基于博物館藏品管理流程的信息系統(tǒng)初探
——以廣東海上絲綢之路博物館藏品全流程管理信息系統(tǒng)為例

田國敏

藏品管理是博物館工作中一項經常性的重要工作，藏品管理的一般程序是搜集、接收、鑒選、登記、分類、入庫、保管（養(yǎng)）、提用、核對、注銷和統(tǒng)計，除此之外，鑒定、編目、建檔、保護四個工作穿插其間。[1]筆者基于上述藏品管理流程設計了廣東海上絲綢之路博物館藏品全流程管理信息系統(tǒng)，闡述該系統(tǒng)的組成和功用如下：

一、藏品全流程管理信息系統(tǒng)

廣東海上絲綢之路博物館藏品全流程管理信息系統(tǒng)是將藏品管理工作產生的數據信息進行線上一體化管理，從系統(tǒng)架構和操作界面兩方面論述如下：

（一）系統(tǒng)架構

信息系統(tǒng)架構包括辦公自動化模塊、藏品錄入模塊、數據展示模塊、藏品檢索模塊、出入庫流程管理模塊、智能盤庫模塊、報表管理模塊和智能預警模塊。

辦公自動化模塊基于廣東海上絲綢之路博物館藏品管理機構設置創(chuàng)建，目前博物館藏品管理機構為館長下設保管部，保管部設主任和副主任，下轄征集、編目、總賬保管、庫務、文物保護修復、攝影等，辦公自動化模塊中設置館長、副館長、保管部主任、策展人、總賬管理員、文物保管員、文物修復員等角色，針對藏品登記、提用等需逐級匯報和反饋的工作，實現(xiàn)藏品管理工作辦公自動化。

藏品錄入模塊用于藏品信息錄入,對應藏品管理中的信息登記。在系統(tǒng)中，藏品信息記錄可單條或批量添加，支持藏品照片上傳，預覽狀態(tài)下文物保管員可進行二次編輯，操作完成后進行記錄提交，記錄進入審核流程，經總賬管理員、保管部主任審核通過后，成為入庫藏品信息。

數據展示模塊用于藏品的數據信息展示，實現(xiàn)藏品信息共享。瀏覽藏品信息過程中，可以查看和下載原圖，完成藏品檔案打印，提供藏品編目、鑒定、移動、損壞、修復和展覽信息，整合藏品相關研究文獻、圖片、音視頻文件等；藏品列表和圖片可以切換展示。

藏品檢索模塊用于藏品的信息檢索，對應藏品分類，在藏品管理系統(tǒng)范圍內檢索藏品編目表所有字段內容，便于文物保管員快速定位所需信息，構建“并且”“或含”“不含”三種邏輯關系檢索條件，并可對每個檢索條件選擇“精確”或“模糊”檢索形式。系統(tǒng)可以對字段進行高級檢索，例如通過藏品級別、質地或年代導航查找同類藏品。

出入庫流程管理模塊是一種藏品移動管理的模塊，對應藏品入庫和提用。涉及藏品移動的業(yè)務進行管理，準確記錄藏品移動信息。藏品移動形式包括但不限于藏品出入箱（柜、屜等）、藏品出入庫、藏品庫房位置移動等。藏品移動業(yè)務需要藏品管理人員經常深入庫房一線從事工作，不僅費時費力而且容易出錯，還會對藏品造成損壞。藏品移動管理模塊出于節(jié)省人力物力、提高藏品安全性和移動準確性的目的，準確記錄移動時間、移動目標區(qū)域、移動執(zhí)行單位、移動原因等移動信息。

智能盤庫模塊，對應藏品核對、注銷和統(tǒng)計?；跓o線射頻識別（以下簡稱RFID）技術，需要在每個庫存藏品上設置RFID芯片，管理人員通過RFID感應設備對庫房藏品進行自動化盤點和維護。通過在每一個館藏文物或標本上設置RFID芯片，當芯片通過門禁感應設備時，通道中的RFID設備發(fā)生讀寫器交互，可以根據需求靈活統(tǒng)計和展示博物館藏品流動情況。

報表管理模塊支持按照既定模板，自動生成報表。對應征集、鑒定、接收、編目、建檔、提用、保護等流程產生的表格文件等，包括藏品征集表、藏品記錄表、藏品編目表、藏品鑒定表、藏品提用歸還表、藏品分類匯總表、庫存盤點報表、庫房日志、藏品檔案等，并支持報表的導出和打印。

