《印章檔案整理規(guī)則》（DA/T 40-2008）解讀及相關(guān)問題思考

劉林子洋

印章檔案是一種特殊形態(tài)的檔案，在歷史研究、檔案考證、文物收藏、藝術(shù)鑒賞等方面具有重要價(jià)值。為使印章檔案符合長久保存和利用的需要，提供管理原則與方法，明確其在清洗、分類、排序、編號、裝盒等具體環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，國家檔案局于2008年6月20日發(fā)布《印章檔案整理規(guī)則》（DA/T 40-2008，以下簡稱《規(guī)則》）?！兑?guī)則》屬于我國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中的推薦性標(biāo)準(zhǔn)，由湖北省檔案局提出、起草，于2008年9月1日實(shí)施。本文將對《規(guī)則》的制定背景、特點(diǎn)、內(nèi)容進(jìn)行解讀，并就其存在的不足給出改進(jìn)建議。

一、《規(guī)則》的制定背景

印章被各類國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和個(gè)人在政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)、技術(shù)等社會活動中廣泛使用。當(dāng)這些印章失去現(xiàn)行效用，以實(shí)物形態(tài)構(gòu)成集合，就成為了印章檔案。然而在《規(guī)則》頒布之前，我國僅有少數(shù)地方檔案管理機(jī)構(gòu)出臺了印章檔案行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)（如《云南省印章檔案管理辦法（暫行）》），缺乏中央層面的統(tǒng)一指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)文件?！兑?guī)則》的實(shí)施，填補(bǔ)了國家印章檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的空白。同時(shí)，這也是檔案學(xué)和印章學(xué)領(lǐng)域的一項(xiàng)重要突破，為今后組織和個(gè)人開展印章檔案管理的工作實(shí)踐提供了標(biāo)準(zhǔn)參考。

二、《規(guī)則》的主要特點(diǎn)

（一）注重與已有標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一

印章檔案作為一種特殊載體形式的檔案，其整理規(guī)則可參考?xì)w檔文件的整理方式，因此引用了《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2000）。在印章檔案的整理過程中，會涉及分類、排序、編號、著錄等若干具體環(huán)節(jié)，所以還引用了《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13-1994）和《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-1999）。《規(guī)則》涵蓋的這三部規(guī)范性引用文件，均為檔案行業(yè)的推薦性標(biāo)準(zhǔn)，在保證了權(quán)威性的同時(shí)，還維持了與已有標(biāo)準(zhǔn)的通用統(tǒng)一。

（二）條款具體可操作性強(qiáng)

印章檔案的整理是一項(xiàng)強(qiáng)調(diào)實(shí)踐性的活動，其最終目標(biāo)和落腳點(diǎn)是為了更好地長期保存印章檔案和開展利用。因此，除了必要的理論和原則，卓有成效地指導(dǎo)工作人員開展印章檔案具體工作才是《規(guī)則》制定和實(shí)施的目的?！兑?guī)則》的正文對各個(gè)整理環(huán)節(jié)做出了具體規(guī)定，避免了空洞口號式的文字?！兑?guī)則》的附錄也十分翔實(shí)，附錄B按照實(shí)際操作順序給出了印章檔案整理的全套步驟，附錄C則將裝具、目錄、備考表的具體樣式尺寸、著錄內(nèi)容等一一呈現(xiàn)。該標(biāo)準(zhǔn)具體、便于操作的特點(diǎn)使其可以作為檔案機(jī)構(gòu)開展相關(guān)業(yè)務(wù)的指南和工具。

三、《規(guī)則》的主要內(nèi)容解讀

（一）總體結(jié)構(gòu)

《規(guī)則》的主體結(jié)構(gòu)由正文和附錄組成。正文部分包含9章，共71條條款，其中一級條款9條，二級條款25條，三級條款23條，四級條款14條。這些條款明確了《規(guī)則》的使用范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義以及印章檔案整理的具體原則和方法。附錄共有三個(gè)：附錄A“國家綜合檔案館印章檔案進(jìn)館范圍”、附錄B“印章檔案整理步驟”、附錄C“印章檔案盒、目錄及備考表圖示”，均為規(guī)范性附錄，與標(biāo)準(zhǔn)正文具有相同效力。附錄內(nèi)容可視作印章檔案整理中的具體操作指南，因其內(nèi)容集中且篇幅較長，故獨(dú)立于正文之后編為附錄。

