淺談境外工程檔案管理的重要性

劉立民 方建勇 程宣瑋

摘 要：社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，促使現(xiàn)階段我國(guó)工程建設(shè)規(guī)模以及建設(shè)數(shù)量不帶增加，此種背景下，各類(lèi)工程施工過(guò)程中所涉及到的信息種類(lèi)與數(shù)量就會(huì)的不斷增多，檔案管理越發(fā)復(fù)雜?；诖耍疚牧⒆阌跈n案管理角度，分析了當(dāng)下跨國(guó)企業(yè)的境外檔案管理的重要性，研究了檔案管理質(zhì)量提升的具體方法，希望以下內(nèi)容的論述可以促使我國(guó)建筑行業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;重要性;境外工程

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2019）21-0223-02

0 引言

近幾年，我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平不斷提升，經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)日益明顯，我國(guó)工程建設(shè)企業(yè)為進(jìn)一步提升經(jīng)濟(jì)水平，正在積極擴(kuò)展國(guó)外市場(chǎng)，由于對(duì)于國(guó)外市場(chǎng)了解程度不高，所以在工程建設(shè)中產(chǎn)生的信息有著重要指導(dǎo)作用。但是就目前境外檔案管理情況而言，仍然存在很多問(wèn)題，限制了企業(yè)發(fā)展。因此，對(duì)境外工程檔案管理的重要性研究有著鮮明現(xiàn)實(shí)意義。

1 境外工程檔案管理的重要性

立足于工程檔案本身而言，其基本內(nèi)容是歷史項(xiàng)目工程建設(shè)基本信息，其中將會(huì)包含某一個(gè)歷史項(xiàng)目的工程概況、工程造價(jià)、工程管理、工程投入、施工方法、施工人員、施工組織、應(yīng)用設(shè)備、以及施工流程等內(nèi)容，這些信息其中包含著歷史項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的優(yōu)點(diǎn)，也包含缺點(diǎn)，是工程建設(shè)企業(yè)打通國(guó)際建筑市場(chǎng)的基本信息，而工程建設(shè)企業(yè)今后的施工建設(shè)，便需要總結(jié)歷史建筑項(xiàng)目?jī)?yōu)點(diǎn)，分析以往項(xiàng)目建設(shè)中的缺點(diǎn)，并且加以改正，這樣才能保證建筑工程質(zhì)量，維護(hù)建筑企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，促使建筑企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

1.1 為工程建設(shè)的有效管理提供依據(jù)

就工程管理內(nèi)容而言，通常情況下會(huì)受到工程建設(shè)周期、施工環(huán)節(jié)、施工流程等方面的影響，從而造成工程管理無(wú)法發(fā)揮重要作用，不能為工程高質(zhì)量建設(shè)提供良好的平臺(tái)。尤其是在境外作業(yè)中，因?yàn)閼?yīng)用到的部分材料以及施工人員都需要從本土獲得，所以很難做好工程管理，這就要求工程管理人員可以立足于先期工程管理資料，分析以往管理過(guò)程中的不足，從而尋求管理的優(yōu)化方法。

又如在以往某一項(xiàng)目施工管理檔案分析過(guò)程中，xxx企業(yè)在該項(xiàng)目某一輸電線路工程施建設(shè)中，預(yù)計(jì)投入材料成本為260000元，但是工程建設(shè)實(shí)際應(yīng)用成本為286451元，超出預(yù)計(jì)投入成本26451元。管理人員通過(guò)分檔案資料發(fā)現(xiàn)，造成此種問(wèn)題的原因在于輸電線路材料管理與控制不合理，例如線路材料因?yàn)楸４娌划?dāng)絕緣層發(fā)生破損，需要從新采購(gòu);建筑施工中，隨時(shí)需要材料，隨意進(jìn)行支配。結(jié)合以上問(wèn)題，xxx企業(yè)在現(xiàn)階段的工程管理中，加強(qiáng)了材料管理，在相同施工階段下，預(yù)計(jì)施工材料成本為250000元，最終投入成本為236800元，符合企業(yè)可持續(xù)發(fā)展需求。

1.2 為工程項(xiàng)目后期建設(shè)提供依據(jù)