智能預警模塊對應藏品保護。敏感環(huán)境參數設置監(jiān)控閾值，例如環(huán)境溫度、環(huán)境濕度、環(huán)境氣體成分等，一旦發(fā)現(xiàn)實時監(jiān)測數據超過閾值，系統(tǒng)支持通過郵件、短信或系統(tǒng)內部消息的方式提醒相關管理員用戶。

（二）操作界面

信息系統(tǒng)操作界面包括藏品征集管理、藏品鑒定管理、藏品編目管理、庫存管理、藏品展覽管理、相關信息管理、藏品注銷和系統(tǒng)管理。其中，藏品編目管理下設登記入賬和上架入庫；庫存管理下設庫房日志、藏品移動、環(huán)境智能監(jiān)測、庫房保養(yǎng)和智能盤庫；藏品展覽管理下設本單位展覽、國內展覽和出境展覽；相關信息管理下設研究文獻、圖片、音頻、視頻查看；系統(tǒng)管理下設相應角色的提交、審核、指標管理、用戶管理和統(tǒng)計分析。

藏品全流程管理信息系統(tǒng)在具體操作步驟上，首先，將待入庫的新藏品數據信息通過藏品征集管理后的登記入賬和上架入庫，編目后錄入到藏品信息管理系統(tǒng)中，如果通過審核，則進行下一步；如果不通過審核則返回，重新添加藏品記錄；然后，藏品記錄未通過審核，系統(tǒng)可以選擇編輯藏品記錄，編輯后可以重新進行審核，審核通過后進入下一流程；最后，審核通過后對藏品記錄可以選擇藏品鑒定管理、庫存管理、藏品展覽管理、相關信息管理等。

藏品編目管理是對藏品進行系統(tǒng)分類，并描述其形制、質地、顏色、紋飾和存放位置，有條理地整合藏品內在信息和與博物館運作相關的其它信息，隨著博物館工作進行和藏品自身性狀變化，每件藏品存在多次編目的可能，且編目信息不盡相同，例如藏品粘接導致完殘狀況改變、藏品庫房存放位置變化、藏品多次鑒定后重新確定級別等。因此藏品編目為藏品數據庫內容和藏品移動、修復等業(yè)務開展提供重要參考。

庫存管理、藏品鑒定管理、藏品展覽管理、相關信息管理等通過辦公自動化模塊、藏品檢索模塊、出入庫流程管理模塊、智能盤庫模塊、報表管理模塊和智能預警模塊實現(xiàn)活動發(fā)起和信息記錄，具體操作流程不再贅述。

(三)藏品全流程管理信息系統(tǒng)和藏品信息管理系統(tǒng)的聯(lián)系

藏品全流程管理信息系統(tǒng)的核心是藏品信息管理系統(tǒng)，藏品信息管理系統(tǒng)是全流程管理信息系統(tǒng)的重要組成部分。不同在于藏品信息管理系統(tǒng)關注藏品現(xiàn)狀，全流程管理信息系統(tǒng)記錄藏品征集、鑒定、接收、入庫、編目、提用、保護等環(huán)節(jié)產生的信息，既關注藏品的過去，例如系統(tǒng)記錄藏品征集活動的發(fā)起和執(zhí)行情況；又關注藏品的未來，例如系統(tǒng)收錄藏品保護工作后形成的藏品保護修復檔案；全流程管理信息系統(tǒng)反映藏品研究的動態(tài)，系統(tǒng)關聯(lián)與該件藏品相關的研究文獻、圖片、音頻和視頻。

二、RFID智能盤庫的應用

藏品全流程管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)藏品信息錄入、藏品的多維檢索和展示、藏品的出入庫流程管理等功能，藏品核對、統(tǒng)計是藏品全流程管理信息系統(tǒng)的重要一環(huán)，廣東海上絲綢之路博物館在藏品核對工作中采用RFID短程通信技術，實現(xiàn)了RFID智能盤庫。

