江坪河水電站特殊歷程檔案管理成功經(jīng)驗(yàn)

劉業(yè)霞

(湖北能源集團(tuán)溇水水電有限公司，湖北 恩施 445801)

1 江坪河水電站復(fù)工前檔案資料實(shí)際情況

江坪河水電站復(fù)工前業(yè)主是湖北華清電力有限公司，參建單位有中國電建集團(tuán)中南勘測設(shè)計(jì)研究院有限公司、湖北清江工程管理咨詢有限公司(以下簡稱“清江監(jiān)理”)、中國安能建設(shè)總公司(以下簡稱“安能公司”)、葛洲壩集團(tuán)試驗(yàn)檢測有限公司、南京南瑞集團(tuán)有限公司、葛洲壩電力有限責(zé)任公司及滑坡體治理等共十余家單位。

建設(shè)項(xiàng)目由原業(yè)主于2007年6月取得國家發(fā)改委核準(zhǔn)，2008年12月工程截流。2014年12月湖北能源集團(tuán)股份有限公司(以下簡稱“湖北能源”)成功競拍江坪河水電站，并及時(shí)組建湖北能源集團(tuán)溇水水電有限公司(以下簡稱“溇水公司”)對(duì)電站實(shí)行后續(xù)建設(shè)和運(yùn)營管理。

2015年8月江坪河水電站正式復(fù)工建設(shè)，溇水公司成立后即刻與湖北華清電力有限公司管理人(以下簡稱“華清管理人”)、安能公司及清江監(jiān)理按程序進(jìn)行了工程移交、資產(chǎn)移交和工程資料移交。

按工程建設(shè)常規(guī)，工程資料由各參建單位完成收集和整理，審查合格后移交建設(shè)單位歸檔。江坪河水電站由于其特殊歷史原因，破產(chǎn)清算致使工程未完工。工程資料因經(jīng)歷時(shí)間長、人事更迭多及與原業(yè)主經(jīng)濟(jì)糾紛遺失，導(dǎo)致工程資料分散于各參建單位。為確保復(fù)工后工程資料核查、各階段質(zhì)量監(jiān)督、下閘蓄水安全鑒定、檔案專項(xiàng)驗(yàn)收及竣工驗(yàn)收工作順利進(jìn)行，溇水公司多方積極協(xié)調(diào)，相繼組織開展復(fù)工前、復(fù)工后工程資料收集移交工作。因各種原因，復(fù)工前后工程資料收集移交經(jīng)歷了漫長而又艱難的漸進(jìn)過程。2015年4月，接收華清管理人移交的首批復(fù)工前建設(shè)項(xiàng)目管理資料470箱；2017年11月，接收安能公司復(fù)工前施工管理資料59箱；2018年7月和8月，分別接收清江監(jiān)理復(fù)工前監(jiān)理管理資料共48箱；2019年4月，接收清江監(jiān)理復(fù)工至退場階段監(jiān)理管理資料20箱。

近600箱江坪河水電站工程建設(shè)項(xiàng)目管理資料，內(nèi)容涵蓋前期立項(xiàng)文件報(bào)告、勘察設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)及合同文件、灌漿原始資料、試驗(yàn)檢測、實(shí)驗(yàn)檢驗(yàn)、質(zhì)量驗(yàn)收評(píng)定、機(jī)電安裝、監(jiān)理管理及影像資料等，記錄著工程從開工、停工至復(fù)工后十余年的建設(shè)歷程。

隨著工程復(fù)工建設(shè)，前期工程質(zhì)量安全評(píng)估、重點(diǎn)項(xiàng)目部位質(zhì)量狀況復(fù)核等各項(xiàng)工作，均以施工建設(shè)過程資料數(shù)據(jù)為依據(jù)，所以厘清資料分類實(shí)際情況，據(jù)實(shí)制定詳實(shí)的整理計(jì)劃顯得異常重要。2015年6月與華清管理人共同開箱逐盒核查資料，發(fā)現(xiàn)資料僅處于收集形成狀態(tài)，大量專業(yè)資料和圖紙未經(jīng)系統(tǒng)整理，不具備查詢利用和安全保管條件，且系統(tǒng)性整理的工作量極大。復(fù)工前后建設(shè)項(xiàng)目管理資料的規(guī)范整理和歸檔工作迫在眉捷，且任務(wù)繁重。

2 復(fù)工前實(shí)體檔案資料整理策略

大量匯集的建設(shè)項(xiàng)目資料如何整理歸檔，一直是我們深度思考的問題。面對(duì)資料混亂狀況，結(jié)合檔案行業(yè)特點(diǎn)和工程實(shí)際情況，經(jīng)過認(rèn)真分析，溇水公司決定對(duì)首批移交資料采用地毯式清理、預(yù)立卷資料外聘有經(jīng)驗(yàn)的專家現(xiàn)場指導(dǎo)及零散資料委托檔案外包隊(duì)伍進(jìn)行突擊式整理等多種方式整理歸檔。