沒(méi)有工程檔案的支持，工程建設(shè)將會(huì)變得混亂，無(wú)法按照預(yù)定的方法進(jìn)行建設(shè)，不僅如此，也會(huì)造成工程建設(shè)后續(xù)施工困難，所以在工程后期建設(shè)過(guò)程中，必須結(jié)合原有工程建設(shè)內(nèi)容，從多個(gè)角度進(jìn)行綜合分析，爭(zhēng)取將工程原有主體施工情況了解清楚在進(jìn)行施工建設(shè)，這樣才能保證工程建設(shè)質(zhì)量，從而獲得更加巨大的市場(chǎng)份額。

現(xiàn)有一境輸電線路建設(shè)工程，xxx承建單位在整理與分析工程以往建設(shè)檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)，該地區(qū)與國(guó)內(nèi)輸電線路建設(shè)建設(shè)存在一定的差異性，例如國(guó)內(nèi)建設(shè)時(shí)，雖然南北兩地自然氣候存在一定差異，但是上下浮動(dòng)不會(huì)大于一個(gè)月，通常情況下大風(fēng)天氣集中在3月～5月，但是本次施工地區(qū)的大風(fēng)天氣集中于4月～6月，需要和合理考慮到此類(lèi)問(wèn)題，從而安排施工環(huán)節(jié)。除此之外，該輸電線路工程原有建設(shè)方法與框架也與國(guó)內(nèi)建設(shè)存在一定差異，需要遵循當(dāng)?shù)卦薪ㄔO(shè)情況，進(jìn)行工程布置。

1.3 為城市電力網(wǎng)絡(luò)工程建設(shè)提供依據(jù)

隨著工程建設(shè)數(shù)量以及規(guī)模的不斷增加，境外工程項(xiàng)目建設(shè)次數(shù)也在不斷提升，此種情況下，工程項(xiàng)目建設(shè)必須考慮到當(dāng)?shù)卣w建設(shè)情況。如果當(dāng)下城市化建設(shè)進(jìn)程較為迅速，工程改建擴(kuò)建需要認(rèn)真閱讀原有工程建設(shè)情況，在不影響城市整體規(guī)劃建設(shè)的基礎(chǔ)之上，進(jìn)行輸電線路規(guī)劃與建設(shè)。

1.4 企業(yè)積累技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)的重要手段

對(duì)于境外建設(shè)活動(dòng)而言，無(wú)論是建筑市場(chǎng)還是建設(shè)政策，都會(huì)與國(guó)內(nèi)建設(shè)存在一定差異，其中最為明顯的表現(xiàn)便是，工程建設(shè)技術(shù)以及施工方法與經(jīng)驗(yàn)都會(huì)不同。此時(shí)企業(yè)想要在境外獲得長(zhǎng)期發(fā)展動(dòng)力，就需要抱有學(xué)習(xí)的態(tài)度，一步一步進(jìn)行摸索。而檔案管理剛好為企業(yè)建設(shè)提供了一個(gè)記錄平臺(tái)，企業(yè)可以將建設(shè)過(guò)程中遇到的各類(lèi)問(wèn)題以及信息存放在檔案管之中，然后對(duì)信息進(jìn)行分析，不斷提升企業(yè)工程建設(shè)技術(shù)以及施工經(jīng)驗(yàn)[1]。除此之外，在對(duì)信息的分析過(guò)程中，也可以加深企業(yè)對(duì)當(dāng)?shù)毓こ淌袌?chǎng)的了解。因?yàn)閲?guó)內(nèi)企業(yè)進(jìn)行跨國(guó)建設(shè)，通常情況下，無(wú)法將國(guó)內(nèi)應(yīng)用設(shè)備以及材料全部帶到國(guó)外，這就促使企業(yè)在建設(shè)過(guò)程中需要在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行采購(gòu)，但是因?yàn)閲?guó)內(nèi)外市場(chǎng)并不相同，所以在發(fā)展過(guò)程中需要不斷總結(jié)市場(chǎng)規(guī)律，從而為工程材料采購(gòu)與造價(jià)預(yù)算提供基礎(chǔ)。

