強(qiáng)化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法分析

詹昌繁

摘要：檔案管理工作需要進(jìn)行在內(nèi)部管理工作上需要進(jìn)行一定的全新建設(shè)，以順應(yīng)時代潮流，對不同類別的信息內(nèi)容進(jìn)行分類整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)化管控。企業(yè)在現(xiàn)階段社會環(huán)境下，為了得到更多發(fā)展支持需要將自身管理模式進(jìn)行深化改革，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管控，重視檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全面信息化建設(shè)，促使企業(yè)發(fā)展能夠擁有更為準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)。需要工作人員明確認(rèn)識工作內(nèi)容，落實(shí)工作責(zé)任，不可一蹴而就，需要層層遞進(jìn)，結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況來進(jìn)行建設(shè)，保證信息化檔案內(nèi)容與企業(yè)未來發(fā)展相吻合。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè);強(qiáng)化途徑分析

前言：目前社會環(huán)境下，經(jīng)濟(jì)市場不斷完善發(fā)展，企業(yè)要保持自身經(jīng)濟(jì)活力與創(chuàng)新力不僅需要規(guī)模的擴(kuò)大也需要實(shí)力的增強(qiáng)。企業(yè)檔案管理工作是為企業(yè)未來發(fā)展決策提供信息支持的工作，在當(dāng)前科技進(jìn)步的社會環(huán)境下需要進(jìn)行工作的全面化整改，使其功能發(fā)揮更加便捷、精準(zhǔn)，進(jìn)而有效促使企業(yè)整體發(fā)展順利。檔案管理的主要工作內(nèi)容就是將不同信息進(jìn)行歸類儲存，妥善保管，確保今后使用查詢的便利，并且還要保證信息的完整性和真實(shí)準(zhǔn)確性。檔案管理工作的信息化建設(shè)可以很好的提升工作效率，降低人力人員使用成本，為企業(yè)發(fā)展提供更為精準(zhǔn)的材料數(shù)據(jù)，促使企業(yè)經(jīng)濟(jì)收益上升。

一、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的重要意義

在現(xiàn)今企業(yè)發(fā)展過程中進(jìn)行檔案管理工作優(yōu)化加強(qiáng)，促使檔案管理工作進(jìn)行信息化發(fā)展，對企業(yè)整體發(fā)展和檔案管理工作效率來說都有促進(jìn)作用。

（一）有利于檔案管理工作查詢效率提升

對于檔案管理工作的信息建設(shè)會將檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化上傳，然后進(jìn)行分類存儲，便于今后數(shù)據(jù)信息的有效查詢，很大程度上便利了查詢工作，促使檔案管理效率得到進(jìn)一步提升優(yōu)化，并且，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)，讓信息資源共享成為可能，更多的信息內(nèi)容可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)共享性，進(jìn)而降低了企業(yè)成本。檔案管理工作信息化建設(shè)發(fā)展可以通過技術(shù)手段將傳統(tǒng)信息檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)變，完成企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立，從而保證檔案信息的規(guī)范性保存，使得檔案管理工作更加規(guī)范化。并且，如今的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展也有一定的規(guī)章約束，將檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化存儲，然后進(jìn)行企業(yè)局域網(wǎng)融入，就可以在保證數(shù)據(jù)信息精準(zhǔn)真實(shí)的基礎(chǔ)，為信息儲存提供安全保障，結(jié)合現(xiàn)代化企業(yè)辦公系統(tǒng)平臺，建立與檔案管理工作相關(guān)的信息查詢管理機(jī)制，進(jìn)而促使企業(yè)檔案信息查詢工作更加合理科學(xué)且具備足夠的效率。

（二）有利于企業(yè)綜合競爭實(shí)力的提升

集團(tuán)型企業(yè)在當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中不斷出現(xiàn)，旗下分公司和管理部門較多，在應(yīng)用管理模式時，傳統(tǒng)的管控手段不適合企業(yè)的發(fā)展需要，會使企業(yè)各部門之間存在資源信息的割裂，很容易形成信息傳輸難題。加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)可以將企業(yè)各個部門通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，利用企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效傳輸，打破傳統(tǒng)管理模式下的資源傳輸局限性，使檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)更加符合企業(yè)發(fā)展需要。在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部，不同部門利用自身優(yōu)勢，通過有效的技術(shù)資源共享使用來完成企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)新，活躍企業(yè)內(nèi)部發(fā)展動力，促使企業(yè)發(fā)展更具現(xiàn)代活力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)綜合實(shí)力的全面提升。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的途徑研究