2.1 展開地毯式清理，分類預(yù)立卷并形成清冊

江坪河水電站竣工驗(yàn)收按能源行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，2015年5月，國家能源局DL/T1396—2014《水電建設(shè)項(xiàng)目文件收集與檔案整理規(guī)范》頒布實(shí)施，江坪河水電站復(fù)工后檔案整理參照此標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。但復(fù)工前資料是在舊版本水電規(guī)范下形成的，又需在新版本水電規(guī)范指導(dǎo)下整理，給檔案整理提出了新的課題。在湖北能源的指導(dǎo)下，結(jié)合江坪河水電站工程實(shí)際情況，將華清管理人移交資料按形成來源分為四個(gè)大類：建設(shè)單位項(xiàng)目管理文件、勘測設(shè)計(jì)文件、監(jiān)理(監(jiān)造)項(xiàng)目管理文件及施工和安裝調(diào)試單位項(xiàng)目管理文件。參照新頒規(guī)范分類標(biāo)準(zhǔn)，逐箱逐盒反復(fù)清理、鑒定、分類、研讀、合并及剔除重份，保留信息相對(duì)完整和有價(jià)值的文件資料存檔。

整理過程中，將復(fù)工前項(xiàng)目立項(xiàng)資料、勘測設(shè)計(jì)文件報(bào)告和圖紙、招投標(biāo)和合同文件、前期臨建項(xiàng)目、滑坡體治理等五類資料，先以預(yù)立卷形式立卷歸檔。資料整理以分部分項(xiàng)為主題，以時(shí)間為主序，按內(nèi)容和形成規(guī)律，增加復(fù)工前建設(shè)、監(jiān)理及施工三類土建項(xiàng)目管理資料三級(jí)或四級(jí)類目，這樣不僅能滿足工程查詢需求，且利于后續(xù)資料不斷增加提供冗余空間，同時(shí)為資料完整性分析提供可靠的依據(jù)。

清理工作歷時(shí)兩年半，共計(jì)預(yù)立卷達(dá)3 750卷，并形成詳細(xì)的目錄清冊。期間服務(wù)工程建設(shè)資料查詢達(dá)9 500件/次以上。事實(shí)證明，地毯式清理形成預(yù)立卷，為復(fù)工后工程建設(shè)檔案查詢服務(wù)、各階段質(zhì)量監(jiān)督和下閘蓄水安全鑒定創(chuàng)造了有利條件。

2.2 外聘有經(jīng)驗(yàn)檔案專家現(xiàn)場指導(dǎo)檔案整理

為規(guī)范檔案管理，預(yù)立卷資料需正式立卷錄入檔案管理系統(tǒng)。溇水公司聘請(qǐng)了中國長江三峽集團(tuán)有限公司(以下簡稱“三峽集團(tuán)”)和湖北清江水電開發(fā)有限責(zé)任公司多名具有豐富經(jīng)驗(yàn)的退休檔案專家，進(jìn)駐現(xiàn)場指導(dǎo)整理工作。預(yù)立卷資料經(jīng)過二次審核和著錄，錄入檔案管理系統(tǒng)多達(dá)3500卷，確保復(fù)工前資料得到有效保護(hù)和安全保管，符合檔案管理規(guī)范化要求。為檔案專項(xiàng)驗(yàn)收和工程竣工驗(yàn)收打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2.3 依托檔案外包形式進(jìn)行突擊整理

預(yù)立卷資料完成立卷錄入檔案系統(tǒng)后，余下部分均為建設(shè)、監(jiān)理及施工管理的三類零散施工過程資料，屬未達(dá)到預(yù)立卷要求的資料，整理工作量非常大，任務(wù)艱巨，且涉及面廣，專業(yè)性強(qiáng)，整理工作超出了檔案人員的工作范圍。尤其是安能公司和清江監(jiān)理移交部分資料，含土建施工、機(jī)電設(shè)備安裝、實(shí)驗(yàn)檢驗(yàn)及檢測等各專業(yè)資料。2018年5月，溇水公司通過招投標(biāo)方式，引進(jìn)具有豐富檔案整理經(jīng)驗(yàn)的檔案服務(wù)公司，對(duì)復(fù)工前零散資料進(jìn)行突擊式整理，搶在下閘蓄水前完成工作任務(wù)。