（一）手工賬卡核對藏品的缺陷

博物館藏品核對是博物館藏品庫房保管人員定期對庫房藏品的數量審核、核實和查對。目前，國內常用的藏品核對主要是通過人工對帳、物、卡三者進行查對，這些核對系統(tǒng)大部分是基于文檔管理的，藏品進出庫，需要手工填寫出入庫單。這種系統(tǒng)中，單據的填寫的準確性建立在管理人員責任心的基礎上，目前常用的系統(tǒng)主要有兩大缺陷：一方面，單據填寫容易出現(xiàn)筆誤；另一方面，出入庫過程中需要人為干預，缺乏監(jiān)督，一旦由于責任心不到或單據填寫不及時，系統(tǒng)數據就會不完整。整個信息系統(tǒng)建立在紙質單據基礎上，完全依靠管理制度進行維護，沒有技術性保障，信息漏填、誤填，最終會導致整個查詢和統(tǒng)計結果出現(xiàn)偏差。

近幾年，隨著博物館建設的快速發(fā)展，管理人員對博物館藏品管理的信息化需求日益強烈。目前，博物館的藏品具有數量大、種類多、價值高、使用頻率大、使用地點分散等特點，管理難度和管理成本都非常大。傳統(tǒng)依賴手工賬卡的管理方式，常常會由于藏品設備單據數量繁多、盤點工作繁重等原因，占用大量的人力和物力；另外，追溯藏品的歷史操作和對藏品進行統(tǒng)計分析異常困難，容易導致藏品管理不善甚至財產損失等問題。

（二）RFID智能盤庫的應用情況

優(yōu)化資源配置，降低管理成本是博物館藏品核對工作中急需解決的問題，RFID智能盤庫將計算機技術和射頻識別技術相結合，建立了藏品實物和藏品信息的互動式管理，有效地解決了上述問題，其在藏品核對工作中有六項優(yōu)勢，一是可以實現(xiàn)博物館的智能化與信息化，滿足博物館藏品管理需求，提高管理效率、流通速率以及檢索速度。二是智能盤庫采用RFID手持終端掃描藏品的方式實現(xiàn)藏品核對，有利于減輕文物管理員的工作負荷。三是通過手持 RFID 讀卡器設備對藏品設備進行盤點，縮短清查和統(tǒng)計時間，增強盤點準確性，有效保證現(xiàn)場實物與系統(tǒng)記錄信息的高度一致性；四是RFID識別器采用電池供電，不必用電線連接，盤點人員可以方便攜帶到任何地方，可對一定區(qū)域內的藏品信息同時進行遠距離核查，瞬間完成，速度是條碼系統(tǒng)的數十倍，同時還避免了重復盤點或錯盤。五是RFID電子標簽較傳統(tǒng)紙質藏品卡具有快速掃描、可隨器定制、可重復使用、抗污染且耐久、穿透性且無障礙閱讀、數據容量大和安全性高等特征。[2]六是智能盤庫中，博物館藏品從藏品總登記號的編寫到排架、盤點、提取、檢索是全程非接觸式管理，大幅降低藏品管理中的損毀風險。[3]

射頻識別核對藏品技術硬件

射頻識別核對藏品技術用到的硬件包括RFID手持終端、閱讀器、電子標簽、計算機、藏品數據服務器，軟件方面需要一套藏品信息管理系統(tǒng)。電子標簽可寫入和被讀取藏品信息，由耦合元件及芯片組成，具有唯一的電子編碼[4]，每個標簽寫入對應的藏品總登記號和藏品名稱，附著在藏品上標識目標對象，藏品電子標簽作為藏品和計算機聯(lián)系的中介，既具技術安全防范功能，又有藏品管理功用。閱讀器是讀取和寫入標簽信息的設備；RFID手持終端可以在1.5米半徑范圍內通過射頻識別，對電子標簽進行識讀和數據上傳藏品管理系統(tǒng)的設備；藏品數據服務器是存儲藏品數據和運行藏品管理系統(tǒng)的硬件；藏品是博物館收藏的文物、標本和實物資料。藏品信息管理系統(tǒng)是對藏品名稱、尺寸、質地、級別、完殘情況等信息進行管理的軟件。

文物保管員觀察和測量藏品后，通過計算機，向藏品信息數據庫服務器錄入藏品信息，形成藏品信息數據庫；通過閱讀器提取藏品信息數據庫的藏品總登記號和藏品名稱，并向電子標簽中寫入信息。文物保管員將寫入信息的電子標簽粘貼在相對應的藏品上。在智能盤庫時，核對人員通過RFID手持終端掃描藏品上的電子標簽，獲取并上傳藏品信息到藏品信息管理系統(tǒng)，與系統(tǒng)已錄入的藏品信息自動比對，核查藏品數量、藏品總登記號和藏品名稱。

