芻議如何提升機要公文管理中的保密管理水平

許連山

[摘 要] 機要文件指的就是一旦其中內(nèi)容泄露就會給國家安全和經(jīng)濟(jì)利益造成威脅和損失的信息載體，要做好對機要公文的管理，不斷提高機要公文的保密管理水平，這樣才能夠確保機要公文的安全性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，機要文件的管理工作逐漸朝著信息化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展，但同時也為機要公文的安全性造成了極大的威脅，所以要注重提升機要公文管理中的保密管理水平。文章主要分析了提高機要公文保密管理水平的意義、分析了機要公文保密管理中存在的問題，并且針對提高機要公文管理的保密管理水平提出了有效的解決方案。

[關(guān)鍵詞] 機要公文管理；保密管理水平；問題；措施

中圖分類號：D523 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

對于機要公文來說，里面的內(nèi)容多數(shù)都是上級主管部門向下級部門下達(dá)各項任務(wù)，包括黨中央所確定的方針和路線的向下屬各級政府進(jìn)行傳達(dá)，因此機要公文是溝通上下級的紐帶。在社會不斷發(fā)展的背景下，機要公文保密管理水平的提高已經(jīng)成為各個部門保密工作的重要內(nèi)容。隨著信息技術(shù)發(fā)展的日益加快，很多方面都實現(xiàn)了信息化和網(wǎng)絡(luò)化，因此一些機要公文也會借助計算機設(shè)備進(jìn)行保存和傳遞，在這種情況下，由于“黑客”侵入而導(dǎo)致的泄密事件日益增多，這樣使得機要公文保存的安全性受到了極大的威脅，所以加強機要公文保密管理的水平也就顯得尤為重要了[1]。

一、機要公文管理的概述

（一）機要公文的概念

機要公文指的就是法定機關(guān)或是企事業(yè)單位在公務(wù)活動中，按照相關(guān)制度或標(biāo)準(zhǔn)再經(jīng)過一定處理程序以后所形成的書面材料。各項行政事務(wù)以及很多專業(yè)工作都需要依靠公文進(jìn)行政令的傳達(dá)以及公務(wù)的處理，這樣能夠使各種交織復(fù)雜的工作得到有效的協(xié)調(diào)，確保各項事務(wù)得以高效、準(zhǔn)確的進(jìn)行。

（二）機要公文保密管理的概念

機要公文從擬稿、審核、簽發(fā)、傳遞、收發(fā)以及銷毀等全過程的任何一項環(huán)節(jié)都有可能會出現(xiàn)泄露的情況，由此會產(chǎn)生極大的安全隱患，對這些環(huán)節(jié)所采取的保密管理措施統(tǒng)稱為機要公文保密管理。

二、提高機要公文保密管理水平的意義

（一）能夠作為企事業(yè)單位發(fā)展的重要資源

黨的路線和方針是依靠機要文件向企事業(yè)單位進(jìn)行傳達(dá)，為企事業(yè)單位開展工作提供良好的前提，成為了推動企事業(yè)單位發(fā)展的重要資源。企事業(yè)單位在生產(chǎn)、經(jīng)營的過程中，無論是新產(chǎn)品的研發(fā)還是技術(shù)人員的操作，都離不開機要公文所提供的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)信息，這些信息能夠為企業(yè)更好的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）有助于提高企事業(yè)單位的信用度

在社會不斷發(fā)展的背景下，誠信越來越被人們所重視，誠信也成為了企事業(yè)單位發(fā)展的重要保障，機要公文能夠促進(jìn)企事業(yè)單位信用度的提升，因此也越來越受到企事業(yè)單位的重視。隨著市場競爭變的愈加激烈，企事業(yè)單位的發(fā)展與自身的誠信度有著密切的關(guān)聯(lián)，機要公文也逐漸變成企事業(yè)單位競爭中的關(guān)鍵因素，成為推動企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心力量。因此要注重提高機要公文保密管理的水平，這樣能夠促進(jìn)企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益的提高[2]。

三、機要公文保密管理所面臨的社會形勢

（一）國內(nèi)外發(fā)展的形勢

從目前社會發(fā)展現(xiàn)狀來看，雖然大部分地區(qū)從表象上來看趨于和平穩(wěn)定，但是部分地區(qū)的形勢仍然復(fù)雜，很多國家都處于竊密與反竊密的斗爭中，在這種情況下，機要公文自然也就成為了多方勢力竊取的目標(biāo)，做好機要公文的保密管理工作也就顯得極為重要了。一旦機要公文被泄露出去，極有可能會對國家安全和經(jīng)濟(jì)利益造成極大的損失，所以要提高機要公文保密管理的水平，進(jìn)而提高機要公文的安全性。

（二）機要公文保存及傳遞方式的轉(zhuǎn)變

在信息技術(shù)不斷改進(jìn)和發(fā)展的背景下，機要公文管理也逐漸向信息化和現(xiàn)代化的方向轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)紙質(zhì)的機要公文逐漸由電子公文所替代，公文的傳遞也不需要單純依靠人力，借助網(wǎng)絡(luò)便能夠?qū)崿F(xiàn)快速的傳遞，但是機要公文在傳遞的過程中，安全性會受到一定的影響，所以無論是機要公文的保存還是保密管理，都面臨著較難的問題 [3]。

