基于融入工程管理的某供電公司電網(wǎng)建設(shè)檔案管理提升措施研究

袁侃凱

摘 要：電網(wǎng)建設(shè)檔案的管理是一項(xiàng)重要的工作，本文針對(duì)某電網(wǎng)企業(yè)在電網(wǎng)建設(shè)檔案管理中的存在的難題，闡述了通過(guò)將電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理深度融入工程管理的創(chuàng)新的具體管理措施，并對(duì)實(shí)施后的效果實(shí)施效果進(jìn)行了論述，提升電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量、效益，為檔案更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)建設(shè);檔案管理;提升質(zhì)效

中圖分類號(hào)：TP311.13;TM73 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2019）21-0118-02

0 引言

工程檔案管理是電網(wǎng)工程建設(shè)的重要組成部分、重要的成果內(nèi)容和真實(shí)記錄[1-8]。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)高質(zhì)量的供電需求越來(lái)越高，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目較多、建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位多，給電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)較大難題[1]。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案在電網(wǎng)建設(shè)工程中占據(jù)著極為重要的位置，是對(duì)工程建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)記錄，也是工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)、申報(bào)評(píng)優(yōu)的重要依據(jù)[7]。吳傳來(lái)等[8]針對(duì)電網(wǎng)建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出了規(guī)范化管理的一些建議;四川電力公司開(kāi)展了電網(wǎng)建設(shè)工程的全過(guò)程咨詢管理方面的探索和實(shí)踐[9];梁杰等結(jié)合渝鄂工程實(shí)際探討了檔案過(guò)程數(shù)字化管理工作思路[10];羅華清等結(jié)合電網(wǎng)工程建設(shè)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量圖紙、數(shù)字模型和檔案資料的實(shí)際問(wèn)題，探討了電網(wǎng)建設(shè)設(shè)備移交環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)管理[11];國(guó)網(wǎng)四川省電力公司探討了電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案全過(guò)程管控體系構(gòu)建并結(jié)合工程檔案管理的實(shí)際工作開(kāi)展了應(yīng)用[12];隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的檔案資源開(kāi)發(fā)利用在企事業(yè)單位逐步實(shí)現(xiàn)并取得較好的應(yīng)用效果[13];針對(duì)電網(wǎng)設(shè)備檔案數(shù)據(jù)中無(wú)法提煉錯(cuò)誤規(guī)則的數(shù)據(jù)問(wèn)題，龍婧等[14]運(yùn)用機(jī)器學(xué)習(xí)算法基于機(jī)器學(xué)習(xí)的電網(wǎng)設(shè)備檔案數(shù)據(jù)異常進(jìn)行自動(dòng)診斷，診斷，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。綜述所述，由于檔案在審計(jì)、工程創(chuàng)優(yōu)等方面越來(lái)越重要，同時(shí)，進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案“留史、存憑、資政、育人”的價(jià)值更加彰顯，研究檔案大數(shù)據(jù)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、探索規(guī)律、指導(dǎo)實(shí)踐，已成為時(shí)下熱點(diǎn)，而檔案的質(zhì)量直接影響大數(shù)據(jù)分析結(jié)果的準(zhǔn)確性。因而網(wǎng)省公司深入實(shí)施檔案規(guī)范化、精益化、信息化管理，對(duì)檔案工作要求越來(lái)越高。國(guó)網(wǎng)無(wú)錫供電公司在上級(jí)的堅(jiān)強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和悉心指導(dǎo)下，完善管理機(jī)制、夯實(shí)管理基礎(chǔ)、創(chuàng)新管理方法，檔案管理水平和服務(wù)能力持續(xù)提升。

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，電力工程建設(shè)如火如荼，作為電網(wǎng)工程“成長(zhǎng)日記”的電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的檔案數(shù)量也快速增加。以無(wú)錫市為例，2017年，共投產(chǎn)220kV項(xiàng)目4個(gè)，110kV變電項(xiàng)目9個(gè)、線路項(xiàng)目6個(gè)，新增變電容量1092MVA，110kV以上線路長(zhǎng)度81.4km，共形成電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案案卷1938卷，文件17004件。檔案工作量增加、質(zhì)量要求提高、管理難度加大的同時(shí)，而電網(wǎng)檔案管理人員短缺并未增加。與此同時(shí)，電網(wǎng)工程的參建單位越來(lái)越多，部分參建單位檔案意識(shí)不強(qiáng)，“重建設(shè)、輕檔案”，部分資料員責(zé)任心不強(qiáng)、歸檔水平低、質(zhì)量意識(shí)差，且資料員流動(dòng)性較大，不時(shí)有新手歸檔，這些因素，導(dǎo)致檔案驗(yàn)收時(shí)整改工作量很大，增加了電網(wǎng)工程檔案的管理難度，影響了檔案質(zhì)量。綜上所述，提高電網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量、效率勢(shì)在必行，因而進(jìn)行電網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新，將檔案管理深度融入工程管理具有重要的實(shí)踐和工程意義。

