高職院國(guó)有資產(chǎn)購(gòu)置工作研究報(bào)告

■ 金雨桐（江蘇食品藥品職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

行政事業(yè)單位的管理方式通常以手續(xù)繁雜、審批程序復(fù)雜為特點(diǎn)，本文以資產(chǎn)購(gòu)置工作為研究對(duì)象，用管理學(xué)方法研究實(shí)際工作問(wèn)題，希望能找到一條高效行政采購(gòu)之路。

一、現(xiàn)有采購(gòu)程序

（一）資產(chǎn)購(gòu)置管理結(jié)構(gòu)

學(xué)校層面：審批購(gòu)置項(xiàng)目。

資產(chǎn)職能管理部門：匯總購(gòu)置申請(qǐng)、制定計(jì)劃并提交、執(zhí)行已審批項(xiàng)目。使用層面：發(fā)起購(gòu)置申請(qǐng)。

（二）資產(chǎn)購(gòu)置過(guò)程

1.資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)。各單位應(yīng)在每年年底前根據(jù)本單位事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、相關(guān)資產(chǎn)配置定額及固定資產(chǎn)存量、使用狀況、安裝條件及運(yùn)行環(huán)境等情況，向相關(guān)職能部門提出下一年度的“固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)”，其中單價(jià)(單臺(tái)、單件、單套)在10萬(wàn)元以上（含10萬(wàn)元）的固定資產(chǎn)應(yīng)同時(shí)提交可行性論證報(bào)告。固定資產(chǎn)購(gòu)置部門提出書面購(gòu)置申請(qǐng)，說(shuō)明購(gòu)置理由、固定資產(chǎn)名稱、型號(hào)規(guī)格、技術(shù)指標(biāo)、數(shù)量、價(jià)格、放置地點(diǎn)和動(dòng)力要求、運(yùn)行費(fèi)用、使用安排、效益分析和保管措施等。因特殊原因（擴(kuò)招學(xué)生、職能變化或新成立單位等），年初未列入財(cái)務(wù)預(yù)算的事項(xiàng)，但確因工作急需必須購(gòu)置的固定資產(chǎn)，必須按照財(cái)務(wù)預(yù)算追加程序，申請(qǐng)批準(zhǔn)后實(shí)施。資產(chǎn)處、后勤處、圖文信息中心等相關(guān)職能部門應(yīng)組織專家對(duì)各單位提交的“固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)”進(jìn)行審核，并報(bào)學(xué)院審批。根據(jù)學(xué)院的審批意見，資產(chǎn)處負(fù)責(zé)編制教學(xué)儀器設(shè)備和一般設(shè)備等固定資產(chǎn)年度購(gòu)置計(jì)劃，后勤處負(fù)責(zé)編制基建項(xiàng)目和家具用具等固定資產(chǎn)年度購(gòu)置計(jì)劃，圖文信息中心負(fù)責(zé)編制圖書資料等固定資產(chǎn)年度購(gòu)置計(jì)劃。2.固定資產(chǎn)的購(gòu)置。資產(chǎn)處負(fù)責(zé)教學(xué)儀器設(shè)備和一般設(shè)備等固定資產(chǎn)年度購(gòu)置計(jì)劃的實(shí)施，后勤處負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目和家具用具等固定資產(chǎn)年度購(gòu)置計(jì)劃的實(shí)施，圖文信息中心負(fù)責(zé)圖書資料等固定資產(chǎn)年度購(gòu)置計(jì)劃的實(shí)施。各單位購(gòu)置固定資產(chǎn)時(shí)，應(yīng)根據(jù)“固定資產(chǎn)年度購(gòu)置計(jì)劃”，向資產(chǎn)處、后勤處提交“固定資產(chǎn)申購(gòu)申請(qǐng)報(bào)告”，并錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)。職能部門根據(jù)學(xué)院年度預(yù)算情況及領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)嚴(yán)格進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，進(jìn)入采購(gòu)程序，具體采購(gòu)按照學(xué)院招投標(biāo)管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。3.固定資產(chǎn)的驗(yàn)收。學(xué)院新購(gòu)置的單價(jià)在10萬(wàn)元以上（含10萬(wàn)元）或者批量?jī)r(jià)值在20萬(wàn)元以上（含20萬(wàn)元）的固定資產(chǎn)，由資產(chǎn)使用單位試運(yùn)行一個(gè)月，設(shè)備運(yùn)行正常后，向資產(chǎn)處或相關(guān)部門提交“固定資產(chǎn)驗(yàn)收申請(qǐng)表”。驗(yàn)收申請(qǐng)表應(yīng)由使用單位負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章。資產(chǎn)處和相關(guān)職能部門根據(jù)驗(yàn)收申請(qǐng)，組織技術(shù)人員、專家及有關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后由相關(guān)職能部門辦理付款等手續(xù)。學(xué)院新購(gòu)置的單價(jià)在10萬(wàn)元以下或者批量?jī)r(jià)值在20萬(wàn)元以下的固定資產(chǎn)，一般由資產(chǎn)使用單位組織驗(yàn)收（三人以上），并接受資產(chǎn)處等相關(guān)職能部門的監(jiān)督與檢查。

二、執(zhí)行現(xiàn)狀

（一）采購(gòu)項(xiàng)目平均工作量

設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃于前一年度年底開始進(jìn)行，使用部門提交后，需要1-2輪項(xiàng)目論證會(huì)議。審批協(xié)調(diào)約歷時(shí)1個(gè)月。進(jìn)入采購(gòu)程序后需要2-3輪采購(gòu)會(huì)議，歷時(shí)2-4個(gè)星期。合同繕制需要1個(gè)星期。平均一個(gè)項(xiàng)目歷時(shí)2個(gè)月，開會(huì)5次。設(shè)備購(gòu)置項(xiàng)目從執(zhí)行到完成需要十個(gè)步驟，提交5-6份簽字蓋章的紙質(zhì)材料。共簽字24次。其中，院領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)2次，中層干部批復(fù)5次，職能部門領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)11次，其他經(jīng)手人簽字6次。涉及67人次，消耗46工時(shí)。如表2 工作量估算：

