信息化視閾下高校招標(biāo)檔案管理方式的轉(zhuǎn)型探析

西安鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院 張莉華

引言

高校招標(biāo)檔案管理指的是招標(biāo)過(guò)程中形成的文字、圖表等，多種介質(zhì)的載體記錄，都應(yīng)該及時(shí)歸檔管理，可保證檔案資料的真實(shí)性和時(shí)效性。招標(biāo)檔案管理工作有其特殊性及復(fù)雜性，其是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致的工作，反映出高校招標(biāo)工作的管理水平。高校招標(biāo)檔案管理真實(shí)地記錄高校教學(xué)工作的全過(guò)程，通過(guò)它我們可以了解高校的教學(xué)狀況和發(fā)展過(guò)程。信息技術(shù)在高校招標(biāo)檔案管理中的應(yīng)用可以促進(jìn)教學(xué)改革和發(fā)展，提高教學(xué)質(zhì)量，提高教學(xué)水平。與此同時(shí)，這種管理方式可以節(jié)省大量時(shí)間，使教師有更多的精力進(jìn)行教學(xué)和科研投入，使教學(xué)活動(dòng)得到更好的發(fā)展。因此，提高招標(biāo)檔案管理的利用率，是高校招標(biāo)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1 當(dāng)前高校招標(biāo)檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 受傳統(tǒng)教學(xué)思維影響，管理方式形式化

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在人們的生活中越發(fā)得到普及，也為高校招標(biāo)檔案管理提供了一些值得借鑒的內(nèi)容。但根據(jù)目前的情況來(lái)看，許多高校在招標(biāo)檔案資料中收集、管理、更新等一些方面存在弊端。高校招標(biāo)檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求檔案工作人員具有較高的政治素養(yǎng)和較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、法律意識(shí)及業(yè)務(wù)水平等，高校招標(biāo)檔案的管理人員仍然無(wú)法較好地使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。目前大多數(shù)高校招標(biāo)檔案的管理方式都在采用紙質(zhì)的管理形式，這種古老的高校招標(biāo)檔案管理方式效率低下。管理方式較為松散，且高校招標(biāo)檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容和操作技術(shù)相對(duì)落后，這些問(wèn)題都將導(dǎo)致管理方式不夠完善，從而導(dǎo)致招標(biāo)檔案收集歸檔率不高，如一些現(xiàn)場(chǎng)踏勘記錄、論證資料等滯留經(jīng)辦人員手中，有的時(shí)間一長(zhǎng)就丟失了。

1.2 相關(guān)技術(shù)人才相對(duì)匱乏

為了在高校的發(fā)展中更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，需要具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)的教師進(jìn)行高校招標(biāo)檔案的管理，但是目前高校檔案的管理人員大多都沒(méi)有受過(guò)相對(duì)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)信息管理的重視程度較低。同時(shí)，缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)的人才。因此，只有對(duì)高校招標(biāo)檔案的管理人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，才能跟上時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，并在一定程度上提升高校檔案管理的現(xiàn)代化和信息化程度。

2 信息化視角下高校招標(biāo)檔案管理方式轉(zhuǎn)型的路徑

2.1 加大力度建設(shè)規(guī)范化、科學(xué)化的招標(biāo)檔案管理體系

高校及校部門(mén)的招標(biāo)檔案管理工作起步較晚，但由于總體規(guī)劃不夠明確，管理規(guī)則不夠完善，軟硬件設(shè)備的條件不夠成熟，從而導(dǎo)致檔案的管理較為混亂。因此，有必要對(duì)招標(biāo)檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，以改變傳統(tǒng)高校招標(biāo)檔案的管理方式。信息化的高校招標(biāo)檔案管理方式能夠保證高質(zhì)量的教學(xué)進(jìn)程，同時(shí)也是提供招標(biāo)檔案優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要前提。由此可見(jiàn)，加大力度建設(shè)規(guī)范化、科學(xué)化的招標(biāo)檔案管理體系是完善高校招標(biāo)檔案管理方式的重要途徑。

2.2 轉(zhuǎn)變管理理念，積極提升招標(biāo)檔案管理人才的綜合素質(zhì)

對(duì)高校招標(biāo)檔案管理實(shí)施變革，關(guān)鍵是對(duì)檔案管理職工的培養(yǎng)。高等學(xué)校要想提升檔案管理職工的管理水平和能力，一定要用專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和信息技術(shù)來(lái)培養(yǎng)人才，并鼓勵(lì)他們參與管理和發(fā)展工作。目前而言，很多學(xué)校忽略了招標(biāo)檔案管理的重要性，缺乏對(duì)檔案管理的支持，使得檔案管理陷入了兩難的境地。這在一定程度上影響了各校的教學(xué)方法和科研水平。部分招標(biāo)檔案管理工作者年齡偏大，難以掌握現(xiàn)代技術(shù)，這也對(duì)適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作產(chǎn)生了一定的影響。在這種情況下，高等學(xué)校要想進(jìn)行高校招標(biāo)檔案管理方式的轉(zhuǎn)型，必須對(duì)招標(biāo)檔案管理進(jìn)行重組。同時(shí)，要積極拓展外部的服務(wù)范圍，向校園用戶提供招標(biāo)管理的信息資源，并促進(jìn)學(xué)校之間的教學(xué)信息交流。

2.3 加快建設(shè)招標(biāo)檔案管理的數(shù)字信息資源，構(gòu)建高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

高校實(shí)施招標(biāo)檔案管理的重要前提，是要建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這也是有效開(kāi)發(fā)和使用教具的重要手段。目前，高校招標(biāo)檔案仍以傳統(tǒng)紙質(zhì)載體為依托，為解決教學(xué)和科研中大量信息的歸納帶了困難，因此有必要對(duì)傳統(tǒng)媒體進(jìn)行數(shù)字化。

3 結(jié)語(yǔ)

高等學(xué)校的教學(xué)科研活動(dòng)越來(lái)越多，相關(guān)資源也在不斷地增加。轉(zhuǎn)型和發(fā)展是規(guī)范高等學(xué)校招標(biāo)檔案管理的必然趨勢(shì)。通過(guò)規(guī)范的高校招標(biāo)檔案管理，可以更好地實(shí)現(xiàn)信息資源管理的數(shù)字化，為招標(biāo)檔案管理提供更好的服務(wù)。在檔案的管理中，我們一定要采取適當(dāng)?shù)拇胧?，把檔案管理信息化。才能更好地實(shí)施教學(xué)檔案管理，提高使用檔案管理的價(jià)值。