1 提升的管理措施

將檔案管理深度融入工程管理提升管理效率主要從以下八個(gè)方面的管理措施：

（1）優(yōu)化職能，實(shí)施責(zé)任制。工程檔案管理深度融入“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”“誰(shuí)形成、誰(shuí)歸檔”理念，實(shí)施項(xiàng)目經(jīng)理檔案責(zé)任制，對(duì)檔案的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，落實(shí)“管工程必須管檔案”，有效改變檔案管理部門對(duì)參建單位約束力不強(qiáng)的情況。將檔案管理部門的檔案組卷職能調(diào)整至建管部門，便于及時(shí)將辦理完畢的文件及時(shí)歸檔，做到“事畢卷立”。

（2）理順流程，建立四級(jí)審核。明確檔案管理部門、建管部門、參建單位的檔案職責(zé)，使各單位各司其職、各負(fù)其責(zé)。建立由項(xiàng)目經(jīng)理檔案工作網(wǎng)絡(luò)，做到任務(wù)到崗、職責(zé)到人，壓緊文件形成、辦理、收集、整理、歸檔各環(huán)節(jié)責(zé)任。建立參建單位自檢，監(jiān)理單位、建管部門、檔案部門審核的四級(jí)檔案審核機(jī)制，進(jìn)一步提升檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性，形成環(huán)環(huán)相扣的高質(zhì)量檔案的流水生產(chǎn)線。

（3）考核激勵(lì)，提高執(zhí)行力度。工程啟動(dòng)時(shí)，將“建精品工程、創(chuàng)精品檔案”目標(biāo)宣貫至每一位參建人員，使之成為各參建單位和參建人員的共同目標(biāo)。將檔案工作要求納入施工、建立合同條款。建立電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案“流動(dòng)紅旗”制度，定期通報(bào)各參建單位歸檔情況，評(píng)選“流動(dòng)紅旗”先進(jìn)單位，考核落后單位。激勵(lì)與考核并舉，使創(chuàng)精品檔案成為各參建單位和參建人員的行動(dòng)自覺(jué)。

（4）關(guān)口前移，加強(qiáng)過(guò)程管控。檔案人員由“等著收進(jìn)來(lái)”向“主動(dòng)走出去”轉(zhuǎn)變，參與設(shè)備開(kāi)箱、竣工驗(yàn)收、工程評(píng)優(yōu)等重要環(huán)節(jié)，使檔案管理和工程管理同步。變“事后驗(yàn)收”為“事前交底、事中把控”，項(xiàng)目開(kāi)工前，進(jìn)行交底，明確歸檔質(zhì)量、時(shí)限要求，提醒歸檔重點(diǎn)、要點(diǎn)、難點(diǎn)，使相關(guān)人員掌握“要做什么”“該怎么做”，項(xiàng)目實(shí)施中，加強(qiáng)過(guò)程管控，根據(jù)需要，不定期開(kāi)展檔案協(xié)調(diào)會(huì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、督促整改，切實(shí)減少后序整改工作量，提高工作效率。

（5）掌握進(jìn)度，提供精準(zhǔn)指導(dǎo)。借助檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，檔案人員及時(shí)掌握工程進(jìn)度，根據(jù)各階段性檔案工作重點(diǎn)、要點(diǎn)、難點(diǎn)，精準(zhǔn)指導(dǎo)各階段的歸檔工作，使檔案隨工程進(jìn)展環(huán)環(huán)相扣、段段相連、步步延伸、逐步形成，成為記錄項(xiàng)目全過(guò)程的“成長(zhǎng)日記”，不再是“回憶錄”。

（6）建微信群，加強(qiáng)溝通交流。組建工程檔案微信群，邀請(qǐng)各項(xiàng)目經(jīng)理，參建單位負(fù)責(zé)人、資料員進(jìn)群，檔案管理人員及時(shí)回復(fù)微信群中的問(wèn)題，提供具體指導(dǎo)、個(gè)性服務(wù)。雙管齊下，促進(jìn)檔案質(zhì)量提升。