四、機要公文保密管理中存在的問題

（一）人員管理方面的問題

第一，工作人員保密意識不強。負(fù)責(zé)機要公文管理的工作人員缺少危機意識，對各項保密制度以及相關(guān)法律缺乏正確的認(rèn)知，因此在對機要公文進(jìn)行保密管理的過程中既有可能會出現(xiàn)疏漏，甚至完全沒有意識到機密泄露所需承擔(dān)的后果；第二，相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)能力不足。工作人員的業(yè)務(wù)能力直接決定了機要公文的保密性，如果相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)能力不足的話，勢必會對機要公文的安全性造成不良的影響，企事業(yè)單位甚至也會因此而遭受到更大的損失。

（二）規(guī)范管理方面的問題

第一，規(guī)章制度管理有名無實。對于機要公文來說，無論是在擬稿、審核、傳遞、收發(fā)還是銷毀等任何一項過程中，都有著嚴(yán)格的規(guī)范管理，但從實際情況來看，機要公文從擬稿到銷毀的全過程并未遵從所制定的規(guī)章制度，規(guī)章制度完全是有名無實；第二，風(fēng)控管理沒有做到位。機要公文的重要性并未得到突顯，很多工作人員也并未意識到機要公文的重要性，往往只顧機械性的操作，無法及時掌握機要公文可能存在的風(fēng)險，從而也無法保證風(fēng)控管理落實到位[4]。

（三）管理手段方面的問題

第一，基礎(chǔ)管理手段未落實到位。機要公文在審批、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)均要做到一一登記，并且要嚴(yán)格落實專人專責(zé)的管理模式，但從實際情況來看，很多基礎(chǔ)管理手段都完全被拋之腦后，并未落實到位，這也為機要公文內(nèi)容的泄露埋下了極大的隱患；第二，管理手段未得到及時更新。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，機要公文的管理也逐漸得到了改善，使得機要公文的管理變的更加便捷，但是一些新型的管理手段并未落實到機要公文的管理工作中，所以也就無法及時了解到機要公文保密管理中遇到的問題。

五、提升機要公文保密管理水平的措施

（一）組建綜合素質(zhì)高的機要公文保密管理隊伍

機要公文保密管理人員需要具備良好的保密意識，并且要明確自身的崗位職責(zé)，無論是否在崗都要實行全過程保密。為了保障機要公文保密工作落到實處，可以指定并完善嚴(yán)格的考核機制和獎懲機制，向保密人員做出規(guī)范，這樣能夠使責(zé)任落到個人身上，還要將保密工作的落實情況納入到考核中，推動機要公文保密管理常態(tài)化運行。除此以外，機要公文保密管理人員要不斷提升自身的業(yè)務(wù)能力，要在原有工作能力的基礎(chǔ)上學(xué)會創(chuàng)新，不斷提升效率，并且組建更加專業(yè)化的機要公文保密管理隊伍，這樣能夠使機要公文管理水平得到有效的提高。

（二）加強機要公文基礎(chǔ)保密工作的建設(shè)

機要公文要嚴(yán)格按照制定好的規(guī)章制度落實保密管理，要積極健全保密管理工作的機制，實現(xiàn)保密管理工作與業(yè)務(wù)工作做到無縫銜接，避免機要公文內(nèi)容的泄露。制定并完善保密突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案，有效預(yù)防突發(fā)事件而帶來的傷害和損失，從而使保密管理工作更加完善。以原有保密管理制度作為基礎(chǔ)，結(jié)合上級下達(dá)的標(biāo)準(zhǔn)和要求以及保密管理工作的特點，進(jìn)一步完善機要公文保密管理工作的制度，這樣不但能夠使工作效率得到有效的提高，還能夠?qū)崿F(xiàn)全閉環(huán)流程化管理[5]。

（三）加強機要公文保密管理手段的建設(shè)

隨著先進(jìn)信息技術(shù)的發(fā)展，機要公文已經(jīng)開始朝著信息化的方向發(fā)展，通過對先進(jìn)信息技術(shù)的運用，能夠為機要公文保密管理工作提供更多的管理措施和管理方法，這樣不僅能夠提升機要公文保密管理工作的效率，機要公文的保密性也會因此而提高。為了能夠提高機要公文保密管理的水平，需要對各基層設(shè)施建設(shè)進(jìn)行加強，還要科學(xué)運用安全防護(hù)技術(shù)和保密技術(shù)，這樣能夠保障機要公文保密管理工作能夠順利的開展，從而能夠使機要公文保密管理的水平得到有效的提升。

六、結(jié)語

綜上所述，機要公文在任何企事業(yè)單位的發(fā)展過程中都發(fā)揮著重要的作用，想要提升機要公文保密管理的水平，首先就要從現(xiàn)實情況出發(fā)，對機要公文保密管理過程中存在的問題進(jìn)行分析，并及時采取針對性的措施解決出現(xiàn)的問題，同時還要對機要公文保密管理制度進(jìn)行完善，也要注重對保密管理工作人員的保密意識進(jìn)行提升，進(jìn)而提高他們的業(yè)務(wù)能力，這樣能夠確保機要公文保密管理工作落實到位，進(jìn)而能夠促進(jìn)機要公文保密管理更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]盛燦輝.新形勢下加強保密意識提高機要文件管理水平的探究[J].中國管理信息化，2013（17）：94.

[2]吳瑋.提高機要文件管理工作質(zhì)量途徑探討[J].經(jīng)營管理者，2015（12）：59.

[3]金微.淺析如何建立長效機制推進(jìn)保密管理工作常態(tài)化[J].中文信息，2018（10）：222.

[4]袁媛.機要文件管理工作的主動服務(wù)意識探討[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2016，15（6）：212-213.

[5]朱莎玲.信息時代文件管理的保密工作[J].科技視界，2017（25）：213-214.