檔案服務(wù)公司秉承溇水公司“保持資料原有內(nèi)容，按規(guī)范整理便于查詢”的整理原則，充分尊重檔案資料的歷史形成過程，保持其真實(shí)再現(xiàn)工程建設(shè)過程，對(duì)未進(jìn)行系統(tǒng)整理、排序混亂、嚴(yán)重發(fā)霉、金屬物銹蝕及紙張受潮粘連的資料進(jìn)行認(rèn)真分析，依據(jù)內(nèi)容和形式制定了有針對(duì)性且切實(shí)可行的整理方案。

整理工作采取了對(duì)資料鑒別、施工工序資料按順序復(fù)核合成、銹蝕霉變資料消毒處理、主體工程單元編碼填寫等一系列繁瑣舉措，耗費(fèi)了大量時(shí)間，期間也得到大量專業(yè)人員的指導(dǎo)和支持，確保了復(fù)工前建設(shè)項(xiàng)目檔案整理質(zhì)量。

復(fù)工前零散資料的整理歸檔，注重資料形成的歷史特點(diǎn)，是復(fù)工前各標(biāo)段在各階段工程建設(shè)中的歷史再現(xiàn)，盡力保持工程檔案的連續(xù)性和成套性，對(duì)整個(gè)工程建設(shè)的檔案管理起到了承上啟下的銜接作用。

3 復(fù)工后檔案資料管理情況

溇水公司組建復(fù)工至今，高度重視檔案管理工作，深刻總結(jié)復(fù)工前資料難以收集和艱辛整編經(jīng)驗(yàn)，吸取復(fù)工前檔案疏于管理造成不良后果的教訓(xùn)，扎實(shí)運(yùn)用構(gòu)建體系、明確職責(zé)、嚴(yán)審移交等措施，使檔案管理與工程建設(shè)同歩推進(jìn)取得了良好效果，得到三峽集團(tuán)和湖北能源的高度認(rèn)可。

3.1 統(tǒng)一思想，構(gòu)建體系，明確職責(zé)

復(fù)工建設(shè)之初，溇水公司及時(shí)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確公司各部門、專兼職檔案人員工作職責(zé)，細(xì)化檔案管理工作要求并向工區(qū)延伸，以檔案管理網(wǎng)絡(luò)為依托，建立健全工區(qū)各參建單位檔案管理組織機(jī)構(gòu)，有效地推動(dòng)檔案管理工作同工程進(jìn)展同步進(jìn)行，堅(jiān)持把檔案工作作為管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容與其他工作“同部署、同組織、同考核”。統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，先后多次組織召開檔案專題會(huì)議，明確參建各方檔案管理的職責(zé)，遵循“誰形成誰歸檔”的基本原則。既保證檔案的齊全完整、真實(shí)可靠，又可避免不必要的重復(fù)。通過一系列組織措施，有效保證檔案管理工作的順利進(jìn)展。

3.2 建立檔案管理制度，規(guī)范整編要求

復(fù)工建設(shè)初期，溇水公司制訂了《湖北能源集團(tuán)溇水水電有限公司檔案工作管理辦法》，《湖北溇水江坪河水電站工程項(xiàng)目竣工文件收集與整編規(guī)定》及竣工資料移交4級(jí)審查等制度，并與各參建單位簽訂檔案管理責(zé)任書，齊抓共管，建立了良好的合作關(guān)系。對(duì)各參建單位在項(xiàng)目文件的形成、編制、收集、整理及歸檔過程中主要職責(zé)、收集歸檔范圍、質(zhì)量要求、竣工檔案的編制要求及工程檔案的驗(yàn)收移交等提出了具體要求，形成完善可行的管理制度，用來指導(dǎo)、規(guī)范檔案管理工作。

3.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提升參建單位檔案管理水平

項(xiàng)目建設(shè)期間，溇水公司針對(duì)江坪河水電站項(xiàng)目相關(guān)人員，聘請(qǐng)三峽集團(tuán)和湖北能源有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案專家，定期舉辦竣工資料整編培訓(xùn)活動(dòng)，通過課堂授課、案例分析、心得分享及施工現(xiàn)場講解相結(jié)合的方式，組織學(xué)習(xí)工程項(xiàng)目檔案管理、竣工資料整編及竣工圖編制要求。檔案專家深入施工現(xiàn)場指導(dǎo)、監(jiān)督及檢查資料積累形成情況，現(xiàn)場解答項(xiàng)目檔案管理和資料整編中存在的問題。

通過培訓(xùn)工作，極大的增強(qiáng)了工程技術(shù)人員的檔案意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，使各參建單位更好地理解和執(zhí)行建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，有效提高了各參建單位檔案管理水平，及時(shí)解決了工程項(xiàng)目檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。