表1 采購(gòu)工作量

圖2 機(jī)電工程系車床設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目

（二）數(shù)控車間設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目工作量統(tǒng)計(jì)

以2013年機(jī)電系數(shù)控車間設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目為例。從立項(xiàng)開始，于2012年5月18日至5月28日期間發(fā)布招標(biāo)公告，同時(shí)提交了紙質(zhì)申購(gòu)申請(qǐng)報(bào)告。5月29日得到院領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，5月30日召開了資格預(yù)審會(huì)議，參加人包括資產(chǎn)處、紀(jì)委、審計(jì)和機(jī)電系老師共8人。6月11日發(fā)出招標(biāo)文件，確定開標(biāo)時(shí)間為6月15日。招標(biāo)結(jié)果為流標(biāo)。6月21日資產(chǎn)處召開項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)，建議采購(gòu)方式轉(zhuǎn)為集體采購(gòu)。6月26日向黨政辦公會(huì)提出書面申請(qǐng)，6月27日審議通過(guò)。8月20日成立集體采購(gòu)小組并報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)小組成員共6人，組成成員為院領(lǐng)導(dǎo)1人、職能部門領(lǐng)導(dǎo)1人辦事員1人、使用部門領(lǐng)導(dǎo)1人、老師2人。采購(gòu)小組于8月27日提交采購(gòu)報(bào)告，9月7日收到所有經(jīng)銷商報(bào)價(jià)。9月15日簽訂合同，12月21日全部?jī)膳嚧豺?yàn)收完成。

此項(xiàng)目的工作量為涉及118人次，耗時(shí)凈工時(shí)77.2小時(shí)，歷時(shí)半年。如圖2機(jī)電工程系車床設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目所示。

（三）2020年總項(xiàng)目工作量預(yù)計(jì)

我院2020年有64個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)總額達(dá)1900萬(wàn)元，根據(jù)平均數(shù)據(jù)，預(yù)計(jì)需要開會(huì)300次、提交300-360份材料、相關(guān)人員簽字1440次，需要凈工時(shí)2944小時(shí)。全部項(xiàng)目均由資產(chǎn)處牽頭完成，則意味著，資產(chǎn)處3個(gè)人在分管院長(zhǎng)的帶領(lǐng)下，需要?jiǎng)訂T7552人次，全天候24小時(shí)不眠不休工作123天才能完成采購(gòu)任務(wù)。實(shí)際情況是，由于涉及人員多，部門多，很多環(huán)節(jié)不能及時(shí)按照估計(jì)時(shí)間完成，耗時(shí)只有增加沒(méi)有減少。平均完成時(shí)間2～3個(gè)星期。

（四）資產(chǎn)處項(xiàng)目工作量分布

1.資產(chǎn)處組織分工

由分管院長(zhǎng)進(jìn)行審批、項(xiàng)目決策；處長(zhǎng)開會(huì)、簽字、項(xiàng)目制定、項(xiàng)目協(xié)調(diào)、采購(gòu)負(fù)責(zé)；科長(zhǎng)進(jìn)行會(huì)議記錄、采購(gòu)經(jīng)辦、項(xiàng)目執(zhí)行、材料撰寫；科員具體承辦項(xiàng)目、與乙方溝通、電話、材料撰寫、材料整理、材料統(tǒng)計(jì)、聯(lián)絡(luò)傳達(dá)。

2.任務(wù)量分解

表2 任務(wù)量分解

三、分析結(jié)論

從上面分析可以看出，執(zhí)行采購(gòu)項(xiàng)目的凈工作量是3000小時(shí)，任務(wù)分解后的工作量上升到4500小時(shí)。如果繼續(xù)執(zhí)行原有采購(gòu)管理，2020年采購(gòu)工作將花掉三分之一以上的有效工作量，即1500工時(shí)撰寫各類材料；花掉將近四分之一的工作量即1125工時(shí)口頭聯(lián)絡(luò)傳達(dá)指令；十分之一的工作量即450工時(shí)開會(huì)和簽字；不到三分之一的工作量采購(gòu)及溝通采購(gòu)事項(xiàng)。資產(chǎn)處標(biāo)準(zhǔn)的工作日將是：三個(gè)人花2.6小時(shí)寫材料，辦事員花2小時(shí)通知各部門開會(huì)，催收各部門材料，用將近一個(gè)小時(shí)時(shí)間奔波往返于領(lǐng)導(dǎo)辦公室簽字，科長(zhǎng)陪同處長(zhǎng)參加1個(gè)小時(shí)采購(gòu)會(huì)議并進(jìn)行會(huì)議記錄，之后兩人花2.6小時(shí)出去采購(gòu)或同使用方溝通采購(gòu)事宜。

四、結(jié)語(yǔ)

誠(chéng)然目前國(guó)資處并不是一個(gè)一個(gè)項(xiàng)目單獨(dú)開展，而是進(jìn)行了合理的統(tǒng)籌安排，但以上數(shù)據(jù)反映出的程序上的問(wèn)題依然可見一斑，筆者將會(huì)在今后的工作中，進(jìn)一步通過(guò)研究企業(yè)管理模式，摸索出適合國(guó)資處工作的科學(xué)化程序。