（二）術(shù)語及定義

《規(guī)則》對4個(gè)術(shù)語的概念進(jìn)行了界定，包括：印章Seal、印章檔案Seal Archives、印模Moulage、印紐Seal Handle。

《規(guī)則》對印章的定義是：“將文字、符號和圖形等按照一定的規(guī)范格式或藝術(shù)風(fēng)格刻制、鑄造在物體上，形成的以蓋制圖形和文字標(biāo)記為使用方式的標(biāo)志性信物和藝術(shù)品。一般包括印面、印文、邊款、印紐（執(zhí)柄）和印材5個(gè)構(gòu)成要素。作為在社會交往中象征和證明身份、權(quán)利與地位，起憑證信物作用的印章又稱作實(shí)用印章或印信；作為以欣賞和表現(xiàn)篆刻藝術(shù)為目的的印章又稱作藝術(shù)印章或文人印章。本標(biāo)準(zhǔn)以下有關(guān)印章的表述，未作特殊說明的，均指實(shí)用印章?！?/p>

除《規(guī)則》外，目前我國其他法規(guī)或標(biāo)準(zhǔn)中鮮有對印章的概念界定，本文僅找到一處，《文具用品術(shù)語及分類》（GB/T35600-2017）對印章的定義是：“刻在特定材質(zhì)上，代表特定信息標(biāo)記或符號的憑據(jù)?！睂Ρ冗@兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，可以發(fā)現(xiàn)T35600基于文具角度認(rèn)為印章是一種憑據(jù)；而《規(guī)則》概念外延更廣，僅是起憑證作用的實(shí)用印章即涵蓋了T35600的內(nèi)容，另外還提出了以欣賞為目的的藝術(shù)印章，因此《規(guī)則》所表達(dá)的概念更為全面?！兑?guī)則》采用“信物”當(dāng)作實(shí)用印章的屬概念（為直觀對比，暫不討論“藝術(shù)印章”的屬概念）；T35600以“憑據(jù)”作為屬概念。“信物”和“憑據(jù)”意思相近，都可表示憑證，但“信物”還強(qiáng)調(diào)被作為憑證的物品，十分貼切地表達(dá)了印章具備實(shí)物屬性這層含義。

比較而言，《規(guī)則》的印章定義更具科學(xué)性，但仍有值得完善之處。第一，用“物體”指代印章的載體形式過于空泛。自然界中客觀存在的一切個(gè)體都可稱物體，但很顯然并不是任何物質(zhì)都能成為印章的載體。這里的物體實(shí)際是指印章的印材，通常要求質(zhì)地堅(jiān)硬、印跡清晰、穩(wěn)定耐久，如金屬、木、塑料等，因此建議將“物體”改為“特定材質(zhì)”。第二，印章的分類結(jié)果取決于我們選取何種特征作為分類標(biāo)準(zhǔn)。按照印章的使用主體，可以分為公章和私人印章。按照印章的使用效力，可以分為歷史印章和現(xiàn)行印章。條款中實(shí)用印章和藝術(shù)印章的分類，顯然是基于使用性質(zhì)進(jìn)行的類別劃分，因此建議補(bǔ)充這一分類依據(jù)的表述。第三，現(xiàn)有定義考慮到實(shí)用印章和藝術(shù)印章的區(qū)別，用“信物”和“藝術(shù)品”分別作為其屬概念，這種表述從邏輯上講十分嚴(yán)謹(jǐn)，但定義中出現(xiàn)兩個(gè)并列的屬概念顯得有些贅余。由于《規(guī)則》關(guān)于印章的表述主要針對實(shí)用印章，本文認(rèn)為可從形式上弱化“藝術(shù)品”這一屬概念，不妨將其作為補(bǔ)充內(nèi)容置于括號中，使印章的屬概念更加簡潔突出。

