數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下科研院所檔案信息化轉(zhuǎn)型實(shí)踐與探索

馬艷秋

（吉林省白城市農(nóng)牧機(jī)械化研究院，吉林 白城 137000）

1 檔案信息化目前存在的問(wèn)題分析

（1）檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)存在差異。目前檔案的載體多種多樣，已經(jīng)不僅僅是紙質(zhì)形式。不同載體存在的檔案實(shí)現(xiàn)信息化的途徑不同，困難程度也不同。但目前對(duì)于檔案信息化，并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，囿于技術(shù)水平及重視程度不同，不同的部門(mén)按照自己的標(biāo)準(zhǔn)將這些檔案內(nèi)容進(jìn)行信息化管理。目前階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展可以用日新月異來(lái)形容，但當(dāng)大量的信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，新舊技術(shù)之間的融合并不一味順暢。

（2）信息化過(guò)程中存在時(shí)間差。信息化過(guò)程中，不同部門(mén)進(jìn)行的速度不同，完成的質(zhì)量也存在巨大的差異。檔案信息化是一個(gè)必然的結(jié)果，但過(guò)程中總是會(huì)存在不同的問(wèn)題。很多部門(mén)為了完成“數(shù)字化”這個(gè)要求，追求速度而忽略了質(zhì)量。

（3）存在安全風(fēng)險(xiǎn)。信息化后的所有檔案資料如果沒(méi)有非常安全保密的管理路徑，就會(huì)出現(xiàn)泄漏或丟失信息的風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息化對(duì)于硬件設(shè)施的要求高，計(jì)算機(jī)的安全性直接影響的是信息的安全性。另外，平臺(tái)是業(yè)務(wù)一旦繁忙或是系統(tǒng)與軟件間兼容程度不同，都會(huì)導(dǎo)致信息化的過(guò)程中出現(xiàn)新的安全問(wèn)題。這就要求檔案管理人員有足夠的業(yè)務(wù)能力與安全意識(shí)。

（4）檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平與專業(yè)素養(yǎng)存在差異。信息化的過(guò)程是一個(gè)非常系統(tǒng)的工程，涉及到的知識(shí)也是非常全面的，比如：檔案管理的專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用、平臺(tái)的操作等?？蒲性核谄ヅ錂n案管理人員的時(shí)候，往往會(huì)忽視這些因素，習(xí)慣性派一些年齡較大、專業(yè)性不強(qiáng)的人去做這項(xiàng)工作。而各單位中，專業(yè)的檔案管理人員并不多，這些人在崗時(shí)常往往較短，不夠穩(wěn)定，所以對(duì)于檔案信息化管理的影響也非常大。

2 現(xiàn)實(shí)實(shí)踐與探索

2.1 全線檔案資源數(shù)據(jù)化

（1）存量檔案數(shù)字化。存量檔案在數(shù)據(jù)化的過(guò)程中，首先要有充足的前期準(zhǔn)備，盲目開(kāi)始會(huì)使得后續(xù)工作被埋下很多隱患。前期準(zhǔn)備內(nèi)容包括相關(guān)的制度學(xué)習(xí)、數(shù)字化進(jìn)程中的方案制定、人員安排、設(shè)備的安裝與調(diào)試。同時(shí)，應(yīng)該以“四個(gè)結(jié)合”為依據(jù)，以此來(lái)保障質(zhì)量。這四個(gè)結(jié)合包括其一，數(shù)字化與檔案鑒定工作的結(jié)合。根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，檔案中的一些內(nèi)容已經(jīng)達(dá)到了保存的最大期限。在進(jìn)行信息檔案化的過(guò)程中，就需要對(duì)已有的資料內(nèi)容進(jìn)行鑒定，對(duì)那些已經(jīng)達(dá)到保存期限但仍具備管理價(jià)值的資料重新進(jìn)行數(shù)字化管理。通過(guò)整理掃描等進(jìn)行存儲(chǔ)。其二，數(shù)字化與檔案修復(fù)相結(jié)合。對(duì)已經(jīng)確定進(jìn)行數(shù)字化的檔案內(nèi)容，需要進(jìn)行細(xì)致的檢查，如果發(fā)現(xiàn)需要數(shù)字化的檔案中有損壞等，或者載體特殊已經(jīng)老化出現(xiàn)不可逆轉(zhuǎn)的損壞，就需要在數(shù)字化的過(guò)程中對(duì)這些信息進(jìn)行修復(fù)。登記整理清楚之后才能進(jìn)行數(shù)據(jù)化。其三，信息化與檔案信息糾錯(cuò)結(jié)合起來(lái)。由于歷史原因，從前的許多信息均為手寫(xiě)錄入，出現(xiàn)錯(cuò)誤在所難免，在對(duì)這些信息進(jìn)行數(shù)字化的過(guò)程中，不能一味地照本錄入，需要對(duì)這些錯(cuò)誤進(jìn)行糾錯(cuò)，逐一改正這些錯(cuò)誤后進(jìn)行存儲(chǔ)。對(duì)于信息不夠健全的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充完善。其四，數(shù)字化與檔案管理的系統(tǒng)相結(jié)合。數(shù)字化的過(guò)程中，會(huì)在短期內(nèi)的產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，為了使這些數(shù)據(jù)能夠得到有效保存，需要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將這些數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，同步到系統(tǒng)當(dāng)中，使這些信息可以便捷地查詢、檢索與應(yīng)用，發(fā)揮其作用。

