高校數(shù)字檔案館建設(shè)路徑研究

顧 偉

(安徽大學(xué) 檔案館，安徽 合肥 230039)

近年來，我國數(shù)字檔案館建設(shè)工作邁出了實(shí)質(zhì)性的步伐，取得了較好的成績。全國每年有越來越多的省、市、區(qū)、縣數(shù)字檔案館系統(tǒng)通過國家檔案局驗(yàn)收，其中，建設(shè)水平較高的數(shù)字檔案館被認(rèn)定為全國示范性數(shù)字檔案館。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，數(shù)字檔案館建設(shè)是在遵循檔案管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)要求的基礎(chǔ)上，充分利用“大、智、物、移、云”等信息技術(shù)所開展的檔案信息化建設(shè)工作。運(yùn)用這些現(xiàn)代化的技術(shù)手段極大地?cái)U(kuò)展了檔案收集的范圍，豐富了檔案信息資源的種類，優(yōu)化了檔案管理的方式，提升了檔案管理的質(zhì)量，拓寬了檔案服務(wù)的對象，實(shí)現(xiàn)了檔案管理由傳統(tǒng)手工管理到現(xiàn)代科技管理的質(zhì)的飛躍。在此過程中，出現(xiàn)了各種不同的數(shù)字檔案館建設(shè)路徑，有以“源于實(shí)踐，依托科研，注重實(shí)效”為特色的“蕭山路徑”[1]，也有以“標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，技術(shù)成熟，內(nèi)容挖掘”為主體的理論路徑和以上海自貿(mào)區(qū)電子檔案單套制管理為代表的數(shù)字檔案館建設(shè)路徑[2]。

高校檔案館作為高校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，與獨(dú)立建制的省、市、區(qū)、縣檔案館相比在工作職能、檔案管理體制和檔案服務(wù)方式等方面存在較大的區(qū)別。因此，高校數(shù)字檔案館的建設(shè)路徑不能完全照搬于省、市、區(qū)、縣數(shù)字檔案館的建設(shè)路徑。要切實(shí)推進(jìn)高校數(shù)字檔案館建設(shè)工作，就必須選擇一條符合高校數(shù)字檔案館建設(shè)方式的建設(shè)路徑，按照高校檔案管理的實(shí)際要求，找準(zhǔn)方向，大膽探索，在繼承的基礎(chǔ)上創(chuàng)新發(fā)展，開展科學(xué)有效的建設(shè)。本文在具體分析高校數(shù)字檔案館建設(shè)特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，從現(xiàn)狀和建設(shè)目標(biāo)兩個方面厘清現(xiàn)階段高校數(shù)字檔案館建設(shè)的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)和目標(biāo)定位，并以此為依據(jù)指明高校數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)該采取的建設(shè)路徑，最后，結(jié)合實(shí)際提出高校數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)施措施。

1 高校數(shù)字檔案館的建設(shè)特點(diǎn)

國家檔案局頒布實(shí)施的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》明確指出：數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容應(yīng)包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理系統(tǒng)建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)和服務(wù)平臺建設(shè)、數(shù)字檔案資源庫建設(shè)、檔案保障體系建設(shè)五個方面。高校檔案館作為全國檔案系統(tǒng)的重要組成部分，應(yīng)按照該指南的要求開展數(shù)字檔案館建設(shè)工作，但高校數(shù)字檔案館在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案服務(wù)平臺建設(shè)和檔案服務(wù)方式等方面與省、市、區(qū)、縣數(shù)字檔案館建設(shè)相比有較大的差異。因此，高校數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)依據(jù)高校檔案實(shí)際特點(diǎn)而開展。

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的特點(diǎn)

