云時(shí)代中職校數(shù)字檔案室建設(shè)的思考

何榮財(cái)

（三明林業(yè)學(xué)校，福建三明 365000）

隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)深入到各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域，成為組織或個(gè)人在生產(chǎn)生活過(guò)程中至關(guān)重要的一個(gè)內(nèi)容。隨著云時(shí)代大數(shù)據(jù)的發(fā)展，檔案信息的收集、分析、傳播等都給單位和個(gè)人帶來(lái)了巨大的轉(zhuǎn)變，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。以往的檔案管理工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，硬件和軟件設(shè)施都需要得到提升。而數(shù)字檔案室則是檔案工作的關(guān)鍵基礎(chǔ)，在中職校，云時(shí)代的今天，需要建立數(shù)字檔案室，才能與時(shí)俱進(jìn)，從而提高中職校的檔案管理水平。

1 中職校檔案管理、數(shù)字檔案室的重要意義和作用

1.1 檔案管理工作的重要意義

檔案是真實(shí)全面地反映一個(gè)單位的歷史，是單位規(guī)范化、精細(xì)化、科學(xué)化管理的基礎(chǔ)，是單位開(kāi)展文化建設(shè)的重要素材，傳承單位文明的重要載體，是實(shí)現(xiàn)單位改革發(fā)展的最有力工具。檔案具有真實(shí)性和原始性，具有其它任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強(qiáng)的法律效益。檔案的作用凸顯出檔案管理工作的重要性。做好檔案管理工作，能夠?yàn)閱挝惶峁┝己玫姆?wù)，助力單位的健康發(fā)展。

1.2 數(shù)字檔案室的作用

數(shù)字檔案室是隨著科技信息發(fā)展逐步建設(shè)起來(lái)的。檔案信息化是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理工作急需向辦公自動(dòng)化應(yīng)用轉(zhuǎn)變，數(shù)字信息化，是檔案管理工作提升服務(wù)水平的體現(xiàn)。數(shù)字檔案室是信息化條件下檔案室的升級(jí)版，是管理單位檔案信息、連接辦公室自動(dòng)化與數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)。中職校在建設(shè)數(shù)字檔案室時(shí)，一是要符合社會(huì)信息化的要求，二是要結(jié)合學(xué)校的特色建設(shè)，這樣將有利于提高學(xué)校的檔案管理工作水平，為學(xué)校提供完整、真實(shí)、可靠且安全的檔案信息，從而更好地服務(wù)于學(xué)校發(fā)展。

2 當(dāng)前中職校檔案管理的現(xiàn)狀

（1）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)不強(qiáng)，重視不夠。中職校的主要功能是培養(yǎng)適應(yīng)社會(huì)需要的技術(shù)技能人才，并對(duì)畢業(yè)生就業(yè)進(jìn)行指導(dǎo)?，F(xiàn)在大多數(shù)家長(zhǎng)都趨向于讓孩子入讀普通高中而后考大學(xué)，那么中職校的生源就比較匱乏，質(zhì)量更是不盡如人意。在這樣的背景之下，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更加重視的是招生與學(xué)生管理工作，所以很難重視到檔案管理工作。雖然說(shuō)中職校的檔案管理工作不能產(chǎn)生直接的效益，也無(wú)法直接提升學(xué)校的知名度與影響力，但是作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作，其重要性不言而喻。所以，中職校的檔案管理工作有些被邊緣化，得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理人員也是參差不齊，責(zé)任意識(shí)也不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范、隨意化、應(yīng)付化，檔案管理工作的總體水平偏低。

（2）中職校檔案管理制度不科學(xué)，信息化水平低。領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案管理制度自然也是難以結(jié)合學(xué)校實(shí)際工作和特點(diǎn)制定，不科學(xué)也不能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展步伐，有的學(xué)校甚至沒(méi)有制定相應(yīng)的檔案管理制度。在人力、財(cái)力、物力上投入的也比較少。在信息化時(shí)代，數(shù)字檔案室的建設(shè)比以往的檔案室建設(shè)需要投入更多的人力、物力和財(cái)力。云時(shí)代的數(shù)字檔案室建設(shè)需要資金的支持，學(xué)校不重視檔案管理工作，在這方面投入的資金也很有限，數(shù)字檔案室難以實(shí)現(xiàn)，總體的檔案管理信息化水平低下。

3 云時(shí)代數(shù)字檔案室的特征和發(fā)展趨勢(shì)

數(shù)字檔案室是信息化條件下檔案室的升級(jí)，是指單位在檔案管理發(fā)揮作用的過(guò)程中，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)載體的檔案等數(shù)字檔案信息進(jìn)行收集、歸納、整理、存儲(chǔ)和管理、檢索利用，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和信息服務(wù)的管理平臺(tái)。

