wú)需知道后續(xù)審批順序、審批人信息等，一鍵提交后等待辦結(jié)通知即可，有效地節(jié)約了師生的時(shí)間精力，提高了辦事效率[3]。

2 ?高校構(gòu)建網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)難點(diǎn)

2.1 ?觀念難轉(zhuǎn)變

從線下面對(duì)面辦公模式轉(zhuǎn)換到線上辦理業(yè)務(wù)，師生均需要時(shí)間去適應(yīng)調(diào)整。在轉(zhuǎn)變辦公方式的過(guò)程中師生難免會(huì)面臨網(wǎng)上平臺(tái)使用得不適應(yīng)、誤操作的情況。部分業(yè)務(wù)歸口部門從數(shù)據(jù)安全性等角度對(duì)電子化辦公的認(rèn)可度還不高，線上流程僅當(dāng)作一個(gè)線下申請(qǐng)的補(bǔ)充，流程建設(shè)優(yōu)化完成后依然以線下辦公為主。

2.2 ?平臺(tái)存在數(shù)據(jù)壁壘

網(wǎng)上辦事大廳數(shù)據(jù)如無(wú)法與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)互通互聯(lián)，師生在申請(qǐng)流程時(shí)需重復(fù)填寫的信息量將大大增加，同時(shí)也很難保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。然而因高校各部門之間業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，對(duì)系統(tǒng)建設(shè)的需求存在較大差異，很難以一種業(yè)務(wù)系統(tǒng)滿足各部門的所有業(yè)務(wù)需要，各部門自身的業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)時(shí)間并不同步，數(shù)據(jù)存在標(biāo)準(zhǔn)不一致、更新時(shí)間不統(tǒng)一的問(wèn)題，因而網(wǎng)上辦事大廳在從其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)調(diào)用所需數(shù)據(jù)時(shí)，可能出現(xiàn)系統(tǒng)接口不匹配、編寫語(yǔ)言不同導(dǎo)致數(shù)據(jù)無(wú)法使用的問(wèn)題[4]。

3 ?網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)的實(shí)施

3.1 ?確定建設(shè)原則搭建流程平臺(tái)

根據(jù)對(duì)用戶和管理者使用需求的調(diào)研分析，網(wǎng)上辦事大廳在搭建的過(guò)程中應(yīng)遵循以下原則。

3.1.1 ?便捷化原則

網(wǎng)上辦事大廳的建設(shè)和發(fā)展要以方便師生辦理事務(wù)為首要原則，以師生需求為第一導(dǎo)向。隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，用戶越來(lái)越依賴手機(jī)獲取各類資訊。為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦事大廳多終端、全方位的服務(wù)，我校在企業(yè)微信APP內(nèi)關(guān)聯(lián)了辦事大廳功能，用戶可實(shí)現(xiàn)手機(jī)異地辦公。如圖1所示，網(wǎng)上辦事大廳按流程時(shí)效分為辦事中心、待辦事宜、進(jìn)行中事宜、已結(jié)束事宜四個(gè)主模塊。為方便師生快速查找流程，平臺(tái)設(shè)置了檢索欄，用戶可按流程名稱進(jìn)行檢索。對(duì)于表單中涉及的用戶基本信息，平臺(tái)通過(guò)與校園數(shù)據(jù)中心對(duì)接實(shí)現(xiàn)了基本信息的智能化填寫，避免用戶重復(fù)填報(bào)已知數(shù)據(jù)，使用戶界面簡(jiǎn)潔清晰，實(shí)現(xiàn)了界面友好。

3.1.2 ?及時(shí)性原則

在對(duì)相關(guān)流程進(jìn)行處理后，用戶需要對(duì)流程的審批結(jié)果及審批進(jìn)程進(jìn)行查看與跟蹤，因此需要平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)向相關(guān)用戶發(fā)送流程審批過(guò)程或結(jié)果的提醒與通知，以保證流程的時(shí)效性，做到用戶能隨時(shí)了解流程進(jìn)度及待處理流程詳情，促進(jìn)流程審批效率的提高。因此在設(shè)計(jì)平臺(tái)時(shí)我校將待辦事宜模塊與郵箱、企業(yè)微信平臺(tái)進(jìn)行了對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了對(duì)當(dāng)前審批人的郵件及微信提醒，如圖2所示，方便用戶及時(shí)處理各類審批，有效保障流程的時(shí)效性。

3.1.3 ?準(zhǔn)確性原則

人事變動(dòng)引起的審批人變更可能導(dǎo)致流程審批環(huán)節(jié)的變化，如用戶身份數(shù)據(jù)更新不及時(shí)，有可能造成用戶錯(cuò)誤等問(wèn)題。因此流程平臺(tái)使用的用戶數(shù)據(jù)由校數(shù)據(jù)中心定期同步，及時(shí)更新用戶身份數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)互通，便于實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理，為高校建設(shè)智慧校園邁出一大步[5]。