在《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試指標(biāo)表》中，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)要求被細(xì)化為主機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)平臺、服務(wù)器、存儲備份設(shè)備、基礎(chǔ)軟件等7個部分，涉及數(shù)字檔案館建設(shè)硬件、軟件、存儲、網(wǎng)絡(luò)、安全等內(nèi)容。省、市、區(qū)、縣檔案館作為獨(dú)立的事業(yè)單位，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是由其自身負(fù)責(zé)建設(shè)、實(shí)施和維護(hù)的。但在高校中，檔案館作為高校二級部門，數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作一般是由檔案館提出建設(shè)需求，報(bào)學(xué)校審批后交由相關(guān)職能部門(如網(wǎng)絡(luò)信息中心)建設(shè)完成的。這些基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作不僅需要大量的財(cái)力支持，而且在建成后還需要一支穩(wěn)定的專業(yè)技術(shù)人員去使用、維護(hù)，高校檔案館獨(dú)立開展上述建設(shè)工作不僅執(zhí)行難度較大，而且現(xiàn)實(shí)可行性較低。因此，從高校檔案工作的實(shí)際和高校信息化建設(shè)整體角度出發(fā)，這些基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)最好是由專門職能部門完成。

1.2 檔案服務(wù)平臺建設(shè)的特點(diǎn)

省、市、區(qū)、縣數(shù)字檔案館服務(wù)平臺的建設(shè)一般是按照局域網(wǎng)-政務(wù)網(wǎng)-因特網(wǎng)三級網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行建設(shè)的，以此分別向檔案館內(nèi)部人員、本級黨政機(jī)關(guān)和公眾用戶提供不同層次的數(shù)字檔案信息資源利用和共享服務(wù)，同時(shí)，根據(jù)檔案信息安全保護(hù)的要求，對局域網(wǎng)-政務(wù)網(wǎng)-因特網(wǎng)三級網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離或邏輯隔離，以防止檔案信息的失密。相比而言，高校檔案館主要的服務(wù)對象是師生員工和畢業(yè)校友，檔案利用服務(wù)的業(yè)務(wù)場景較為簡單，檔案服務(wù)平臺提供的業(yè)務(wù)功能較少，因此，在具體實(shí)踐中，高校數(shù)字檔案館較少采用三級網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)模式，而是采用邏輯隔離的方式按照校園網(wǎng)-因特網(wǎng)兩級網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)建設(shè)檔案服務(wù)平臺，為校內(nèi)外檔案用戶提供檔案信息服務(wù)。

1.3 檔案服務(wù)方式的特點(diǎn)

在檔案服務(wù)方式上，省、市、區(qū)、縣檔案館的服務(wù)理念是在梳理檔案對外服務(wù)事項(xiàng)，做好電子檔案信息資源收集和檔案數(shù)字化加工工作的基礎(chǔ)上，盡可能將所有的對外檔案服務(wù)業(yè)務(wù)，如檔案利用的申請、登記、審核、檢索、查閱等，實(shí)現(xiàn)全流程在線辦理，落實(shí)“最多跑一次”“讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑路”的要求[3]。但是，由于高校各部門信息化程度的差異和不同門類檔案管理方式的差別，高校檔案工作在服務(wù)方式上不僅存在線上服務(wù)和線下服務(wù)兩種方式，而且還有線上和線下相結(jié)合的服務(wù)方式。

2 高校數(shù)字檔案館建設(shè)的路徑選擇

路徑選擇依賴于現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)、發(fā)展目標(biāo)等多種因素。只有厘清高校數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀，明確現(xiàn)階段建設(shè)目標(biāo)，并結(jié)合高校檔案工作的目標(biāo)定位，形成清晰明確的建設(shè)思路，才能找出一條既符合高校檔案工作實(shí)際又帶有高校檔案工作特色的數(shù)字檔案館建設(shè)路徑。