綜上所述，對印章的定義可以修改為：“將文字、符號和圖形等按照一定的規(guī)范格式或藝術(shù)風(fēng)格刻制、鑄造在特定材質(zhì)上，形成的以蓋制圖形和文字標(biāo)記為使用方式的標(biāo)志性信物（或藝術(shù)品）。印章通常包括印面、印文、邊款、印紐（執(zhí)柄）和印材等構(gòu)成要素。按照印章的使用性質(zhì)，可分為在社會交往中象征和證明身份、權(quán)利與地位，起憑證信物作用的實(shí)用印章（也稱印信），和以欣賞和表現(xiàn)篆刻藝術(shù)為目的的藝術(shù)印章（也稱文人印章）。本標(biāo)準(zhǔn)以下有關(guān)印章的表述，未作特殊說明的，均指實(shí)用印章?！?/p>

《規(guī)則》對印章檔案的定義是：“國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個(gè)人在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等社會活動中形成和使用過的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有著特殊價(jià)值的檔案?！笔紫龋摫硎霭选坝≌隆弊鳛橛≌聶n案的屬概念，這種認(rèn)識存在邏輯錯(cuò)誤。在辨別文件與檔案概念時(shí)，我們說文件和檔案是同一事物處在不同運(yùn)動階段上價(jià)值形態(tài)變化的體現(xiàn)。文件強(qiáng)調(diào)個(gè)體概念，而檔案強(qiáng)調(diào)集合概念。文件只有依照一定的內(nèi)在聯(lián)系發(fā)展成為體系，才能稱為檔案。文件“生長”成檔案的過程不是簡單通過歸檔就能實(shí)現(xiàn)的，因此不能認(rèn)為歸檔文件就是檔案。印章和印章檔案的關(guān)系可以類比上述觀點(diǎn)，印章是個(gè)體，而印章檔案應(yīng)表達(dá)集合概念。另外，歷史研究、檔案考證、文物收藏、藝術(shù)鑒賞等價(jià)值雖然是印章檔案客觀具備的，但并非是印章檔案有別于其他類型檔案的本質(zhì)屬性，文書檔案、藝術(shù)檔案同樣可具有這些價(jià)值，故沒有必要在定義中強(qiáng)調(diào)。對印章檔案的定義可以修改為：“國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個(gè)人在社會活動中形成的有保存價(jià)值的印章實(shí)物的集合?！?/p>

《規(guī)則》對印模的定義是：“采用反扣法將印章鈐蓋或壓蓋（俗稱蓋章）在紙張或其它物體的空白處，留下的印章印面圖樣。其中，專門用于鑒別真?zhèn)斡≌碌拇娴子∧Ｓ址Q作印鑒。印模不同于印刷廠使用的印章模具。”我們?nèi)粘？谡Z中所說的“印痕”即為這一概念。通過對印模的制作和編輯從而間接協(xié)助印章檔案實(shí)物的整理一定程度上提高了印章檔案管理的效率。

《規(guī)則》對印紐的定義是：“印章頂端用于穿線和執(zhí)握的部位，通常被雕刻成動物等各種形狀。現(xiàn)代機(jī)構(gòu)法人使用的印章已較少制作印紐，其印紐部位已逐漸被執(zhí)柄所取代?！惫湃肆?xí)慣隨身攜帶印章，或佩于腰，或系于臂，因此在印章頂部鉆孔。在封建社會，統(tǒng)治者利用印紐的不同獸形來顯示職位官階，以別尊卑。秦漢六朝以來，官印多用紐制?，F(xiàn)代社會使用的印章特別是實(shí)用印章，不再需要隨身攜帶，印紐也已被執(zhí)柄代替。

（三）印章檔案的整理原則和質(zhì)量要求

《規(guī)則》第4章和第5章分別規(guī)定了印章檔案的整理原則和質(zhì)量要求，可以視為后續(xù)具體整理環(huán)節(jié)的宏觀目標(biāo)，在標(biāo)準(zhǔn)全文的結(jié)構(gòu)中起到類似總則的作用。

整理原則包括四項(xiàng)：“遵循形成規(guī)律”是指檔案整理應(yīng)充分利用原有整理基礎(chǔ)，尊重和繼承前人已有成果；“集中整理分類”要求印章檔案按館藏集中，統(tǒng)一整理，不宜按來源劃分全宗，這是對既有檔案全宗理論的一次創(chuàng)新（具體分析見下文“整理方法”部分）；“區(qū)分保管價(jià)值”是劃分保管期限的前期準(zhǔn)備；“便于保管利用”則是檔案整理的落腳點(diǎn)和最終目的。