3.1.4 ?易管理原則

網(wǎng)上辦事大廳的流程數(shù)據(jù)信息應(yīng)做到易于調(diào)用、易于管理，方便用戶查找統(tǒng)計(jì)。流程平臺(tái)設(shè)置了進(jìn)行中事宜模塊，顯示所有當(dāng)前用戶提交后暫未結(jié)束流程的進(jìn)度和明細(xì)，用戶可查看各個(gè)節(jié)點(diǎn)的審批人、審批時(shí)間、審批意見(jiàn)等信息，隨時(shí)掌握流程進(jìn)度。用戶可在已結(jié)束事宜模塊根據(jù)流程申請(qǐng)時(shí)間、流程名稱或流水號(hào)隨時(shí)回查流程詳情，并根據(jù)具體需要選擇打印。該模塊可作為用戶的數(shù)據(jù)備忘，方便師生查找過(guò)往辦公信息。

3.1.5 ?安全性原則

梳理并精簡(jiǎn)流程時(shí)應(yīng)保證流程的安全性，所有流程改動(dòng)不應(yīng)與流程對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)的管理辦法相矛盾。所有對(duì)審批流程節(jié)點(diǎn)或表單信息的調(diào)整都應(yīng)在保障流程合理合規(guī)的前提下進(jìn)行。

3.2 ?線上業(yè)務(wù)流程制作

3.2.1 ?前期梳理

篩選出適合線上辦理的業(yè)務(wù)，與流程歸口部門進(jìn)行梳理。根據(jù)業(yè)務(wù)部門的線下辦公經(jīng)驗(yàn)，梳理具體業(yè)務(wù)的審批流程，根據(jù)線下紙質(zhì)表單明確流程需采集的信息，為業(yè)務(wù)流程的建設(shè)提供基礎(chǔ)信息。在梳理的過(guò)程中還應(yīng)根據(jù)網(wǎng)上辦事大廳的特點(diǎn)對(duì)部分審批環(huán)節(jié)做出調(diào)整優(yōu)化。在保障流程有序、合理審批的基礎(chǔ)上盡可能縮短審批流程。

3.2.2 ?流程建設(shè)

根據(jù)前期與業(yè)務(wù)部門共同梳理的信息，確定流程各節(jié)點(diǎn)邏輯順序，在InfoPlus開發(fā)界面內(nèi)按照流程邏輯建設(shè)流程模型如圖3所示。以公用房修改建（修改建金額小于3萬(wàn)元類）流程為例，對(duì)于有明確先后順序要求的部分審批節(jié)點(diǎn)（如圖3中的資金管理部門、國(guó)資處、基建處等部門）采用串聯(lián)方式，對(duì)于無(wú)先后順序要求的審批節(jié)點(diǎn)（如圖3中土建工程、裝飾工程、給排水工程等相關(guān)審批節(jié)點(diǎn)）采用并聯(lián)處理，以便多部門同時(shí)處理縮短審批用時(shí)。

根據(jù)梳理確定的流程審批所需信息，用InfoPath軟件制作流程表單，并設(shè)置表單的填寫格式與初始值，以避免申請(qǐng)人重復(fù)填寫基本信息。設(shè)置各節(jié)點(diǎn)審批人員對(duì)表單信息的讀寫權(quán)限，審批意見(jiàn)處也只能由對(duì)應(yīng)審批人填寫，做到各審批人責(zé)任明確，保障流程合理合規(guī)。

為優(yōu)化、精簡(jiǎn)流程，在流程建設(shè)時(shí)會(huì)加入部分判斷設(shè)置，使系統(tǒng)根據(jù)申請(qǐng)人填寫信息的類別選擇性地跳過(guò)與此類審批無(wú)關(guān)的節(jié)點(diǎn)，并隱藏部分與此類申請(qǐng)無(wú)關(guān)的信息點(diǎn)，如公用房修改建流程不涉及暖氣工程時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)隱藏暖氣系統(tǒng)改造所需填報(bào)的信息表，跳過(guò)對(duì)應(yīng)的修繕中心負(fù)責(zé)人，在減少申請(qǐng)人填寫信息的同時(shí)也減少了審批節(jié)點(diǎn)，保障流程的高效合理運(yùn)行。

3.2.3 ?后期維護(hù)

流程上線運(yùn)行只是該流程建設(shè)的開端，上線流程的初始版本一般都是將業(yè)務(wù)歸口部門線下經(jīng)驗(yàn)總結(jié)后梳理設(shè)計(jì)的。隨著上線后用戶使用量的增加，流程也應(yīng)根據(jù)師生的使用反饋進(jìn)行版本迭代，建立一個(gè)持續(xù)優(yōu)化的流程建設(shè)機(jī)制，為師生提供更高效的服務(wù)。