2.1 現(xiàn)狀

數(shù)字檔案館的建設(shè)極大地改變了檔案工作方式，成為檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的主要推動力量。高校數(shù)字檔案館建設(shè)亦是如此，在近十年的時(shí)間里得到了快速的發(fā)展，總體建設(shè)水平明顯提高，在服務(wù)學(xué)校、師生員工和社會方面發(fā)揮了重要作用[4]。雖然不同高校建設(shè)情況不盡相同，建設(shè)進(jìn)度有快有慢，但就整體而言，高校數(shù)字檔案館在以下三個方面取得了顯著的成績：一是在數(shù)字檔案信息資源建設(shè)方面，按照“存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化”的要求，大力推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化外包和電子文件同步歸檔工作，基本建成了以館藏檔案數(shù)字化成果和電子檔案為主體的數(shù)字檔案資源體系。二是在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方面，按照“收集、管理、存儲、利用”的基本要求，與信息化程度較高的部門，如財(cái)務(wù)、教務(wù)、科研等部門，先行建成了電子文件在線接收和歸檔平臺，并按數(shù)字檔案資源長期保存的要求進(jìn)行分類存儲，同時(shí)，針對不同檔案用戶的需要，建立了相應(yīng)的檔案信息資源服務(wù)和共享平臺。三是在檔案利用服務(wù)方面，不僅能夠通過電腦、微信公眾號等多種渠道為檔案用戶提供檔案服務(wù)事項(xiàng)預(yù)約、業(yè)務(wù)在線辦理、在線查檔等檔案利用服務(wù)，而且也能利用網(wǎng)絡(luò)開展多種形式的檔案宣傳教育活動，如網(wǎng)上校史展、檔案專題展等。

另一方面，客觀地說，高校數(shù)字檔案館建設(shè)還處于發(fā)展階段，各方面建設(shè)還需要進(jìn)一步完善和提高。具體來說，在數(shù)字檔案信息資源建設(shè)方面，數(shù)字檔案館建設(shè)不僅要有檔案數(shù)字化、電子文件接收等“量”上的要求，而且還要有對“量”上準(zhǔn)確性、有序性、規(guī)范性的管控，以及對數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行數(shù)據(jù)治理、清洗等“質(zhì)”上的要求，以此保證數(shù)字檔案信息資源的準(zhǔn)確、可信。在檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方面，許多系統(tǒng)在功能上還存在著需要改進(jìn)、優(yōu)化和細(xì)化的地方，同時(shí)，不同檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的融合程度不夠，容易形成二元化的檔案信息管理模式，為檔案信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同制造障礙[5]。故此，我們應(yīng)該在切實(shí)把握高校數(shù)字檔案館建設(shè)存在問題的基礎(chǔ)上，找準(zhǔn)痛點(diǎn)，繼續(xù)高質(zhì)量地推進(jìn)高校數(shù)字檔案館建設(shè)。

2.2 建設(shè)目標(biāo)

從長遠(yuǎn)來看，高校數(shù)字檔案館建設(shè)只是高校檔案信息化整體建設(shè)過程的一個階段，同一階段的不同發(fā)展時(shí)期也有不同的建設(shè)目標(biāo)。當(dāng)前時(shí)期，高校數(shù)字檔案館正處在承前啟后的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，各項(xiàng)建設(shè)工作均已開展但不夠完善。我們要在前期建設(shè)的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持用創(chuàng)新發(fā)展的理念，進(jìn)一步做好涵蓋各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)內(nèi)容的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，并在信息化條件下，改進(jìn)檔案工作方式和業(yè)務(wù)流程，推進(jìn)各類應(yīng)用系統(tǒng)協(xié)同化運(yùn)行和檔案信息的共享共用。同時(shí)，在加大館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化率和完整收集全校各部門電子文件的基礎(chǔ)上，完善檔案數(shù)據(jù)平臺建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息資源的數(shù)據(jù)化程度，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源細(xì)粒度管控，為后續(xù)高檔案信息化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。在檔案管理與服務(wù)方面，部分檔案可以逐步實(shí)現(xiàn)“雙套制”向“單套制”“單軌制”的轉(zhuǎn)變，積極利用新技術(shù)，尤其是計(jì)算機(jī)智能技術(shù)和數(shù)字人文技術(shù)[6]，提高檔案信息資源開發(fā)利用的能力和水平，提升檔案工作對學(xué)校發(fā)展的貢獻(xiàn)力，為學(xué)?？茖W(xué)決策、師生員工信息查詢提供及時(shí)、便捷、安全、可靠的服務(wù)，變服務(wù)型數(shù)字檔案館為智能化、知識化的數(shù)字檔案館[7]。