在質(zhì)量方面，要求印章收集齊全、完整、真實(shí)；整理方法科學(xué)規(guī)范；整理印章檔案所使用的材料符合長期保管需要。

（四）印章檔案整理具體環(huán)節(jié)

第6章至第10章分別對清洗方法、整理方法、裝具、目錄與備考表、制作印模給出了詳細(xì)規(guī)定，可具體指導(dǎo)印章檔案整理工作實(shí)踐中的具體環(huán)節(jié)。

1.清洗方法

第6章規(guī)定了印章的一般清洗方法、清洗劑的選擇和清洗要求。清洗是印章檔案整理環(huán)節(jié)中的第一步驟和后續(xù)工作開展的必要前提。若清洗質(zhì)量不達(dá)標(biāo)一方面會影響整理環(huán)節(jié)的后續(xù)操作，另一方面會給日后印章進(jìn)館的長期保存埋下隱患，因此需對此步驟給予足夠重視。

印章在清洗時(shí)應(yīng)將印面朝下放入裝有清洗劑溶液的容器中浸泡，待污垢松軟后，使用刷子刷洗。印面凹陷部位難以刷洗干凈的油垢，可使用竹針挑剔。刷洗干凈的印章放在通風(fēng)處晾干。

另外《規(guī)則》針對竹木類、金屬類、礦物類、橡膠塑料類、骨質(zhì)類等不同材質(zhì)的印章給出了相應(yīng)推薦的清洗劑種類及濃度。這是出于化學(xué)性質(zhì)的考慮，既要有效清除污漬，又不能使清洗劑中的成分與印章材質(zhì)發(fā)生反應(yīng)損壞印章。

《規(guī)則》對清洗的操作過程和效果提出了以下五點(diǎn)要求：

第一，清洗印章應(yīng)去除印章上的油泥、污物、霉點(diǎn)和銹斑。

第二，清洗后的印章應(yīng)確保完整、清潔、不變形，保持印面和邊款中字跡與圖案的完整、清晰。

第三，使用酒精、煤油等易燃清洗劑清洗印章時(shí)，應(yīng)注意防火。

第四，使用竹針挑剔印面污物時(shí)，手法要輕，防止損壞印面。

第五，用橡皮制作印面貼附在木質(zhì)或有機(jī)玻璃（塑料）等印柄上的印章，對其清洗時(shí)，應(yīng)避免長時(shí)間浸泡和用力過猛，以防止印面老化和脫落。

2.整理方法

第7部分規(guī)定的內(nèi)容較多，包括集中印章、劃分保管期限、分類、排序、裝盒和編制檔號等六個(gè)方面的問題。

《規(guī)則》對檔案館和檔案室分別提出了集中印章的要求：“檔案館保管的印章檔案應(yīng)按館藏集中，統(tǒng)一整理，不宜按來源原則劃分全宗。檔案室保管的本單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和專業(yè)活動使用的印章檔案可以按全宗集中，也可以按室藏集中，進(jìn)行整理。”該條款是對既有全宗理論的突破，是《規(guī)則》的創(chuàng)新之處。來源原則是檔案學(xué)重要的基本原則，其核心內(nèi)容是同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混淆。該原則在檔案整理工作中的具體表現(xiàn)，是將源自同一形成者的檔案組成一個(gè)全宗，并以全宗作為實(shí)體整理的基本單元。本文認(rèn)為印章檔案有其自身特殊性，可以針對其特點(diǎn)和形成規(guī)律，打破固有原則，采用便于印章檔案保管和利用的集中方式，避免教條。若按來源原則劃分全宗，首先會使得印章檔案分散至各個(gè)全宗，同一全宗內(nèi)部紙質(zhì)載體和實(shí)物載體檔案混雜給保管增加難度；另外印章在制作、使用、收繳、歸檔等生命周期中經(jīng)手主體較多，全宗歸屬界限較為模糊。因此，檔案館應(yīng)將館藏印章檔案集中起來、統(tǒng)一整理，按照印章檔案的實(shí)物載體特點(diǎn)設(shè)置客體全宗。