（1）數(shù)字檔案室的特征和功能。數(shù)字檔案室的特征和功能包括資源的數(shù)字化，實(shí)體的虛擬化、管理的系統(tǒng)化、傳遞的網(wǎng)絡(luò)化、利用的知識(shí)化。數(shù)字化就是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，很多資料信息都以數(shù)據(jù)呈現(xiàn)和存儲(chǔ)，包括電子文本、圖像、聲音、視頻等；虛擬化是指對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案等進(jìn)行數(shù)字化加工，可以利用信息化手段對(duì)這些資源進(jìn)行管理和規(guī)范；系統(tǒng)化是指在數(shù)字檔案室的信息管理系統(tǒng)中，能夠?qū)n案業(yè)務(wù)的流程、規(guī)范等進(jìn)行設(shè)定，系統(tǒng)、規(guī)范地管理；傳遞網(wǎng)絡(luò)化是指數(shù)字檔案室要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接，運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集和管理等，并能夠在安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)共享；知識(shí)化是指數(shù)字檔案室能夠系統(tǒng)地搜索出相關(guān)的檔案信息，將純粹的檔案信息組織聯(lián)系成動(dòng)態(tài)信息，為檔案查詢者提供知識(shí)化的數(shù)據(jù)信息。這些特點(diǎn)和功能與傳統(tǒng)的檔案室相比較，更能適應(yīng)云時(shí)代大數(shù)據(jù)信息發(fā)展的步伐，能更好地服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展。

（2）數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。云時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，將這個(gè)技術(shù)運(yùn)用到數(shù)字檔案室建設(shè)中，要確保數(shù)字檔案資源的安全和有效。數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)決定了該檔案室的服務(wù)質(zhì)量和水平。數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施包括網(wǎng)絡(luò)，系統(tǒng)的硬件、軟件，以及安防系統(tǒng)、終端和輔助設(shè)備等。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施需要根據(jù)學(xué)校的需要進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，合理設(shè)計(jì)和建設(shè)。系統(tǒng)硬件包括服務(wù)器、存儲(chǔ)與備份。安防系統(tǒng)則是對(duì)檔案信息進(jìn)行安全保護(hù)。終端和輔助設(shè)備包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、刻錄機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等。

（3）數(shù)字檔案室建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)。數(shù)字檔案室是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的挑戰(zhàn)。通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)和共享。數(shù)字檔案室的建設(shè)，會(huì)不斷促進(jìn)檔案資料的數(shù)字化，將所有能夠轉(zhuǎn)換為數(shù)字的資料都通過(guò)技術(shù)手段轉(zhuǎn)換；在辦公自動(dòng)化中，收發(fā)文件、傳閱、歸檔等都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)檔案軟件進(jìn)行，即文件的辦公過(guò)程變得自動(dòng)化和數(shù)字化，便于傳輸、保管和共享。

4 中職校加強(qiáng)數(shù)字檔案室建設(shè)的建議

（1）提高領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，更新檔案管理理念。首先是領(lǐng)導(dǎo)要意識(shí)到檔案的作用，檔案管理工作不是可有可無(wú)的工作，而是學(xué)校的基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，對(duì)樹(shù)立學(xué)校形象也起到關(guān)鍵的作用，從而重視學(xué)校檔案室的建設(shè)。其次是傳統(tǒng)的檔案都是通過(guò)紙質(zhì)版來(lái)進(jìn)行管理，但在云時(shí)代、大數(shù)據(jù)的今天，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也要意識(shí)到數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)逐漸成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，要更新對(duì)檔案管理工作的理念，充分利用科技信息手段將繁雜的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榭萍?、安全、高效的管理模式，以適應(yīng)新時(shí)代信息的發(fā)展。

