電子檔案管理面臨的問題及對(duì)策研究

滕 騰，宋曉慧，王 煜

（1.山東省青島市市南區(qū)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理中心，青島 266000；2.山東省青島市公安局，青島 266071）

近年來隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛普及，電子檔案在各領(lǐng)域和行業(yè)中的應(yīng)用日漸廣泛。實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)不斷規(guī)范操作流程以及制度，對(duì)電子檔案進(jìn)行優(yōu)化，完善檔案管理機(jī)制，以此來確保電子檔案安全可靠性[1]。

1 現(xiàn)階段電子檔案管理中的問題分析

實(shí)踐中可以看到，很多人員對(duì)電子檔案缺乏認(rèn)識(shí)，存在理解上的偏差。部分人已經(jīng)習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，對(duì)電子文件并不認(rèn)可。長(zhǎng)期以來，隨著無紙化以及辦公自動(dòng)化技術(shù)的快速法在，將來檔案管理工作將朝著電子化方向發(fā)展。同時(shí)，部分人員因電子文件快速性以及方便性，對(duì)儲(chǔ)存文件尤其是重要文件備份不及時(shí)，對(duì)計(jì)算機(jī)依賴性非常的強(qiáng)，一旦出現(xiàn)故障問題或者計(jì)算機(jī)被病毒侵害，則可能會(huì)導(dǎo)致檔案資料丟失。值得一提的是，電子信息本身的可識(shí)讀性難以確保，電子文件與紙質(zhì)文件存在差異，外表保存良好的磁盤，可能因硬件以及軟件和編碼方式等環(huán)境因素的變化，導(dǎo)致信息不可讀。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，新的編碼也會(huì)替代原編碼，而且電子文件編碼方式以及迅速變化的系統(tǒng)環(huán)境之間也會(huì)出現(xiàn)一些矛盾問題，這些都是電子檔案管理工作中的棘手問題[2]。

同時(shí)，還存在著電子檔案及其原始性界定等方面的問題，電子檔案的法律憑證更多是基于其原始性，所以電子檔案的原始性認(rèn)定是確保憑證作用的根本之所。此外，電子文件本身具有一定的易更改性，而且信息數(shù)據(jù)與載體之間具有可分離性，以致于電子檔案資料在形成以及傳輸時(shí)可能會(huì)被人為的改動(dòng)。需注意的是，電子文件本身還具有邏輯性問題以及實(shí)體歸檔方面的問題。所謂實(shí)體歸檔，即電子檔案形成以后，基于磁盤等傳輸方式將文件傳送到檔案管理部門進(jìn)行保管；而邏輯歸檔則主要是在網(wǎng)絡(luò)條件下，僅告知檔案管理部門個(gè)別電子信息存貯路徑，其原存儲(chǔ)位置和方式不發(fā)生改變。對(duì)于該系統(tǒng)而言，電子文件、接受者以及歸檔者之間相距可能很遠(yuǎn)，但是秩序進(jìn)行遠(yuǎn)程操作即可將目標(biāo)檔案資料歸檔。對(duì)于邏輯歸檔而言，其中是否可以確保電子檔案資料的安全可靠性，對(duì)于檔案管理而言是一大難題。

2 加強(qiáng)電子檔案管理的有效策略

基于以上對(duì)現(xiàn)階段電子檔案管理工作存在的相關(guān)問題分析，筆者認(rèn)為要想加強(qiáng)電子檔案有效管控，應(yīng)當(dāng)落實(shí)好以下工作。

2.1 加強(qiáng)信息安全性管理

電子檔案管理部門應(yīng)當(dāng)不斷強(qiáng)化安全意識(shí)，科學(xué)合理地應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段，不斷提高電子檔案資料以及網(wǎng)絡(luò)信息安全可靠性。由于電子檔案資料通常存儲(chǔ)在一定的介質(zhì)之上，因此需加強(qiáng)介質(zhì)安全管理，以此來實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息的有效管控[3]。從這一層面來講，在對(duì)電子檔案進(jìn)行安全管理過程中，管理人員應(yīng)當(dāng)建立適合磁盤或者光盤等保管環(huán)境條件，以此來有效提高檔案信息安全性。

2.2 完善服務(wù)體系，規(guī)范檔案管理操作流程

實(shí)踐中主體應(yīng)當(dāng)建立健全檔案資料庫，通過對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的挖掘與利用來有效優(yōu)化整合電子檔案數(shù)據(jù)，并在此基礎(chǔ)上積極開展檔案資料的咨詢服務(wù)業(yè)務(wù)。為此，我們應(yīng)當(dāng)立足實(shí)際，結(jié)合實(shí)際情況不斷健全和完善電子檔案信息資源管理體系，對(duì)電子檔案信息歸檔處理，以此來促進(jìn)相關(guān)數(shù)據(jù)資料的共建共享。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)深化應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，為電子檔案的優(yōu)化管理提供技術(shù)支持。實(shí)踐中我們應(yīng)當(dāng)不斷規(guī)范電子檔案管理操作流程，健全和完善管理機(jī)制。在電子檔案資料管理實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)注重網(wǎng)絡(luò)安全可靠性研究，對(duì)管理人員以及操作人員的職業(yè)道德及其素質(zhì)等進(jìn)行全面把控，做好人員定期培訓(xùn)工作，強(qiáng)化人員管理。對(duì)工作人員的實(shí)際操作能力加強(qiáng)管控，使其能夠準(zhǔn)確掌握有效的操作技巧，并且熟練掌握電子檔案管理要點(diǎn)，以此來提高其工作效率。

2.3 加強(qiáng)人才培養(yǎng)，優(yōu)化服務(wù)方法

單位領(lǐng)導(dǎo)以及管理部門應(yīng)當(dāng)提高電子檔案應(yīng)用管理重要性認(rèn)知水平，對(duì)管理人員自身的技能加強(qiáng)培訓(xùn)和提升，從而為電子檔案的管理提供基礎(chǔ)和保障。實(shí)踐中還應(yīng)當(dāng)不斷優(yōu)化人才招聘機(jī)制，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，為儲(chǔ)備優(yōu)質(zhì)管理人才打下基礎(chǔ)[4]，同時(shí)這也是提高電子檔案管理實(shí)效的基礎(chǔ)和保障。電子檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)不斷優(yōu)化服務(wù)方式，從三個(gè)方面著手。第一，電子檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)內(nèi)部信息全面了解和把握，挖掘以及發(fā)現(xiàn)信息資源，科學(xué)合理地利用檔案資源，使其與光盤等載體的制作以及電子化技術(shù)應(yīng)用融合在一起。第二，儲(chǔ)存相關(guān)電子信息資料，以此來提高管理水平。第三，電子檔案管理人員需秉承服務(wù)理念，為檔案資料需求者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在此過程中需注意的是，應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)管理體系，并且提供在線服務(wù)[5]。

3 結(jié)束語

綜上所述，隨著信息化建設(shè)水平的不斷提升，加強(qiáng)電子檔案管理至關(guān)重要，這主要是因?yàn)闄n案資料的地位和價(jià)值越來越大。雖然電子檔案重要性認(rèn)知程度以及管理水平均有所提升，但是現(xiàn)階段實(shí)踐中依然存在著很多的問題與弊端，為此需立足實(shí)際，不斷創(chuàng)新和改進(jìn)理念與方法，這樣才能有效提高電子檔案管理水平。