2.3 路徑選擇

高校數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)依據(jù)本校檔案工作和校園信息化建設(shè)的實(shí)際，將數(shù)字檔案館建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)的總體規(guī)劃中，與學(xué)校信息化建設(shè)同步進(jìn)行。高校數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)重點(diǎn)圍繞學(xué)校中心工作開展，樹立為教學(xué)、科研、管理服務(wù)的意識，突出“以人為本，師生主體”的服務(wù)理念。在業(yè)務(wù)層面，高校數(shù)字檔案館建設(shè)工作應(yīng)始終圍繞檔案工作的實(shí)際業(yè)務(wù)需求展開，以檔案信息資源建設(shè)和檔案信息系統(tǒng)建設(shè)為抓手，一方面，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》的要求繼續(xù)做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化率；另一方面，也應(yīng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的要求，大力加強(qiáng)電子文件收集力度和管理、利用水平，不斷提高電子檔案的數(shù)量和質(zhì)量。同時(shí)，也應(yīng)根據(jù)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的要求，切實(shí)做好數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)工作，使數(shù)字檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的各項(xiàng)功能符合檔案業(yè)務(wù)實(shí)際要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化、規(guī)范化和網(wǎng)絡(luò)化，并在有條件的高校中有針對性的利用技術(shù)手段開展檔案信息資源收集、整理和研究工作，通過提升館藏檔案信息資源開發(fā)利用的水平、改進(jìn)檔案利用服務(wù)手段，為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供真實(shí)可信的檔案信息和便捷的檔案利用服務(wù)，形成以業(yè)務(wù)需求為導(dǎo)向，以適用實(shí)用為特色的高校數(shù)字檔案館建設(shè)路徑，從而實(shí)現(xiàn)高校數(shù)字檔案館建設(shè)與學(xué)校工作的高度融合和深度契合。

3 高校數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)施路徑

3.1 科學(xué)定位，切實(shí)做好制度體系建設(shè)

在制度層面，應(yīng)針對數(shù)字檔案館建設(shè)過程中存在的業(yè)務(wù)規(guī)范性不強(qiáng)、建設(shè)隨意性較大、人為影響因素較多的問題，出臺一系列具體可行的制度性文件，對人員、資金、管理過程進(jìn)行管控，對建設(shè)方案的可行性和取得的成效進(jìn)行監(jiān)督，以此保證數(shù)字檔案館建設(shè)的合理、有序、規(guī)范。這些制度性文件不僅應(yīng)含有具體的管理性規(guī)章，而且還應(yīng)含有業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)性規(guī)范，應(yīng)能覆蓋數(shù)字檔案館建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)和持續(xù)發(fā)展的各方面內(nèi)容，例如，頒布關(guān)于數(shù)字檔案館建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)體制和全校相關(guān)職能部門協(xié)調(diào)機(jī)制的規(guī)章制度，確立電子檔案歸檔范圍、數(shù)字檔案長期保存規(guī)范、電子檔案真實(shí)性保障的業(yè)務(wù)規(guī)范，以及建立立檔單位電子文件收集、整理和移交的實(shí)施辦法等。

另一方面，我們還應(yīng)以發(fā)展的眼光，階段性的對這些制度性文件進(jìn)行修訂和完善[8]。技術(shù)的發(fā)展會推動管理方式的變化，尤其是計(jì)算機(jī)人工智能技術(shù)日新月異的發(fā)展，必將迫使檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能的不斷升級，由此會導(dǎo)致數(shù)字檔案管理模式和方式的改變。制度建設(shè)如不能隨著技術(shù)的發(fā)展而及時(shí)更新，則必將對其產(chǎn)生阻力，因此，我們有必要及時(shí)修訂與技術(shù)、業(yè)務(wù)發(fā)展不相適應(yīng)的規(guī)章制度，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供制度保障。