《規(guī)則》規(guī)定的印章檔案保管期限是永久和定期（15年）兩種。“對外行文使用的機(jī)構(gòu)和組織法人及其辦事機(jī)構(gòu)（辦公室）印章的保管期限為永久；其它內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)工作印章的保管期限為15年。嚴(yán)重破損和一般事務(wù)性工作（收發(fā)文等）使用的無檔案保管價(jià)值的印章，不列入歸檔整理范圍，已進(jìn)館的，應(yīng)按照國家有關(guān)銷毀檔案的規(guī)定統(tǒng)一組織銷毀。反映本地各個(gè)歷史時(shí)期篆刻藝術(shù)成就的藝術(shù)印章的保管期限為永久?！痹摋l款實(shí)則包含了歸檔范圍和保管期限兩部分內(nèi)容，但由于《規(guī)則》中沒有關(guān)于歸檔范圍的單獨(dú)條款，因此顯得內(nèi)容有些雜糅，層次不清。建議設(shè)置獨(dú)立條款對印章檔案的歸檔范圍進(jìn)行說明。

《規(guī)則》推薦的印章檔案分類方法是按照歷史時(shí)期（中華人民共和國建國前、中華人民共和國建國后）、印章屬性（機(jī)構(gòu)、個(gè)人）、機(jī)構(gòu)類型（黨政機(jī)關(guān)、社會組織、企業(yè)、事業(yè)單位等）或人物類別等特征進(jìn)行分類。《規(guī)則》在此處還附圖表作為舉例，具體展示了條款中所述分類方案。一方面，該分類方法所選用的分類標(biāo)準(zhǔn)較為客觀，不會因工作人員主觀認(rèn)識差異造成分類結(jié)果不同；另一方面，三級分類層次適中，各類之間無交叉，分類體系具備邏輯性（見表1）。對于藝術(shù)印章，《規(guī)則》推薦根據(jù)作者進(jìn)行分類。此外，《規(guī)則》還鼓勵(lì)各單位根據(jù)館藏印章檔案的實(shí)際合理地選擇和確定具體分類的依據(jù)、分類層次的多少和各級類目的名稱。

《規(guī)則》推薦的排序方式是按印章檔案的保管期限—分類號—枚號順序逐盒組織排架。相同保管期限、相同類別的實(shí)用印章，可按整理批次—機(jī)構(gòu)（或人名字順）—形成時(shí)間順序組織排序；相同保管期限、相同類別的藝術(shù)印章，可按整理批次—作者（人名字順）—形成時(shí)間順序組織排序。裝盒時(shí)，相同保管期限、相同類別的印章，依印章排列順序裝盒?？筛鶕?jù)印章規(guī)格的不同，確定盒內(nèi)存放印章的數(shù)量。盒內(nèi)印章一般按從左至右，從上至下的順序排放。

《規(guī)則》對檔號結(jié)構(gòu)和編號方法做出了規(guī)定。印章檔案的檔號由“印章檔案代號”“保管期限代號”“分類號”和“印章枚號”等組成，用漢語拼音字母、阿拉伯?dāng)?shù)字及連接號“─”混合編制，書寫格式為“印章檔案代號—保管期限代號—分類號—印章枚號”。印章檔案代號使用“YZ”代表“印章檔案”；保管期限代號以“YJ”和“DQ”分別代表“永久”和“定期”；分類號用阿拉伯?dāng)?shù)字加間隔符“.”表示，其中間隔符“.”用以區(qū)分分類層次；印章枚號根據(jù)印章檔案在最后一級類目中的排列順序用阿拉伯?dāng)?shù)字流水編制。該條款下附上了檔號連續(xù)書寫示例圖。

3.裝具

第8章對裝具形式、材質(zhì)要求、格式要求、填寫項(xiàng)目進(jìn)行了說明。附錄C“印章檔案盒、目錄及備考表圖示”涵蓋了豐富、詳細(xì)的圖示，已經(jīng)可以全面反映裝具的形態(tài)、尺寸、填寫內(nèi)容等，故該部分的條款文字較為簡略，且多有“見附錄C”的補(bǔ)充說明。在實(shí)際工作中可參照附錄C來完成印章檔案的裝盒工作。