（2）增量檔案電子化。科研院所因?yàn)槠涔ぷ鲀?nèi)容涉及到的一般都是高精尖技術(shù)，所以配備的軟件和硬件都比較先進(jìn)，且都能根據(jù)其更新的速度及時(shí)更新升級(jí)。與眾多平臺(tái)也能夠順暢運(yùn)行。在檔案數(shù)字化的過(guò)程中，某研究院制定了“立足實(shí)際，分步實(shí)施，逐漸完善”的策略，通過(guò)分析本單位各部門(mén)的實(shí)際情況，有針對(duì)性地對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行宣傳，講明檔案信息數(shù)字化的重要性及要求。確認(rèn)各部門(mén)檔案數(shù)字化進(jìn)程。部門(mén)與部門(mén)之間也同樣需要及時(shí)溝通，對(duì)于數(shù)字化進(jìn)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)處理。信息管理部門(mén)提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持，盡量在單位內(nèi)部同步數(shù)字化要求。某研究院引入了電子簽名系統(tǒng)，明確了責(zé)任歸屬；提出了不同種類設(shè)計(jì)圖紙的格式，用統(tǒng)一的模版進(jìn)行歸檔；應(yīng)用管理系統(tǒng)對(duì)各類業(yè)務(wù)與管理系統(tǒng)對(duì)接；作出信息定期備份的要求，同時(shí)技術(shù)部門(mén)給予技術(shù)支持，定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)作出維護(hù)。

2.2 推動(dòng)檔案管理智能化

（1）實(shí)現(xiàn)檔案在線歸檔。某研究院為使檔案數(shù)字化工作能夠順利進(jìn)行，投入了專項(xiàng)資金，購(gòu)買(mǎi)了檔案管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)包含了存儲(chǔ)、管理、利用等多項(xiàng)功能。經(jīng)過(guò)前期調(diào)試，目前已經(jīng)能夠投入使用，在檔案歸檔管理、掃描存儲(chǔ)等方面都極大地提高了效率。

（2）實(shí)現(xiàn)檔案信息在線審批利用。對(duì)檔案信息進(jìn)行有效利用是檔案管理工作的一項(xiàng)重要意義，檔案數(shù)字化管理模式為在線利用這些信息提供了便捷。目前，某研究院已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了所有電子檔案在線查詢、檢索等功能，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了線上審批功能。這些功能的實(shí)現(xiàn)為工作人員的日常工作提供了極大的便捷，提高了工作效率。

（3）檔案信息管理平臺(tái)協(xié)同化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息的統(tǒng)一管理需要依靠完備的檔案管理系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)不僅是一個(gè)統(tǒng)一管理的平臺(tái)，還集綜合查詢、協(xié)同等功能為一體?？蒲性核话銇?lái)說(shuō)存在各業(yè)務(wù)板塊獨(dú)立運(yùn)行，關(guān)聯(lián)性差的問(wèn)題，因此，在信息管理數(shù)字化的過(guò)程中，應(yīng)該從這個(gè)全局出發(fā)，提前作出布局安排，使得新進(jìn)軟件能夠與舊系統(tǒng)兼容，系統(tǒng)入口兼顧到單位內(nèi)不同的部門(mén)，互聯(lián)互通，為將來(lái)這些數(shù)據(jù)信息形成一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)打好基礎(chǔ)。

2.3 強(qiáng)化檔案安全保密管理

檔案安全是檔案內(nèi)容數(shù)字化后一個(gè)非常重要的底線。這個(gè)底線不能打破，也不能不重視，如果任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致信息被破壞或丟失，則會(huì)造成不可估量的損失。尤其是一些非常重要的科研院所，有大量涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)機(jī)密的重要信息，很多信息關(guān)系的是黨和國(guó)家未來(lái)發(fā)展中的重要信息，關(guān)系到黨和國(guó)家的安全，對(duì)這些檔案的管理，必須要有足夠的安全保障，完善的管理制度，將安全責(zé)任落實(shí)到具體的部門(mén)具體的負(fù)責(zé)人。在日常管理中強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)化監(jiān)管，定期開(kāi)展回顧檢測(cè)，開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)測(cè)試，評(píng)估現(xiàn)有的風(fēng)險(xiǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決問(wèn)題。

2.4 重視人才培養(yǎng)

很多單位對(duì)于信息管理、檔案管理還存在重視程度不夠的問(wèn)題，相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，責(zé)任心不強(qiáng)。檔案信息化是一項(xiàng)綜合性的工作，包含對(duì)知識(shí)性與技術(shù)性都有較高的要求。某研究院意向?qū)π畔⒒芾硎种匾?，除緊密結(jié)合檔案行業(yè)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的更新之外，還堅(jiān)持每年舉辦定期培訓(xùn)，幫助相關(guān)人員提升業(yè)務(wù)能力，強(qiáng)化隊(duì)伍。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，以數(shù)字化為背景對(duì)檔案進(jìn)行信息化，是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程是動(dòng)態(tài)的。這個(gè)轉(zhuǎn)型的過(guò)程不但要得到上級(jí)部門(mén)的關(guān)注與支持，還需要有配套的法律法規(guī)，同時(shí)依據(jù)相關(guān)政策，進(jìn)行信息化管理。與此同時(shí)，相關(guān)工作人員一定要對(duì)這項(xiàng)工作給予足夠的重視，充分認(rèn)識(shí)這項(xiàng)工作中蘊(yùn)含的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。檔案信息數(shù)據(jù)化，已經(jīng)是一種必然，推進(jìn)這項(xiàng)工作的轉(zhuǎn)型，可以不斷探索檔案管理新的路徑，從而進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的繁榮發(fā)展。