對現(xiàn)今市場環(huán)境下的企業(yè)進(jìn)行發(fā)展促進(jìn)，就需要從檔案管理工作入手，結(jié)合現(xiàn)代社會發(fā)展特點(diǎn)，將信息化建設(shè)力量融入其中，促使檔案管理工作更具現(xiàn)代化發(fā)展優(yōu)勢，通過不同角度的建設(shè)方法來實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的加強(qiáng)。

（一）轉(zhuǎn)變思想態(tài)度重視信息化建設(shè)

為了將企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)加強(qiáng)，需要對內(nèi)部管理層進(jìn)行認(rèn)知思想的轉(zhuǎn)變，讓更多管理人員了解到檔案管理工作的價值，明白檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性，從而對信息化建設(shè)工作進(jìn)行觀念上的改變，為檔案管理工作提供更多優(yōu)勢政策支持。企業(yè)需要加強(qiáng)檔案信息管理工作重要性的宣傳，通過對管理人員和領(lǐng)導(dǎo)人員的專業(yè)知識培訓(xùn)來保證檔案信息管理工作信息化建設(shè)大方向的準(zhǔn)確，保證企業(yè)整體發(fā)展與檔案管理工作是契合的。另外，還需要企業(yè)重視對檔案管理工作全新建設(shè)的各方面成本投資，利用豐厚的底蘊(yùn)來保證信息化建設(shè)工作能夠順利。

（二）建立健全企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案內(nèi)容在現(xiàn)如今的社會發(fā)展?fàn)顟B(tài)下受到一定的發(fā)展局限性，很多檔案管理起來較為繁瑣，管理工作效率得不到有效提升，相應(yīng)的查詢工作也是較為繁瑣的。企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)借助了信息時代科學(xué)技術(shù)的力量，為了保證檔案管理信息化建設(shè)足夠安全有序，需要建立健全相應(yīng)的管理系統(tǒng)平臺，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的技術(shù)力量來進(jìn)行檔案內(nèi)容的一體化管控，將信息錄入和查詢進(jìn)行工作性質(zhì)上的整合，確保信息化檔案在實(shí)際工作中能夠發(fā)揮更多作用。實(shí)際的檔案管理信息化建設(shè)，需要利用互聯(lián)網(wǎng)將整體的檔案信息收集整合工作進(jìn)行完善，提升工作效率。

（三）完善檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理工作的信息化建設(shè)需要機(jī)考更加健全的軟硬件設(shè)施和就計算機(jī)，只有基礎(chǔ)設(shè)備進(jìn)行更多功能性的豐富和承載力加強(qiáng)，才能保證檔案管理的信息化改革進(jìn)步。在實(shí)際的檔案管理信息化建設(shè)過程中需要企業(yè)為檔案管理部門提供較為現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)作為設(shè)備支持力，借助更為先進(jìn)的系統(tǒng)軟件來提升建設(shè)工作效率。計算機(jī)軟硬件設(shè)備的完善，可以滿足企業(yè)在現(xiàn)代化社會的發(fā)展需要，提供較好的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，將錄入、輸出設(shè)備進(jìn)行品質(zhì)提升，同時為工作人員提供較為完善的硬件設(shè)備，輔助工作人員進(jìn)行信息化工作建設(shè)。

計算機(jī)系統(tǒng)在檔案管理工作中可以幫助工作人員進(jìn)行信息的收集、整理、分類。檢索、編制目錄等，還能夠?qū)⑵溥\(yùn)用在庫房管理中，因此，計算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)施的完善是很有必要的。就當(dāng)前社會計算機(jī)技術(shù)的加強(qiáng)現(xiàn)狀來看，企業(yè)利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行建設(shè)發(fā)展，需要對計算機(jī)系統(tǒng)以及軟硬件設(shè)備進(jìn)行完善，利用企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建更適合企業(yè)發(fā)展的系統(tǒng)。

結(jié)語：為了在現(xiàn)代化社會進(jìn)行企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)，需要借助時代發(fā)展特點(diǎn)，將現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)與企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行一定的融合，對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，促使各類資源信息的數(shù)據(jù)化存儲，進(jìn)而建立出較為完善的信息化管理體系，保證企業(yè)發(fā)展的順利。

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