例如，我國(guó)材料工程建設(shè)材料市場(chǎng)，往往會(huì)與工程建設(shè)單位達(dá)成長(zhǎng)期合作關(guān)系，并且在材料采購(gòu)中以優(yōu)惠價(jià)格，為企業(yè)提供建材。而在國(guó)外市場(chǎng)，是否可以應(yīng)用此種方法進(jìn)行建設(shè)，就需要結(jié)合檔案的信息記錄情況進(jìn)行市場(chǎng)分析。

1.5 指導(dǎo)國(guó)內(nèi)外技術(shù)聯(lián)合應(yīng)用

在境外建設(shè)中，雖然是由我國(guó)建筑工程單位進(jìn)行跨國(guó)作業(yè)，但是在建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中，勢(shì)必會(huì)受到當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)情況的影響，無(wú)論是施工環(huán)節(jié)、施工技術(shù)還是施工流程都會(huì)發(fā)生很大變化，此時(shí)對(duì)施工內(nèi)容進(jìn)行檔案記錄，可以在檔案分析過(guò)程中，總結(jié)出境外與國(guó)外項(xiàng)目施工的具體差異，之后對(duì)這些具體差異進(jìn)行綜合分析，對(duì)比二者之間的不同以及優(yōu)缺點(diǎn)。如果國(guó)內(nèi)施工建設(shè)中的施工流程較為規(guī)范，可以在施工中提升工程質(zhì)量，保證工程周期，則境外施工中，在不影響施工質(zhì)量的情況下，可以引用國(guó)內(nèi)施工建設(shè)流程[2]。如果境外施工中應(yīng)用到的新型建筑設(shè)備，對(duì)工程有正向幫助作用，在國(guó)內(nèi)施工建設(shè)中也可以引進(jìn)此類(lèi)設(shè)備輔助建設(shè)。此種技術(shù)聯(lián)合應(yīng)用方法是工程建設(shè)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要手段，不僅有利于國(guó)內(nèi)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，還可以獲得更加巨大的境外市場(chǎng)份額。

2 加強(qiáng)境外工程檔案管理的策略

2.1 制度管理

立足于檔案工作基本內(nèi)容而言，是一種較為科學(xué)與規(guī)范的工作，并且具有十分鮮明的管理特點(diǎn)，這就需要在檔案管理中應(yīng)用科學(xué)的管理模式進(jìn)行工作，而在管理模式應(yīng)用的基礎(chǔ)之上，檔案管理制度的建立十分必要，是管理方案以及管理制度落實(shí)的基本方法，如果沒(méi)有良好的管理制度，即使再好的管理模式，也會(huì)變得雜亂無(wú)章。

檔案工作的管理制度中，一方面應(yīng)該體現(xiàn)責(zé)任制度。所謂的責(zé)任制度就是明確檔案管理責(zé)任，以便發(fā)生問(wèn)題時(shí)，可以立即找到問(wèn)題產(chǎn)生的原因。針對(duì)境外工程建設(shè)檔案信息的基本特點(diǎn)，建議將責(zé)任制度的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，并且落實(shí)到每個(gè)人的頭上，這樣在發(fā)生問(wèn)題之后，才能第一時(shí)間找到責(zé)任人。此種方法可以規(guī)范檔案管理人員的行為，保證檔案管理工作質(zhì)量良好，內(nèi)容全面，信息安全。另一方面，應(yīng)該建立完整的獎(jiǎng)懲制度。獎(jiǎng)懲制度是激發(fā)管理人員工作主觀能動(dòng)性的具體方法，也是進(jìn)一步規(guī)范檔案管理人員管理意識(shí)與行為的重要手段[3]。獎(jiǎng)勵(lì)制度可以結(jié)合管理內(nèi)容進(jìn)行綜合考慮。具體獎(jiǎng)勵(lì)內(nèi)容形式有很多，例如現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)、晉升獎(jiǎng)勵(lì)等。企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行選擇。而懲罰制度下的懲罰力度，企業(yè)需要結(jié)合管理人員錯(cuò)誤等級(jí)進(jìn)行分析。因?yàn)閼土P制度存在的目的并不是為了懲罰而懲罰，而是通過(guò)此種方法規(guī)范人員意識(shí)與行為，所以懲罰力度需要適中。