4.目錄與備考表

第9章規(guī)定了印章檔案保管目錄和備考表的相關(guān)內(nèi)容。

目錄部分，條款對目錄規(guī)格與項(xiàng)目、著錄方法進(jìn)行了規(guī)定。其中，目錄的紙張規(guī)格、著錄項(xiàng)目、封面樣式均已在附錄C中以成品表單的形式出現(xiàn)，打印后僅需填空即可完成目錄。條款主要對著錄項(xiàng)目的含義及著錄方法進(jìn)行了說明，包括7項(xiàng)著錄內(nèi)容：（1）保管期限：填寫印章檔案的保管期限，方法同本標(biāo)準(zhǔn)7.6.3.2。（2）分類號：填寫印章檔案的分類編號，方法同本標(biāo)準(zhǔn)7.6.3.3。（3）枚號：填寫印章檔案的枚號，參見本標(biāo)準(zhǔn)7.6.3.4。（4）印文（邊款）：“印文”填寫印章印面上的文字內(nèi)容，“邊款”填寫印章邊款中的文字內(nèi)容，填寫的邊款文字兩端應(yīng)加注圓括號“（）”，無邊款的印章可不填“邊款”，示例：剿匪總兵關(guān)防（1651年制）。（5）使用起止時(shí)間：填寫印章啟用（或制作）和印章失效的時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，中間用起止符“—”連接，時(shí)間無法確定的用空格“□”表示，示例：19850212—1999□□□□。藝術(shù)印章可只填寫制作時(shí)間，示例：19990123。（6）印材：填寫印章的制作材料，如：竹、木、根、銅、鋼、鐵、合成金屬、玉、石、瑪瑙、翡翠、橡膠、有機(jī)玻璃、骨、角、牙等。當(dāng)印章的印面與執(zhí)柄分別采用不同材料制作時(shí)，只填寫印面的制作材料。（7）備注：注釋對印章需要說明的情況，如與文書檔案及其他相關(guān)檔案的參見號等。

備考表的規(guī)格樣式同樣也在附錄C中以成品表單形式出現(xiàn)，因此條款正文也采用了簡略表述并注明參見附錄的方式。條款還對“本盒印章情況說明”“整理人”“整理時(shí)間”三項(xiàng)填寫內(nèi)容進(jìn)行了含義說明。備考表的位置應(yīng)于印章檔案盒內(nèi)，排在印模單之后，印章之前。

5.制作印模

第10章對印模提出了材料、制作、編輯三方面推薦性要求。

制作印模所需材料包括宣紙、平板紙、印泥臺、印泥、毛氈、壓條、墨、照相機(jī)等。

制作印模時(shí)需遵循以下六點(diǎn)要求：（1）蓋制印模使用的印章、工具和材料應(yīng)保持清潔；（2）印泥臺和攪拌印泥的工具應(yīng)使用非金屬材料；（3）蓋制印模使用的宣紙應(yīng)平整地鋪放在墊有毛氈的桌面上，蓋制印模時(shí)，印章要放準(zhǔn)位置，均勻用力，一次成型；（4）蓋出的印模要求印模工整、印文清晰、圖形完整、排列美觀；（5）對有邊款和特殊紐式的印章，可分別采用拓片和照相的方式對其進(jìn)行復(fù)制和取樣，作為印模的有機(jī)組成部分，一同編輯；（6）鋼印可直接在80克以上的平板紙上壓制印模。

