林業(yè)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及發(fā)展路徑

◎楊 妍

（威海市劉公島林場(chǎng) 山東 威海 264208）

近些年，隨著科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，信息化管理在各行各業(yè)的應(yīng)用也日益普遍。對(duì)于林業(yè)檔案管理來(lái)說(shuō)，由于檔案數(shù)量大、信息繁雜，采用傳統(tǒng)的人工檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足管理需求，需要應(yīng)用信息化技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)林業(yè)檔案的現(xiàn)代化、信息化和智能化管理。

在林業(yè)檔案管理工作中，信息化管理具備保存數(shù)據(jù)完整、占用空間少、查閱資料方便以及數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度高等優(yōu)勢(shì)。但由于多方面的原因，當(dāng)前在林業(yè)檔案信息化管理過(guò)程中還存在一些不足，需要采取有效措施不斷提高林業(yè)檔案管理水平。

一、檔案信息化管理概述

檔案信息化，是在國(guó)家檔案建設(shè)管理部門(mén)統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理。檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。檔案信息化建設(shè)必須遵循三條基本原則，即文檔一體化、雙軌制和確保網(wǎng)絡(luò)安全。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，在檔案管理過(guò)程中使用信息化管理方式，能夠有效提高工作效率和工作質(zhì)量[1]。

檔案信息化管理運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，檔案信息化管理就是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開(kāi)發(fā)利用檔案的過(guò)程。

二、林業(yè)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

林業(yè)檔案采用信息化的管理方式是應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將林業(yè)相關(guān)資料進(jìn)行保存和管理等，從而為相關(guān)人員提供便利。

林業(yè)檔案信息化管理具有很多優(yōu)勢(shì)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)個(gè)方面：

第一，能夠減輕工作量，提升工作效率。在傳統(tǒng)的林業(yè)檔案管理中，主要依靠人工對(duì)林業(yè)資料進(jìn)行分析、整理、分類和保存等，工作量多且強(qiáng)度較大。采用信息化管理能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動(dòng)化操作，能夠有效減輕工作人員的工作壓力，降低工作強(qiáng)度，還能有效提升工作效率和質(zhì)量。

第二，資源共享，實(shí)現(xiàn)信息的便捷查詢。林業(yè)檔案實(shí)行信息化管理后，將資料上傳至計(jì)算機(jī)，通過(guò)信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源的共享[2]。相關(guān)人員可以通過(guò)電腦快速檢索相關(guān)資料，且查閱的資料相對(duì)完整準(zhǔn)確，與傳統(tǒng)的查閱方式相比能夠節(jié)省很多時(shí)間和人工，提高工作效率。

第三，有利于保證信息安全。作為重要的信息資源，林業(yè)檔案對(duì)林業(yè)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，應(yīng)用價(jià)值非常高，一旦重要信息丟失，將會(huì)造成不可估量的后果。因此必須保證林業(yè)檔案的安全性和完整性。采用信息化管理方式能夠有效避免紙質(zhì)檔案資料丟失，通過(guò)設(shè)置加密手段也能夠保證林業(yè)檔案信息安全。

三、林業(yè)檔案信息化管理中存在的不足

林業(yè)發(fā)展對(duì)林業(yè)產(chǎn)業(yè)可持續(xù)發(fā)展起著很大的推動(dòng)作用，對(duì)人們的生活也有很大影響。因此國(guó)家非常重視林業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展，大力推進(jìn)退耕還林、植樹(shù)造林，在政策和資金上給予支持，極大促進(jìn)了林業(yè)產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展。

林業(yè)建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，林業(yè)管理工作要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，不斷改革和完善管理模式，促進(jìn)林業(yè)產(chǎn)業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。林業(yè)檔案作為林業(yè)科研活動(dòng)、技術(shù)推廣活動(dòng)的資料，可以實(shí)時(shí)記錄林業(yè)建設(shè)工作，為以后的林業(yè)建設(shè)和管理提供依據(jù)。因此，必須提升管理水平，積極引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)林業(yè)檔案管理的信息化、智能化，這是我國(guó)林業(yè)發(fā)展必須要走的路。

但由于我國(guó)林業(yè)檔案管理實(shí)施時(shí)間比較短，各項(xiàng)管理制度也不太完善，林業(yè)檔案管理設(shè)施落后，林業(yè)檔案管理工作仍存在著很多的問(wèn)題[3]。主要集中在以下兩個(gè)方面：第一，林業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視程度不足，林業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍偏低。林業(yè)單位沒(méi)有根據(jù)工作需要引入專業(yè)的檔案管理人員，大多數(shù)林業(yè)檔案管理人員的學(xué)歷水平、專業(yè)知識(shí)水平較低，對(duì)林業(yè)知識(shí)掌握不多，也缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，嚴(yán)重降低了林業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。另外，還有很多林業(yè)單位的檔案管理人員身兼數(shù)職，林業(yè)檔案管理工作成為副業(yè)，并且林業(yè)檔案存儲(chǔ)沒(méi)有專門(mén)的檔案室，現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備少之又少[4]。第二，林業(yè)檔案管理手段不規(guī)范、不完善。很多林業(yè)單位不按照國(guó)家檔案局和林業(yè)主管部門(mén)的要求管理林業(yè)檔案，不按照相關(guān)的規(guī)定步驟和流程進(jìn)行檔案分類和存儲(chǔ)，這就會(huì)嚴(yán)重影響到后期林業(yè)檔案的查閱和使用。

四、林業(yè)檔案信息化管理的具體途徑

強(qiáng)化林業(yè)檔案信息化管理，應(yīng)建立專業(yè)團(tuán)隊(duì)，建立林業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)林業(yè)檔案管理的投資力度。

21世紀(jì)是信息高度發(fā)展的時(shí)代，傳統(tǒng)的、落后的管理方式已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代化建設(shè)的快速發(fā)展需求。要想建設(shè)好現(xiàn)代化林業(yè)產(chǎn)業(yè)，就必須要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，充分利用現(xiàn)代化工具，讓現(xiàn)代化信息技術(shù)為林業(yè)發(fā)展服務(wù)，提升林業(yè)檔案管理的信息化水平[5]。

林業(yè)單位要根據(jù)工作需要，建立一支專業(yè)化的林業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)對(duì)林業(yè)檔案管理人才的培訓(xùn)工作，招聘一些理論知識(shí)豐富、專業(yè)技能水平高的林業(yè)檔案管理人才；要不斷優(yōu)化和改善硬件設(shè)置，建造標(biāo)準(zhǔn)化、智能化、信息化的林業(yè)檔案室，配備完善的林業(yè)檔案信息化管理設(shè)備；要將林業(yè)活動(dòng)信息完整、詳細(xì)地記錄下來(lái)，根據(jù)檔案的內(nèi)容，選擇紙質(zhì)檔案、音頻檔案、圖片檔案、視頻檔案等存儲(chǔ)方式，實(shí)現(xiàn)林業(yè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理；林業(yè)單位要加大對(duì)林業(yè)檔案管理的投資力度，不斷更新和完善林業(yè)檔案管理設(shè)施，切實(shí)提升林業(yè)檔案管理的信息化水平。