以我校科研經(jīng)費(fèi)合同/協(xié)議用章申請(qǐng)（支出類）流程為例，在其上線運(yùn)行一段時(shí)間后發(fā)現(xiàn)辦理時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)因上傳合同附件格式不合規(guī)等原因造成的駁回。為在保障流程合規(guī)合理的前提下盡可能避免重復(fù)審批，開發(fā)時(shí)增設(shè)了申請(qǐng)人更新合同附件這一節(jié)點(diǎn)，在該節(jié)點(diǎn)申請(qǐng)人只能修改合同附件這一信息，其他表單信息均不可修改，提交后返回原審批節(jié)點(diǎn)繼續(xù)審批，既保障了已審核信息的真實(shí)有效性，又避免了重復(fù)審批，提高了審批效率。

4 ?網(wǎng)上辦事大廳業(yè)務(wù)流程建設(shè)的成效

4.1 ?網(wǎng)上辦事大廳流程建設(shè)現(xiàn)狀

筆者所在高校的網(wǎng)上辦事大廳自2016年12月起開始上線運(yùn)行，現(xiàn)已建設(shè)流程102項(xiàng)，平臺(tái)流程覆蓋人事處、國(guó)資處等學(xué)院部處24個(gè)。如圖4所示，流程發(fā)起與辦結(jié)次數(shù)逐年提升，網(wǎng)上辦事大廳使用率逐步提高，截至2019年12月流程累計(jì)運(yùn)行次數(shù)31 961人次。

如表1所示，自網(wǎng)上辦事大廳流程運(yùn)行以來(lái)，線上流程有效地縮短了流程的辦理用時(shí)，提升了事務(wù)性工作的服務(wù)效率，讓師生切實(shí)感受了信息化的便捷性和高效性。網(wǎng)上辦事大廳能夠滿足跨校區(qū)運(yùn)行背景下的師生用戶獲取服務(wù)的需要，達(dá)到了建設(shè)的預(yù)期目標(biāo)。

網(wǎng)上辦事大廳的建設(shè)促進(jìn)了流程優(yōu)化再造，有利于規(guī)范崗位職責(zé)及辦事流程。建設(shè)過(guò)程中對(duì)于部分復(fù)雜的流程，我校在流程上線運(yùn)行后根據(jù)流程使用反饋，將流程分類并進(jìn)行了拆分，如表2所示。流程梳理再造有效精簡(jiǎn)了申請(qǐng)流程，縮短了審批用時(shí)。

4.2 ?網(wǎng)上辦事流程的延伸應(yīng)用

網(wǎng)上辦事大廳的建設(shè)推動(dòng)部分事務(wù)性工作實(shí)現(xiàn)了線上辦理，但對(duì)于部分需要紙質(zhì)蓋章證明類的業(yè)務(wù)，我校采取了線上線下相結(jié)合的模式，將申請(qǐng)證明的流程審批部分通過(guò)網(wǎng)上辦事流程實(shí)現(xiàn)，審批完成后證明所需的數(shù)據(jù)可被自助打印終端設(shè)備讀取。申請(qǐng)人可在證明有效期內(nèi)的任意時(shí)間在設(shè)備上打印證明，實(shí)現(xiàn)了證明文件的自助打印。

如圖5所示，通過(guò)自助設(shè)備與網(wǎng)上流程的聯(lián)動(dòng)，用戶可自助打印人事處、保衛(wèi)處、工會(huì)的收入證明、職稱證明、戶籍卡首頁(yè)及本人頁(yè)、畢業(yè)生婚育狀況證明等12類不同證明的自助打印功能，為常用的證明類業(yè)務(wù)提供了自助式便捷服務(wù)。

5 ?結(jié) ?論

網(wǎng)上辦事大廳的業(yè)務(wù)流程建設(shè)，滿足了師生跨校區(qū)線上獲取服務(wù)的需求，精簡(jiǎn)了部分業(yè)務(wù)的辦理過(guò)程，達(dá)到了建設(shè)的預(yù)期目標(biāo)。對(duì)于部門無(wú)法線上完成的業(yè)務(wù)，可以采用線上線下相結(jié)合的方式靈活處理，從而加快高校信息化建設(shè)和網(wǎng)上辦事服務(wù)建設(shè)，為高校推進(jìn)大數(shù)據(jù)建設(shè)打好數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，為教育事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展提供有效的信息化手段。

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作者簡(jiǎn)介：許元（1990—），女，漢族，黑龍江佳木斯人，北校區(qū)管理辦公室科員，助理研究員，工學(xué)碩士，研究方向：教育信息化;蘇建茹（1963—），女，漢族，河北張家口人，北校區(qū)管理辦公室主任，研究員，工程碩士，研究方向：教育管理;滕建（1979—），男，漢族，山東桓臺(tái)人，信息中心科員，工程師，工學(xué)碩士，研究方向：教育信息化、網(wǎng)絡(luò)安全。