2.2 依據(jù)境外工程特點(diǎn)，積極探索新方法

境外工程項(xiàng)目可以說(shuō)具有較為明顯的開(kāi)放性，國(guó)內(nèi)各個(gè)企業(yè)與國(guó)際大型企業(yè)相比，無(wú)論是施工技術(shù)還是施工管理都存在明顯的差距，并且在境外工程建設(shè)中，還需要結(jié)合當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)特點(diǎn)等內(nèi)容進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，這就促使工程信息多樣化，復(fù)雜化發(fā)展。此種情況下，國(guó)內(nèi)傳統(tǒng)檔案管理方法是否可以發(fā)揮作用還有待商榷。鑒于此，依據(jù)境外工程特點(diǎn)，積極探索檔案管理的新思路與新方法變得尤為重要。

2.3 建立高效的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我國(guó)各類(lèi)工程企業(yè)都在不斷進(jìn)行信息化建設(shè)，就目前發(fā)展與應(yīng)用情況而言，信息技術(shù)的應(yīng)用可以提升企業(yè)工作漂亮與質(zhì)量。但是與國(guó)外大型企業(yè)相比，我國(guó)工程企業(yè)的信息化建設(shè)水平并不高，信息的及時(shí)共享與自動(dòng)傳遞仍然處于初級(jí)建設(shè)水平，這也成為我國(guó)企業(yè)面向世界化發(fā)展的基本阻礙之一。從檔案管理工作基本內(nèi)容而言，信息化建設(shè)十分必要，應(yīng)該借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，全面建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)化體系。具體可以分為以下兩個(gè)方面的內(nèi)容：

一方面，企業(yè)可以立足于現(xiàn)有的“廣域網(wǎng)”，在其基礎(chǔ)之下形成檔案專(zhuān)欄。檔案專(zhuān)欄中將會(huì)包含企業(yè)檔案管理基本工作、檔案管理基本方針、檔案管理規(guī)章制度等內(nèi)容，以此保證境內(nèi)外員工可以應(yīng)用網(wǎng)路隨時(shí)了解企業(yè)建設(shè)基本動(dòng)向，以及發(fā)展要求與方針。又可通過(guò)“專(zhuān)欄”與境外人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交流。

另一方面，采用統(tǒng)一的平臺(tái)，由業(yè)務(wù)部門(mén)及檔案部門(mén)共同對(duì)分散在各地的企業(yè)檔案、信息資源進(jìn)行集中編輯整理，形成企業(yè)、集團(tuán)的一個(gè)完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)工作，逐步使公司檔案室由檔案資料保管中心向信息資源中心轉(zhuǎn)型，從而由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，為公司的建設(shè)、經(jīng)營(yíng)發(fā)展服務(wù)，體現(xiàn)檔案價(jià)值。通過(guò)檔案信息作用的發(fā)揮，反過(guò)來(lái)又可以促進(jìn)檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，使檔案管理水平的提高和公司發(fā)展相得益彰，共同進(jìn)步。

2.4 提高檔案人員業(yè)務(wù)水平

當(dāng)前，檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心即檔案計(jì)算機(jī)管理，這給檔案工作者帶來(lái)了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。這就要求每一個(gè)檔案管理者必須及時(shí)掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)以及各類(lèi)現(xiàn)代化辦公設(shè)備來(lái)進(jìn)行文件管理[4]。除此之外，檔案人員不僅要具有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、工程項(xiàng)目知識(shí)，還要具有一定的外語(yǔ)水平，并要不斷提高，才能滿足檔案工作的要求。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，建筑工程檔案管理對(duì)于建筑企業(yè)的發(fā)展十分重要，通常情況下，會(huì)被應(yīng)用于之后的建筑施工指導(dǎo)過(guò)程中，因此在發(fā)展境外業(yè)務(wù)時(shí)，必須做好檔案管理。針對(duì)境外檔案與國(guó)內(nèi)檔案的不同，管理者應(yīng)該遵循差異性，從人員、制度、方法等多個(gè)角度進(jìn)行綜合分析，這樣才能從根本上提升檔案管理質(zhì)量，為企業(yè)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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