編輯部分的相關(guān)條款明確了印模的編輯可采用計(jì)算機(jī)或手工兩種方式，并提出作為目錄使用的印模單和用于檢索、利用、宣傳的印模集或印譜。

本文認(rèn)為，印模的使用貫穿于印章檔案整理的多個(gè)環(huán)節(jié)，可以很大程度助力印章檔案管理工作。從印模的形式和作用方面來講，卡片印模是組織印章鑒定、分類、排序、編號的工具，也可以發(fā)揮檢索作用；裝具盒內(nèi)單頁紙印模作為目錄使用；印模集或印譜是經(jīng)編研加工的二次文獻(xiàn)，可供宣傳或作為藝術(shù)品收藏；數(shù)字印模將印章檔案從線下搬到了線上，通過建立數(shù)據(jù)庫等手段可以實(shí)現(xiàn)館藏共享、在線查詢利用。印章檔案由于以實(shí)物載體形式存在，直接對實(shí)物進(jìn)行整理既不便于操作，又易損壞印章。在實(shí)際場景中，人們對印章檔案最基礎(chǔ)、最高頻率的利用需求在于其蓋章留下的圖樣（即印模），而非印章實(shí)物整體。因此，借助印模對實(shí)體進(jìn)行管理，提高了印章檔案管理效率，更便于印章記錄信息的傳播與利用，符合效益至上原則。

四、《規(guī)則》存在的問題及改進(jìn)建議

（一）時(shí)效性不足

《規(guī)則》出臺至今已超過十年，期間未經(jīng)過重新修訂，其中一些內(nèi)容和思想已顯過時(shí)?！兑?guī)則》引用了《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2000）中的部分條款，但2015年修訂的新版《規(guī)則》已代替原有版本。DA/T 22-2015中的一大變化是將標(biāo)準(zhǔn)適用范圍由原有紙質(zhì)文件材料擴(kuò)展為紙質(zhì)和電子文件材料，因此《規(guī)則》除了現(xiàn)有對印章檔案實(shí)物的整理內(nèi)容外，還應(yīng)增加電子環(huán)境下印章檔案整理的相關(guān)內(nèi)容，例如數(shù)字印模的整理方法。類似地，DA/T 22-2015中整理原則部分的新條款“歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一”也應(yīng)在《規(guī)則》中有所對應(yīng)，建議陳述為“印章檔案整理應(yīng)保證印章實(shí)物和數(shù)字印模整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一”。

（二）部分章節(jié)間關(guān)系邏輯混亂

《規(guī)則》的10個(gè)章節(jié)標(biāo)題分別為：范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、整理原則、質(zhì)量要求、清洗方法、整理方法、裝具、目錄與備考表、制作印模。仔細(xì)觀察不難發(fā)現(xiàn)，這些一級標(biāo)題存在邏輯層級不一致的問題。例如，清洗只是印章檔案整理中的某一具體環(huán)節(jié)，卻將其獨(dú)立成章，與宏觀層面的整理原則和質(zhì)量要求并列，顯然不合邏輯，建議將該部分并入整理方法章節(jié)，《規(guī)則》最核心、最充實(shí)的章節(jié)顯然應(yīng)是整理方法。同理，裝具、目錄與備考表、制作印模也都是整理過程中的具體問題，不需設(shè)為一級章節(jié)，一并作為整理方法部分的二級章節(jié)即可。

（三）缺乏對歸檔范圍的說明

上文內(nèi)容解讀部分提到過，《規(guī)則》的保管期限表述中夾雜了一些歸檔范圍的信息，但曖昧不清，沒有明確給出印章歸檔范圍應(yīng)具體包括哪些內(nèi)容，無法指導(dǎo)實(shí)際歸檔。建議單獨(dú)設(shè)立歸檔范圍的條款，例如：上級制發(fā)給本單位對外行文使用，使用期結(jié)束后，因各種原因未上繳的單位法人、相關(guān)組織、法人代表及其辦事機(jī)構(gòu)的印章；本單位制發(fā)使用到期的有保存價(jià)值的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)工作印章；本單位制發(fā)給下級單位使用，使用到期后收繳回來的下級單位法人、相關(guān)組織、法人代表及其辦事機(jī)構(gòu)的印章；歷史上接收的各種有保存價(jià)值的印章；反映篆刻藝術(shù)成就的藝術(shù)印章。

另外，現(xiàn)有附錄A“國家綜合檔案館印章檔案進(jìn)館范圍”列出了接收和征集范圍，由于該部分內(nèi)容篇幅較小，不妨將其與歸檔范圍一同列入正文部分，整合為“印章檔案歸檔與進(jìn)館范圍”。

參考文獻(xiàn)：

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[4]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2005.

作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院