3.2 創(chuàng)新發(fā)展，扎實(shí)做好頂層設(shè)計(jì)和總體規(guī)劃工作

數(shù)字檔案館建設(shè)一項(xiàng)實(shí)踐性非常強(qiáng)的建設(shè)工作，我們應(yīng)該在充分了解業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)上，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于解決實(shí)際業(yè)務(wù)問題的過程中，形成一條以技術(shù)應(yīng)用帶動業(yè)務(wù)創(chuàng)新和實(shí)踐創(chuàng)新的高校數(shù)字檔案館建設(shè)之路。同時(shí)，高校數(shù)字檔案館建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)和總體規(guī)劃要依據(jù)各個高校的發(fā)展現(xiàn)狀，合理地提出相應(yīng)的建設(shè)內(nèi)容，既要“腳踏實(shí)地”也要“著眼未來”?；A(chǔ)條件較好的高?？梢栽凇稊?shù)字檔案館建設(shè)指南》的基礎(chǔ)上，按照適度超前的原則，結(jié)合智能化、智慧化等未來數(shù)字檔案館發(fā)展趨勢，提出高水平的建設(shè)方案。基礎(chǔ)條件一般的高校應(yīng)首先完成數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，然后，按計(jì)劃、分步驟地逐步提高數(shù)字檔案館建設(shè)的水平，最終達(dá)到建設(shè)要求。

3.3 找準(zhǔn)痛點(diǎn)，著力解決數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵問題

高校數(shù)字檔案館作為全校各類檔案信息資源永久保存的基地和各方面利用檔案信息的中心，其建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)在于檔案信息資源建設(shè)和檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)兩方面。在檔案信息資源建設(shè)方面，要大力推進(jìn)數(shù)字檔案信息資源由紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化率，同時(shí)，也要積極利用OCR、數(shù)字簽名等技術(shù)做好電子檔案由數(shù)字向數(shù)據(jù)、可讀向可信方向的轉(zhuǎn)變，為電子檔案具備法律憑證效力做好準(zhǔn)備。

在檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方面，既要從信息化的角度，重新審視檔案業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)的流程再造，也要從業(yè)務(wù)的角度出發(fā)，優(yōu)化、細(xì)化檔案應(yīng)用系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)的再信息化。同時(shí)，要運(yùn)用逆向思維的方法，善于從檔案利用服務(wù)工作中發(fā)現(xiàn)的問題入手，改進(jìn)檔案應(yīng)用系統(tǒng)功能。

3.4 館以才興，大力做好檔案人力資源建設(shè)

數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案信息化發(fā)展過程中的新階段，在這一階段中，高校數(shù)字檔案館建設(shè)需求不斷增多、難度不斷增大，因此，對檔案工作者的工作能力提出了更高的要求，不僅需要檔案工作者能夠熟悉檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，而且還需要檔案工作者具有較高的信息素養(yǎng)，能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)工作相結(jié)合，懂得如何利用先進(jìn)技術(shù)改進(jìn)工作方式、優(yōu)化工作流程，以提高工作效率和服務(wù)水平。同時(shí)，在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，我們也應(yīng)該注意不同學(xué)科、不同年齡層次人才隊(duì)伍的培養(yǎng)和引進(jìn)，加強(qiáng)人才之間的協(xié)作與交流，充分發(fā)揮其自身的主觀能動性，形成一支知識結(jié)構(gòu)組成合理、團(tuán)隊(duì)分工明確、既懂業(yè)務(wù)又懂技術(shù)的復(fù)合型人才梯隊(duì)，以滿足高校數(shù)字檔案館建設(shè)的人才需要。

4 結(jié)語

高校數(shù)字檔案館建設(shè)不是一蹴而就的工作，而是一個長期發(fā)展的過程，在不同的建設(shè)階段有不同的建設(shè)要求。因此，高校數(shù)字檔案館的建設(shè)路徑也應(yīng)與之相適應(yīng)，在堅(jiān)持、實(shí)踐、總結(jié)、修正的過程中不斷完善，才能取得實(shí)效，為高校檔案事業(yè)的發(fā)展指明方向。