（2）加大資金技術(shù)投入，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。數(shù)字化檔案室建設(shè)，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)思想上的重視，還需要學(xué)校投入一定的人力、財(cái)力和物力。要實(shí)現(xiàn)檔案室的數(shù)字化，基礎(chǔ)設(shè)施必不可少，這是數(shù)字化建設(shè)的基本保障。首先，要把數(shù)字檔案室的網(wǎng)絡(luò)管理中心設(shè)置在學(xué)校的中心機(jī)房，配備能滿足數(shù)字檔案室應(yīng)用的專業(yè)服務(wù)器。要有相對(duì)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，與互聯(lián)網(wǎng)區(qū)分開(kāi)來(lái)，進(jìn)行有效隔離，這樣在數(shù)據(jù)傳輸和共享的時(shí)候，加上安全保障設(shè)施，確保檔案信息的安全。網(wǎng)絡(luò)的性能要能夠適應(yīng)當(dāng)前圖像音頻等數(shù)據(jù)的播放、傳輸和利用等方面的要求。同時(shí)機(jī)房要能夠防雷、防磁、防火、防水、防盜、穩(wěn)壓、恒溫、恒濕等，確?；A(chǔ)設(shè)施的穩(wěn)定和安全。其次要配齊終端和輔助設(shè)備包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等。在檔案信息的收集、數(shù)字化到錄入、存儲(chǔ)，再到輸出等，都需要通過(guò)這些設(shè)備來(lái)完成。第三是建設(shè)好數(shù)字檔案室的應(yīng)用系統(tǒng)，也就是檔案管理工作的軟件。軟件是數(shù)字檔案室的核心，它包括數(shù)據(jù)的數(shù)字化收集、登記錄入、分類存儲(chǔ)、保管期限、檢索統(tǒng)計(jì)、格式轉(zhuǎn)換、權(quán)限管理、共享范圍、備份情況等，是結(jié)合學(xué)校特點(diǎn)的完整性檔案管理系統(tǒng)，充分運(yùn)用好這個(gè)系統(tǒng)，可以快速查閱檢索檔案信息，提高檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用效率。

（3）制定適合學(xué)校特色的檔案管理相關(guān)制度。管理制度是規(guī)范工作的一項(xiàng)重要措施。中職校的檔案管理工作也是如此。首先對(duì)數(shù)字檔案室要制定和完善制度，人員的進(jìn)出，檢索的流程，數(shù)字檔案室的維護(hù)等等。第二是對(duì)數(shù)字檔案本身的相關(guān)制度。如檔案分類管理、分類方案、信息收集、信息錄入、存儲(chǔ)和檢索利用、輸出、備份等，都要符合國(guó)家檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，又要結(jié)合學(xué)校的特色，讓檔案的作用盡可能發(fā)揮到最大化。在用戶權(quán)限和管理權(quán)限上也要做說(shuō)明，科技不斷發(fā)展，要不斷完善安全保障制度，確保檔案的安全。

（4）加強(qiáng)檔案室管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。數(shù)字檔案室管理人員素質(zhì)的高低直接影響了數(shù)字檔案室的工作效率和質(zhì)量。中職校為提高數(shù)字檔案室的效率和質(zhì)量，應(yīng)結(jié)合學(xué)校實(shí)際，以示范校建設(shè)和學(xué)校管理水平提升工程等為契機(jī)，配備足夠的檔案專業(yè)管理人員，并加強(qiáng)崗前培訓(xùn)，在崗期間定期或不定期參加區(qū)域或教育部門在信息化時(shí)代對(duì)檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，使檔案管理工作人員不僅具備最新檔案管理專業(yè)方面知識(shí)，還要能夠較好地使用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等硬件和軟件設(shè)備，不斷提高其操作能力。同時(shí)要制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，加強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任心和使命感，并對(duì)他們的發(fā)展和進(jìn)步給予保障，提高他們的工作積極性和主動(dòng)性，提高數(shù)字檔案室的服務(wù)質(zhì)量。

5 結(jié)語(yǔ)

學(xué)校是培養(yǎng)人才的地方，是指導(dǎo)學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)的平臺(tái)，學(xué)校的發(fā)展關(guān)系到學(xué)生的成長(zhǎng)。學(xué)校的檔案管理工作在學(xué)校的發(fā)展中起著舉足輕重的作用。在云時(shí)代，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)越來(lái)越發(fā)達(dá)，對(duì)中職校的檔案管理工作也提出了新的要求和挑戰(zhàn)。數(shù)字檔案室的建設(shè)是檔案管理的基礎(chǔ)，它實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化，利于存儲(chǔ)和檢索，大大縮短了檔案的查詢時(shí)間，提高了檔案利用效率。數(shù)字檔案室使檔案管理的手段得到了根本性轉(zhuǎn)變，學(xué)校通過(guò)利用云時(shí)代科學(xué)技術(shù)，不斷增強(qiáng)和提高學(xué)校檔案的服務(wù)功能，充分開(kāi)發(fā)利用檔案，擴(kuò)大檔案的服務(wù)范圍和效率，對(duì)學(xué)校的形象和改革發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。當(dāng)然，科技是在不斷發(fā)展的，中職校的數(shù)字檔案室建設(shè)起來(lái)后也不是一成不變的，還需要跟著時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷更新和完善，讓檔案充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。