3.4 嚴(yán)把檔案移交的審核關(guān)口

在各參建單位完成竣工檔案的整理工作后，辦理移交手續(xù)時(shí)，通過檔案資料四級(jí)審查制度，嚴(yán)把檔案管理的最后一關(guān)。首先由施工單位對(duì)各自負(fù)責(zé)項(xiàng)目的竣工檔案進(jìn)行組卷整理，自查驗(yàn)收合格，主要審查竣工檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，然后經(jīng)監(jiān)理單位技術(shù)負(fù)責(zé)人審查簽字后，再由建設(shè)單位技術(shù)部門審核簽字認(rèn)可。最后由檔案管理人員進(jìn)行審查，主要審查檔案的分類是否合理，立卷、整理是否符合檔案規(guī)范要求等。通過四級(jí)審查合格，滿足驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的檔案，方可辦理移交手續(xù)。

3.5 在工程管理各環(huán)節(jié)加大檔案管理力度

項(xiàng)目檔案管理過程中，采取以合同為中心，以竣工結(jié)算為紐帶的檔案管理體制。在項(xiàng)目簽訂合同文件時(shí)，將竣工資料列入合同專門條款，在條款中明確提出檔案資料未移交或移交不全，不予辦理竣工結(jié)算。檔案資料條款規(guī)定竣工資料的質(zhì)量要求、整編要求、份數(shù)要求及提交時(shí)間要求，從源頭上為竣工資料整編奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。事實(shí)證明，將竣工資料整編、移交和合同結(jié)算掛鉤的手段非常有效。

在工程建設(shè)的每一個(gè)階段，工程管理人員和檔案管理人員聯(lián)合對(duì)各參建單位階段性工程資料進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，這樣從工程一開始就做到了隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決問題，把各種問題消滅在萌芽狀態(tài)。從而做到在工程各環(huán)節(jié)加強(qiáng)檔案管理力度，使工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性得到保證，最終構(gòu)成工程檔案的系統(tǒng)性和成套性。

4 檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

4.1 檔案管理工作必須與工程建設(shè)同步

檔案管理與工程建設(shè)同步，就是檔案管理與工程建設(shè)兩手都要抓，不能只重工程建設(shè)而偏廢檔案，要對(duì)檔案管理工作予以足夠重視，在做好工程建設(shè)的同時(shí)做好檔案管理工作。工程啟動(dòng)初期，人員、設(shè)施及制度務(wù)必做到及時(shí)到位；工程建設(shè)過程中，注重檔案資料的形成積累和收集，加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行監(jiān)督、檢查和整改到位；工程竣工階段，在前兩個(gè)階段得以保障和有效實(shí)施的前提下，檔案歸檔工作量將大幅減少，并避免出現(xiàn)不必要的返工。

4.2 建立檔案工作責(zé)任制，用竣工結(jié)算措施保證檔案工作順利進(jìn)行

各參建單位檔案負(fù)責(zé)人和建設(shè)單位檔案管理相關(guān)人員承擔(dān)著不同職責(zé)，責(zé)任層層傳遞，將檔案管理工作落實(shí)到單位、落實(shí)到領(lǐng)導(dǎo)、落實(shí)到人。與此同時(shí)，采用檔案歸檔是否滿足驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與合同結(jié)算掛鉤的有力措施，上述兩項(xiàng)舉措可保障檔案管理與建設(shè)項(xiàng)目同步進(jìn)行，可極大的提升建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平。

4.3 加快項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)建設(shè)的要求

項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)是國家大數(shù)據(jù)建設(shè)的要求，也是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的必然選擇，又是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求。檔案信息化建設(shè)在水電行業(yè)應(yīng)運(yùn)而生，江坪河水電站項(xiàng)目檔案數(shù)字化已步入快車道，數(shù)字檔案館系統(tǒng)上線運(yùn)行，功能覆蓋檔案“收、管、藏、用”全流程，利于建設(shè)項(xiàng)目服務(wù)各項(xiàng)工作，可有效提升檔案管理信息化水平。

5 結(jié) 語

工程資料的歸檔過程絕不是一個(gè)單獨(dú)的、孤立的行為，而是工程項(xiàng)目管理的重要部分。從工程質(zhì)量控制的角度考慮，工程檔案管理占有關(guān)鍵的一席之地。溇水公司加強(qiáng)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，強(qiáng)化工區(qū)施工人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)，高度重視復(fù)工前檔案資料收集整理和復(fù)工后工程資料的過程控制，有力確保了項(xiàng)目檔案外在規(guī)范和內(nèi)在質(zhì)量的高度統(tǒng)一，使檔案能更好地為工程建設(shè)、質(zhì)量監(jiān)督、安全鑒定、竣工決算、審計(jì)及生產(chǎn)運(yùn)營服務(wù)。

目前建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作已走向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，檔案管理水平不斷提高。對(duì)于停工再建水電項(xiàng)目檔案管理，江坪河水電站項(xiàng)目是一本特殊的、生動(dòng)的教科書，在檔案管理過程中積累了一些經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)，希望能與大家分享。