山西省汾河流域管理局水利工程項目檔案管理初探

白蕓蔓

（山西省汾河流域管理局，山西 太原 030002）

“檔案管理是工程建設管理中非常重要的一部分，它貫穿于工程建設的始末，真實、客觀地記錄工程全過程。同時也是工程投入使用驗收后進行運行管理、除險加固、改建擴建的重要依據?！盵1]在山西省貫徹落實河長制以來，汾河一直都是重點治理對象。山西省汾河流域管理局作為汾河的一線管理單位，其實施的多項生態(tài)修復工程項目，在全省實施的“兩山七河”生態(tài)保護行動中起到了較好的示范作用。在此過程中形成的工程檔案，將在生態(tài)修復的效益發(fā)揮以及典型示范中起到至關重要的作用。

1 汾河生態(tài)修復治理的背景

2008 年6 月山西省人民政府審議通過了《汾河流域生態(tài)環(huán)境治理修復與保護工程方案》（晉政辦發(fā)〔2008〕59 號），提出舉全省之力在10 年內使汾河流域成為：帶動山西經濟、社會發(fā)展及生態(tài)建設的核心區(qū)域，全國資源型地區(qū)實行可持續(xù)發(fā)展及黃土高原生態(tài)建設的核心區(qū)域和綜合治理的示范區(qū)域。

“十三五”期間，山西省把實施以汾河為重點的“七河”流域生態(tài)保護與修復工程，作為山西生態(tài)文明建設和經濟社會可持續(xù)發(fā)展的重大戰(zhàn)略，全面謀劃實施山水林田湖草系統(tǒng)治理，開啟生態(tài)化、全流域、系統(tǒng)性治理的新探索。2015 年7 月，省委省政府印發(fā)《汾河流域生態(tài)修復規(guī)劃》；2017 年1 月，省人大常委審議通過《山西省汾河流域生態(tài)修復與保護條例》；2018年 9 月，省委省政府印發(fā)《以汾河為重點的“七河”流域生態(tài)保護與修復總體方案》，形成了汾河生態(tài)保護與修復一以貫之、壓茬推進的治理格局。2019 年5 月《山西省人民政府關于堅決打贏汾河流域治理攻堅戰(zhàn)的決定》正式施行[2]。當前汾河流域管理局正在實施的汾河干流治理工程共有六項，從檔案管理的角度出發(fā)，建議實施全過程管理模式，從立項介入、組織實施、項目驗收三個階段，對當前的水利工程檔案進行全過程控制管理。

2 汾河生態(tài)修復治理檔案的特點

山西省汾河流域管理局自2008 年成立以來，負責汾河干流水資源的保護和管理；負責對各市管理的汾河干流水利工程、河道采砂以及涉河工程進行協調和監(jiān)管；負責實施汾河干流水利工程建設；負責指導協調汾河干流河道防汛工作。

汾河生態(tài)修復工程的特殊性，就是保證汾河的灌溉、輸水等水利職能及其生態(tài)職能。一是具有長期性和復雜性。鑒于各種原因，水利工程常出現因自然或社會因素導致建設工期延長現象，從而影響檔案形成的時間也隨之延長，同步增加了其復雜性。二是生態(tài)修復的周期性。汾河生態(tài)修復治理中河道治理和水質監(jiān)測，是一項長期且具有周期性的工程項目，尤其在進入運行維護階段后，水質監(jiān)測、除險加固等工程項目成為每年的日常運行管理模式。三是具有常態(tài)性，生態(tài)修復需進行河道整治、修復河道自然形態(tài)，擴寬蓄水面，改善庫區(qū)生態(tài)環(huán)境，每年的維修養(yǎng)護以及綠化都需要常態(tài)維護。四是汾河生態(tài)修復具有隱蔽性，汾河生態(tài)修護與治理工程的地面建筑物主要有泄水閘、壩站等，更多的是看不到的隱蔽工程，如河道治理、疏浚清淤、邊坡防滲等?？偟膩碚f，汾河生態(tài)修復工程整體戰(zhàn)線長、建設項目多，涉及汾河沿線6 市27 縣，水利工程檔案管理工作體系大且雜，工作量大。

3 立足“大項目”管理實施檔案全過程控制管理

現階段，采取“大項目”管理制度，每個項目由專人負責，根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《水電水利工程施工監(jiān)理規(guī)范》《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》《水利工程建設項目驗收管理規(guī)定》等相關規(guī)定，先期制定《水利工程項目檔案全過程控制管理實施方案》（簡稱《實施方案》），并據此明確組織機構和崗位職責，列出檔案專項費用，在合同、技術、工程、質檢等部門的指導下進行檔案全過程控制管理。

一是以項目負責制為主，配合分級管理，實現縱橫雙向檔案管理。項目部和各業(yè)務部門配備檔案專員，確保全過程參與其中，并在組織實施過程中參照《實施方案》履行相應的檔案管理職能。從工程申請項目之日起，采取項目檔案“預立卷”，并進行建設期內的檔案管理規(guī)劃，對不同階段的檔案資料進行初步分類和整編，根據不同的檔案類型制定明確的實施細則，細化到檔案質量、份數、審批以及移交等關鍵環(huán)節(jié)和重要流程。

二是全過程實現標準化管理模式。針對全過程檔案控制管理制定出標準化的規(guī)范性檔案管理細則，對項目檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等內容進行明確規(guī)定，針對不同的環(huán)節(jié)采取精細化管理，確保每一個環(huán)節(jié)都能有效實施，可以通過先行先試后在各項目部推廣實施。

三是將全過程檔案控制管理納入考核體系。在實施方案中明確各階段檔案收集的數量、類型以及成型情況，適時對單位工程、分部工程、單元工程進行量化檢查，在年度考核中一并納入考核體系，通過評分倒逼機制，強制規(guī)范檔案的管理。

四是項目部全員全面全程組織檔案培訓。落實檔案全過程控制管理離不開每一位工作人員，因為只有在工作中具備了檔案意識，明確了檔案收集范疇，檔案專管員才能真正做到應收盡收，最終實現檔案全過程真實有效的控制管理。在此特別強調項目部檔案專管員必須是水利專業(yè)或從事水利工作兩年以上。

五是全程引入現代化技術實施檔案控制管理。隨著科技的不斷進步，水利部以及各省市的檔案主管部門對檔案管理工作提出了更高要求，尤其在檔案載體現代化的推動下，檔案相關的咨詢業(yè)務和操作業(yè)務更加智能化，可以實現檔案資料數據化和網絡化，能夠滿足多方位、多區(qū)域的檔案利用，不僅大大提升了檔案管理水平，也同步激發(fā)了檔案開發(fā)利用的活力。

4 結語

根據“水利工程補短板、水利行業(yè)強監(jiān)管”的工作思路，山西省汾河流域管理局履職盡責，扎實工作，隨著汾河百公里中游示范區(qū)先行示范段主河床整治工程的建設，改革政策新舉措不斷扎根于工程建設中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已然不能達到現階段水利工程發(fā)展的需求，引入檔案全過程控制管理是當前解決檔案管理水平參差不齊的重要舉措，該模式通過“大項目”制對檔案全程進行監(jiān)督落實，但同時對水利工程檔案的管理人員以及業(yè)務素質提出了更高要求。通過檔案全過程控制管理，不僅有利于提升水利工程的檔案管理水平，對工程建設的推進更是起著無可替代的作用。