廣東海上絲綢之路博物館應用RFID智能盤庫遇到的問題和解決方法，一是文物儲藏柜是金屬材質，對射頻信號有干擾，解決方法是在柜門打開的狀態(tài)下，使用RFID手持終端掃描電子標簽。二是金屬類文物的核對同樣對射頻信號有干擾，解決方法是使用抗金屬型的電子標簽。三是閱讀器調用藏品信息受機器內存的限制，解決方法是在對藏品信息管理系統(tǒng)數據檢索后，調用檢索出的藏品信息寫入電子標簽。四是粘貼型電子標簽對藏品的污染問題，解決方法是電子標簽使用無酸膠，或打孔的塑料材質電子標簽系在器物上。五是RFID標簽分布密集或疊加重復時，讀取標簽的準確率會有所降低，并且讀取時間也會延長。此外，讀取標簽的方位角度也受到很大的限制。而現(xiàn)有的標簽估計防碰撞算法在應用于較大規(guī)模的超高頻RFID系統(tǒng)時，并不能得到很高的工作效率。[5]解決方法是合理分布藏品和粘貼標簽，減少標簽間的干擾，防止信道堵塞。

三、藏品檔案電子文本和藏品電子地圖的設計

《博物館藏品管理辦法》明確規(guī)定：“博物館必須建立藏品編目卡片。編目卡片是反映藏品情況的基本資料，是藏品保管和陳列、研究的基礎工作?！辈仄肪幠考仁且豁椢奈镎砉ぷ鳎质且豁椏茖W研究工作。藏品編目的內容主要是編制藏品編目卡片，進一步編制藏品目錄，同時建立《藏品檔案》冊，并編制輔助索引卡。

（一）藏品檔案電子文本

廣東海上絲綢之路博物館藏品全流程管理信息系統(tǒng)的藏品編目下，設計了自動生成藏品檔案電子文本的功能。藏品檔案電子文本按照國家文物局提出的文物藏品檔案規(guī)范編制，通過調用藏品編目信息生成藏品檔案。藏品檔案編號與藏品總登記號一一對應，編目工作者設置相應的號段區(qū)間，可以實現(xiàn)此區(qū)間藏品檔案的批量下載，進而打印出相應的紙質藏品檔案。

（二）藏品電子地圖

藏品方位索引卡是藏品管理中用于導航的紙質卡片，建立索引卡是藏品編目中的一項工作，主要作用是使保管人員能在最短時間內準確地把使用者所需要的藏品提到使用者面前，藏品索引存在同藏品核對工作一樣的問題。就此，筆者提出藏品電子地圖的構想，藏品電子地圖基于藏品總登記號唯一性和藏品位置的固定性設計，在虛擬的藏品庫區(qū)地圖上標注庫區(qū)號，在虛擬的藏品庫房地圖上標注庫號，在虛擬的文物柜分布圖上標注柜號，在虛擬的層架圖上標注層號，在虛擬的藏品分布圖上標注藏品總登記號。將虛擬現(xiàn)實的庫區(qū)、庫房、庫柜、層架、藏品和藏品信息管理系統(tǒng)相結合，會使藏品位置的檢索更加直觀，以達到藏品管理的查用方便的要求。

四、結束語

廣東海上絲綢之路博物館藏品全流程管理信息系統(tǒng)建設，是從單純的藏品編目檢索管理向藏品搜集、接收、鑒選、鑒定、登記、分類、編目、入庫、建檔、保管、提用、保護、核對、注銷和統(tǒng)計全流程管理轉變的一次實踐。實踐中，既有無線射頻識別技術、計算機技術和虛擬現(xiàn)實技術應用于智慧博物館建設，又有藏品全流程管理信息化理念的滲透，藏品全流程管理信息化能有效解決人手不足、資金有限、賬目不清、更新滯后和由于流程模糊導致不規(guī)范操作致藏品損傷等問題。[6]從紙質賬卡索引藏品到計算機數據庫檢索藏品信息，再到無線射頻識別智能盤庫和藏品電子地圖，技術的力量改變著博物館藏品管理工作方式，全流程管理理念改變著博物館藏品信息化的進程。