（7）加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)技能提升。定期組織參加單位檔案人員開(kāi)展培訓(xùn)，宣貫規(guī)范、講解方法、交流經(jīng)驗(yàn)、提升技能。同時(shí)，適應(yīng)當(dāng)下碎片化閱讀習(xí)慣，檔案管理人員每周定期將歸檔知識(shí)小貼士分享至微信群，將檔案培訓(xùn)化整為零，使相關(guān)人員積“每周一小點(diǎn)”的“跬步”，至能力提升的“千里”。

（8）加大宣傳，提升歸檔意識(shí)。加強(qiáng)檔案利用統(tǒng)計(jì)分析，收集檔案利用典型案例，尤其注重電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案對(duì)于設(shè)備改擴(kuò)建、審計(jì)、評(píng)優(yōu)等方面的利用案例，制作新媒體作品，分享至工程檔案微信群、朋友圈，彰顯檔案價(jià)值、檔案工作價(jià)值，提升相關(guān)人員的檔案意識(shí)和工作成就感，促進(jìn)其做好檔案工作的自覺(jué)性。

2 實(shí)施效果

國(guó)網(wǎng)無(wú)錫供電公司自2016年實(shí)施了該系列措施后，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量、管理效率得到了明顯提升，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（1）檔案管理更加精益。通過(guò)實(shí)施檔案責(zé)任制、流動(dòng)紅旗評(píng)比、加強(qiáng)過(guò)程管控，進(jìn)一步明確職責(zé)分工、理順管理流程、暢通溝通渠道，建立了組織完善、制度健全、人員齊備、權(quán)責(zé)清晰、流程順暢、管控有序、監(jiān)督有效的電網(wǎng)建設(shè)檔案管理體系。在文件的形成、辦理、收集、整理、歸檔全壽命周期內(nèi)，建管部門、參建單位、檔案管理部門等均能各司其職、各負(fù)其責(zé)、無(wú)縫銜接、精準(zhǔn)配合，促進(jìn)了電網(wǎng)建設(shè)檔案管理精益。

（2）歸檔工作更加高效。由于建立了精益的檔案管理體系，打通了電網(wǎng)建設(shè)檔案管理的“任督二脈”，減少了重復(fù)勞動(dòng)，提高歸檔效率。1）以往的辦公室檔案管理人員集中組卷時(shí)，需要先重新閱讀、理解文件，而建設(shè)部門負(fù)責(zé)組卷后，文件辦理完畢后，立即開(kāi)展價(jià)值判定和分類，真正做到“事畢卷立”，減少了檔案管理人員再次閱讀、理解文件的工作量。2）由于加強(qiáng)了過(guò)程管控、監(jiān)督指導(dǎo)，相關(guān)人員在歸檔過(guò)程中準(zhǔn)確掌握要做什么、該怎么做，檔案一次驗(yàn)收合格率穩(wěn)步提升，有效減少了檔案驗(yàn)收時(shí)的整改工作量。

（3）檔案質(zhì)量持續(xù)提升。由于工程檔案管理體系精益、運(yùn)行高效，檔案質(zhì)量持續(xù)提升。1）文件經(jīng)辦人員對(duì)文件理解更深、把握更準(zhǔn)，由其進(jìn)行文件價(jià)值判定、分類，更加準(zhǔn)確。2）通過(guò)加強(qiáng)正向激勵(lì)、監(jiān)督考核、宣傳引導(dǎo)，強(qiáng)化了建管部門、參建單位相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)、檔案意識(shí)，通過(guò)加強(qiáng)溝通指導(dǎo)，促進(jìn)相關(guān)人員的歸檔技能提高，為提升檔案質(zhì)量打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)、提供了人力保證。3）由于檔案管理人員全程參與歸檔過(guò)程、及時(shí)給予指導(dǎo)，確保了檔案質(zhì)量源頭治理有效、過(guò)程管控得當(dāng)，使檔案質(zhì)量可控、能控、在控，檔案的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性持續(xù)提升。

3 結(jié)語(yǔ)

持續(xù)提升電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作任重道遠(yuǎn)，要以永遠(yuǎn)在路上的心態(tài)，立足實(shí)際，堅(jiān)持目標(biāo)導(dǎo)向、問(wèn)題導(dǎo)向，從健全制度、優(yōu)化流程、強(qiáng)化落實(shí)、增強(qiáng)監(jiān)督、提升隊(duì)伍等方面入手，引入互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)等新理念、新方法、新技術(shù)，不斷提升電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量、效益，為檔案更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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